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Importer / Exporter

La section Importer / Exporter vous permet d'apporter vos données dans Mokapen à partir d'un fichier Excel ou CSV (importation) et de télécharger les données de l'organisation dans un fichier Excel (exportation). C'est le moyen le plus rapide de peupler le CRM lorsque vous partez de carnets d'adresses, de listes de prix ou de référentiels déjà existants, ou pour effectuer des sauvegardes et des analyses hors plateforme.

Vous y accédez depuis le menu de l'organisation → Importer/Exporter. L'importation guidée se déroule par étapes (choisir quoi importer, charger le fichier, associer les colonnes, lancer) et s'exécute en arrière-plan : vous pouvez suivre la progression et consulter l'historique des importations effectuées.

Panoramique

Deux fonctions distinctes, souvent utilisées ensemble :

• Importer — vous chargez un fichier (Excel ou CSV) et Mokapen crée (ou met à jour) les fiches correspondantes. Vous pouvez importer Projets, Tâches, Contacts, Entreprises, Produits et Services.
• Exporter — vous téléchargez vos données dans un fichier Excel (.xlsx). L'exportation couvre plus de types de fiches que l'importation : en plus de ceux ci-dessus, également Opportunités, Devis, Commandes, Tickets, Rendez-vous et Réservations.

L'importation est un parcours guidé en quatre écrans : (1) choisir le type de fiche, (2) charger le fichier, (3) associer les colonnes du fichier aux champs du CRM en définissant la confidentialité et les doublons, (4) suivre la progression et le résultat. Il n'existe pas d'écran séparé d'« aperçu et confirmation » : l'aperçu des valeurs est déjà visible sur l'écran d'association des colonnes.

Accès et permissions

Les deux fonctions ont des permissions différentes :

• Importer — autorisé pour les membres de l'organisation. Vous trouvez également des raccourcis d'import dans le menu Actions des listes de Contacts, Entreprises, Tâches et Projets.
• Exporter — réservé au Propriétaire de l'organisation. Le bouton d'export dans les listes et la page d'exportation n'apparaissent que pour ce rôle.

Deux fonctionnalités dépendent du plan :

• Champs personnalisés à l'import — la possibilité d'associer les colonnes du fichier à vos champs personnalisés nécessite un plan Premium. Sans cela, lors de l'association vous ne voyez que les champs standard.
• Gestion avancée des doublons — les options Insérer si vide et Remplacer nécessitent un plan Premium. Avec le plan Gratuit, seul Sauter reste disponible (les doublons ne sont pas modifiés).

L'exportation respecte toujours les permissions et la confidentialité : chacun exporte uniquement les enregistrements auxquels il a accès selon son rôle et les règles de visibilité de l'organisation.

Comment importer (le parcours guidé)

L'importation se déroule en quatre étapes :

1. Choisir quoi importer — depuis la page Importer, sélectionnez la fiche : Projets, Tâches, Contacts, Entreprises, Produits ou Services. Vous accédez aussi à l'Historique des importations depuis cet écran.
2. Charger le fichier — glissez-déposez (ou sélectionnez) un fichier .xlsx, .xls ou .csv, d'une taille maximale de 4 MB. Mokapen lit les colonnes et passe au mapping.
3. Associer les colonnes — pour chaque colonne du fichier, choisissez le champ CRM correspondant (ou ignorez-la). Sur le même écran, vous définissez la confidentialité des données importées et, le cas échéant, la gestion des doublons. Le bouton d'importation ne se débloque que lorsque vous avez associé les champs obligatoires.
4. Lancer et attendre le résultat — l'importation démarre en arrière-plan : l'écran des résultats se met à jour automatiquement toutes les quelques secondes et affiche les compteurs Traité, Importé, Mis à jour, Ignoré, Erreurs.

Comme le traitement s'effectue en file d'attente, pour les fichiers avec de nombreuses lignes l'opération peut prendre quelques minutes : laissez la page ouverte ou consultez à nouveau l'Historique des importations.

Préparer le fichier (Excel et CSV)

La qualité de l'importation dépend presque entièrement de la qualité du fichier. Excel est pratique mais peut être piégeux : des dates qui deviennent des nombres, des zéros initiaux qui disparaissent, des cellules fusionnées, des formules qui entraînent des erreurs. Avant de charger, préparez le fichier ainsi :

• Première ligne = en-têtes — la première ligne doit contenir les noms des colonnes (ex. Prénom, Nom, E-mail, Téléphone). Ce sont ceux que vous verrez à l'étape d'association.
• Une colonne = une donnée — ne mettez pas « Jean Dupont » dans une seule colonne si vous voulez ensuite Prénom et Nom séparés ; gardez téléphone, e-mail et adresse dans des colonnes distinctes.
• Pas de cellules fusionnées — les cellules fusionnées perturbent la lecture en grille. Utilisez toujours des cellules individuelles.
• Pas de formules — les formules ralentissent et peuvent provoquer des erreurs. Si vous avez des colonnes calculées, copiez et collez en tant que valeurs avant d'enregistrer.
• Nettoyez les cellules vides — des lignes et colonnes apparemment vides mais avec des espaces ou des mises en forme résiduelles perturbent la lecture. Supprimez réellement les lignes/colonnes inutiles.
• Encodage UTF-8 — pour ne pas perdre les accents et caractères spéciaux (à, è, ç, ü…), enregistrez en UTF-8. Dans Excel : « Enregistrer sous » → CSV UTF-8, ou restez sur .xlsx qui gère bien les caractères.
• Fichiers volumineux → divisez-les — la limite est de 4 MB. Si vous avez beaucoup de données, répartissez en plusieurs fichiers et importez par blocs : c'est aussi plus facile pour repérer d'éventuelles erreurs.
• Évitez les caractères au format non standard — symboles décoratifs, polices particulières ou texte formaté de façon exotique peuvent ne pas être lus ou être transformés.

Pour le CSV, une note supplémentaire : c'est un simple texte avec des valeurs séparées. Mokapen lit en UTF-8 et détecte automatiquement le séparateur ; si vous ouvrez et réenregistrez un CSV avec Excel en français, le séparateur devient souvent le point-virgule — en règle générale cela convient, mais si tout apparaît dans une seule colonne après le chargement, le problème vient presque toujours de là : réenregistrez en choisissant explicitement « CSV UTF-8 » ou utilisez directement un fichier .xlsx.

Associer les colonnes

C'est le cœur de l'importation. Pour chaque colonne de votre fichier, Mokapen affiche le nom de l'en-tête et jusqu'à six valeurs d'exemple tirées des premières lignes, pour comprendre rapidement le contenu. À côté, choisissez dans le menu « Appartient à » le champ CRM correspondant :

• Associez la colonne à un champ (ex. colonne « Mail » → champ E-mail).
• Ignorer la colonne — laissez l'association vide pour les colonnes dont vous n'avez pas besoin : elles ne seront pas importées.
• Chaque champ CRM ne peut être utilisé qu'une seule fois : une fois associé, il disparaît des choix des autres colonnes.

Vous devez associer au moins les champs obligatoires, sinon le bouton d'importation reste bloqué :

• Contacts — au moins un parmi Prénom, Nom ou une e-mail. Les lignes sans aucun de ces éléments sont ignorées.
• Entreprises — le nom de l'entreprise.
• Tâches, Projets, Produits, Services — le Titre (ou nom).

Certains champs résolvent automatiquement les relations par nom : lors de l'import Contacts, la colonne associée à Entreprise relie (ou crée, si elle n'existe pas) l'entreprise portant ce nom ; lors de l'import Tâches, la colonne Projet relie ou crée le projet avec ce titre. La comparaison ne tient pas compte des majuscules/minuscules.

Champs personnalisés — si vous avez un plan Premium, vos champs personnalisés apparaissent aussi dans le menu (nombres, textes, dates, listes). Les dates et devises sont interprétées et normalisées ; pour les champs utilisateur/équipe, la valeur est rattachée à l'utilisateur ou à l'équipe correcte.

Champs aux formats spéciaux

Certains champs acceptent plusieurs valeurs dans la même cellule ou recherchent un lien : lorsque vous les associez, un avis jaune apparaît sous la colonne avec le format attendu. Le séparateur pour les valeurs multiples est toujours le point-virgule (;).

• Étiquettes (tags) — noms séparés par « ; ». Si une étiquette n'existe pas, elle est créée automatiquement. Ex. : Client;VIP;À rappeler.
• Parties prenantes (stakeholders) — pour chaque entrée, indiquez l'e-mail de l'utilisateur ou le code de l'équipe avec le « t » (ex. t123), séparés par « ; ». Ex. : mario@email.com;t45.
• Responsable (owner) — une seule valeur : l'e-mail de l'utilisateur ou le code équipe « t{id} ».
• Fournisseur (Produits/Services) — le nom de l'entreprise fournisseur ; s'il n'existe pas, il est créé.
• Images (Produits/Services) — les URL complètes des images séparées par « ; ».
• Groupes (Produits/Services) — noms séparés par « ; » ; les groupes manquants sont créés.

Lisez toujours l'avis jaune : respecter ce format fait la différence entre une importation propre et une importation pleine de valeurs manquantes.

Gestion des doublons

Pour Contacts, Entreprises, Produits et Services, vous pouvez décider quoi faire lorsqu'une ligne correspond à une fiche déjà présente. L'option « Gérer les doublons » est active par défaut. La clé avec laquelle Mokapen reconnaît un doublon varie selon le type :

• Contacts — même e-mail (si présent dans la ligne).
• Entreprises — même nom d'entreprise (sans distinction majuscules/minuscules). Remarque : les entreprises portant le même nom ne sont jamais dupliquées lorsque vous les reliez depuis les contacts, même avec la gestion des doublons désactivée.
• Produits — même code produit.
• Services — même code service.

Lorsqu'un doublon est trouvé, vous pouvez choisir trois comportements :

• Sauter (par défaut) — ignore les nouvelles valeurs et continue sans enregistrer ni mettre à jour. La ligne est comptée comme Ignorée.
• Insérer si vide — met à jour un champ uniquement s'il est actuellement vide (ne remplace pas les données existantes). Nécessite Premium.
• Remplacer — met à jour chaque champ mappé avec la nouvelle valeur, quelle que soit la valeur actuelle. Nécessite Premium.

Tâches et Projets n'ont pas de gestion des doublons : chaque ligne crée toujours une nouvelle fiche. Si vous réimportez le même fichier, vous obtenez des doublons : réfléchissez bien avant de répéter l'opération.

Conseils pour des données propres

Quelques précautions rendent l'import fiable et vous évitent des nettoyages fastidieux ensuite :

• Normalisez les e-mails — ils sont la clé anti-doublon des contacts : une seule e-mail par cellule, sans espaces, tout en minuscules. Des e-mails différentes = des contacts différents.
• Codes uniques pour produits/services — si vous voulez mettre à jour au lieu de dupliquer, assurez-vous que le code produit et le code service sont présents et cohérents entre le fichier et ce qui est déjà dans Mokapen.
• Formats cohérents dans chaque colonne — ne mélangez pas « 10/03/2026 » et « 2026-03-10 » dans la même colonne de dates ; utilisez un format unique. Idem pour les montants (évitez de mélanger « 1.000,50 » et « 1000.5 »).
• Téléphones avec indicatif international — ex. +33… : utile pour les messages et intégrations, et évite qu'Excel traite le numéro comme un chiffre et supprime le zéro initial. Si besoin, définissez la colonne en Texte.
• Attention aux zéros initiaux — codes postaux, codes, numéros de TVA : Excel a tendance à supprimer les zéros en tête. Formatez ces colonnes en Texte avant de les remplir.
• Supprimez les espaces cachés — des espaces avant/après le texte (ou des doubles espaces) créent de faux non-doublons. Un passage « Supprimer les espaces » dans Excel aide.
• Uniformisez les noms des relations — si vous reliez des contacts à des entreprises par nom, écrivez le nom de l'entreprise toujours de la même façon (ex. toujours « Acme Srl », pas tantôt « ACME » et tantôt « Acme S.r.l. »), sinon vous créez des entreprises différentes.
• Faites un essai à petite échelle — avant d'importer 5 000 lignes, essayez avec 10-20 lignes représentatives : vous vérifiez le mapping, les formats et les doublons sans risquer de polluer le CRM.

Progression et Historique des importations

Pendant l'import, l'écran des résultats affiche les compteurs en temps réel : Traité (lignes lues), Importé (nouvelles fiches), Mis à jour (doublons mis à jour), Ignoré (doublons non modifiés) et Erreurs.

La page Historique des importations répertorie toutes les importations effectuées avec leurs totaux. Gardez deux choses à l'esprit : l'historique affiche les totaux agrégés, pas la liste ligne par ligne ; et les lignes sans les champs d'identité minimaux (ex. un contact sans prénom, nom ni e-mail) sont ignorées silencieusement, elles peuvent donc ne pas apparaître parmi les « Erreurs ». Si les chiffres ne concordent pas, la cause la plus fréquente est celle-ci.

Exporter

L'exportation produit toujours un fichier Excel (.xlsx) et, comme indiqué, est réservée au Propriétaire. Vous pouvez la lancer depuis deux endroits :

• Depuis la page Exporter (menu Importer/Exporter) — téléchargez tous les enregistrements d'un type de fiche en un clic.
• Depuis les listes (vue Liste, Kanban, fiches) — depuis le menu Actions → Exporter. En vue Liste, si vous sélectionnez certaines lignes, vous exportez uniquement celles-ci ; si vous ne sélectionnez rien (ou si vous êtes en Kanban/fiches), vous exportez tous les enregistrements accessibles.

Quelques détails utiles :

• L'export inclut les champs personnalisés et affiche les étiquettes et parties prenantes sous une forme lisible (noms/e-mails séparés par des virgules).
• Devis et Commandes sont exportés sur deux feuilles : une avec les en-têtes de document et une avec les lignes d'articles.
• L'export des Contacts ajoute le nom de l'entreprise liée et les éléments de checklist.
• Il respecte toujours les permissions et la confidentialité : vous exportez uniquement ce que vous pourriez voir à l'écran.

Un fichier exporté est aussi un excellent modèle : exportez quelques fiches d'un type, consultez les en-têtes et les formats utilisés, et réutilisez cette structure pour construire le fichier d'import.

Cas d'usage

• Première mise en service — importez le carnet de contacts et les entreprises depuis l'ancien logiciel, puis le catalogue Produits/Services, et le CRM est immédiatement opérationnel.
• Mise à jour du catalogue — importez les Produits avec « Remplacer » en utilisant le code produit comme clé : les prix et descriptions se mettent à jour sans créer de doublons.
• Enrichissement des contacts — vous avez déjà les contacts et ajoutez téléphones/champs manquants avec « Insérer si vide » : vous complétez les fiches sans écraser les bonnes données.
• Sauvegarde périodique — le Propriétaire exporte contacts, opportunités et commandes en Excel pour archivage ou analyse externe.
• Reporting sur mesure — exportez les données filtrées depuis une liste et traitez-les dans Excel avec des tableaux croisés dynamiques pour une analyse non disponible directement dans la plateforme.

Problèmes courants

• Le bouton Importer reste désactivé — vous n'avez pas associé les champs obligatoires (prénom/nom/e-mail pour les contacts, titre pour les autres). Complétez le mapping.
• Après le chargement, tout apparaît dans une colonne — c'est un CSV avec un séparateur non reconnu ou un mauvais encodage. Réenregistrez en « CSV UTF-8 » ou utilisez un .xlsx.
• Accents ou caractères étranges manquants — problème d'encodage : enregistrez en UTF-8.
• Moins de lignes importées que prévu — les lignes sans les champs d'identité minimaux sont ignorées ; vérifiez que chaque ligne a au moins le champ obligatoire.
• J'ai créé des doublons — probablement « Gérer les doublons » était sur Sauter alors que vous vouliez mettre à jour, ou la clé (e-mail/code/nom) ne correspondait pas. Vérifiez les clés et l'option choisie.
• Étiquettes/fournisseurs/groupes non reliés — vous n'avez pas respecté le format du champ spécial (séparateur « ; », e-mail pour les utilisateurs, « t{id} » pour les équipes). Relisez l'avis jaune sous la colonne.
• Fichier trop volumineux — dépasse 4 MB : divisez-le en plusieurs fichiers et importez par blocs.
• Je ne vois pas les champs personnalisés dans le mapping — ils nécessitent un plan Premium.

Questions fréquentes

Q : Quels fichiers puis-je importer ?

R : Fichiers Excel (.xlsx, .xls) et CSV, jusqu'à 4 MB. La première ligne doit contenir les en-têtes des colonnes.

Q : Que puis-je importer et exporter ?

R : En import : Projets, Tâches, Contacts, Entreprises, Produits et Services. En export également Opportunités, Devis, Commandes, Tickets, Rendez-vous et Réservations. Les opportunités, devis, commandes et tickets peuvent donc être exportés mais pas importés.

Q : Qui peut importer et exporter ?

R : L'importation est ouverte aux membres de l'organisation ; l'exportation est réservée au Propriétaire.

Q : Comment éviter de créer des doublons ?

R : Gardez active la gestion des doublons et assurez-vous que la clé est renseignée et cohérente : e-mail pour les contacts, nom pour les entreprises, code pour les produits et services. Rappelez-vous que Tâches et Projets n'ont pas de contrôle des doublons : chaque ligne crée toujours une nouvelle fiche.

Q : Quelle différence entre « Sauter », « Insérer si vide » et « Remplacer » ?

R : Sauter ne modifie pas le doublon ; Insérer si vide remplit uniquement les champs actuellement vides ; Remplacer met à jour tous les champs mappés. Les deux dernières nécessitent un plan Premium.

Q : Comment insérer plusieurs valeurs dans une seule cellule (étiquettes, parties prenantes…) ?

R : En séparant les valeurs par le point-virgule (;). Pour les parties prenantes, utilisez l'e-mail de l'utilisateur ou le code équipe « t{id} » ; les étiquettes, groupes et fournisseurs manquants sont créés automatiquement.

Q : Pourquoi moins de lignes ont-elles été importées que dans le fichier ?

R : Les lignes sans les champs d'identité minimaux (pour les contacts : prénom, nom ou e-mail ; pour les entreprises : le nom) sont ignorées sans figurer parmi les « Erreurs ». Vérifiez que chaque ligne a au moins le champ obligatoire.

Q : Excel me gâche les dates, les zéros initiaux et les longs numéros. Que faire ?

R : Formatez en Texte les colonnes critiques (codes postaux, codes, numéros de TVA, téléphones), utilisez un format de date unique par colonne et, si vous avez des colonnes calculées, collez en tant que valeurs avant d'enregistrer. Enregistrez en UTF-8 pour ne pas perdre les accents.

Q : Puis-je importer mes champs personnalisés ?

R : Oui, avec un plan Premium : à l'étape d'association apparaissent aussi les champs personnalisés et les valeurs sont converties selon leur type (dates, devises, listes, utilisateurs/équipes).

Q : Sous quel format obtiens-je l'exportation ?

R : Toujours en Excel (.xlsx). Devis et Commandes sortent sur deux feuilles (en-têtes + lignes d'articles). Un fichier exporté est aussi un excellent modèle pour préparer un futur import.

Q : L'importation est-elle immédiate ?

R : Elle s'exécute en arrière-plan : pour quelques enregistrements c'est une question de secondes, pour les gros fichiers cela peut prendre quelques minutes. Suivez les compteurs sur l'écran des résultats ou consultez à nouveau l'Historique des importations.