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Importar / Exportar

A secção Importar / Exportar permite trazer os seus dados para dentro do Mokapen a partir de um ficheiro Excel ou CSV (importação) e descarregar os dados da organização num ficheiro Excel (exportação). É o caminho mais rápido para popular o CRM quando parte de listas de contactos, catálogos ou fichas já existentes, ou para fazer cópias de segurança e análises fora da plataforma.

Encontra-a no menu da organização → Importar/Exportar. A importação guiada é por passos (escolhe o que importar, carrega o ficheiro, associa as colunas, inicia) e funciona em background: pode acompanhar o progresso e consultar o histórico de importações realizadas.

Visão geral

Duas funções distintas, frequentemente usadas em conjunto:

• Importar — carrega um ficheiro (Excel ou CSV) e o Mokapen cria (ou atualiza) as fichas correspondentes. Pode importar Projetos, Tarefas, Contatos, Empresas, Produtos e Serviços.
• Exportar — descarrega os seus dados num ficheiro Excel (.xlsx). A exportação cobre mais tipos de ficha do que a importação: além dos anteriores, também Ofertas, Orçamentos, Pedidos, Ingressos, Agendamentos e Reservas.

A importação é um percurso guiado em quatro ecrãs: (1) escolhe o tipo de ficha, (2) carrega o ficheiro, (3) associa as colunas do ficheiro aos campos do CRM definindo privacidade e duplicados, (4) acompanha o progresso e o resultado. Não existe um ecrã separado de «pré-visualização e confirmação»: a pré-visualização dos valores já a vê no ecrã de associação de colunas.

Acesso e permissões

As duas funções têm permissões diferentes:

• Importar — é permitido aos membros da organização. Encontra também atalhos de importação no menu Ações das listas de Contatos, Empresas, Tarefas e Projetos.
• Exportar — é reservado ao Proprietário da organização. O botão de exportação nas listas e a página de exportação aparecem apenas para quem tem esse papel.

Duas funções dependem do plano:

• Campos personalizados na importação — a possibilidade de associar colunas do ficheiro aos seus campos personalizados requer um plano Premium. Sem ele, na fase de associação vê apenas os campos standard.
• Gestão avançada de duplicados — as opções Inserir se vazio e Substituir requerem um plano Premium. Com o plano Gratuito permanece disponível Pular (os duplicados não são alterados).

A exportação respeita sempre as permissões e a privacidade: cada um exporta apenas os registos a que tem acesso com base no seu papel e nas regras de visibilidade da organização.

Como importar (o percurso guiado)

A importação decorre em quatro passos:

1. Escolha o que importar — na página Importar seleciona a ficha: Projetos, Tarefas, Contatos, Empresas, Produtos ou Serviços. A partir daqui acede também ao Histórico de importações.
2. Carregue o ficheiro — arraste (ou selecione) um ficheiro .xlsx, .xls ou .csv, com tamanho máximo de 4 MB. O Mokapen lê as colunas e passa ao mapeamento.
3. Associe as colunas — para cada coluna do ficheiro escolha a que campo do CRM corresponde (ou ignore-a). No mesmo ecrã define a privacidade dos dados importados e, quando aplicável, a gestão de duplicados. O botão de importação só é desbloqueado quando associou os campos obrigatórios.
4. Inicie e aguarde o resultado — a importação arranca em background: o ecrã de resultados atualiza-se automaticamente a cada poucos segundos e mostra os contadores Processados, Importados, Atualizados, Ignorados, Erros.

Como o trabalho decorre em fila, para ficheiros com muitas linhas a operação pode demorar alguns minutos: deixe a página aberta ou volte a consultar o Histórico de importações.

Preparar o ficheiro (Excel e CSV)

A qualidade da importação depende quase inteiramente da qualidade do ficheiro. O Excel é prático mas pode ser traiçoeiro: datas que se transformam em números, zeros iniciais que desaparecem, células unidas, fórmulas que arrastam erros. Antes de carregar, prepare o ficheiro assim:

• Primeira linha = cabeçalhos — a primeira linha deve conter os nomes das colunas (ex. Nome, Apelido, Email, Telefone). São estes que verá no passo de associação.
• Uma coluna = um dado — não coloque «Mário Silva» numa única coluna se depois quiser Nome e Apelido separados; mantenha telefone, email e morada em colunas distintas.
• Sem células unidas — as células unidas (merge) quebram a leitura em grelha. Escolha sempre células individuais.
• Sem fórmulas — as fórmulas abrandam e podem causar erros. Se tiver colunas calculadas, copie e cole como valores antes de guardar.
• Limpe as células vazias — linhas e colunas aparentemente vazias mas com espaços ou formatações residuais confundem a leitura. Elimine realmente as linhas/colunas que não precisa.
• Codificação UTF-8 — para não perder acentos e caracteres especiais (à, è, ç, ü…), guarde em UTF-8. No Excel: «Guardar como» → CSV UTF-8, ou mantenha .xlsx que gere bem os caracteres.
• Ficheiros grandes → divida-os — o limite é 4 MB. Se tiver muitos dados, divida em vários ficheiros e importe em blocos: também é mais fácil identificar eventuais erros.
• Evite caracteres com formatos não standard — símbolos decorativos, tipos de letra particulares ou texto formatado de forma exótica podem não ser lidos ou ser transformados.

No CSV uma nota adicional: é um texto simples com valores separados. O Mokapen lê em UTF-8 e deteta automaticamente o separador; se abrir e voltar a guardar um CSV com o Excel em português, muitas vezes o separador passa a ser o ponto e vírgula — normalmente funciona, mas se vir tudo numa única coluna após o carregamento, o problema está quase sempre aí: volte a guardar escolhendo explicitamente «CSV UTF-8» ou use diretamente um ficheiro .xlsx.

Associar as colunas

É o coração da importação. Para cada coluna do seu ficheiro, o Mokapen mostra o nome do cabeçalho e até seis valores de exemplo retirados das primeiras linhas, para perceber de imediato o que contém. Ao lado escolhe no menu «Pertence a» o campo do CRM correspondente:

• Associe a coluna a um campo (ex. a coluna «Mail» → campo Email).
• Ignorar coluna — deixe vazia a associação para as colunas que não precisa: não serão importadas.
• Cada campo do CRM só pode ser usado uma vez: quando o associa, desaparece das opções das outras colunas.

Deve associar pelo menos os campos obrigatórios, caso contrário o botão de importação permanece bloqueado:

• Contatos — pelo menos um entre Nome, Apelido ou um email. As linhas sem nenhum destes são ignoradas.
• Empresas — o Nome da empresa.
• Tarefas, Projetos, Produtos, Serviços — o Título (ou nome).

Alguns campos resolvem automaticamente as relações por nome: na importação de Contatos a coluna associada a Empresa liga (ou cria, se não existir) a empresa com esse nome; na importação de Tarefas a coluna Projeto liga ou cria o projeto com esse título. A comparação não distingue maiúsculas/minúsculas.

Campos personalizados — se tiver um plano Premium, no menu aparecem também os seus campos personalizados (números, textos, datas, listas). Datas e moedas são interpretadas e normalizadas; para campos de utilizador/equipa o valor é associado ao utilizador ou à equipa correta.

Campos com formatos especiais

Alguns campos aceitam vários valores na mesma célula ou procuram uma ligação: quando os associa, abaixo da coluna aparece um aviso amarelo com o formato esperado. O separador para valores múltiplos é sempre o ponto e vírgula (;).

• Etiquetas (tags) — nomes separados por «;». Se uma etiqueta não existir, é criada automaticamente. Ex.: Cliente;VIP;A recontactar.
• Stakeholder — para cada entrada indique o email do utilizador ou o código da equipa com a «t» (ex. t123), separados por «;». Ex.: mario@email.com;t45.
• Responsável (owner) — um único valor: o email do utilizador ou o código de equipa «t{id}».
• Fornecedor (Produtos/Serviços) — o nome da empresa fornecedora; se não existir é criada.
• Imagens (Produtos/Serviços) — os URL completos das imagens separados por «;».
• Grupos (Produtos/Serviços) — nomes separados por «;»; os grupos em falta são criados.

Leia sempre o aviso amarelo: respeitar esse formato é o que faz a diferença entre uma importação limpa e uma cheia de valores em falta.

Gestão de duplicados

Para Contatos, Empresas, Produtos e Serviços pode decidir o que fazer quando uma linha corresponde a uma ficha já existente. A opção «Gerir duplicados» está ativa por defeito. A chave com que o Mokapen reconhece um duplicado muda consoante o tipo:

• Contatos — o mesmo email (se presente na linha).
• Empresas — o mesmo nome da empresa (sem distinção de maiúsculas/minúsculas). Nota: as empresas com o mesmo nome nunca são duplicadas quando as liga a partir dos contatos, mesmo com duplicados desativados.
• Produtos — o mesmo código de produto.
• Serviços — o mesmo código de serviço.

Encontrado um duplicado, pode escolher três comportamentos:

• Pular (predefinido) — ignora os novos valores e prossegue sem guardar nem atualizar. A linha é contabilizada como Ignorada.
• Inserir se vazio — atualiza um campo apenas se atualmente estiver vazio (não sobrescreve dados existentes). Requer Premium.
• Substituir — atualiza cada campo mapeado com o novo valor, seja qual for o atual. Requer Premium.

Tarefas e Projetos não têm gestão de duplicados: cada linha cria sempre uma nova ficha. Se reimportar o mesmo ficheiro, obtém duplicados: avalie bem antes de repetir a operação.

Conselhos para dados limpos

Alguns cuidados tornam a importação fiável e evitam limpezas incómodas depois:

• Normalize os emails — são a chave anti-duplicado dos contatos: um único email por célula, sem espaços, todos em minúsculas. Emails diferentes = contatos diferentes.
• Códigos únicos para produtos/serviços — se quiser atualizar em vez de duplicar, certifique-se de que código de produto e código de serviço estão presentes e coerentes entre o ficheiro e o que já está no Mokapen.
• Formatos coerentes em cada coluna — não misture «10/03/2026» e «2026-03-10» na mesma coluna de datas; use um único formato. O mesmo para os montantes (evite misturar «1.000,50» e «1000.5»).
• Telefones com prefixo internacional — ex. +351…: útil para mensagens e integrações, e evita que o Excel trate o número como dígito e elimine o zero inicial. Se necessário, defina a coluna como Texto.
• Atenção aos zeros iniciais — códigos postais, códigos, NIF: o Excel tende a remover os zeros à frente. Formate essas colunas como Texto antes de as preencher.
• Remova espaços ocultos — espaços antes/depois do texto (ou espaços duplos) criam falsos não-duplicados. Uma passagem de «Remover espaços» no Excel ajuda.
• Uniformize os nomes das relações — se liga contatos a empresas por nome, escreva o nome da empresa sempre da mesma forma (ex. sempre «Acme Lda», não por vezes «ACME» e outras «Acme Lda.»), caso contrário cria empresas diferentes.
• Faça um teste pequeno — antes de importar 5.000 linhas, experimente com 10-20 linhas representativas: verifica o mapeamento, os formatos e os duplicados sem arriscar sujar o CRM.

Progresso e Histórico de importações

Durante a importação o ecrã de resultados mostra os contadores em tempo real: Processados (linhas lidas), Importados (novas fichas), Atualizados (duplicados atualizados), Ignorados (duplicados não alterados) e Erros.

A página Histórico de importações lista todas as importações realizadas com os respetivos totais. Tenha em conta duas coisas: o histórico apresenta os totais agregados, não a lista linha a linha; e as linhas sem os campos de identidade mínimos (ex. um contato sem nome, apelido nem email) são ignoradas silenciosamente, pelo que podem não aparecer entre os «Erros». Se os números não batem certo, a causa mais comum é precisamente essa.

Exportar

A exportação produz sempre um ficheiro Excel (.xlsx) e, como referido, é reservada ao Proprietário. Pode iniciá-la a partir de dois pontos:

• Na página Exportar (menu Importar/Exportar) — descarrega todos os registos de um tipo de ficha com um clique.
• Nas listas (vista Lista, Kanban, fichas) — no menu Ações → Exportar. Se na vista Lista selecionar algumas linhas, exporta apenas essas; se não selecionar nada (ou estiver em Kanban/fichas), exporta todos os registos acessíveis.

Alguns detalhes úteis:

• A exportação inclui os campos personalizados e apresenta etiquetas e stakeholders em forma legível (nomes/emails separados por vírgula).
• Orçamentos e Pedidos são exportados em duas folhas: uma com os cabeçalhos do documento e outra com as linhas de artigo.
• A exportação de Contatos adiciona o nome da empresa ligada e as entradas da checklist.
• Respeita sempre permissões e privacidade: exporta apenas o que poderia ver no ecrã.

Um ficheiro exportado é também um excelente modelo: exporte poucas fichas de um tipo, veja os cabeçalhos e os formatos usados, e reutilize essa estrutura para construir o ficheiro de importação.

Casos de uso

• Primeira implementação — importa a lista de contatos e empresas do antigo sistema, depois o catálogo de Produtos/Serviços, e o CRM fica imediatamente operacional.
• Atualização de catálogo — importa os Produtos com «Substituir» usando o código de produto como chave: preços e descrições atualizam-se sem criar duplicados.
• Enriquecimento de contatos — já tem os contatos e adiciona telefones/campos em falta com «Inserir se vazio»: completa as fichas sem sobrescrever os dados bons.
• Cópia de segurança periódica — o Proprietário exporta contatos, ofertas e pedidos para Excel para arquivo ou análises externas.
• Relatórios à medida — exporta os dados filtrados de uma lista e processa-os no Excel com tabelas dinâmicas para uma análise que não encontra pronta na plataforma.

Problemas comuns

• O botão Importar permanece desativado — não associou os campos obrigatórios (nome/apelido/email para contatos, título para os outros). Complete o mapeamento.
• Após o carregamento vejo tudo numa coluna — é um CSV com separador não reconhecido ou codificação incorreta. Volte a guardar como «CSV UTF-8» ou use um .xlsx.
• Faltam acentos ou caracteres estranhos — problema de codificação: guarde em UTF-8.
• Menos linhas importadas do que o esperado — linhas sem os campos de identidade mínimos são ignoradas; verifique que cada linha tem pelo menos o campo obrigatório.
• Criei duplicados — provavelmente «Gerir duplicados» estava em Pular quando queria atualizar, ou a chave (email/código/nome) não coincidia. Verifique as chaves e a opção escolhida.
• Etiquetas/fornecedores/grupos não ligados — não respeitou o formato do campo especial (separador «;», email para utilizadores, «t{id}» para equipas). Releia o aviso amarelo abaixo da coluna.
• Ficheiro demasiado grande — excede os 4 MB: divida em vários ficheiros e importe em blocos.
• Não vejo os campos personalizados no mapeamento — requerem um plano Premium.

Perguntas frequentes

P: Que ficheiros posso importar?

R: Ficheiros Excel (.xlsx, .xls) e CSV, até 4 MB. A primeira linha deve conter os cabeçalhos das colunas.

P: O que posso importar e exportar?

R: Em importação: Projetos, Tarefas, Contatos, Empresas, Produtos e Serviços. Em exportação também Ofertas, Orçamentos, Pedidos, Ingressos, Agendamentos e Reservas. Ofertas, orçamentos, pedidos e ingressos podem portanto ser exportados mas não importados.

P: Quem pode importar e exportar?

R: A importação está aberta aos membros da organização; a exportação é reservada ao Proprietário.

P: Como evito criar duplicados?

R: Mantenha ativa a gestão de duplicados e certifique-se de que a chave está preenchida e coerente: email para contatos, nome para empresas, código para produtos e serviços. Lembre-se de que Tarefas e Projetos não têm controlo de duplicados: cada linha cria sempre uma nova ficha.

P: Qual é a diferença entre «Pular», «Inserir se vazio» e «Substituir»?

R: Pular não altera o duplicado; Inserir se vazio preenche apenas os campos atualmente vazios; Substituir atualiza todos os campos mapeados. As duas últimas requerem um plano Premium.

P: Como inserir vários valores numa única célula (etiquetas, stakeholders…)?

R: Separando os valores com o ponto e vírgula (;). Para stakeholders use o email do utilizador ou o código de equipa «t{id}»; etiquetas, grupos e fornecedores em falta são criados automaticamente.

P: Por que foram importadas menos linhas do que no ficheiro?

R: As linhas sem os campos de identidade mínimos (para contatos: nome, apelido ou email; para empresas: o nome) são ignoradas sem aparecer entre os «Erros». Verifique que cada linha tem pelo menos o campo obrigatório.

P: O Excel estraga datas, zeros iniciais e números longos. O que faço?

R: Formate como Texto as colunas críticas (códigos postais, códigos, NIF, telefones), use um único formato de data por coluna e, se tiver colunas calculadas, cole como valores antes de guardar. Guarde em UTF-8 para não perder os acentos.

P: Posso importar os meus campos personalizados?

R: Sim, com um plano Premium: no passo de associação aparecem também os campos personalizados e os valores são convertidos conforme o seu tipo (datas, moedas, listas, utilizadores/equipas).

P: Em que formato obtenho a exportação?

R: Sempre em Excel (.xlsx). Orçamentos e Pedidos saem em duas folhas (cabeçalhos + linhas de artigo). Um ficheiro exportado é também um excelente modelo para preparar uma futura importação.

P: A importação é imediata?

R: Funciona em background: para poucos registos são questão de segundos, para ficheiros grandes pode demorar alguns minutos. Acompanhe os contadores no ecrã de resultados ou volte a consultar o Histórico de importações.