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Guia de tarefas

A área Task é o núcleo operacional do Mokapen para organizar o trabalho diário da equipa. Cada tarefa representa uma ação concreta a concluir — uma chamada, uma revisão, uma atividade de follow-up — com responsável, prazo e estado de avanço.

Para que serve a área Task

As tarefas permitem-lhe:

• Planear o trabalho da equipa com prazos visíveis no calendário e nas vistas por data.
• Atribuir responsabilidades claras: cada tarefa tem um referente que sabe o que deve fazer e até quando.
• Ligar as atividades ao CRM: uma tarefa pode estar conectada a contactos e empresas, a tickets ou incluída num projeto.
• Monitorizar o avanço com checklists internas, horas registadas e relatórios agregados.
• Coordenar equipas distribuídas: todos veem as mesmas tarefas (ou apenas as autorizadas se forem privadas) e podem atualizá-las em tempo real.

Uma tarefa isolada continua a ser uma ação rápida; agrupando várias tarefas num projeto obtém uma visão de conjunto de iniciativas mais amplas. Aceda à área a partir da página Task no menu Atividades.

Ligar uma tarefa a um projeto

Cada tarefa pode ser associada a um projeto que agrupa as ações para um objetivo comum (ex. «Lançamento site web 2026» com as tarefas «Brief design», «Desenvolvimento frontend», «Testes QA»). Quando atribui uma tarefa a um projeto:

• a tarefa aparece no separador Task da ficha do projeto, com contador de avanço (ex. 3/8 concluídas);
• em Kanban task pode agrupar por projeto e ver todas as tarefas do mesmo projeto;
• partilha contexto organizacional: workarea, responsável, prazos e relatórios a nível de iniciativa.

Uma tarefa sem projeto continua válida para atividades pontuais; para iniciativas estruturadas convém criar o projeto e depois as tarefas dentro dele. Para gerir projetos e workarea consulte o guia Projetos.

No separador Dados da tarefa, o campo Projeto permite selecionar ou alterar o projeto a qualquer momento (menu Opções → Mover para transferir a tarefa para outro projeto).

Barra superior da página Task

Na página de listagem de tarefas (Kanban, Fichas, Calendário ou Lista) a barra superior contém:

• Filtros (Premium): painel avançado por projeto, datas, responsável, etiquetas, campos personalizados.
• Ações: importar/exportar, acesso a arquivo e lixo, editar colunas (Lista).
• Vistas: Kanban | Fichas | Calendário | Lista — os filtros ativos mantêm-se ao mudar de vista.
• Utilizadores / Equipa: menu de avatares para ver as tarefas de um colega ou de uma equipa.
• + Task: cria uma nova tarefa.

A ficha da tarefa

Ao clicar no título de uma tarefa abre-se a ficha lateral. A partir daí gere todo o ciclo de vida da tarefa. Com o plano Premium pode abrir a mesma ficha em página inteira (ícone de setas de expansão → page task): layout idêntico, mais espaço e botão Guardar fixo no canto superior direito.

Cabeçalho da ficha

• Caixa de seleção (junto ao título): marca a tarefa como concluída ou reabre-a.
• Título: clique para editar inline.
• Distintivo Arquivada: aparece se a tarefa está em arquivo.
• Guardar (apenas page task): confirma todas as alterações de uma só vez.

Barra de ações da ficha

Abaixo do cabeçalho, a barra com ícones permite ações rápidas sem abrir os separadores:

• Prioridade (ícone de bandeira): define Normal ou Urgente. As tarefas urgentes mostram o ícone amarelo com ponto de exclamação nas vistas.
• Privacidade (cadeado): Pública (visível aos membros da organização) ou Privada (apenas responsável e stakeholders indicados).
• Etiquetas: atribua etiquetas coloridas para categorizar. Consulte o guia Etiquetas.
• Cor (gota): cor de fundo do título na ficha e nos cartões Kanban.
• Anexos (clipe): carregue ficheiros do computador ou da cloud. Distintivo com o número de ficheiros ligados. Consulte o guia Anexos.
• Notas adesivas (Premium): post-its visíveis na ficha para lembretes rápidos.
• Copiar link: copia o URL direto para a tarefa para partilhar com colegas.
• Página inteira (setas de expansão, Premium): abre a page task num novo separador do browser.
• Opções (três pontos verticais): menu com Clonar, Mover, Transformar em projeto, Arquivar, Editar ficha, Eliminar. Explicado abaixo.
• + Criar e conectar (botão verde): cria de imediato uma entidade ligada (nova tarefa, ticket, contacto, oportunidade…) a partir desta tarefa.

Menu Opções (três pontos)

Abra a ficha da tarefa → ícone de três pontos verticais no canto superior direito:

• Clonar: duplica a tarefa com título, campos e checklist (útil para atividades recorrentes).
• Mover: transfere a tarefa para outro projeto da organização.
• Transformar em projeto: converte a tarefa num projeto; os itens da checklist passam a ser tarefas do novo projeto.
• Arquivar / Restaurar (Premium): move a tarefa para arquivo ou devolve-a às vistas operacionais.
• Editar ficha (admin): abre as definições de layout da ficha de tarefa numa nova janela.
• Eliminar / Restaurar: eliminação suave para o lixo, ou restauro se já foi eliminada.

Separadores da ficha

Os separadores abaixo da barra de ações organizam o conteúdo da tarefa:

• Dados: todos os campos da tarefa (projeto, responsável, datas, descrição, campos personalizados).
• Checklist, Ligações, Tempo: funcionalidades partilhadas entre entidades — consulte a secção Secções ligadas.
• Menu pendente adicional: Marketing, Integrações (sincronização com apps externas), Atualizações (histórico da ficha).

Secções ligadas (comuns a várias entidades)

Algumas partes da ficha de tarefa são idênticas em projetos, contactos, tickets e outras entidades. Para o detalhe operacional consulte os guias dedicados:

• Checklist — micro-ações para assinalar, barra de progresso, reordenação drag-and-drop.
• Ligações — liga tarefas a contactos, empresas, tickets, oportunidades e outras entidades CRM.
• Tempo — regista horas trabalhadas e compara com a estimativa (Premium).
• Etiquetas — etiquetas coloridas para filtrar e agrupar em Kanban.
• Anexos — documentos do computador ou da cloud (Drive, OneDrive).
• Atualizações — histórico de alterações, comentários, ligações e emails ligados à tarefa.

Criar uma tarefa

Procedimento

1. Vá à página Task.
2. Clique em + Task no canto superior direito.
3. Digite o título (obrigatório): seja específico («Ligar a Rossi para orçamento Q2», não «Chamada»).
4. No separador Dados preencha projeto, responsável, datas, descrição e campos personalizados.
5. Opcional: adicione checklist, ligações ou tempo nos respetivos separadores.
6. Guarde a ficha.

Também pode criar tarefas a partir do separador Task de um projeto, de uma ligação em contacto/empresa, ou através de automações.

Campos principais no separador Dados

• Projeto: liga a tarefa ao projeto correspondente. Consulte também Ligar uma tarefa a um projeto.
• Responsável: quem deve concluir a tarefa.
• Stakeholder: outros membros envolvidos que recebem visibilidade.
• Datas início / prazo: aparecem em Calendário e Fichas.
• Descrição: detalhes operacionais; use @nome para mencionar colegas.
• Campos personalizados: definidos em Definições Task.

Editar uma tarefa

Edição individual

1. Abra a ficha clicando no título.
2. Edite os campos no separador Dados (clique no valor → edição inline) ou use a barra de ações para prioridade, etiquetas, cor, etc.
3. Guardar: automático campo a campo na ficha lateral, ou botão Guardar em page task.

Fechar e reabrir

Caixa de seleção junto ao título: um clique fecha a tarefa, um segundo clique reabre-a. As tarefas fechadas permanecem visíveis nas vistas até as arquivar ou eliminar.

Edição em massa (vista Lista, Premium)

1. Mude para a vista Lista.
2. Selecione as tarefas com as caixas de seleção à esquerda.
3. Clique em Editar na barra de ações acima da tabela.
4. No modal, adicione os campos a atualizar (projeto, responsável, datas, prioridade…) e defina os valores.
5. Confirme: os valores aplicam-se a todas as tarefas selecionadas.

Eliminar uma tarefa

Elimine tarefas criadas por engano, duplicadas ou rascunhos nunca usados. Não confunda com Arquivar: a eliminação remove o registo das vistas (ou do lixo); o arquivo oculta tarefas concluídas mantendo o histórico legível.

Eliminação individual

1. Abra a ficha da tarefa.
2. Menu Opções (três pontos) → Eliminar (opção vermelha).
3. Confirme no modal.

Com Premium avançado a tarefa vai para o lixo (página Task → Ações → Lixo de tarefas). A partir daí pode Restaurar ou Eliminar definitivamente. Se abrir uma tarefa já no lixo, aparece o banner com Restaurar / Eliminar definitivamente.

No plano Free (sem Premium avançado) a eliminação é geralmente definitiva imediatamente após a confirmação, sem lixo — verifique as permissões da sua organização.

Eliminação múltipla

1. Na vista Lista, selecione as tarefas.
2. Clique em Eliminar (botão vermelho acima da tabela).
3. Confirme.

Arquivar uma tarefa

O arquivo é a opção certa para tarefas concluídas ou suspensas que quer manter no histórico sem sobrecarregar Kanban, Fichas e Calendário.

Arquivar uma tarefa individual

1. Abra a ficha → Opções → Arquivar (Premium).
2. Confirme no modal.

Arquivar várias tarefas / consultar o arquivo

• Múltiplo: vista Lista → selecione → Arquivar na barra de ações.
• Consultar: página Task → Ações → Arquivo de tarefas.
• Restaurar: a partir do arquivo selecione e clique em Restaurar, ou Opções → Restaurar do arquivo na ficha individual.

As tarefas arquivadas não aparecem nas vistas operacionais padrão mas permanecem acessíveis a partir do arquivo, ligações e relatórios históricos.

Vistas de tarefas

Quatro modos de visualização, selecionáveis no topo. Filtros e utilizador/equipa selecionado mantêm-se ativos ao mudar de vista.

Kanban (predefinida)

Colunas interativas com drag-and-drop. Menu Agrupar por: Projeto (predefinido), Prazo, Responsável, Etiquetas, Cor (Premium). Ideal para fluxos visuais e reuniões stand-up.

Fichas

Tarefas ordenadas por prazo: no topo as vencidas ou com vencimento iminente. Útil para o planeamento diário «o que fazer hoje».

Calendário

Tarefas no calendário por data de prazo/início. Mostra a carga de trabalho distribuída no tempo.

Lista (Premium)

Tabela com colunas configuráveis, ordenação, pesquisa textual e ações em massa (Editar, Clonar, Arquivar, Eliminar). Ícone de cadeado = tarefa privada; ponto colorido = atualizada recentemente.

Filtros

• Filtros (Premium): modal com filtros por projeto, datas, responsável, etiquetas, estado, campos personalizados.
• Utilizadores / Equipa: limita as tarefas ao responsável ou equipa escolhida.
• Pesquisa Lista: campo de filtro acima da tabela.

Definições Task

Em Definições Task (admin):

• Campos: cria campos personalizados (texto, número, select…).
• Ficha: ordem e visibilidade dos campos na ficha de tarefa.
• Lista e colunas: colunas da vista Lista.
• Gráficos: widgets nos relatórios de tarefas.

A partir da Lista: Ações → Editar colunas abre o editor de colunas diretamente.

Relatório Task

A secção Relatório Task (Premium) resume as tarefas a que tem acesso com base no papel e permissões da organização: vê apenas registos e campos autorizados, não todo o workspace. Serve para análise de carga, atrasos e exportação — para o trabalho diário use Kanban, Fichas e Lista.

• Dashboard: gráficos por estado, projeto, prioridade, equipa, responsável, horas, etiquetas.
• Lista de relatórios: tabela analítica com filtros e exportação CSV/Excel.
• Gantt task (Premium): linha temporal por projeto e prazos.

Use os relatórios para identificar atrasos, desequilíbrios de carga entre membros e horas reais vs estimadas.