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Etiquetas

As etiquetas são marcas coloridas partilhadas ao nível da organização. Servem para classificar tarefas, projetos, contactos, tickets, oportunidades, compromissos e outras entidades com uma semântica visual imediata: urgência, área de trabalho, fase comercial, canal, tipo de cliente. Ao contrário dos campos estruturados, as etiquetas são leves de aplicar e ideais para filtrar, agrupar em Kanban e alinhar a equipa num vocabulário comum.

O que são e porquê usá-las no CRM

Uma etiqueta não substitui ligações ou campos obrigatórios: complementa-os. Exemplos:

• Urgência: «Urgente», «Bloqueante», «Baixa prioridade».
• Fase ou área: «Arranque cliente», «Renovação», «Erro», «Pedido de funcionalidade».
• Canal ou campanha: «LinkedIn», «Webinar Q2», «Passa-a-palavra».
• Segmentação de clientes: «Enterprise», «PME», «Parceiro».

Com etiquetas constrói vistas pessoais sem duplicar entidades: a mesma lista de tarefas, filtrada por «Urgente» no daily stand-up, ou agrupada por etiqueta em Kanban para ver a carga por área.

Etiquetas globais ou dedicadas a uma área

Cada etiqueta pode ser usada de duas formas:

• Global (todas as entidades) — se não limitar a visibilidade, a etiqueta aparece no menu de todas as fichas da organização: tarefas, projetos, contactos, tickets, oportunidades, compromissos e outras entidades que suportam etiquetas. Ideal para classificações transversais («Urgente», «Enterprise», «A telefonar») que devem valer em todo o lado.
• Dedicada a uma ou mais áreas — pode limitar a etiqueta a certas entidades apenas (só tarefas, só tickets, só oportunidades…). Assim o menu de etiquetas permanece limpo em cada área: p. ex. «Nível 1 / Nível 2 / Nível 3» só em tickets, ou «Design / Desenvolvimento / Testes» só em tarefas, sem poluir o diretório de contactos.

A escolha define-se na página Etiquetas das definições (ver abaixo) ou ao editar uma etiqueta: campo Visível em. Deixar vazio = etiqueta global; selecionar uma ou mais entidades = etiqueta dedicada a essas áreas.

Desenhar o sistema de etiquetas

Antes de criar dezenas, convém definir uma taxonomia com a equipa:

• Poucas etiquetas multiuso (5–15) valem mais do que centenas de marcas únicas.
• Cores coerentes: vermelho = urgência, azul = à espera do cliente, verde = concluído internamente.
• Documentem o significado (p. ex. página interna ou guia da equipa): o que distingue «Em curso» de «Em revisão»?
• Usem etiquetas globais para o que serve em todo o lado; etiquetas dedicadas para vocabulário específico de um departamento ou módulo.

Atribuir uma etiqueta a uma entidade

1. Abra a ficha (modal ou página completa).
2. Na barra superior, clique no ícone etiqueta.
3. Abre-se o menu com a lista de etiquetas disponíveis para essa entidade e um campo de pesquisa.
4. Clique na etiqueta desejada: aparece como badge colorido abaixo do título (separador Dados) e permanece visível em Kanban e listas onde aplicável.
5. Pode atribuir várias etiquetas à mesma entidade.

Para remover uma etiqueta da ficha, clique no X do badge — a etiqueta permanece disponível para outras fichas.

Criar uma nova etiqueta a partir da ficha

Requer permissões de membro da organização.

1. Ícone etiqueta → no campo pesquisa escreva um nome ainda não presente na lista.
2. Aparece a opção Nova etiqueta com «…»: abra o submenu e escolha a cor na paleta (fundo, texto e borda atualizam-se na pré-visualização).
3. Confirme: a etiqueta é criada para a organização e aplicada de imediato à entidade atual. Por defeito é global (visível em todas as entidades); para a limitar a uma área use a página de definições descrita abaixo.

As etiquetas criadas ficam imediatamente visíveis aos colegas no menu de etiquetas das respetivas fichas (respeitando âmbito global ou dedicado).

Página de definições Etiquetas

Para gerir todas as etiquetas da organização num só sítio — nome, cor, visibilidade por entidade e ordem no menu — abra a página dedicada:

• Definições → Diretório → separador/cartão Etiquetas, ou
• a partir das definições de Tarefas, Tickets, Vendas e outras áreas que mostram o mesmo separador Etiquetas, ou
• a partir do menu lateral da organização, entrada Etiquetas (se disponível no seu perfil).

A página mostra uma tabela com todas as etiquetas: pré-visualização colorida, coluna Visível em («Todas as entidades» ou a lista de áreas dedicadas), autor e data de criação.

Ordenar as etiquetas

Arraste as linhas com o ícone barras à esquerda para definir a ordem em que as etiquetas aparecem no menu ao atribuir uma etiqueta. Coloque as mais usadas no topo. No fim clique Guardar no fundo da página: a ordem aplica-se a toda a organização.

Editar uma etiqueta a partir da página

Clique numa linha da tabela: abre-se o modal de edição. Pode alterar:

• Título da etiqueta (atualiza-se em todas as fichas que a usam).
• Cor a partir da paleta.
• Visível em: deixar vazio para etiqueta global, ou selecionar uma ou mais entidades para a limitar a essa área de trabalho.

Guarde no modal. Para eliminar uma etiqueta use o botão vermelho no modal: a etiqueta desaparece de todas as fichas que a usavam (confirmação necessária).

Editar ou eliminar a partir do ícone lápis no menu

No menu de etiquetas na ficha de uma entidade, os membros autorizados veem o ícone lápis junto a cada etiqueta existente:

• Editar: abre o mesmo modal da página de definições (nome, cor, visibilidade). A alteração propaga-se a todas as entidades que usam essa etiqueta.
• Eliminar: remove a etiqueta da organização. Usar com cautela em etiquetas históricas.

Filtrar e agrupar

• Kanban tarefas / projetos (plan Large): menu Agrupar por → Etiqueta — cada coluna é uma etiqueta, ideal para quadros por área ou prioridade. Ver guia Tarefas → Vistas.
• Filtros avançados (plan Large): condição no campo Etiqueta com um ou mais valores — p. ex. todos os tickets com etiqueta «Erro» e «Produção».
• Listas e vistas guardadas: combine etiquetas com responsável, prazo ou ligações para vistas operacionais (p. ex. «As minhas tarefas urgentes do cliente X»).

Processos e boas práticas

• Triagem de tickets: etiquetas «Nível 1 / Nível 2 / Nível 3» só em tickets; Kanban agrupado por etiqueta para distribuir carga.
• Pipeline comercial: etiquetas «Quente / Morno / Frio» nas oportunidades, além da fase; filtros para as calls semanais.
• Entrega de projetos: etiquetas «Design / Desenvolvimento / Testes» só em tarefas; stand-up filtrado por etiqueta do seu stream.
• Limpeza periódica: rever etiquetas duplicadas ou não usadas na página de definições; alinhar cores após rebranding.

As etiquetas descrevem como classificar; as Ligações descrevem quem e o que está ligado. Use-as em conjunto para um CRM legível e filtrável.