Aprenda Mokapen.

Microsoft Outlook Contacts

Ligue a lista de contactos Microsoft Outlook Contacts aos contactos da sua organização Mokapen. Importe clientes e leads já no Outlook, mantenha os dados alinhados ou exporte para o Outlook os contactos criados no CRM — conforme as regras que escolher.

Visão geral: Integrações.

Requisitos

• Conta Microsoft com lista de contactos.
• Permissão para autorizar o Mokapen a ler e escrever contactos no Outlook.
• Permissões Mokapen sobre contactos na org (consulte Funções e permissões).

Ligar Outlook Contacts

1. Menu do utilizador → Integrações → Microsoft Outlook Contacts.
2. Prima Sincronizar Microsoft Outlook Contacts.
3. Escolha a conta Microsoft (pode ser diferente do email Mokapen).
4. Aceite as permissões da lista de contactos.
5. Volte ao Mokapen: verifique Conta ligada e configure as opções abaixo.

Se não aceitar, nenhum contacto será importado nem exportado. A página permanecerá sem sincronização ativa.

O que o Mokapen pede à Microsoft

Perfil (nome, email) e acesso completo à lista de contactos: ler contactos existentes, criar novos, atualizá-los. Necessário para sincronização bidirecional ou importação em massa.

Definições a configurar

Direção da sincronização

• Apenas para o Mokapen — Outlook → CRM.
• Apenas para o Outlook — CRM → Outlook.
• Ambas — alinhamento nos dois sentidos.

Se usar uma ligação partilhada em certos modos, o Mokapen pode limitar a direção: siga o que vê na página.

Listas de contactos

• Lista principal — por predefinição «Contactos» (não editável: a API Microsoft não expõe uma lista principal diferente).
• Outras listas — pastas ou listas de contactos adicionais criadas no Outlook; selecione as que incluir na sincronização.

Visibilidade

• Todos os membros — contactos importados visíveis na org (CRM partilhado).
• Apenas eu — lista importada limitada ao seu acesso (contactos pessoais).

Duplicados e conflitos

• Comparação de email — no Outlook Contacts está sempre ativa (caixa não desativável): evita criar um segundo contacto se o email já existir no Mokapen.
• Gestão de conflitos — em caso de dados divergentes, escolha se prevalece o Mokapen ou o Outlook Contacts.

Mapeamento de campos

Ligue os campos Outlook (nome, telefone, morada…) às colunas Mokapen. O email principal permanece no campo email do contacto.

Cada coluna Mokapen só pode ser usada uma vez: não atribua o mesmo campo Mokapen a duas colunas Outlook diferentes.

Sincronização automática ou manual

Escolha se a sincronização inicia automaticamente ao alterar dados, ou apenas quando prima Sincronizar (sincronização manual).

Partilhar sincronização

Com um plano adequado, outros membros podem usar a sua ligação sem voltar a iniciar sessão na Microsoft.

Autorização obrigatória

Marque «Autorizo o Mokapen a criar uma cópia…» — sem essa caixa, os botões Guardar e Sincronizar permanecem desativados.

Depois prima Sincronizar. A sincronização pode demorar em listas grandes.

Comportamento no Mokapen

• A partir da lista de contactos pode relançar a sincronização pelo menu (se permitido).
• Com exportação ativa, criar ou editar um contacto no Mokapen pode atualizar o Outlook.
• Ao unir duplicados na lista, o Mokapen pode atualizar ou remover o contacto no Outlook — teste primeiro com dados de teste.

Problemas comuns

• Demasiados duplicados — ative a comparação de email; use a ferramenta Duplicados após a primeira importação.
• Sincronização bloqueada — verifique a caixa de autorização; desligue e volte a ligar.
• Contactos não visíveis para a equipa — visibilidade «apenas eu» ou permissões de função.

Desligar

Prima Desligar: abre-se uma janela de confirmação com a secção Conservar. Aí decide o que fazer com os dados já importados no Mokapen com esta sincronização.

Opções no Mokapen (caixas assinaladas = conservar, predefinição):

• Contactos — se deixar a caixa ativa, os contactos importados do Outlook permanecem no Mokapen mas deixam de sincronizar. Se a desmarcar, o Mokapen remove da org os contactos ligados a esta integração Outlook Contacts.
• Empresas — mesma lógica para as fichas de empresa importadas via sincronização (conservar ou remover do Mokapen).

Em ambos os casos, a desligação não elimina automaticamente os contactos no Outlook Contacts: permanecem na lista Outlook salvo se os eliminar lá.

Após escolher, escreva a palavra de confirmação e confirme Desligar. Remover muitos contactos pode demorar alguns minutos.

Saiba mais: guia Contactos.