Ο οδηγός Mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Συνδέστε το βιβλίο διευθύνσεών σας Microsoft Outlook Contacts με τις επαφές του οργανισμού σας στο Mokapen. Εισαγάγετε πελάτες και δυνητικούς πελάτες ήδη στο Outlook, διατηρήστε τα δεδομένα ευθυγραμμισμένα ή εξάγετε επαφές που έχουν δημιουργηθεί στο CRM στο Outlook — σύμφωνα με τους κανόνες που επιλέγετε.

Γενική επισκόπηση: Ενσωματώσεις.

Απαιτήσεις

• Λογαριασμός Microsoft με βιβλίο διευθύνσεων επαφών.
• Άδεια εξουσιοδότησης στο Mokapen για ανάγνωση και εγγραφή επαφών στο Outlook.
• Δικαιώματα Mokapen στις επαφές στον οργανισμό (δείτε Ρόλοι και δικαιώματα).

Σύνδεση επαφών του Outlook

1. Μενού χρήστη → Integrations → Microsoft Outlook Contacts.
.
2. Κάντε κλικ στο Συγχρονισμός επαφών Microsoft Outlook.
3. Επιλέξτε τον λογαριασμό σας Microsoft (μπορεί να διαφέρει από το email σας στο Mokapen).
4. Αποδοχή αδειών για το βιβλίο διευθύνσεων επαφών.
5. Επιστροφή στο Mokapen: επαληθεύστε τον Συνδεδεμένο λογαριασμό και διαμορφώστε τις παρακάτω επιλογές.
.

Εάν δεν αποδεχτείτε, δεν θα γίνει εισαγωγή ή εξαγωγή επαφών. Η σελίδα θα παραμείνει χωρίς ενεργό συγχρονισμό.

Τι ζητά η Mokapen από τη Microsoft

Προφίλ (όνομα, email) και πλήρης πρόσβαση στο βιβλίο διευθύνσεων επαφών: διαβάστε τις υπάρχουσες επαφές, δημιουργήστε νέες, ενημερώστε τις. Απαιτείται για αμφίδρομο συγχρονισμό ή μαζική εισαγωγή.

Ρυθμίσεις για διαμόρφωση

Συγχρονισμός κατεύθυνσης

• Μόνο για Mokapen — Outlook → CRM.
• Μόνο για Outlook — CRM → Outlook.
• Both — ευθυγράμμιση και προς τις δύο κατευθύνσεις.

Αν χρησιμοποιείτε μια κοινόχρηστη σύνδεση σε συγκεκριμένες λειτουργίες, το Mokapen ενδέχεται να περιορίσει την κατεύθυνση: ακολουθήστε αυτό που βλέπετε στη σελίδα.

Λίστες επαφών

• Κύρια λίστα — από προεπιλογή «Επαφές» (μη επεξεργάσιμο: το API της Microsoft δεν εκθέτει διαφορετική κύρια λίστα).
• Άλλες λίστες — πρόσθετοι φάκελοι επαφών ή λίστες που δημιουργήθηκαν στο Outlook. επιλέξτε αυτά που θέλετε να συμπεριλάβετε στον συγχρονισμό.

Ορατότητα

Διπλότυπα και διενέξεις

• Σύγκριση email — στις Επαφές του Outlook είναι πάντα ενεργό (το πλαίσιο ελέγχου δεν μπορεί να απενεργοποιηθεί): αποφεύγεται η δημιουργία δεύτερης επαφής εάν το email υπάρχει ήδη στο Mokapen.
.
• Χειρισμός διενέξεων — όταν τα δεδομένα διαφέρουν, επιλέξτε εάν το Mokapen ή Outlook Contacts⟧134 έχει προτεραιότητα.

Χαρτογράφηση πεδίου

Σύνδεση πεδίων του Outlook (όνομα, τηλέφωνο, διεύθυνση…) με στήλες Mokapen. Το κύριο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένει στο πεδίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επικοινωνίας.

Κάθε στήλη Mokapen μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο μία φορά: μην αντιστοιχίσετε το ίδιο πεδίο Mokapen σε δύο διαφορετικές στήλες του Outlook.

Αυτόματος ή μη αυτόματος συγχρονισμός

Επιλέξτε εάν ο συγχρονισμός θα εκτελείται αυτόματα όταν αλλάζετε δεδομένα ή μόνο όταν κάνετε κλικ στο Sync (μη αυτόματος συγχρονισμός).

Κοινή χρήση συγχρονισμού

Με ένα κατάλληλο πρόγραμμα, άλλα μέλη μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη σύνδεσή σας χωρίς να συνδεθούν ξανά στη Microsoft.

Υποχρεωτική εξουσιοδότηση

Επιλέξτε «Εξουσιοδοτώ το Mokapen να δημιουργήσει ένα αντίγραφο…» — χωρίς αυτό το πλαίσιο ελέγχου, τα κουμπιά Αποθήκευση και Sync παραμένουν απενεργοποιημένα.

Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Sync.Ο συγχρονισμός μπορεί να πάρει χρόνο σε μεγάλα βιβλία διευθύνσεων.

Συμπεριφορά στο Mokapen

• Από τη λίστα επαφών μπορείτε να εκτελέσετε ξανά τον συγχρονισμό από το μενού (εάν επιτρέπεται).
• Με την εξαγωγή ενεργή, η δημιουργία ή η επεξεργασία μιας επαφής στο Mokapen ενδέχεται να ενημερώσει το Outlook.
• Όταν συγχωνεύονται διπλότυπα στο βιβλίο διευθύνσεων, το Mokapen μπορεί να ενημερώσει ή να καταργήσει την επαφή στο Outlook — δοκιμάστε πρώτα με δείγματα δεδομένων.

Κοινά ζητήματα

• Υπερβολικά πολλά διπλότυπα — ενεργοποιήστε τη σύγκριση email. χρησιμοποιήστε το εργαλείο διπλότυπα μετά την πρώτη εισαγωγή.
• Ο συγχρονισμός έχει αποκλειστεί — επαληθεύστε το πλαίσιο ελέγχου εξουσιοδότησης. αποσυνδέστε και επανασυνδέστε.
• Οι επαφές δεν είναι ορατές στην ομάδα — δικαιώματα προβολής ή ρόλου «μόνο εγώ».

Αποσύνδεση

Κάντε κλικ στο Disconnect: ανοίγει ένα παράθυρο επιβεβαίωσης με την ενότητα Keep. Εκεί αποφασίζετε τι να κάνετε με δεδομένα που έχουν ήδη εισαχθεί στο Mokapen με αυτόν τον συγχρονισμό.

Επιλογές στο Mokapen (επιλεγμένα πλαίσια = διατήρηση, προεπιλογή):

• Επαφές — εάν αφήσετε επιλεγμένο το πλαίσιο, οι επαφές που εισάγονται από το Outlook παραμένουν στο Mokapen αλλά δεν συγχρονίζονται πλέον. Εάν το επιλέξετε, το Mokapen καταργεί από τις επαφές org που είναι συνδεδεμένες με αυτήν την ενσωμάτωση Επαφών του Outlook.
.
• Εταιρείες — ίδια λογική για εταιρικά αρχεία που εισάγονται μέσω συγχρονισμού (διατήρηση ή κατάργηση από το Mokapen).

Και στις δύο περιπτώσεις, η αποσύνδεση δεν διαγράφει αυτόματα επαφές στις Επαφές του Outlook: παραμένουν στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, εκτός εάν τις διαγράψετε εκεί.

Μετά την επιλογή, πληκτρολογήστε τη λέξη επιβεβαίωσης και επιβεβαιώστε Disconnect. Η κατάργηση πολλών επαφών ενδέχεται να διαρκέσει μερικά λεπτά.

Μάθετε περισσότερα: Οδηγός επαφών.