Ο οδηγός Mokapen

Microsoft Outlook Calendar

Αυτή η ενοποίηση συνδέει τη λειτουργική μονάδα Ραντεβού του Mokapen με το Ημερολόγιο Microsoft Outlook. Οι συναντήσεις και τα ραντεβού μπορούν να ταξιδέψουν μεταξύ των δύο συστημάτων σύμφωνα με τους κανόνες που έχετε ορίσει — χωρίς μη αυτόματες εξαγωγές ή διπλή είσοδο.

Δεν συγχρονίζει εργασίες: στη σελίδα, η επιλογή εργασιών είναι απενεργοποιημένη (προσεχώς). Ισχύει μόνο για ραντεβού με ημερομηνία και ώρα.

Γενική επισκόπηση ενσωματώσεων: ενσωματώσεις.

Απαιτήσεις

• Σχέδιο Mokapen με ενσωμάτωση ημερολογίου (εικονίδιο σήματος Premium στο στοιχείο μενού συναντήσεων). Χωρίς κατάλληλο σχέδιο, το κουμπί σύνδεσης ανοίγει τη σελίδα αναβάθμισης.
• Λογαριασμός Microsoft με ενεργό ημερολόγιο Outlook.
• Άδεια εξουσιοδότησης στο Mokapen να διαχειρίζεται ημερολόγιο και συμβάντα στη Microsoft.

Σύνδεση ημερολογίου του Outlook

1. Μενού χρήστη → Integrations → Microsoft Outlook Calendar καρτέλα.
2. Κάντε κλικ στο Συγχρονισμός Ημερολογίου Microsoft Outlook (ή ισοδύναμο).
3. Στη Microsoft: επιλέξτε τον λογαριασμό (μπορεί να είναι διαφορετικός από το email που χρησιμοποιείτε για να συνδεθείτε στο Mokapen).
4. Ελέγξτε τα ζητούμενα δικαιώματα (ημερολόγιο και συμβάντα) και επιβεβαιώστε την πρόσβαση.
5. Επιστρέφετε στο Mokapen: Συνδεδεμένος λογαριασμός: εμφανίζεται με το εξουσιοδοτημένο email της Microsoft.
.

Εάν δεν αποδεχτείτε τα δικαιώματα, η σύνδεση δεν θα ολοκληρωθεί και δεν θα συγχρονιστούν συναντήσεις. Οι αυτοματισμοί που εξαρτώνται από το ημερολόγιο δεν θα μπορούν να χρησιμοποιούν συμβάντα του Outlook.

Αν δείτε "η σύνδεση έληξε", κάντε κλικ στο Αποσύνδεση και συνδεθείτε ξανά.

Τι ζητά η Mokapen από τη Microsoft

Εκτός από το όνομα προφίλ και το email, το Mokapen ζητά πρόσβαση στα ημερολόγιο και γεγονότα: διαβάστε υπάρχουσες συσκέψεις, δημιουργήστε νέες από το Mokapen, ενημερώστε τις και διαγράψτε τις όταν τροποποιείτε ή ακυρώνετε έναν σύνδεσμο. Χωρίς αυτά τα δικαιώματα, ο συγχρονισμός δεν θα ξεκινήσει.

Microsoft email διαφορετικό από το email Mokapen

Αυτό επιτρέπεται και συνηθίζεται: εργάζεστε στο Mokapen με μία σύνδεση και συγχρονίζετε το ημερολόγιο team@company.com ή έναν προσωπικό λογαριασμό Outlook. Στη σελίδα ενσωμάτωσης, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην περιοχή Συνδεδεμένος λογαριασμός είναι αυτό που έχει σημασία για τον συγχρονισμό, όχι το email σύνδεσης στο Mokapen.

Ίδια διεύθυνση (Mokapen = Microsoft): εξαγωγή/εισαγωγή διατηρεί τον διοργανωτή και τους συμμετέχοντες. άγνωστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την εισαγωγή ενδέχεται να δημιουργήσουν επαφές (μόνο email) στο βιβλίο διευθύνσεων.

Διαφορετικές διευθύνσεις:

• Στο Outlook, ο συνδεδεμένος λογαριασμός πρέπει να είναι ο διοργανωτής ή ένας συμμετέχων της εκδήλωσης. διαφορετικά το Outlook δεν θα αποδεχτεί τη λειτουργία εγγραφής.
• Κατά την εξαγωγή: εάν ο διοργανωτής Mokapen δεν υπάρχει σε αυτό το ημερολόγιο, το συμβάν δημιουργείται με τον συνδεδεμένο λογαριασμό Microsoft ως διοργανωτή.
.
• Κατά την εισαγωγή: εάν ο χρήστης του Mokapen συμμετέχει στην εκδήλωση, το ραντεβού εισέρχεται στο Mokapen. Εάν όχι, το συμβάν μπορεί να παραμείνει εισαγμένο αλλά μη ορατό σε εσάς. εκδηλώσεις χωρίς χρήσιμους συμμετέχοντες ενδέχεται να αγνοηθούν.

Συμβουλή: προσθέστε τον εαυτό σας ως συμμετέχον σε συναντήσεις που θα πρέπει να εμφανίζονται και στα δύο συστήματα ή χρησιμοποιήστε την ίδια διεύθυνση email όπου είναι δυνατόν.

Ρυθμίσεις για διαμόρφωση

Συγχρονισμός κατεύθυνσης

Τρεις λειτουργίες (βέλη στη σελίδα):

• Mokapen μόνο — Το Outlook τροφοδοτεί το CRM. Οι αλλαγές στο Mokapen δεν επιστρέφουν στο Outlook.
• Outlook only — Το Mokapen στέλνει ραντεβού στο ημερολόγιο.
• Και τα δύο — οι ενημερώσεις στο ένα σύστημα αντικατοπτρίζονται στο άλλο.

Ημερολόγια

• Κύριο ημερολόγιο — επιλέξτε ποιο ημερολόγιο του Outlook θα χρησιμοποιηθεί ως κύριο (φορτωμένο από τον συνδεδεμένο λογαριασμό).
• Άλλα ημερολόγια — επιλέξτε δευτερεύοντα ημερολόγια (Πελάτες, Ομάδα…).Τα γενέθλια και οι αργίες εξαιρούνται αυτόματα.

Άλλα στοιχεία ελέγχου

• Συγχρονισμός συναντήσεων — πρέπει να παραμείνει ενεργοποιημένος.
• Ημερομηνία έναρξης — από ποια ημέρα θα γίνει εισαγωγή προηγούμενων συμβάντων. προς τα εμπρός περίπου ένα έτος (στη σελίδα δεν υπάρχει σταθερό όριο επιστροφής 15 ημερών όπως στο Ημερολόγιο Google).
• Microsoft Teams (αν το επιτρέπει το σχέδιό σας) — προσθέτει έναν σύνδεσμο βιντεοδιάσκεψης σε εξαγόμενα ραντεβού.

Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, Sync για να εκτελέσετε τη στοίχιση.

Τι συμβαίνει κατά τον συγχρονισμό

• Νέο ραντεβού στο Mokapen → συμβάν στο Outlook (αν η εξαγωγή είναι ενεργή).
• Επεξεργασία ή διαγραφή στο Mokapen → ενημέρωση ή κατάργηση του συνδεδεμένου συμβάντος του Outlook.
• Νέο συμβάν στο Outlook → ραντεβού στο Mokapen (εάν η εισαγωγή είναι ενεργή και εντός του εύρους ημερομηνιών).
• Επεξεργασία στο Outlook → Mokapen ενημερώνει τη συνδεδεμένη συνάντηση (αυτόματες ειδοποιήσεις από τη Microsoft όταν είναι δυνατόν).

Κοινά ζητήματα

• Συμβάντα που λείπουν — ελέγξτε την ημερομηνία έναρξης, τα επιλεγμένα ημερολόγια, την κατεύθυνση συγχρονισμού, τη συμμετοχή μέσω email όταν οι λογαριασμοί διαφέρουν.
• Διπλότυπα συμβάντα — δύο συνδέσεις ή το ίδιο συμβάν που εισάγονται και αναδημιουργούνται με μη αυτόματο τρόπο. συγχώνευση και χρήση ενός ενιαίου επίσημου ημερολογίου.
• Αργός συγχρονισμός — κανονικό στην πρώτη εκτέλεση με πολλά συμβάντα.

Αποσύνδεση

Κάντε κλικ στο Disconnect, επιβεβαιώστε πληκτρολογώντας τη λέξη που ζητήσατε και προχωρήστε. Το Mokapen διακόπτει τη σύνδεση με το Ημερολόγιο του Outlook και καταργεί τις αναφορές συγχρονισμού μεταξύ συναντήσεων και συμβάντων.

Τι συμβαίνει με τα δεδομένα:

• Ραντεβού στο Mokapen — παραμένουν στο CRM ως κανονικές εγγραφές, αλλά δεν συγχρονίζονται πλέον με το Outlook (δεν υπάρχουν αυτόματες ενημερώσεις προς καμία κατεύθυνση).
.
• Συμβάντα στο Ημερολόγιο του Outlook — δεν διαγράφονται αυτόματα από το Mokapen.

Σε αντίθεση με τις επαφές ή το Drive, το παράθυρο αποσύνδεσης του Ημερολογίου δεν προσφέρει πλαίσια ελέγχου για μαζική διαγραφή συναντήσεων που έχουν ήδη εισαχθεί: στην πράξη τα διατηρείτε στο Mokapen, αποσυνδεδεμένα από συγχρονισμό. Εάν θέλετε να καθαρίσετε το CRM, διαγράψτε ή επεξεργαστείτε συναντήσεις με μη αυτόματο τρόπο μετά την αποσύνδεση.

Διαχείριση συναντήσεων στο CRM: Οδηγός ραντεβού.