Ο οδηγός Mokapen

Εισαγωγή / Εξαγωγή

Η ενότητα Εισαγωγή / Εξαγωγή σάς επιτρέπει να μεταφέρετε τα δεδομένα σας σε Mokapen από ένα αρχείο Excel ή CSV (εισαγωγή) και κατεβάζετε τα δεδομένα εξαγωγής του οργανισμού σας ως Excel). Είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να συμπληρώσετε το CRM όταν ξεκινάτε από υπάρχοντα βιβλία διευθύνσεων, τιμοκαταλόγους ή κύρια δεδομένα ή όταν χρειάζεστε αντίγραφα ασφαλείας και αναλύσεις εκτός της πλατφόρμας.

Το βρίσκετε από το μενού οργάνωσης → Εισαγωγή/Εξαγωγή. Η καθοδηγούμενη εισαγωγή βασίζεται σε βήματα (επιλέξτε τι να εισαγάγετε, ανεβάσετε το αρχείο, στήλες χάρτη, ξεκινήστε) και εκτελείται στο παρασκήνιο: μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο και να ελέγξετε το ιστορικό εισαγωγής.

Επισκόπηση

Δύο διακριτές συναρτήσεις, που χρησιμοποιούνται συχνά μαζί:

• Import — μεταφορτώστε ένα αρχείο (Excel ή CSV) και το Mokapen δημιουργεί (ή ενημερώνει) τις αντίστοιχες εγγραφές. Μπορείτε να εισαγάγετε Έργα, Εργασίες, Επαφές, Εταιρείες, Προϊόντα και Υπηρεσίες.
• Export — κατεβάστε τα δεδομένα σας ως αρχείο Excel (.xlsx). Η εξαγωγή καλύπτει περισσότερους τύπους ρεκόρ από την εισαγωγή: εκτός από τους παραπάνω, επίσης Προσφορές, Προσφορές, Παραγγελίες, Εισιτήρια, Ραντεβού και Κρατήσεις.
.

Η εισαγωγή είναι μια καθοδηγούμενη ροή σε τέσσερις οθόνες: (1) επιλέξτε τον τύπο εγγραφής, (2) μεταφορτώστε το αρχείο, (3) αντιστοιχίστε στήλες αρχείου στα πεδία CRM ενώ ορίζετε απόρρητο και διπλότυπα, (4) παρακολουθείτε την πρόοδο και τα αποτελέσματα. Δεν υπάρχει ξεχωριστή οθόνη "προεπισκόπηση και επιβεβαίωση": βλέπετε ήδη δείγματα τιμών στην οθόνη αντιστοίχισης στηλών.

Πρόσβαση και δικαιώματα

Οι δύο λειτουργίες έχουν διαφορετικά δικαιώματα:

• Εισαγωγή — επιτρέπεται για τον οργανισμό Μέλη. Μπορείτε επίσης να βρείτε συντομεύσεις εισαγωγής στο μενού Ενέργειες στις λίστες Επαφές, Εταιρείες, Εργασίες και Έργα.
.
• Exporting — δεσμεύεται για τον οργανισμό Owner. Το κουμπί εξαγωγής στις λίστες και η σελίδα εξαγωγής εμφανίζονται μόνο για αυτόν τον ρόλο.

Δύο χαρακτηριστικά εξαρτώνται από το σχέδιο :

• Προσαρμοσμένα πεδία κατά την εισαγωγή — η αντιστοίχιση στηλών αρχείων στα προσαρμοσμένα πεδία σας απαιτεί ένα σχέδιο Premium. Χωρίς αυτό, βλέπετε μόνο τυπικά πεδία κατά τη διάρκεια της αντιστοίχισης.
• Σύνθετος χειρισμός διπλότυπων — οι επιλογές Insert εάν είναι κενό και Replace απαιτούν πρόγραμμα Premium⟦8. Στο δωρεάν πρόγραμμα, μόνο το Skip παραμένει διαθέσιμο (τα διπλότυπα παραμένουν αμετάβλητα).

Η Εξαγωγή σέβεται πάντα τα άδειες και το απόρρητο: κάθε χρήστης εξάγει μόνο τις εγγραφές στις οποίες έχει πρόσβαση βάσει του ρόλου του και των κανόνων ορατότητας του οργανισμού.

• Επαφές — τουλάχιστον μία από τις Όνομα, Επώνυμο ή ένα 232⟧. Οι σειρές χωρίς κανένα από αυτά αγνοούνται.
• Εταιρείες — Όνομα εταιρείας.
• Εργασίες, Έργα, Προϊόντα, Υπηρεσίες — Τίτλος (ή όνομα).

Ορισμένα πεδία επιλύουν αυτόματα σχέσεις κατά όνομα: κατά την εισαγωγή επαφής, η στήλη που αντιστοιχίζεται σε Εταιρεία συνδέεται (ή δημιουργεί, εάν λείπει) την εταιρεία με αυτό το όνομα. στην εισαγωγή Εργασίας, η στήλη Project συνδέει ή δημιουργεί το έργο με αυτόν τον τίτλο. Η αντιστοίχιση δεν έχει διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

Προσαρμοσμένα πεδία — με ένα πρόγραμμα Premium, τα προσαρμοσμένα πεδία σας εμφανίζονται επίσης στο μενού (αριθμοί, κείμενο, ημερομηνίες, λίστες). Οι ημερομηνίες και τα νομίσματα ερμηνεύονται και κανονικοποιούνται. για τα πεδία χρήστη/ομάδα, οι τιμές επιλύονται στον σωστό χρήστη ή ομάδα.

Ειδικές μορφές πεδίων

Ορισμένα πεδία δέχονται πολλαπλές τιμές σε ένα κελί ή αναζητήστε έναν σύνδεσμο: όταν τα αντιστοιχίσετε, εμφανίζεται μια κίτρινη ειδοποίηση κάτω από τη στήλη με την αναμενόμενη μορφή. Το διαχωριστικό για πολλαπλές τιμές είναι πάντα το ερωτηματικό (;).

• Ετικέτες — ονόματα διαχωρισμένα με ";". Εάν μια ετικέτα δεν υπάρχει, δημιουργείται αυτόματα. Π.χ. Πελάτης;VIP;Follow up.
• Stakeholders — για κάθε καταχώριση χρησιμοποιήστε το email του χρήστη ή τον κωδικό ομάδας με "t" (π.χ. t123), διαχωρισμένο με "287⟧". Π.χ.john@email.com;t45.
• Owner — μια μονή τιμή: email χρήστη ή κωδικός ομάδας "t{id}".
• Προμηθευτής (Προϊόντα/Υπηρεσίες) — ο προμηθευτής όνομα εταιρείας; αν λείπει, δημιουργείται.
• Images (Προϊόντα/Υπηρεσίες) — πλήρης εικόνα URL διαχωρισμένες με ";".
• Groups (Προϊόντα/Υπηρεσίες) — ονόματα διαχωρισμένα με ";"; δημιουργούνται ομάδες που λείπουν.

Να διαβάζετε πάντα την κίτρινη ειδοποίηση: ακολουθώντας αυτήν τη μορφή είναι αυτό που κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας καθαρής εισαγωγής και μιας γεμάτη τιμές που λείπουν.

Διαχείριση διπλότυπων

Για Επαφές, Εταιρείες, Προϊόντα και Υπηρεσίες, μπορείτε να αποφασίσετε τι να κάνετε όταν μια σειρά ταιριάζει με μια υπάρχουσα εγγραφή. Η επιλογή "Διαχείριση διπλότυπων" είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Το κλειδί που χρησιμοποιεί το Mokapen για την αναγνώριση ενός διπλότυπου ποικίλλει ανάλογα με τον τύπο:

• Επαφές — ίδια email (εάν υπάρχει στη σειρά).
• Εταιρείες — ίδιο όνομα εταιρείας (χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων). Σημείωση: οι εταιρείες με το ίδιο όνομα δεν αντιγράφονται ποτέ όταν συνδέονται από επαφές, ακόμα κι αν ο χειρισμός διπλότυπων είναι απενεργοποιημένος.
• προϊόντα — ίδιο κωδικός προϊόντος.
• Υπηρεσίες — ίδιο κωδικός υπηρεσίας.

Όταν βρεθεί ένα αντίγραφο, μπορείτε να επιλέξετε τρεις συμπεριφορές:

• Skip (προεπιλογή) — αγνοήστε τις νέες τιμές και συνεχίστε χωρίς αποθήκευση ή ενημέρωση. Η σειρά υπολογίζεται ως Παράβλεψη.
• Εισαγάγετε εάν είναι κενό — ενημερώστε ένα πεδίο μόνο εάν είναι επί του παρόντος κενό (δεν αντικαθιστά τα υπάρχοντα δεδομένα). Απαιτείται Premium.
• Αντικατάσταση — ενημερώστε κάθε αντιστοιχισμένο πεδίο με τη νέα τιμή, ανεξάρτητα από την τρέχουσα τιμή. Απαιτείται Premium.

Οι εργασίες και τα έργα δεν έχουν διπλό χειρισμό: κάθε σειρά δημιουργεί πάντα μια νέα εγγραφή. Η επανεισαγωγή του ίδιου αρχείου δημιουργεί διπλότυπα: σκεφτείτε προσεκτικά πριν επαναλάβετε τη λειτουργία.

Συμβουλές για καθαρά δεδομένα

Μερικές προφυλάξεις καθιστούν την εισαγωγή αξιόπιστη και σας εξοικονομούν τον επώδυνο καθαρισμό μετά:

• Normalize emails — είναι το κλειδί κατά των διπλότυπων για τις επαφές: ένα email ανά κελί, χωρίς κενά, όλα πεζά. Διαφορετικά email = διαφορετικές επαφές.
• Μοναδικοί κωδικοί για προϊόντα/υπηρεσίες — αν θέλετε να ενημερώσετε αντί για διπλότυπο, βεβαιωθείτε ότι οι κωδικός προϊόντος και κωδικός υπηρεσίας υπάρχουν και που είναι ήδη συνεπείς στο αρχείο Mokapen.
• Συνεπείς μορφές ανά στήλη — μην αναμιγνύετε τα "03/10/2026" και "2026-03-10" στην ίδια στήλη ημερομηνίας. χρησιμοποιήστε μία μορφή. Το ίδιο και για τις ποσότητες (αποφύγετε την ανάμειξη "1.000,50" και "1000,5").
• Τηλέφωνα με διεθνές πρόθεμα — π.χ. +1…: χρήσιμο για ανταλλαγή μηνυμάτων και ενσωματώσεις και αποτρέπει το Excel από το να αντιμετωπίζει τον αριθμό ως ψηφίο και να καταναλώνει το αρχικό μηδέν. Εάν χρειάζεται, ορίστε τη στήλη ως Text.
• Παρακολουθήστε τα αρχικά μηδενικά — Ταχυδρομικοί κώδικες, κώδικες, αριθμοί ΦΠΑ: Το Excel τείνει να αφαιρεί τα μηδενικά. Μορφοποιήστε αυτές τις στήλες ως Κείμενο πριν τις συμπληρώσετε.
• Κατάργηση κρυφών διαστημάτων — κενά πριν/μετά το κείμενο (ή διπλά κενά) δημιουργούν ψευδή μη διπλότυπα. Το πάσο "Trim spaces" στο Excel βοηθάει.
• Τυποποίηση ονομάτων σχέσεων — εάν συνδέετε επαφές με εταιρείες ονομαστικά, γράψτε την επωνυμία της εταιρείας με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά (π.χ. πάντα "Acme Ltd", όχι μερικές φορές δημιουργείτε "Acme L" και μερικές φορές "Acme L" και μερικές φορές "Acme.L". εταιρείες.
• Εκτελέστε μια μικρή δοκιμή — πριν εισαγάγετε 5.000 σειρές, δοκιμάστε 10–20 αντιπροσωπευτικές σειρές: επαληθεύετε τη χαρτογράφηση, τις μορφές και τα διπλότυπα χωρίς να διακινδυνεύσετε ένα ακατάστατο CRM.
. ⟦431 ⟧

 

Ιστορικό προόδου και εισαγωγής

Κατά την εισαγωγή, η οθόνη αποτελεσμάτων εμφανίζει μετρητές σε πραγματικό χρόνο: επεξεργασμένο (αναγνωσμένες σειρές), Imported (νέες εγγραφές), Updatedupdated Παράβλεψη (ανέγγιχτα διπλότυπα) και Σφάλματα.

Η σελίδα Ιστορικό εισαγωγών παραθέτει όλες τις εισαγωγές με τα σύνολά τους.Λάβετε υπόψη δύο πράγματα: το ιστορικό δείχνει συγκεντρωτικά σύνολα, όχι μια λίστα με σειρά. και οι σειρές χωρίς πεδία ελάχιστης ταυτότητας (π.χ. μια επαφή χωρίς όνομα, επώνυμο ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) αγνοούνται σιωπηλά, επομένως ενδέχεται να μην εμφανίζονται στην ενότητα "Σφάλματα". Εάν οι αριθμοί δεν αθροίζονται, αυτή είναι συνήθως η αιτία.