Ο οδηγός Mokapen

Εισαγωγή / Εξαγωγή

Η ενότητα Εισαγωγή / Εξαγωγή σας επιτρέπει να φέρετε τα δεδομένα σας στο Mokapen από αρχείο Excel ή CSV (εισαγωγή) και να κατεβάσετε τα δεδομένα του οργανισμού σας ως αρχείο Excel (εξαγωγή). Είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να γεμίσετε το CRM όταν ξεκινάτε από υπάρχοντες καταλόγους, τιμοκαταλόγους ή βασικά δεδομένα, ή όταν χρειάζεστε αντίγραφα ασφαλείας και ανάλυση εκτός πλατφόρμας.

Τη βρίσκετε από το μενού οργανισμού → Εισαγωγή/Εξαγωγή. Η καθοδηγούμενη εισαγωγή γίνεται σε βήματα (επιλογή τι θα εισαχθεί, μεταφόρτωση αρχείου, αντιστοίχιση στηλών, έναρξη) και εκτελείται στο παρασκήνιο: μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο και να ελέγχετε το ιστορικό εισαγωγών.

Επισκόπηση

Δύο διακριτές λειτουργίες, που συχνά χρησιμοποιούνται μαζί:

• Εισαγωγή — ανεβάζετε ένα αρχείο (Excel ή CSV) και το Mokapen δημιουργεί (ή ενημερώνει) τις αντίστοιχες εγγραφές. Μπορείτε να εισάγετε Έργα, Εργασίες, Επαφές, Εταιρείες, Προϊόντα και Υπηρεσίες.
• Εξαγωγή — κατεβάζετε τα δεδομένα σας ως αρχείο Excel (.xlsx). Η εξαγωγή καλύπτει περισσότερους τύπους εγγραφών από την εισαγωγή: εκτός από τους παραπάνω, επίσης Ευκαιρίες, Προσφορές, Παραγγελίες, Εισιτήρια, Ραντεβού και Κρατήσεις.

Η εισαγωγή είναι μια καθοδηγούμενη ροή σε τέσσερις οθόνες: (1) επιλογή τύπου εγγραφής, (2) μεταφόρτωση αρχείου, (3) αντιστοίχιση στηλών αρχείου με πεδία CRM ενώ ορίζετε απόρρητο και διπλότυπα, (4) παρακολούθηση προόδου και αποτελεσμάτων. Δεν υπάρχει ξεχωριστή οθόνη «προεπισκόπηση και επιβεβαίωση»: δείτε ήδη δείγματα τιμών στην οθόνη αντιστοίχισης στηλών.

Πρόσβαση και δικαιώματα

Οι δύο λειτουργίες έχουν διαφορετικά δικαιώματα:

• Εισαγωγή — επιτρέπεται σε Μέλη του οργανισμού. Βρίσκετε επίσης συντομεύσεις εισαγωγής στο μενού Ενέργειες στις λίστες Επαφών, Εταιρειών, Εργασιών και Έργων.
• Εξαγωγή — προορίζεται για τον Κάτοχο του οργανισμού. Το κουμπί εξαγωγής στις λίστες και η σελίδα εξαγωγής εμφανίζονται μόνο για αυτόν τον ρόλο.

Δύο δυνατότητες εξαρτώνται από το πρόγραμμα:

• Προσαρμοσμένα πεδία στην εισαγωγή — η αντιστοίχιση στηλών αρχείου σε προσαρμοσμένα πεδία απαιτεί πρόγραμμα Premium. Χωρίς αυτό, βλέπετε μόνο τα τυπικά πεδία κατά την αντιστοίχιση.
• Προχωρημένος χειρισμός διπλότυπων — οι επιλογές Εισαγωγή αν είναι κενό και Αντικατάσταση απαιτούν πρόγραμμα Premium. Στο πρόγραμμα Free παραμένει διαθέσιμο μόνο το Παράλειψη (τα διπλότυπα μένουν αμετάβλητα).

Η εξαγωγή σέβεται πάντα τα δικαιώματα και το απόρρητο: κάθε χρήστης εξάγει μόνο τις εγγραφές στις οποίες έχει πρόσβαση βάσει ρόλου και κανόνων ορατότητας του οργανισμού.

Πώς να εισάγετε (η καθοδηγούμενη ροή)

Η εισαγωγή γίνεται σε τέσσερα βήματα:

1. Επιλέξτε τι θα εισαγάγετε — στη σελίδα Εισαγωγής επιλέξτε τον τύπο εγγραφής: Έργα, Εργασίες, Επαφές, Εταιρείες, Προϊόντα ή Υπηρεσίες. Από εδώ μπορείτε επίσης να ανοίξετε το Ιστορικό εισαγωγών.
2. Μεταφορτώστε το αρχείο — σύρετε (ή επιλέξτε) αρχείο .xlsx, .xls ή .csv, έως 4 MB μέγιστο. Το Mokapen διαβάζει τις στήλες και προχωρά στην αντιστοίχιση.
3. Αντιστοιχίστε τις στήλες — για κάθε στήλη αρχείου επιλέξτε το αντίστοιχο πεδίο CRM (ή αγνοήστε την). Στην ίδια οθόνη ορίζετε το απόρρητο για τα εισαγόμενα δεδομένα και, όπου είναι διαθέσιμο, τον χειρισμό διπλότυπων. Το κουμπί εισαγωγής ξεκλειδώνει μόνο αφού αντιστοιχιστούν τα υποχρεωτικά πεδία.
4. Ξεκινήστε και περιμένετε τα αποτελέσματα — η εισαγωγή εκτελείται στο παρασκήνιο: η οθόνη αποτελεσμάτων ανανεώνεται κάθε λίγα δευτερόλεπτα και δείχνει μετρητές για Επεξεργασμένα, Εισαγόμενα, Ενημερωμένα, Παραλειφθέντα, Σφάλματα.

Επειδή η εργασία τρέχει σε ουρά, μεγάλα αρχεία μπορεί να χρειαστούν λίγα λεπτά: κρατήστε τη σελίδα ανοιχτή ή ελέγξτε ξανά αργότερα το Ιστορικό εισαγωγών.

Προετοιμάστε το αρχείο (Excel και CSV)

Η ποιότητα της εισαγωγής εξαρτάται σχεδόν εξ ολοκλήρου από την ποιότητα του αρχείου. Το Excel είναι βολικό αλλά ύπουλο: ημερομηνίες που γίνονται αριθμοί, μηδενικά στην αρχή που εξαφανίζονται, συγχωνευμένα κελιά, τύποι που μεταφέρουν σφάλματα. Πριν τη μεταφόρτωση, προετοιμάστε το αρχείο ως εξής:

• Πρώτη γραμμή = κεφαλίδες — η πρώτη γραμμή πρέπει να περιέχει ονόματα στηλών (π.χ. Όνομα, Επώνυμο, Email, Τηλέφωνο). Αυτά θα δείτε στο βήμα αντιστοίχισης.
• Μία στήλη = μία τιμή — μην βάλετε «Γιάννης Παπαδόπουλος» σε μία στήλη αν θέλετε χωριστά Όνομα και Επώνυμο· κρατήστε τηλέφωνο, email και διεύθυνση σε διακριτές στήλες.
• Χωρίς συγχωνευμένα κελιά — τα συγχωνευμένα κελιά χαλούν την ανάγνωση του πλέγματος. Χρησιμοποιείτε πάντα μεμονωμένα κελιά.
• Χωρίς τύπους — οι τύποι επιβραδύνουν και μπορεί να προκαλέσουν σφάλματα. Αν έχετε υπολογισμένες στήλες, αντιγράψτε και επικολλήστε ως τιμές πριν την αποθήκευση.
• Καθαρίστε τα κενά κελιά — γραμμές και στήλες που φαίνονται κενές αλλά περιέχουν κενά ή υπολείμματα μορφοποίησης μπερδεύουν την ανάγνωση. Διαγράψτε πραγματικά τις γραμμές/στήλες που δεν χρειάζεστε.
• Κωδικοποίηση UTF-8 — για να διατηρηθούν τόνοι και ειδικοί χαρακτήρες (ά, έ, ç, ü…), αποθηκεύστε ως UTF-8. Στο Excel: «Αποθήκευση ως» → CSV UTF-8, ή μείνετε σε .xlsx που χειρίζεται καλά τους χαρακτήρες.
• Μεγάλα αρχεία → χωρίστε τα — το όριο είναι 4 MB. Με πολλά δεδομένα, χωρίστε σε πολλά αρχεία και εισάγετε σε παρτίδες: είναι επίσης πιο εύκολο να εντοπίσετε σφάλματα.
• Αποφύγετε μη τυπικούς διακοσμητικούς χαρακτήρες — διακοσμητικά σύμβολα, ασυνήθιστες γραμματοσειρές ή εξωτική μορφοποίηση μπορεί να μην διαβαστούν ή να μετατραπούν.

Στο CSV, μια επιπλέον σημείωση: είναι απλό κείμενο με διαχωρισμένες τιμές. Το Mokapen διαβάζει UTF-8 και εντοπίζει αυτόματα τον διαχωριστή· αν ανοίξετε και ξανααποθηκεύσετε ένα CSV με Excel σε ορισμένες τοπικές ρυθμίσεις, ο διαχωριστής συχνά γίνεται ερωτηματικό — συνήθως είναι εντάξει, αλλά αν μετά τη μεταφόρτωση όλα εμφανίζονται σε μία στήλη, αυτή είναι σχεδόν πάντα η αιτία: ξανααποθηκεύστε ρητά ως «CSV UTF-8» ή χρησιμοποιήστε απευθείας αρχείο .xlsx.

Αντιστοίχιση στηλών

Αυτό είναι η καρδιά της εισαγωγής. Για κάθε στήλη αρχείου, το Mokapen δείχνει το όνομα κεφαλίδας και έως έξι δείγματα τιμών από τις πρώτες γραμμές, ώστε να καταλάβετε γρήγορα τι περιέχει. Δίπλα, επιλέξτε το αντίστοιχο πεδίο CRM από το μενού «Ανήκει σε»:

• Αντιστοιχίστε τη στήλη σε ένα πεδίο (π.χ. στήλη «Mail» → πεδίο Email).
• Παράλειψη στήλης — αφήστε την αντιστοίχιση κενή για στήλες που δεν χρειάζεστε: δεν θα εισαχθούν.
• Κάθε πεδίο CRM μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο μία φορά: μόλις αντιστοιχιστεί, εξαφανίζεται από τις επιλογές των άλλων στηλών.

Πρέπει να αντιστοιχίσετε τουλάχιστον τα υποχρεωτικά πεδία, διαφορετικά το κουμπί εισαγωγής παραμένει απενεργοποιημένο:

• Επαφές — τουλάχιστον ένα από Όνομα, Επώνυμο ή ένα email. Οι γραμμές χωρίς τίποτα από αυτά αγνοούνται.
• Εταιρείες — Όνομα εταιρείας.
• Εργασίες, Έργα, Προϊόντα, Υπηρεσίες — Τίτλος (ή όνομα).

Ορισμένα πεδία επιλύουν αυτόματα σχέσεις κατά όνομα: στην εισαγωγή Επαφών, η στήλη που αντιστοιχεί σε Εταιρεία συνδέει (ή δημιουργεί, αν λείπει) την εταιρεία με αυτό το όνομα· στην εισαγωγή Εργασιών, η στήλη Έργο συνδέει ή δημιουργεί το έργο με αυτόν τον τίτλο. Η αντιστοίχιση δεν είναι ευαίσθητη σε πεζά/κεφαλαία.

Προσαρμοσμένα πεδία — με πρόγραμμα Premium, τα προσαρμοσμένα πεδία σας εμφανίζονται επίσης στο μενού (αριθμοί, κείμενο, ημερομηνίες, λίστες). Οι ημερομηνίες και τα νομίσματα ερμηνεύονται και κανονικοποιούνται· για πεδία χρήστη/ομάδας, οι τιμές επιλύονται στον σωστό χρήστη ή ομάδα.

Ειδικές μορφές πεδίων

Ορισμένα πεδία δέχονται πολλές τιμές σε ένα κελί ή αναζητούν σύνδεση: όταν τα αντιστοιχίζετε, εμφανίζεται μια κίτρινη ειδοποίηση κάτω από τη στήλη με την αναμενόμενη μορφή. Ο διαχωριστής για πολλαπλές τιμές είναι πάντα η άνω τελεία με ερωτηματικό (;).

• Ετικέτες — ονόματα χωρισμένα με «;». Αν μια ετικέτα δεν υπάρχει, δημιουργείται αυτόματα. Π.χ. Πελάτης;VIP;Παρακολούθηση.
• Ενδιαφερόμενοι — για κάθε καταχώριση χρησιμοποιήστε το email του χρήστη ή τον κωδικό ομάδας με «t» (π.χ. t123), χωρισμένα με «;». Π.χ. john@email.com;t45.
• Κάτοχος — μία τιμή: email χρήστη ή κωδικός ομάδας «t{id}».
• Προμηθευτής (Προϊόντα/Υπηρεσίες) — το όνομα εταιρείας του προμηθευτή· αν λείπει, δημιουργείται.
• Εικόνες (Προϊόντα/Υπηρεσίες) — πλήρη URL εικόνων χωρισμένα με «;».
• Ομάδες (Προϊόντα/Υπηρεσίες) — ονόματα χωρισμένα με «;»· οι ομάδες που λείπουν δημιουργούνται.

Διαβάστε πάντα την κίτρινη ειδοποίηση: η τήρηση αυτής της μορφής κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε καθαρή εισαγωγή και σε μία γεμάτη κενές τιμές.

Διαχείριση διπλότυπων

Για Επαφές, Εταιρείες, Προϊόντα και Υπηρεσίες μπορείτε να αποφασίσετε τι θα γίνει όταν μια γραμμή ταιριάζει με υπάρχουσα εγγραφή. Η επιλογή «Διαχείριση διπλότυπων» είναι ενεργή από προεπιλογή. Το κλειδί που χρησιμοποιεί το Mokapen για να αναγνωρίσει διπλότυπο διαφέρει ανά τύπο:

• Επαφές — ίδιο email (αν υπάρχει στη γραμμή).
• Εταιρείες — ίδιο όνομα εταιρείας (χωρίς διάκριση πεζών/κεφαλαίων). Σημείωση: εταιρείες με το ίδιο όνομα δεν διπλοδημιουργούνται ποτέ όταν συνδέονται από επαφές, ακόμη κι αν ο χειρισμός διπλότυπων είναι απενεργοποιημένος.
• Προϊόντα — ίδιος κωδικός προϊόντος.
• Υπηρεσίες — ίδιος κωδικός υπηρεσίας.

Όταν εντοπιστεί διπλότυπο, μπορείτε να επιλέξετε τρεις συμπεριφορές:

• Παράλειψη (προεπιλογή) — αγνοεί τις νέες τιμές και συνεχίζει χωρίς αποθήκευση ή ενημέρωση. Η γραμμή μετράται ως Παραλειφθέντα.
• Εισαγωγή αν είναι κενό — ενημερώνει ένα πεδίο μόνο αν είναι αυτή τη στιγμή κενό (δεν αντικαθιστά υπάρχοντα δεδομένα). Απαιτεί Premium.
• Αντικατάσταση — ενημερώνει κάθε αντιστοιχισμένο πεδίο με τη νέα τιμή, ανεξάρτητα από την τρέχουσα. Απαιτεί Premium.

Οι Εργασίες και τα Έργα δεν έχουν χειρισμό διπλότυπων: κάθε γραμμή δημιουργεί πάντα νέα εγγραφή. Η επανεισαγωγή του ίδιου αρχείου δημιουργεί διπλότυπα: σκεφτείτε προσεκτικά πριν επαναλάβετε την ενέργεια.

Συμβουλές για καθαρά δεδομένα

Μερικές προφυλάξεις κάνουν την εισαγωγή αξιόπιστη και σας γλιτώνουν επώδυνο καθάρισμα μετά:

• Κανονικοποιήστε τα email — είναι το κλειδί αντι-διπλότυπου για επαφές: ένα email ανά κελί, χωρίς κενά, όλα πεζά. Διαφορετικά email = διαφορετικές επαφές.
• Μοναδικοί κωδικοί για προϊόντα/υπηρεσίες — αν θέλετε ενημέρωση αντί για διπλότυπα, βεβαιωθείτε ότι ο κωδικός προϊόντος και ο κωδικός υπηρεσίας υπάρχουν και είναι συνεπείς ανάμεσα στο αρχείο και σε ό,τι υπάρχει ήδη στο Mokapen.
• Συνεπείς μορφές ανά στήλη — μην αναμειγνύετε «03/10/2026» και «2026-03-10» στην ίδια στήλη ημερομηνίας· χρησιμοποιήστε μία μορφή. Το ίδιο για ποσά (αποφύγετε ανάμειξη «1.000,50» και «1000.5»).
• Τηλέφωνα με διεθνές πρόθεμα — π.χ. +30…: χρήσιμο για μηνύματα και ενσωματώσεις, και εμποδίζει το Excel να αντιμετωπίσει τον αριθμό ως ψηφίο και να «φάει» το αρχικό μηδέν. Αν χρειάζεται, ορίστε τη στήλη ως Κείμενο.
• Προσοχή στα αρχικά μηδενικά — Τ.Κ., κωδικοί, ΑΦΜ: το Excel τείνει να αφαιρεί τα αρχικά μηδενικά. Μορφοποιήστε αυτές τις στήλες ως Κείμενο πριν τις συμπληρώσετε.
• Αφαιρέστε κρυφά κενά — κενά πριν/μετά το κείμενο (ή διπλά κενά) δημιουργούν ψευδή μη-διπλότυπα. Ένα πέρασμα «Trim spaces» στο Excel βοηθά.
• Τυποποιήστε τα ονόματα σχέσεων — αν συνδέετε επαφές με εταιρείες κατά όνομα, γράψτε το όνομα εταιρείας με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά (π.χ. πάντα «Acme Ltd», όχι άλλοτε «ACME» και άλλοτε «Acme L.L.C.»), αλλιώς δημιουργείτε διαφορετικές εταιρείες.
• Κάντε μικρό δοκιμαστικό — πριν εισάγετε 5.000 γραμμές, δοκιμάστε 10–20 αντιπροσωπευτικές γραμμές: ελέγχετε αντιστοίχιση, μορφές και διπλότυπα χωρίς να κινδυνεύετε με ακατάστατο CRM.

Πρόοδος και Ιστορικό εισαγωγών

Κατά την εισαγωγή, η οθόνη αποτελεσμάτων δείχνει μετρητές σε πραγματικό χρόνο: Επεξεργασμένα (γραμμές που διαβάστηκαν), Εισαγόμενα (νέες εγγραφές), Ενημερωμένα (ενημερωμένα διπλότυπα), Παραλειφθέντα (αμετάβλητα διπλότυπα) και Σφάλματα.

Η σελίδα Ιστορικό εισαγωγών παραθέτει όλες τις εισαγωγές με τα σύνολά τους. Κρατήστε δύο πράγματα υπόψη: το ιστορικό δείχνει συγκεντρωτικά σύνολα, όχι λίστα γραμμή προς γραμμή· και οι γραμμές χωρίς ελάχιστα πεδία ταυτότητας (π.χ. επαφή χωρίς όνομα, επώνυμο ή email) αγνοούνται σιωπηλά, οπότε μπορεί να μην εμφανίζονται στα «Σφάλματα». Αν οι αριθμοί δεν συμφωνούν, συνήθως αυτή είναι η αιτία.

Εξαγωγή

Η εξαγωγή παράγει πάντα αρχείο Excel (.xlsx) και, όπως σημειώθηκε, προορίζεται για τον Κάτοχο. Μπορείτε να την ξεκινήσετε από δύο σημεία:

• Από τη σελίδα Εξαγωγής (μενού Εισαγωγή/Εξαγωγή) — κατεβάστε όλες τις εγγραφές ενός τύπου με ένα κλικ.
• Από τις λίστες (προβολές Λίστα, Kanban, κάρτες) — από Ενέργειες → Εξαγωγή. Στην προβολή Λίστας, αν επιλέξετε ορισμένες γραμμές, εξάγετε μόνο αυτές· αν δεν επιλέξετε τίποτα (ή είστε σε Kanban/κάρτες), εξάγετε όλες τις προσβάσιμες εγγραφές.

Μερικές χρήσιμες λεπτομέρειες:

• Η εξαγωγή περιλαμβάνει προσαρμοσμένα πεδία και εμφανίζει ετικέτες και ενδιαφερόμενους σε αναγνώσιμη μορφή (ονόματα/email χωρισμένα με κόμμα).
• Οι Προσφορές και οι Παραγγελίες εξάγονται σε δύο φύλλα: ένα με κεφαλίδες εγγράφων και ένα με γραμμές ειδών.
• Η εξαγωγή επαφών προσθέτει το συνδεδεμένο όνομα εταιρείας και στοιχεία λίστας ελέγχου.
• Σέβεται πάντα δικαιώματα και απόρρητο: εξάγετε μόνο ό,τι θα μπορούσατε να δείτε στην οθόνη.

Ένα εξαγόμενο αρχείο είναι επίσης εξαιρετικό πρότυπο: εξάγετε λίγες εγγραφές ενός τύπου, δείτε τις κεφαλίδες και τις μορφές που χρησιμοποιούνται, και επαναχρησιμοποιήστε αυτή τη δομή για να χτίσετε το αρχείο εισαγωγής σας.

Περιπτώσεις χρήσης

• Αρχική έναρξη λειτουργίας — εισαγωγή επαφών και εταιρειών από το παλιό σύστημα, μετά τιμοκατάλογος Προϊόντων/Υπηρεσιών, και το CRM είναι αμέσως λειτουργικό.
• Ενημέρωση τιμοκαταλόγου — εισαγωγή Προϊόντων με «Αντικατάσταση» χρησιμοποιώντας τον κωδικό προϊόντος ως κλειδί: τιμές και περιγραφές ενημερώνονται χωρίς δημιουργία διπλότυπων.
• Εμπλουτισμός επαφών — έχετε ήδη επαφές και προσθέτετε τηλέφωνα/πεδία που λείπουν με «Εισαγωγή αν είναι κενό»: συμπληρώνετε εγγραφές χωρίς να αντικαθιστάτε καλά δεδομένα.
• Περιοδικό αντίγραφο ασφαλείας — ο Κάτοχος εξάγει επαφές, ευκαιρίες και παραγγελίες σε Excel για αρχείο ή εξωτερική ανάλυση.
• Προσαρμοσμένη αναφορά — εξαγωγή φιλτραρισμένων δεδομένων από μια λίστα και επεξεργασία στο Excel με πίνακες δυναμικής ανάλυσης για αναλύσεις που δεν είναι άμεσα διαθέσιμες στην πλατφόρμα.

Συχνά προβλήματα

• Το κουμπί εισαγωγής παραμένει απενεργοποιημένο — δεν έχετε αντιστοιχίσει τα υποχρεωτικά πεδία (όνομα/επώνυμο/email για επαφές, τίτλος για άλλα). Ολοκληρώστε την αντιστοίχιση.
• Μετά τη μεταφόρτωση όλα είναι σε μία στήλη — CSV με μη αναγνωρισμένο διαχωριστή ή λάθος κωδικοποίηση. Ξανααποθηκεύστε ως «CSV UTF-8» ή χρησιμοποιήστε .xlsx.
• Λείπουν τόνοι ή εμφανίζονται περίεργοι χαρακτήρες — πρόβλημα κωδικοποίησης: αποθηκεύστε ως UTF-8.
• Λιγότερες γραμμές εισήχθησαν από τις αναμενόμενες — γραμμές χωρίς ελάχιστα πεδία ταυτότητας αγνοούνται· ελέγξτε ότι κάθε γραμμή έχει τουλάχιστον το υποχρεωτικό πεδίο.
• Δημιούργησα διπλότυπα — πιθανόν η «Διαχείριση διπλότυπων» ήταν σε Παράλειψη όταν θέλατε ενημέρωση, ή το κλειδί (email/κωδικός/όνομα) δεν ταίριαζε. Ελέγξτε τα κλειδιά και την επιλογή που διαλέξατε.
• Ετικέτες/προμηθευτές/ομάδες δεν συνδέθηκαν — δεν ακολουθήσατε την ειδική μορφή πεδίου (διαχωριστής «;», email για χρήστες, «t{id}» για ομάδες). Ξαναδιαβάστε την κίτρινη ειδοποίηση κάτω από τη στήλη.
• Το αρχείο είναι πολύ μεγάλο — ξεπερνά τα 4 MB: χωρίστε σε πολλά αρχεία και εισάγετε σε παρτίδες.
• Δεν βλέπω προσαρμοσμένα πεδία στην αντιστοίχιση — απαιτούν πρόγραμμα Premium.

Συχνές ερωτήσεις

Ε: Τι αρχεία μπορώ να εισάγω;

Α: Αρχεία Excel (.xlsx, .xls) και CSV, έως 4 MB. Η πρώτη γραμμή πρέπει να περιέχει κεφαλίδες στηλών.

Ε: Τι μπορώ να εισάγω και να εξάγω;

Α: Εισαγωγή: Έργα, Εργασίες, Επαφές, Εταιρείες, Προϊόντα και Υπηρεσίες. Η Εξαγωγή περιλαμβάνει επίσης Ευκαιρίες, Προσφορές, Παραγγελίες, Εισιτήρια, Ραντεβού και Κρατήσεις. Οι ευκαιρίες, προσφορές, παραγγελίες και εισιτήρια μπορούν λοιπόν να εξαχθούν αλλά όχι να εισαχθούν.

Ε: Ποιος μπορεί να εισάγει και να εξάγει;

Α: Η εισαγωγή είναι ανοιχτή σε μέλη του οργανισμού· η εξαγωγή προορίζεται για τον Κάτοχο.

Ε: Πώς αποφεύγω τη δημιουργία διπλότυπων;

Α: Κρατήστε ενεργό τον χειρισμό διπλότυπων και βεβαιωθείτε ότι το κλειδί είναι συμπληρωμένο και συνεπές: email για επαφές, όνομα για εταιρείες, κωδικός για προϊόντα και υπηρεσίες. Θυμηθείτε ότι Εργασίες και Έργα δεν έχουν έλεγχο διπλότυπων: κάθε γραμμή δημιουργεί πάντα νέα εγγραφή.

Ε: Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε «Παράλειψη», «Εισαγωγή αν είναι κενό» και «Αντικατάσταση»;

Α: Η Παράλειψη αφήνει το διπλότυπο ανέπαφο· η Εισαγωγή αν είναι κενό συμπληρώνει μόνο τα τρέχοντα κενά πεδία· η Αντικατάσταση ενημερώνει όλα τα αντιστοιχισμένα πεδία. Οι δύο τελευταίες απαιτούν πρόγραμμα Premium.

Ε: Πώς βάζω πολλές τιμές σε ένα κελί (ετικέτες, ενδιαφερόμενοι…);

Α: Χωρίστε τις τιμές με ερωτηματικό (;). Για ενδιαφερόμενους χρησιμοποιήστε το email του χρήστη ή τον κωδικό ομάδας «t{id}»· οι ετικέτες, ομάδες και προμηθευτές που λείπουν δημιουργούνται αυτόματα.

Ε: Γιατί εισήχθησαν λιγότερες γραμμές από όσες έχει το αρχείο;

Α: Οι γραμμές χωρίς ελάχιστα πεδία ταυτότητας (για επαφές: όνομα, επώνυμο ή email· για εταιρείες: όνομα) αγνοούνται χωρίς να εμφανίζονται στα «Σφάλματα». Ελέγξτε ότι κάθε γραμμή έχει τουλάχιστον το υποχρεωτικό πεδίο.

Ε: Το Excel χαλάει ημερομηνίες, αρχικά μηδενικά και μεγάλους αριθμούς. Τι να κάνω;

Α: Μορφοποιήστε τις κρίσιμες στήλες ως Κείμενο (Τ.Κ., κωδικοί, ΑΦΜ, τηλέφωνα), χρησιμοποιήστε μία μορφή ημερομηνίας ανά στήλη και αν έχετε υπολογισμένες στήλες, επικολλήστε ως τιμές πριν την αποθήκευση. Αποθηκεύστε ως UTF-8 για να διατηρηθούν οι τόνοι.

Ε: Μπορώ να εισάγω τα προσαρμοσμένα πεδία μου;

Α: Ναι, με πρόγραμμα Premium: τα προσαρμοσμένα πεδία εμφανίζονται επίσης στο βήμα αντιστοίχισης και οι τιμές μετατρέπονται σύμφωνα με τον τύπο τους (ημερομηνίες, νομίσματα, λίστες, χρήστες/ομάδες).

Ε: Τι μορφή παίρνω κατά την εξαγωγή;

Α: Πάντα Excel (.xlsx). Οι Προσφορές και οι Παραγγελίες έρχονται σε δύο φύλλα (κεφαλίδες + γραμμές ειδών). Ένα εξαγόμενο αρχείο είναι επίσης εξαιρετικό πρότυπο για να προετοιμάσετε μελλοντική εισαγωγή.

Ε: Η εισαγωγή είναι άμεση;

Α: Εκτελείται στο παρασκήνιο: για λίγες εγγραφές χρειάζονται δευτερόλεπτα· για μεγάλα αρχεία μπορεί να πάρει λίγα λεπτά. Ακολουθήστε τους μετρητές στην οθόνη αποτελεσμάτων ή ελέγξτε ξανά το Ιστορικό εισαγωγών.