Mokapen Rehberi

İthalat / İhracat

The İthalat / İhracat bölüm verilerinizi getirmenizi sağlar içine Bir Excel veya CSV dosyasından Mokapen (içe aktarma) ve indirmek kuruluşunuzun verilerini Excel dosyası olarak (dışa aktarın). Mevcut adres defterlerinden, fiyat listelerinden veya ana verilerden başladığınızda veya platform dışında yedekleme ve analize ihtiyaç duyduğunuzda CRM'yi doldurmanın en hızlı yoludur.

Organizasyon menüsünden bulabilirsiniz → İçe/Dışa Aktarma. Kılavuzlu içe aktarma adım tabanlıdır (neyi içe aktaracağınızı seçin, dosyayı yükleyin, sütunları eşleyin, başlayın) ve arka plan: ilerlemeyi takip edebilir ve ithalat geçmişini inceleyebilirsiniz.

Genel Bakış

Genellikle birlikte kullanılan iki farklı işlev:

• İçe aktarmak — bir dosya (Excel veya CSV) yükleyin ve Mokapen ilgili kayıtları oluşturur (veya günceller). İçe aktarabilirsiniz Projeler, Görevler, Kişiler, Şirketler, Ürünler ve Hizmetler.
• İhracat — verilerinizi bir dosya olarak indirin Excel (.xlsx) dosya. Dışa aktarma, içe aktarmadan daha fazla kayıt türünü kapsar: yukarıdakilere ek olarak ayrıca Fırsatlar, Fiyat Teklifleri, Siparişler, Biletler, Randevular ve Rezervasyonlar.

İthalat bir yönlendirilmiş akış dört ekranda: (1) kayıt türünü seçin, (2) dosyayı yükleyin, (3) gizliliği ve kopyaları ayarlarken dosya sütunlarını CRM alanlarına eşleyin, (4) ilerlemeyi ve sonuçları izleyin. Ayrı bir "önizleme ve onaylama" ekranı yoktur: örnek değerleri zaten sütun eşleme ekranında görüyorsunuz.

Erişim ve izinler

İki işlevin farklı izinleri vardır:

• İthalat - organizasyona izin verildi Üyeler. Ayrıca içe aktarma kısayollarını da şurada bulabilirsiniz: Eylemler Kişiler, Şirketler, Görevler ve Projeler listelerindeki menü.
• Dışa aktarma - organizasyon için ayrılmıştır Mal sahibi. Listelerdeki dışa aktarma düğmesi ve dışa aktarma sayfası yalnızca bu rol için görünür.

İki özellik şunlara bağlıdır: planı:

• İçe aktarma sırasında özel alanlar — dosya sütunlarını özel alanlarınızla eşlemek için bir prim planla. Bu olmadan, eşleme sırasında yalnızca standart alanları görürsünüz.
• Gelişmiş yinelenen işleme - Boşsa ekle Ve Yer değiştirmek seçenekler gerektirir prim planla. Ücretsiz planda yalnızca Atlamak mevcut kalır (kopyalar değişmeden kalır).

İhracat her zaman saygı duyar izinler ve gizlilik: Her kullanıcı, rolüne ve kuruluşun görünürlük kurallarına göre yalnızca erişebildiği kayıtları dışa aktarır.

Nasıl içe aktarılır (yönlendirmeli akış)

İçe aktarma dört adımdan oluşur:

1. Neyin içe aktarılacağını seçin — İçe Aktarma sayfasında kayıt türünü seçin: Projeler, Görevler, Kişiler, Şirketler, Ürünler veya Hizmetler. Buradan da açabilirsiniz İçe Aktarma Geçmişi.
2. Dosyayı yükle — sürükleyin (veya seçin) .xlsx, .xls, veya .csv dosya, kadar 4MB maksimum. Mokapen sütunları okur ve haritalamaya geçer.
3. Harita sütunları — her dosya sütunu için eşleşen CRM alanını seçin (veya göz ardı edin). Ayarladığınız aynı ekranda mahremiyet içe aktarılan veriler için ve mümkün olduğunda yinelenen işlem. İçe aktarma düğmesinin kilidi yalnızca gerekli alanlar eşlendikten sonra açılır.
4. Başlatın ve sonuçları bekleyin — içe aktarma işlemleri arka plan: sonuç ekranı birkaç saniyede bir yenilenir ve aşağıdakilere ilişkin sayaçları gösterir: İşlendi, İçe Aktarıldı, Güncellendi, Atlandı, Hatalar.

İş kuyrukta yürütüldüğü için büyük dosyalar birkaç dakika sürebilir: sayfayı açık tutun veya İçe Aktarma Geçmişini daha sonra tekrar kontrol edin.

Dosyayı hazırlayın (Excel ve CSV)

İthalat kalitesi neredeyse tamamen dosya kalitesi. Excel kullanışlı ama zordur: tarihler sayılara dönüşür, baştaki sıfırlar kaybolur, birleştirilmiş hücreler, hata taşıyan formüller. Yüklemeden önce dosyayı şu şekilde hazırlayın:

• İlk satır = başlıklar — ilk satır şunları içermelidir sütun adları (örneğin Ad, Soyadı, E-posta, Telefon). Bunlar haritalama adımında göreceklerinizdir.
• Bir sütun = bir değer — Adını ve Soyadını ayrı tutmak istiyorsanız "John Smith"i tek bir sütuna koymayın; telefon, e-posta ve adresi ayrı sütunlarda tutun.
• Birleştirilmiş hücre yok — birleştirilmiş hücreler ızgara okumasını bozar. Her zaman tek hücreleri kullanın.
• Formül yok — formüller işleri yavaşlatır ve hatalara neden olabilir. Sütunları hesapladıysanız kopyalayın ve değer olarak yapıştır kaydetmeden önce.
• Boş hücreleri temizle — boş görünen ancak boşluk veya artık biçimlendirme içeren satırlar ve sütunlar okumayı karıştırır. Aslında ihtiyacınız olmayan satırları/sütunları silin.
• UTF-8 kodlaması — aksanları ve özel karakterleri (à, è, ç, ü…) korumak için UTF-8 olarak kaydedin. Excel'de: "Farklı Kaydet" → CSV UTF-8veya karakterleri iyi işleyen .xlsx'te kalın.
• Büyük dosyalar → bunları bölün — sınır 4 MB'tır. Çok sayıda veriyle birden fazla dosyaya bölün ve toplu olarak içe aktarın: hataları tespit etmek de daha kolaydır.
• Standart olmayan biçimlendirilmiş karakterlerden kaçının — dekoratif semboller, olağandışı yazı tipleri veya egzotik biçimlendirmeler okunamayabilir veya dönüştürülemez.

Açık CSV, ekstra bir not: ayrılmış değerlere sahip düz metindir. Mokapen UTF-8'i okur ve ayırıcıyı otomatik olarak algılar; CSV'yi bazı yerel ayarlarda Excel ile açıp yeniden kaydederseniz, ayırıcı genellikle bir noktalı virgül — genellikle sorun olmaz, ancak yükleme sonrasında her şey bir sütunda görünüyorsa, neredeyse her zaman bunun nedeni budur: açıkça "CSV UTF-8" olarak yeniden kaydedin veya doğrudan bir .xlsx dosyası kullanın.

Harita sütunları

Bu ithalatın kalbidir. Her dosya sütunu için Mokapen şunları gösterir: başlık adı ve kadar altı örnek değer İlk satırlardan itibaren ne içerdiğini hızla anlarsınız. Yanındaki eşleşen CRM alanını seçin. "Aittir" menü:

• Harita sütunu bir alana ekleyin (örneğin, "Posta" sütunu → E-posta alan).
• Sütunu atla — ihtiyacınız olmayan sütunlar için eşlemeyi boş bırakın: bunlar içe aktarılmayacaktır.
• Her CRM alanı kullanılabilir sadece bir kez: eşlendikten sonra diğer sütunların seçimlerinden kaybolur.

Haritalamanız gerekir en azından gerekli alanlaraksi takdirde içe aktarma düğmesi devre dışı kalır:

• Kişiler — en az biri İlk adı, Soy isimveya bir e-posta. Bunlardan herhangi birinin bulunmadığı satırlar dikkate alınmaz.
• Şirketler — Firma Adı.
• Görevler, Projeler, Ürünler, Hizmetler — Başlık (veya adı).

Bazı alanlar otomatik olarak çözümlenir isme göre ilişkiler: Kişi içe aktarma sırasında, eşlenen sütun Şirket bu adı taşıyan şirketi bağlar (veya eksikse oluşturur); Görev içe aktarımında, Proje sütunu bağlar veya projeyi bu başlıkla oluşturur. Eşleştirme büyük/küçük harfe duyarlı değildir.

Özel alanlar — Premium planla, özel alanlarınız da menüde görünür (sayılar, metin, tarihler, listeler). Tarihler ve para birimleri yorumlanır ve normalleştirilir; kullanıcı/ekip alanları için değerler doğru kullanıcıya veya ekibe çözümlenir.

Özel alan formatları

Bazı alanlar kabul edilir bir hücrede birden fazla değer veya bir bağlantıya bakın: bunları haritalandırdığınızda, sarı uyarı beklenen formatta sütunun altında görünür. Birden çok değerin ayırıcısı her zaman noktalı virgül (;).

• Etiketler — ";" ile ayrılmış adlar. Bir etiket mevcut değilse, otomatik olarak oluşturuldu. Örn. Müşteri;VIP;Takip.
• Paydaşlar — her giriş için kullanıcının e-posta veya "t" ile takım kodunu (örn. t123), ";" ile ayrılmış. Örn. john@email.com;t45.
• Mal sahibi - A Bekar değer: kullanıcı e-postası veya ekip kodu "t{id}".
• Tedarikçi (Ürünler/Hizmetler) — tedarikçi Firma Adı; eksikse oluşturulur.
• Görseller (Ürünler/Hizmetler) — tam resim URL'ler ";" ile ayrılmıştır.
• Gruplar (Ürünler/Hizmetler) — ";" ile ayrılmış adlar; eksik gruplar oluşturulur.

Her zaman sarı bildirimi okuyun: Temiz bir içe aktarma ile eksik değerlerle dolu bir içe aktarma arasındaki farkı yaratan şey bu formata uymaktır.

Yinelenenleri yönet

İçin Kişiler, Şirketler, Ürünler ve Hizmetler bir satır mevcut bir kayıtla eşleştiğinde ne yapacağınıza karar verebilirsiniz. "Kopyaları yönet" seçeneği varsayılan olarak etkin. Mokapen'in kopyayı tanımak için kullandığı anahtar türe göre değişir:

• Kişiler - Aynı e-posta (eğer satırda mevcutsa).
• Şirketler - Aynı Firma Adı (büyük/küçük harfe duyarlı değildir). Not: Aynı ada sahip şirketler, kişilerden bağlantı kurulduğunda, yineleme işlemi kapalı olsa bile asla kopyalanmaz.
• Ürünler - Aynı ürün kodu.
• Hizmetler - Aynı servis kodu.

Bir kopya bulunduğunda üç davranış seçebilirsiniz:

• Atlamak (varsayılan) — yeni değerleri yok sayın ve kaydetmeden veya güncellemeden devam edin. Satır şu şekilde sayılır: Atlandı.
• Boşsa ekle — bir alanı güncelle sadece şu anda boşsa (mevcut verilerin üzerine yazılmaz). Premium gerektirir.
• Yer değiştirmek — mevcut değerden bağımsız olarak eşlenen her alanı yeni değerle güncelleyin. Premium gerektirir.

Görevler ve Projeler yinelenen işleme yok: her satır her zaman bir oluşturur yeni kayıt. Aynı dosyayı yeniden içe aktarmak kopyaların oluşmasına neden olur: işlemi tekrarlamadan önce dikkatlice düşünün.

Temiz veri ipuçları

Birkaç önlem, içe aktarmayı güvenilir hale getirir ve daha sonra sizi zahmetli temizlik işlemlerinden kurtarır:

• E-postaları normalleştirin — bunlar kişiler için yinelenen anahtarlardır: hücre başına bir e-posta, boşluk yok, tümü küçük harf. Farklı e-postalar = farklı kişiler.
• Ürünler/hizmetler için benzersiz kodlar — kopyalamak yerine güncellemek istiyorsanız, ürün kodu Ve servis kodu dosya ile Mokapen'de bulunanlar arasında mevcut ve tutarlıdır.
• Sütun başına tutarlı formatlar — "03/10/2026" ve "2026-03-10" tarihlerini aynı tarih sütununda karıştırmayın; tek bir format kullanın. Miktarlar için de aynısı ("1.000,50" ile "1000,5"i karıştırmaktan kaçının).
• Uluslararası öneki olan telefonlar — örneğin +1…: mesajlaşma ve entegrasyonlar için kullanışlıdır ve Excel'in sayıyı rakam olarak ele almasını ve baştaki sıfırı yemesini engeller. Gerekirse sütunu şu şekilde ayarlayın: Metin.
• Baştaki sıfırları izle — Posta kodları, kodlar, KDV numaraları: Excel baştaki sıfırları kaldırma eğilimindedir. Bu sütunları şu şekilde biçimlendirin: Metin onları doldurmadan önce.
• Gizli alanları kaldır — metinden önceki/sonraki boşluklar (veya çift boşluklar), yinelenmeyen sahte öğeler oluşturur. Excel'deki "Boşlukları kırpma" geçişi yardımcı olur.
• İlişki adlarını standartlaştırın — kişileri şirketlere adlarına göre bağlarsanız şirketin adını yazın her seferinde aynı şekilde (örneğin her zaman "Acme Ltd", bazen "ACME" ve bazen "Acme L.L.C." değil), aksi takdirde farklı şirketler oluşturursunuz.
• Küçük bir test yapın — 5.000 satırı içe aktarmadan önce 10-20 temsili satırı deneyin: karmaşık bir CRM riski olmadan eşlemeyi, formatları ve kopyaları doğrulayın.

İlerleme ve İthalat Geçmişi

İçe aktarma sırasında sonuçlar ekranı gerçek zamanlı sayaçları gösterir: İşlendi (satırlar okunur), İthal (yeni kayıtlar), Güncellendi (kopyalar güncellendi), Atlandı (dokunulmamış kopyalar) ve Hatalar.

The İçe Aktarma Geçmişi sayfa tüm ithalatları toplamlarıyla birlikte listeler. İki şeyi aklınızda tutun: Tarih gösterileri toplam toplamlar, satır satır liste değil; ve minimum kimlik alanları olmayan satırlar (örneğin adı, soyadı veya e-postası olmayan bir kişi) sessizce görmezden gelindi, dolayısıyla "Hatalar" altında görünmeyebilirler. Sayılar birbirini tutmuyorsa, genellikle bunun nedeni budur.

İhracat

İhracat her zaman bir sonuç üretir Excel (.xlsx) dosya ve belirtildiği gibi, aşağıdakiler için ayrılmıştır: Mal sahibi. İki yerden başlatabilirsiniz:

• Dışa Aktarma sayfasından (İçe/Dışa Aktarma menüsü) — indirme Tümü Tek tıklamayla bir türün kayıtları.
• Listelerden (Liste, Kanban, kart görünümleri) — itibaren Eylemler → Dışa Aktar. Liste görünümünde, eğer seçme bazı satırları yalnızca bunları dışa aktarırsınız; hiçbir şey seçmezseniz (veya Kanban/kartlardaysanız), dışa aktarırsınız Tümü erişilebilir kayıtlar

Bazı yararlı ayrıntılar:

• İhracat şunları içerir özel alanlar Etiketleri ve paydaşları okunabilir biçimde gösterir (virgülle ayrılmış adlar/e-postalar).
• Alıntılar Ve Siparişler ihraç ediliyor iki sayfa: biri belge başlıklarını, diğeri ise satır öğelerini içerir.
• Kişi dışa aktarımı bağlantılı olanı ekler Firma Adı ve kontrol listesi öğeleri.
• İzinlere ve gizliliğe her zaman saygı duyar: yalnızca ekranda görebildiklerinizi dışa aktarırsınız.

Dışa aktarılan bir dosya da harika bir şablon: Bir türden birkaç kaydı dışa aktarın, kullanılan başlıklara ve formatlara bakın ve içe aktarma dosyanızı oluşturmak için bu yapıyı yeniden kullanın.

Kullanım örnekleri

• İlk canlı yayına geçiş — kişileri ve şirketleri eski sistemden içe aktarın, ardından Ürünler/Hizmetler fiyat listesini alın ve CRM hemen çalışır duruma gelir.
• Fiyat listesi güncellemesi — Anahtar olarak ürün kodunu kullanarak Ürünleri "Değiştir" ile içe aktarın: fiyatlar ve açıklamalar kopyalar oluşturulmadan güncellenir.
• İletişim zenginleştirme — zaten kişileriniz var ve "Boşsa ekle" seçeneğiyle eksik telefonları/alanları ekleyin: iyi verilerin üzerine yazmadan kayıtları tamamlarsınız.
• Periyodik yedekleme — Sahibi, arşiv veya harici analiz için kişileri, anlaşmaları ve siparişleri Excel'e aktarır.
• Özel raporlama — filtrelenmiş verileri bir listeden dışa aktarın ve platformda hazır bulunmayan analiz için pivot tablolarla Excel'de işleyin.

Yaygın sorunlar

• İçe aktarma düğmesi devre dışı kalıyor — haritasını çıkarmadınız gerekli alanlar (kişiler için ad/soyad/e-posta, diğerleri için unvan). Haritalamayı tamamlayın.
• Yüklemeden sonra her şey bir sütunda — Tanınmayan ayırıcıya veya yanlış kodlamaya sahip CSV. "CSV UTF-8" olarak yeniden kaydedin veya .xlsx kullanın.
• Eksik aksanlar veya garip karakterler — kodlama sorunu: farklı kaydet UTF-8.
• Beklenenden daha az satır içe aktarıldı — minimum kimlik alanları olmayan satırlar göz ardı edilir; her satırın en azından gerekli alana sahip olup olmadığını kontrol edin.
• Kopyalar oluşturdum — muhtemelen "Kopyaları yönet" açıktı Atlamak güncelleme yapmak istediğinizde veya anahtar (e-posta/kod/ad) eşleşmediğinde. Anahtarları ve seçilen seçeneği kontrol edin.
• Etiketler/tedarikçiler/gruplar bağlı değil — özel alan formatına uymadınız (ayırıcı ";", kullanıcılar için e-posta, ekipler için "t{id}"). Sütunun altındaki sarı bildirimi tekrar okuyun.
• Dosya çok büyük — 4 MB'ı aşıyor: birden fazla dosyaya bölün ve toplu olarak içe aktarın.
• Eşlemede özel alanlar göremiyorum — bir prim planla.

Sık sorulan sorular

S: Hangi dosyaları içe aktarabilirim?

A: Excel (.xlsx, .xls) Ve CSV dosyalar, kadar 4MB. İlk satır sütun başlıklarını içermelidir.

S: Neleri içe ve dışa aktarabilirim?

A: İçe aktarmak: Projeler, Görevler, İrtibat Kişileri, Şirketler, Ürünler ve Hizmetler. İhracat aynı zamanda Fırsatları, Fiyat Tekliflerini, Siparişleri, Biletleri, Randevuları ve Rezervasyonları da içerir. Bu nedenle fırsatlar, fiyat teklifleri, siparişler ve biletler dışa aktarılabilir ancak ithal edilmedi.

S: Kimler ithalat ve ihracat yapabilir?

A: İçe aktarmak organizasyon üyelerine açıktır; ihracat için ayrılmıştır Mal sahibi.

S: Kopyaların oluşturulmasını nasıl önleyebilirim?

C: Tut yinelenen işlem aktif ve anahtarın dolu ve tutarlı olduğundan emin olun: e-posta kişiler için, isim şirketler için, kod ürün ve hizmetler için. Görevler ve Projeler'de yinelenen denetim bulunmadığını unutmayın: her satır her zaman yeni bir kayıt oluşturur.

S: "Atla", "Boşsa ekle" ve "Değiştir" arasındaki fark nedir?

A: Atlamak kopyaya dokunmadan bırakır; Boşsa ekle yalnızca şu anda boş olan alanları doldurur; Yer değiştirmek eşlenen tüm alanları günceller. Son ikisi gerektirir prim planla.

S: Bir hücreye birden fazla değeri (etiketler, paydaşlar…) nasıl yerleştiririm?

A: Değerleri a ile ayırın noktalı virgül (;). Paydaşlar için kullanıcının e-postasını veya ekip kodunu "t{id}" kullanın; eksik etiketler, gruplar ve tedarikçiler otomatik olarak oluşturulur.

S: Neden dosyadakinden daha az sayıda satır içe aktarıldı?

A: Olmayan satırlar minimum kimlik alanları (kişiler için: ad, soyadı veya e-posta; şirketler için: ad) "Hatalar" altında görünmeden yok sayılır. Her satırın en azından gerekli alana sahip olup olmadığını kontrol edin.

S: Excel tarihleri, baştaki sıfırları ve uzun sayıları mahvediyor. Ne yapmalıyım?

A: Kritik sütunları şu şekilde biçimlendirin: Metin (Posta kodları, kodlar, KDV numaraları, telefonlar), sütun başına bir tarih biçimi kullanın ve hesaplanmış sütunlarınız varsa, değer olarak yapıştır kaydetmeden önce. Farklı kaydet UTF-8 aksanları korumak için.

S: Özel alanlarımı içe aktarabilir miyim?

C: Evet, bir prim plan: haritalama adımında özel alanlar da görünür ve değerler türlerine (tarihler, para birimleri, listeler, kullanıcılar/ekipler) göre dönüştürülür.

S: Dışa aktarırken hangi formatı alacağım?

C: Her zaman Excel (.xlsx). Fiyat Teklifleri ve Siparişler iki sayfada (başlıklar + satır öğeleri) gelir. Dışa aktarılan bir dosya aynı zamanda gelecekteki bir içe aktarma işlemine hazırlanmak için de harika bir şablondur.

S: İthalat hemen mi yapılıyor?

C: İçinde çalışıyor arka plan: birkaç kayıt için saniyeler sürer; büyük dosyalar için bu işlem birkaç dakika sürebilir. Sonuçlar ekranındaki sayaçları takip edin veya kontrol edin İçe Aktarma Geçmişi Tekrar.