De Mokapen-gids

Import / Export

Het onderdeel Import / Export laat je data in Mokapen brengen vanuit Excel- of CSV-bestand (import) en downloaden van organisatiegegevens als Excel-bestand (export). Het is de snelste manier om het CRM te vullen bij start vanuit bestaande adresboeken, prijslijsten of stamdata, of wanneer je back-ups en analyse buiten het platform nodig hebt.

Je vindt het via organisatiemenu → Import/Export. Begeleide import is stapsgewijs (kies wat importeren, upload bestand, map kolommen, start) en draait op de achtergrond: je volgt voortgang en bekijkt importhistorie.

Overzicht

Twee distincte functies, vaak samen gebruikt:

• Import — upload een bestand (Excel of CSV) en Mokapen maakt (of werkt bij) de corresponderende dossiers. Je kunt Projecten, Taken, Contacten, Bedrijven, Producten en Services importeren.
• Export — download je data als Excel (.xlsx)-bestand. Export dekt meer dossiertypes dan import: naast bovenstaande ook Deals, Offertes, Orders, Tickets, Afspraken en Boekingen.

Import is een begeleide flow in vier schermen: (1) kies dossiertype, (2) upload bestand, (3) map bestandskolommen naar CRM-velden terwijl je privacy en duplicaten instelt, (4) volg voortgang en resultaten. Geen apart scherm «preview en bevestigen»: je ziet al voorbeeldwaarden op kolommappingsscherm.

Toegang en rechten

De twee functies hebben verschillende rechten:

• Importeren — toegestaan voor organisatie-Leden. Je vindt ook importsnelkoppelingen in menu Acties op lijsten Contacten, Bedrijven, Taken en Projecten.
• Exporteren — voorbehouden aan organisatie-Eigenaar. Exportknop op lijsten en exportpagina verschijnt alleen voor die rol.

Twee functies hangen af van plan:

• Aangepaste velden bij import — mapping bestandskolommen naar aangepaste velden vereist Premium-plan. Zonder zie je alleen standaardvelden bij mapping.
• Geavanceerde duplicaatafhandeling — opties Invullen indien leeg en Vervangen vereisen Premium-plan. Op Gratis plan blijft alleen Overslaan beschikbaar (duplicaten blijven ongewijzigd).

Export respecteert altijd rechten en privacy: elke gebruiker exporteert alleen dossiers waartoe hij/zij toegang heeft op basis van rol en zichtbaarheidsregels van organisatie.

Importeren (begeleide flow)

Import heeft vier stappen:

1. Kies wat importeren — op Importpagina selecteer dossiertype: Projecten, Taken, Contacten, Bedrijven, Producten of Services. Van hier open je ook Importhistorie.
2. Upload bestand — sleep (of selecteer) .xlsx, .xls of .csv, maximaal 4 MB. Mokapen leest kolommen en gaat naar mapping.
3. Map kolommen — voor elke bestandskolom kies je bijbehorend CRM-veld (of negeer). Op hetzelfde scherm stel je privacy voor geïmporteerde data en, waar beschikbaar, duplicaatafhandeling in. Importknop ontgrendelt pas na mapping verplichte velden.
4. Start en wacht op resultaten — import draait op achtergrond: resultatenscherm ververst elke paar seconden en toont tellers Verwerkt, Geïmporteerd, Bijgewerkt, Overgeslagen, Fouten.

Omdat werk in wachtrij draait, kunnen grote bestanden enkele minuten duren: houd pagina open of bekijk Importhistorie later opnieuw.

Bestand voorbereiden (Excel en CSV)

Importkwaliteit hangt bijna volledig af van bestandskwaliteit. Excel is handig maar lastig: datums worden cijfers, leading zeros verdwijnen, samengevoegde cellen, formules met fouten. Bereid bestand zo voor vóór upload:

• Eerste rij = koppen — eerste rij moet kolomnamen bevatten (bijv. Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon). Dit zie je in mappingstap.
• Eén kolom = één waarde — zet «Jan Jansen» niet in één kolom als je apart Voornaam en Achternaam wilt; houd telefoon, e-mail en adres in aparte kolommen.
• Geen samengevoegde cellen — samengevoegde cellen breken rasterlezing. Gebruik altijd enkele cellen.
• Geen formules — formules vertragen en kunnen fouten geven. Heb je berekende kolommen, kopieer en plak als waarden vóór opslaan.
• Lege cellen opschonen — rijen/kolommen die leeg lijken maar spaties of opmaak bevatten verwarren lezing. Verwijder rijen/kolommen die je niet nodig hebt echt.
• UTF-8-encoding — voor accenten en speciale tekens (à, è, ç, ü…) sla op als UTF-8. In Excel: «Opslaan als» → CSV UTF-8, of blijf op .xlsx.
• Grote bestanden → splitsen — limiet is 4 MB. Met veel data splits in meerdere bestanden en importeer in batches: ook makkelijker fouten te spotten.
• Vermijd niet-standaard opmaaktekens — decoratieve symbolen, ongebruikelijke fonts of exotische opmaak worden mogelijk niet gelezen of getransformeerd.

Bij CSV extra opmerking: platte tekst met gescheiden waarden. Mokapen leest UTF-8 en detecteert scheidingsteken automatisch; open en sla je CSV opnieuw op met Excel in sommige locales, wordt scheidingsteken vaak puntkomma — meestal oké, maar verschijnt alles in één kolom na upload, is dat meestal de oorzaak: sla expliciet op als «CSV UTF-8» of gebruik direct .xlsx.

Kolommen mappen

Dit is het hart van import. Voor elke bestandskolom toont Mokapen kopnaam en tot zes voorbeeldwaarden uit eerste rijen, zodat je snel begrijpt wat erin zit. Daarnaast kies je bijbehorend CRM-veld in menu «Hoort bij»:

• Map kolom naar veld (bijv. kolom «Mail» → veld E-mail).
• Kolom overslaan — laat mapping leeg voor kolommen die je niet nodig hebt: ze worden niet geïmporteerd.
• Elk CRM-veld kan slechts één keer gebruikt worden: eenmaal gemapt verdwijnt het uit keuzes andere kolommen.

Je moet minstens verplichte velden mappen, anders blijft importknop uitgeschakeld:

• Contacten — minstens één van Voornaam, Achternaam of e-mail. Rijen zonder een van deze worden genegeerd.
• Bedrijven — Bedrijfsnaam.
• Taken, Projecten, Producten, Services — Titel (of naam).

Sommige velden lossen relaties op naam automatisch op: bij Contact-import koppelt kolom gemapt op Bedrijf (of maakt aan indien ontbrekend) bedrijf met die naam; bij Taak-import koppelt kolom Project project met die titel. Matching is hoofdletterongevoelig.

Aangepaste velden — met Premium-plan verschijnen aangepaste velden ook in menu (cijfers, tekst, datums, lijsten). Datums en valuta worden geïnterpreteerd en genormaliseerd; voor gebruiker/teamvelden worden waarden opgelost naar juiste gebruiker of team.

Speciale veldformaten

Sommige velden accepteren meerdere waarden in één cel of zoeken een link: bij mapping verschijnt gele melding onder kolom met verwacht formaat. Scheidingsteken voor meerdere waarden is altijd puntkomma (;).

• Tags — namen gescheiden door «;». Bestaat tag niet, wordt hij automatisch aangemaakt. Bijv. Klant;VIP;Follow up.
• Belanghebbenden — per entry e-mail van gebruiker of teamcode met «t» (bijv. t123), gescheiden door «;». Bijv. john@email.com;t45.
• Eigenaar — één waarde: gebruikerse-mail of teamcode «t{id}».
• Leverancier (Producten/Services) — bedrijfsnaam leverancier; ontbreekt hij, wordt aangemaakt.
• Afbeeldingen (Producten/Services) — volledige afbeelding-URL's gescheiden door «;».
• Groepen (Producten/Services) — namen gescheiden door «;»; ontbrekende groepen worden aangemaakt.

Lees altijd gele melding: dat formaat volgen maakt verschil tussen schone import en import vol ontbrekende waarden.

Duplicaten beheren

Voor Contacten, Bedrijven, Producten en Services kun je beslissen wat te doen wanneer rij overeenkomt met bestaand dossier. Optie «Duplicaten beheren» is standaard ingeschakeld. Sleutel waarmee Mokapen duplicaat herkent varieert per type:

• Contacten — zelfde e-mail (indien aanwezig in rij).
• Bedrijven — zelfde bedrijfsnaam (hoofdletterongevoelig). Let op: bedrijven metzelfde naam worden nooit gedupliceerd bij koppeling vanuit contacten, ook als duplicaatafhandeling uit staat.
• Producten — zelfde productcode.
• Services — zelfde servicecode.

Bij duplicaat kun je drie gedragingen kiezen:

• Overslaan (standaard) — negeer nieuwe waarden en ga door zonder opslaan of bijwerken. Rij telt als Overgeslagen.
• Invullen indien leeg — werk veld alleen bij als het momenteel leeg is (overschrijft geen bestaande data). Vereist Premium.
• Vervangen — werk elk gemapt veld bij met nieuwe waarde, ongeacht huidige waarde. Vereist Premium.

Taken en Projecten hebben geen duplicaatafhandeling: elke rij maakt altijd nieuw dossier. Hetzelfde bestand opnieuw importeren maakt duplicaten: denk goed na vóór herhalen.

Tips voor schone data

Enkele voorzorgsmaatregelen maken import betrouwbaar en besparen pijnlijk opruimen achteraf:

• Normaliseer e-mails — anti-duplicaatsleutel voor contacten: één e-mail per cel, geen spaties, alles lowercase. Verschillende e-mails = verschillende contacten.
• Unieke codes voor producten/services — wil je bijwerken in plaats van dupliceren, zorg dat productcode en servicecode aanwezig en consistent zijn tussen bestand en wat al in Mokapen staat.
• Consistente formaten per kolom — mix niet «03/10/2026» en «2026-03-10» in dezelfde datumkolom; gebruik één formaat. Idem voor bedragen (vermijd «1.000,50» en «1000,5» door elkaar).
• Telefoons met internationaal prefix — bijv. +31…: nuttig voor messaging en integraties, voorkomt dat Excel nummer als cijfer behandelt en leading zero wegvalt. Zet kolom indien nodig als Tekst.
• Let op leading zeros — postcodes, codes, BTW-nummers: Excel neigt leading zeros te verwijderen. Formatteer die kolommen als Tekst vóór invullen.
• Verwijder verborgen spaties — spaties voor/na tekst (of dubbele spaties) maken valse non-duplicaten. «Trim spaces»-pass in Excel helpt.
• Standardiseer relatienamen — koppel je contacten aan bedrijven op naam, schrijf bedrijfsnaam elke keer hetzelfde (bijv. altijd «Acme BV», niet soms «ACME» en soms «Acme B.V.»), anders maak je verschillende bedrijven.
• Draai kleine test — vóór 5.000 rijen importeren, probeer 10–20 representatieve rijen: je verifieert mapping, formaten en duplicaten zonder rommelig CRM te riskeren.

Voortgang en Importhistorie

Tijdens import toont resultatenscherm realtime tellers: Verwerkt (gelezen rijen), Geïmporteerd (nieuwe dossiers), Bijgewerkt (bijgewerkte duplicaten), Overgeslagen (ongeraakte duplicaten) en Fouten.

Pagina Importhistorie somt alle imports met totalen. Onthoud twee dingen: historie toont aggregatetotalen, geen rij-voor-rij lijst; rijen zonder minimale identiteitsvelden (bijv. contact zonder voornaam, achternaam of e-mail) worden stil genegeerd, dus verschijnen mogelijk niet onder «Fouten». Kloppen cijfers niet, is dat meestal de oorzaak.

Export

Export levert altijd Excel (.xlsx)-bestand en is, zoals vermeld, voorbehouden aan Eigenaar. Je start vanuit twee plekken:

• Van Exportpagina (Import/Export-menu) — download alle dossiers van een type met één klik.
• Van lijsten (Lijst, Kanban, kaartweergaven) — vanuit Acties → Exporteren. In Lijstweergave: selecteer je rijen, exporteer je alleen die; selecteer je niets (of je zit in Kanban/kaarten), exporteer je alle toegankelijke dossiers.

Enkele nuttige details:

• Export bevat aangepaste velden en toont tags en belanghebbenden leesbaar (namen/e-mails gescheiden door komma's).
• Offertes en Orders worden geëxporteerd op twee bladen: één met documentkoppen en één met regels.
• Contactexport voegt gekoppelde bedrijfsnaam en checklistitems toe.
• Respecteert altijd rechten en privacy: je exporteert alleen wat je op scherm kon zien.

Geëxporteerd bestand is ook goede template: exporteer enkele dossiers van een type, bekijk koppen en gebruikte formaten, hergebruik die structuur voor importbestand.

Use cases

• Initiële go-live — import contacten en bedrijven uit oud systeem, daarna prijslijst Producten/Services, CRM direct operationeel.
• Prijslijst bijwerken — import Producten met «Vervangen» met productcode als sleutel: prijzen en beschrijvingen bijwerken zonder duplicaten.
• Contactverrijking — contacten bestaan al, voeg ontbrekende telefoons/velden toe met «Invullen indien leeg»: vul dossiers aan zonder goede data te overschrijven.
• Periodieke back-up — Eigenaar exporteert contacten, deals en orders naar Excel voor archief of externe analyse.
• Aangepaste rapportage — export gefilterde data van lijst en verwerk in Excel met draaitabellen voor analyse niet direct beschikbaar op platform.

Veelvoorkomende problemen

• Importknop blijft uitgeschakeld — je hebt verplichte velden niet gemapt (voornaam/achternaam/e-mail voor contacten, titel voor anderen). Voltooi mapping.
• Na upload staat alles in één kolom — CSV met niet-herkend scheidingsteken of verkeerde encoding. Sla opnieuw op als «CSV UTF-8» of gebruik .xlsx.
• Ontbrekende accenten of vreemde tekens — encodingprobleem: sla op als UTF-8.
• Minder rijen geïmporteerd dan verwacht — rijen zonder minimale identiteitsvelden worden genegeerd; controleer dat elke rij minstens verplicht veld heeft.
• Ik maakte duplicaten — waarschijnlijk stond «Duplicaten beheren» op Overslaan terwijl je wilde bijwerken, of sleutel (e-mail/code/naam) matchte niet. Controleer sleutels en gekozen optie.
• Tags/leveranciers/groepen niet gekoppeld — je volgde speciaal veldformaat niet (scheidingsteken «;», e-mail voor gebruikers, «t{id}» voor teams). Lees gele melding onder kolom opnieuw.
• Bestand te groot — overschrijdt 4 MB: splits in meerdere bestanden en importeer in batches.
• Ik zie aangepaste velden niet bij mapping — vereisen Premium-plan.

Veelgestelde vragen

V: Welke bestanden kan ik importeren?

A: Excel (.xlsx, .xls) en CSV, tot 4 MB. Eerste rij moet kolomkoppen bevatten.

V: Wat kan ik importeren en exporteren?

A: Import: Projecten, Taken, Contacten, Bedrijven, Producten en Services. Export omvat ook Deals, Offertes, Orders, Tickets, Afspraken en Boekingen. Deals, offertes, orders en tickets kun je dus exporteren maar niet importeren.

V: Wie kan importeren en exporteren?

A: Import is open voor organisatieleden; export is voorbehouden aan Eigenaar.

V: Hoe voorkom ik duplicaten?

A: Houd duplicaatafhandeling actief en zorg dat sleutel ingevuld en consistent is: e-mail voor contacten, naam voor bedrijven, code voor producten en services. Onthoud: Taken en Projecten hebben geen duplicaatcontrole: elke rij maakt altijd nieuw dossier.

V: Wat is het verschil tussen «Overslaan», «Invullen indien leeg» en «Vervangen»?

A: Overslaan laat duplicaat ongemoeid; Invullen indien leeg vult alleen momenteel lege velden; Vervangen werkt alle gemapte velden bij. Laatste twee vereisen Premium-plan.

V: Hoe zet ik meerdere waarden in één cel (tags, belanghebbenden…)?

A: Scheid waarden met puntkomma (;). Voor belanghebbenden gebruik e-mail of teamcode «t{id}»; ontbrekende tags, groepen en leveranciers worden automatisch aangemaakt.

V: Waarom werden minder rijen geïmporteerd dan in bestand?

A: Rijen zonder minimale identiteitsvelden (contacten: voornaam, achternaam of e-mail; bedrijven: naam) worden genegeerd zonder onder «Fouten» te verschijnen. Controleer dat elke rij minstens verplicht veld heeft.

V: Excel ruïneert datums, leading zeros en lange nummers. Wat doe ik?

A: Formatteer kritieke kolommen als Tekst (postcodes, codes, BTW-nummers, telefoons), gebruik één datumformaat per kolom, en heb je berekende kolommen, plak als waarden vóór opslaan. Sla op als UTF-8 voor accenten.

V: Kan ik mijn aangepaste velden importeren?

A: Ja, met Premium-plan: aangepaste velden verschijnen ook in mappingstap en waarden worden geconverteerd volgens type (datums, valuta, lijsten, gebruikers/teams).

V: Welk formaat krijg ik bij export?

A: Altijd Excel (.xlsx). Offertes en Orders komen op twee bladen (koppen + regels). Geëxporteerd bestand is ook goede template voor toekomstige import.

V: Is import direct?

A: Draait op achtergrond: voor enkele dossiers seconden; voor grote bestanden enkele minuten. Volg tellers op resultatenscherm of bekijk Importhistorie opnieuw.