De Mokapen-gids

Documenten-gids

Het onderdeel Documenten is Mokapens ruimte voor teksten en lay-outs in paginaformaat (A4-stijl) die je voorbereidt, opslaat en koppelt aan het CRM: begeleidende brieven, klantprofielen, notulen, werkprocedures, beschrijvende voorstellen. Elk document heeft een titel, opgemaakte inhoud (met optionele kop- en voettekst), privacy, medewerkers, koppelingen aan andere entiteiten, en kan worden gedownload als PDF of Word (DOCX).

Je bereikt het via het menu Sheets → Documenten. Herhaalt dezelfde structuur vaak — dezelfde brief, dezelfde notulen, dezelfde procedure — schrijf het niet handmatig opnieuw: maak een Document-type template met variabelen (contact, opportunity, bedrijf…) en genereer het document vanuit een gekoppeld dossier. Mokapen laadt de lay-out en vervangt de variabelen door gegevens van dat dossier.

De module vereist de actieve Documenten-app, de juiste rechten in de organisatie en een passend Premium-plan. Controleer beschikbaarheid op je plan: zonder Premium kan de lijst de upgradepagina tonen; bij hogere plannen worden archief en prullenbak ook beschikbaar.

Waarvoor Documenten dienen in het CRM

Een Mokapen-document is geen snelle notitie of commerciële offerte: het is een gestructureerd blad dat in de klant- en teamgeschiedenis blijft.

• Lange, opgemaakte documentatie — koppen, lijsten, tabellen, afbeeldingen en links in paginalay-out, geen kort beschrijvingsveld.
• Automatische personalisatie — vanuit een template gekoppeld aan een entiteit vullen velden zichzelf in (zie de Templates → Document-gids).
• CRM-geschiedenis — het document blijft verbonden met contact, opportunity, ticket, project, afspraak… en je vindt het terug in de geschiedenis van die dossiers.
• Export voor extern gebruik — preview en PDF/DOCX-download voor archief, offline handtekening of verzending via e-mailkanalen van de organisatie. Er is geen dedicated «Document verzenden»-flow zoals bij offertes en orders: je downloadt doorgaans en voegt toe.
• Teamwerk — privacy, medewerkers, labels, bijlagen, opmerkingen en updatetijdlijn, zoals bij andere Mokapen-entiteiten.

Praktische regel: elk document gericht op een klant of prospect verdient minstens één koppeling aan contact, bedrijf of opportunity — zodat de geschiedenis zichtbaar blijft vanuit het klantdossier, niet alleen in de Documentenlijst.

Documenten vs Offertes, Orders en Notities

Mokapen «sheets» zijn makkelijk te verwarren. Kort samengevat:

• Documenten — generieke A4-tekst/lay-out, variabelen uit template, PDF/DOCX-export, CRM-koppelingen. Ideaal voor brieven, notulen, procedures, narratieve profielen.
• Offertes / Orders — commerciële documenten met regeltabel, economische voorwaarden en dedicated PDF-grafiek (Sales-gidsen + Offerte/Order-templates). Ze vervangen Documenten niet wanneer je vrije tekst nodig hebt zonder regelverkooplogica.
• Notities — in het Sheets-menu kunnen ze nog Binnenkort tonen. Gebruik Documenten niet als vervanging voor plaknotities op het dossier: plaknotities blijven op het dossier (passend Premium-plan).

Documentenlijstpagina

De Documentenlijst is een tabel met zoeken, gebruiker/teamfilter en typische kolommen (titel, labels, type, medewerkers, koppelingen, aanmaakdatum). Nuttige indicatoren: privacyslot (privédocument) en vlag recente update.

Typische balk bovenaan:

• Nieuw document — opent aanmaak op volledige pagina (from scratch).
• Acties — Archief en Prullenbak (met passend Premium-plan), om documenten niet meer in de actieve lijst te bekijken of te herstellen na soft delete.
• Meervoudige selectie — rijen selecteren met vinkjes toont actiebalk: bewerken, dupliceren, archiveren, verwijderen op geselecteerde documenten.

Document aanmaken

Je kunt from scratch starten vanuit de lijst of genereren vanuit een template door een ander dossier te openen (contact, opportunity…) en een gekoppeld document aan te maken. Het tweede pad gebruikt templatevariabelen.

From scratch (vanuit Documentenlijst)

1. Open Sheets → Documenten en druk Nieuw document.
2. Vul minstens de Documentnaam in (verplicht).
3. Stel privacy (slot), labels, dossierkleur, type (vrij selecteerbaar of toevoegbaar veld, nuttig om te filteren «Notulen», «Brief», «Procedure») en medewerkers in indien van toepassing.
4. Definieer pagina-Marges (typische waarden in millimeters: boven, rechts, onder, links). Ze beïnvloeden preview en PDF: controleer ze vóór officiële export.
5. Schrijf Koptekst, Voettekst en Inhoud in de editor in paginaformaat (zie dedicated sectie hieronder).
6. Voeg bijlagen of plaknotities toe indien beschikbaar op je plan.
7. Koppel in tabblad Koppelingen contacten, opportunities, tickets, projecten… (indien je rechten en apps actief hebt).
8. Opslaan — je gaat meestal naar het dossier op volledige pagina van het aangemaakte document.

Vanuit de lijst biedt aanmaak from scratch niet dezelfde volledige wizard als de «Van template»-flow vanuit een dossier: voor variabelen gebruik je het pad hieronder.

Van template (vanuit gekoppelde entiteit)

Zoals beschreven in de Templates-gids: de Document-template is een HTML-document in paginaformaat (A4), met rich editor en configureerbare marges. Variabelen koppelen aan een adresboek-/sales-entiteit (bijv. contact, opportunity) betekent dat bij genereren vanuit een gekoppeld dossier velden zichzelf invullen.

1. Open een dossier (bijv. Contact of Opportunity) → maak Nieuw document aan (of equivalente gekoppelde aanmaakactie).
2. Kies Van template (lijst Document-templates compatibel met die entiteit) of start vanuit leeg document.
3. Mokapen laadt template-inhoud en vervangt variabelen door gegevens van het gekoppelde dossier.
4. Controleer tekst, kop-/voettekst en marges, sla daarna op: de koppeling aan het startdossier wordt automatisch aangemaakt.

Templates beheer je in Organisatie-instellingen → Templates → Document. Typische templatevoorbeelden: begeleidende brief, klantprofiel, notulen, werkprocedure met altijd identieke structuur.

Documentdossier

Je kunt het openen in een modal of volledig scherm (paginaweergave, indien het plan het toelaat) vanuit de toolbar — dezelfde inhoud, meer ruimte om aan de A4-lay-out te werken.

Actiebalk

• Privacy (slot): Openbaar (zichtbaar voor organisatieleden volgens toegangsregels) of Privé (alleen wie expliciete toegang heeft — zie hieronder).
• Labels, Kleur titel/dossierachtergrond, Bijlagen, Plaknotities (Premium).
• Volledige pagina, Link kopiëren.
• + Aanmaken en koppelen / nieuwe koppeling: koppel andere entiteiten direct vanuit het document.
• Preview en Downloaden (PDF / Word) — zie dedicated sectie.

Optiemenu (drie puntjes)

• Dupliceren: maakt een kopie; in de modal kies je wat je wilt meenemen (koppelingen en andere elementen volgens beschikbare opties).
• Archiveren / Herstellen (passend Premium-plan): verbergt uit operationele lijst of keert terug naar actieve lijst.
• Verwijderen / Herstellen (rood item): met passend plan soft delete (prullenbak + herstellen) of definitieve verwijdering vanuit prullenbak/bevestiging.

Dossiertabbladen

• Gegevens — type, medewerkers, marges, bijlagen, koptekst, voettekst, inhoud, opmerkingen.
• Koppelingen — links naar andere entiteiten (taak, project, afspraak, contact, bedrijf, booking, opportunity, service, product, offerte, order, ticket, ander document, campagne… indien apps actief). Zie ook de Koppelingen-gids.
• Updates — tijdlijn van wijzigingen en activiteit op het dossier.

Inhoud, koptekst, voettekst en marges

Het hart van het document is de editor in paginaformaat. Het is geen plat tekstveld: je denkt in afdrukbare / PDF-output, zoals op een A4-blad.

De Inhoud is het hoofdlichaam: koppen, alinea's, lijsten, tabellen, afbeeldingen en links. Hier komt de kern van brief, notulen of procedure. Gebruik duidelijke opmaak (koppenhiërarchie, bulletlijsten) zodat de PDF ook op bestemming leesbaar blijft.

Koptekst en Voettekst zijn de tekst (of elementen) die bovenaan en onderaan de pagina herhaald worden — tekstlogo, bedrijfsgegevens, vaste notities, disclaimer. Op de Document-template bereid je ze eenmalig voor; op het individuele document pas je ze alleen aan bij een variant. Bij Offerte/Order-templates vind je vergelijkbare kop-/voettekstlogica in de commerciële PDF-lay-out; hier is het concept hetzelfde, maar zonder regeltabel.

Marges (boven, rechts, onder, links) definiëren de witruimte rond de tekst. Ze beïnvloeden direct preview en geëxporteerde bestanden: een te smalle marge kan inhoud afsnijden bij print of PDF; een te brede vermindert bruikbare ruimte. Stel marges in de template in als briefpapier altijd hetzelfde is; pas op het individuele document alleen bij uitzonderingen aan.

Proces-tip: wanneer de structuur zich herhaalt, werk aan de template (variabelen + marges + kop-/voettekst). Pas het individuele document alleen aan waar inhoud wijzigt (datums, specifieke alinea's, bijlagen). Je vermijdt inconsistente kopieën en ketenupdates.

Privacy en medewerkers

Zoals bij afspraken en andere Mokapen-entiteiten beantwoorden privacy en medewerkers twee verschillende vragen: «wie kan dit document in de organisatie zien?» en «wie in het team moet eraan werken zonder dat het voor iedereen openbaar is?».

Met Openbaar privacy (slot in actiebalk) is het document zichtbaar voor organisatieleden volgens org-toegangsregels en rollen. Met Privé privacy is het document beperkt tot wie expliciete toegang heeft: typisch wie het aanmaakte, aangewezen medewerkers, en entiteitsprivacyregels — niet alle organisatieleden.

Medewerkers (veld Medewerkers in tabblad Gegevens, indien actief in je organisatie) zijn Mokapen-gebruikers of teams die zichtbaarheid en werkmogelijkheid op het document nodig hebben. Voorbeelden: de verkoper die de brief genereerde vanuit de deal; de assistent die de notulen afmaakt; een manager die interne procedures reviewt. Het zijn geen «deelnemers aan vergadering» (typisch afspraakconcept): het zijn teamleden die het blad in Mokapen moeten zien en volgen.

Samengevat:

• Openbaar = zichtbaar in org volgens algemene rechten.
• Privé = alleen wie expliciete toegang heeft (medewerkers / privacyregels).
• Medewerker = gebruiker of team die het document moet zien en erop moet werken, ook wanneer het privé is.

Heb je geen toegang tot een privédocument, dan toont Mokapen het geen-toegang-bericht. Voor gevoelige interne documenten (conceptcontracten, klantnotities, beperkte procedures) gebruik je privé privacy en beperkte medewerkers.

Preview en downloaden

Vóór verzending of archivering van een officieel blad gebruik je Preview om rendering, marges, kop- en voettekst te controleren. Daarna:

• PDF downloaden — stabiel bestand voor archief, externe handtekening of e-mailbijlage.
• Word (DOCX) downloaden — nuttig als de ontvanger de tekst buiten Mokapen moet bewerken; je kunt daarna de ondertekende of herziene versie opnieuw toevoegen in het document of bijlagen van het gekoppelde dossier.

Anders dan offertes en orders is er geen dedicated document-e-mailverzending vanuit het dossier. Gebruik Preview/Downloaden en voeg toe via e-mail-/berichtkanalen van de organisatie, of sla de PDF op in Bijlagen van het gekoppelde dossier.

Archief, verwijderen en dupliceren

Zoals bij afspraken: geef de voorkeur aan Archiveren wanneer het document compleet is maar geschiedenis en koppelingen nog nodig zijn; gebruik Verwijderen voor verkeerde concepten of testduplicaten.

Dupliceren

Vanuit Opties → Dupliceren. In de modal kies je wat je kopieert (koppelingen en andere elementen volgens opties). Nuttig voor een tweede versie van dezelfde brief of notulen met identieke structuur en andere datums. Na kopiëren werk je titel en inhoud bij op het nieuwe document.

Archiveren en herstellen

Dossier → Opties → Archiveren (passend Premium-plan), of meervoudige selectie in lijst → Archiveren. Het document verlaat de actieve lijst; vind het via Acties → Archief en je kunt Herstellen. Geef de voorkeur aan archiveren boven verwijderen wanneer commerciële trace of compliance nodig is.

Verwijderen

Vanuit dossier of lijst (enkelvoudig of meervoudig) → Verwijderen → bevestig in modal. Met passend Premium-plan kan soft delete (prullenbak + herstellen) of definitieve verwijdering vanuit prullenbak. Archief en prullenbak vereisen vaak een hoger Premium-plan dan basisdocumentgebruik — controleer beschikbaarheid en rol (Lid voor sommige verwijderingen).

Instellingen (Velden / Kolommen)

In organisatie-instellingen kunnen voor Documenten de kaarten Velden en Lijst & KolommenBinnenkort tonen (nog niet operationeel). Veld-/lay-outcustomisatie uit de Velden-, Kaart- en Kolommen-gidsen geldt vandaag niet volledig voor Documenten. Wat je al goed kunt structureren is de Document-template (lay-out, marges, variabelen) en het gebruik van types en labels in de lijst.

Use cases

• Begeleidende brief: Document-template met contactvariabelen → genereren vanuit Contactdossier → review → PDF downloaden en toevoegen aan verkoopmail.
• Notulen: document gekoppeld aan Afspraak en Project; medewerkers = deliveryteam; privé privacy indien vertrouwelijke notities.
• Operationeel klantprofiel: vanuit Opportunity, template met deal + contact al ingevuld; blijft in dealgeschiedenis.
• Interne procedure (SOP): openbaar document in org, label «SOP», geen klantgegevens; werk template bij wanneer proces wijzigt.
• Export voor externe handtekening: DOCX of PDF downloaden, offline ondertekenen, ondertekend bestand opnieuw toevoegen in document of bijlagen gekoppeld dossier.

Aanbevolen processen

• Start altijd vanuit een template als de tekst zich herhaalt; vermijd identieke brieven handmatig herschrijven.
• Koppel elk klantdocument aan Contact/Bedrijf/Opportunity: je vindt het terug in dossiergeschiedenis.
• Gebruik consistente types en labels («Notulen», «Procedure», «Brief») om te filteren in de lijst.
• Controleer marges in Preview vóór officiële PDF.
• Gevoelige documenten: privé privacy + beperkte medewerkers.
• Archiveer in plaats van verwijderen wanneer geschiedenis nodig is; ruim periodiek dubbele concepten op.

Combineer Documenten met Templates, Contacten, Opportunities en Afspraken voor een documentflow consistent met de rest van het CRM.

Veelgestelde vragen

V: Waar vind ik Documenten?

A: Menu Sheets → Documenten. De groep heet Sheets; het item is Documenten.

V: Hoe gebruik ik variabelen?

A: Maak een Document-template in Instellingen → Templates, voeg variabelen in met de knop Variabele, genereer daarna het document vanuit een compatibele entiteit met Van template. Vanuit de lijst biedt aanmaak from scratch niet dezelfde volledige wizard als de flow vanuit een dossier.

V: Kan ik het document per e-mail verzenden vanuit Mokapen?

A: Er is geen dedicated verzending zoals bij offertes. Gebruik Preview/Downloaden en voeg toe, of e-mail-/berichtkanalen van de organisatie.

V: Waarom zie ik geen Archief of Prullenbak?

A: Meestal is een hoger Premium-plan nodig. Controleer plan en rol (Lid voor sommige verwijderingen).

V: Kan ik Documentdossiervelden aanpassen?

A: Velden/Kolommen-instellingen voor Documenten zijn nog Binnenkort. Gebruik templates, types en labels om werk te structureren.

V: Wat is het verschil met een offerte-PDF?

A: Een offerte heeft een regeltabel, economische voorwaarden en commerciële grafiek. Een Document is generieke A4-tekst/lay-out, flexibeler maar zonder regelverkooplogica.

V: Als ik een Document-template verwijder, verdwijnen dan bestaande PDF's?

A: Nee. Reeds gegenereerde documenten blijven; je verwijdert alleen de template voor toekomstige aanmaak.