De Mokapen-gids

Orders-gids

Een order is de commerciële bevestiging van de klant: het document met prijslijst, kortingen, BTW en voorwaarden dat de aankoop of leveringsverplichting formaliseert. In Mokapen is een order geen PDF in een gedeelde map. Het is een live CRM-record, gekoppeld aan contact en bedrijf, gevolgd in de tijdlijn, syncbaar met facturatiesoftware en klaar om een e-factuur te worden zonder regels opnieuw in te voeren.

Deze gids behandelt dagelijks gebruik: een order aanmaken of genereren vanuit een geaccepteerde offerte, fulfillment beheren met de operationele pipeline, het document naar de klant sturen, sync met Fatture in Cloud en weten waar elke opdracht staat. Automatische regels voor kortingen en verzending hebben eigen gidsen; pipeline en templates staan in de laatste secties.

Het orders-gedeelte staat in Verkoop → Orders. Het vereist een passend Premium-plan met de Verkoop-app actief en belastingtarieven geconfigureerd op organisatieniveau (eenmalig in Instellingen → Verkoop → Belastingen).

Hoe orders passen in de rest van je werk

Vóór technische details helpt het te zien waar een order in de verkoopflow zit — dat maakt Mokapen nuttig in plaats van tegen je werken.

In het typische pad komt een klant binnen als contact (websiteformulier, beurs, doorverwijzing). Bij een echte opportunity open je een deal om de onderhandeling te volgen. Is een formeel voorstel nodig, dan bereid je een offerte voor; accepteert de klant, dan wordt de offerte een order — waar de economische verplichting definitief is en fulfillment, productie en facturatie beginnen. Je kunt de order ook direct aanmaken (reeds overeengekomen verkoop, contractverlenging, terugkerende order) zonder offerte.

De order erft van en voedt de rest: komt ze uit een geaccepteerde offerte, dan kopiëren items, klant, kortingen en voorwaarden zonder herinvoer; open je vanuit de bedrijfskaart, dan vullen ontvanger en dedicated korting automatisch in. Eenmaal uitgegeven koppelt de order aan projecten, leveringstaken, supporttickets en — via sync — aan boekhouding voor facturatie.

Het praktische voordeel: zes maanden later opent iemand op het team een klantcontact en ziet volledige geschiedenis — verzonden offertes, uitgegeven orders, welke zijn afgerond of gefactureerd, met welke bedragen en items. Geen gedeeld Excel-bestand, geen map «orders 2026» om te doorzoeken.

Use cases

• Ondertekend B2B-contract: order met terugkerende dienstregels, betalingsvoorwaarden in economische condities, gebrand PDF met het organisatietemplate.
• Verkoop uit geaccepteerde offerte: order gegenereerd vanuit de offerte met items, bedragen en klant al aligned — één klik en je bent klaar voor fulfillment of facturatie.
• Operations en levering: order gekoppeld aan project en fulfillmenttaken; koppelingen naar aftersale-tickets voor de volledige cyclus.
• Fiscale integratie: sync naar Fatture in Cloud — de order met regels wordt basis voor e-facturatie zonder herinvoer in boekhouding.

De Orders-pagina: waar je elke dag begint

Ga je naar Verkoop → Orders, dan zie je het Kanban-bord: kolommen waarbij elke kolom een operationele fase is (Nieuwe order, In behandeling, Te factureren, Gefactureerd, Afgerond, Stand-by, Geannuleerd — aanpasbaar). Elke order is een kaart in zijn statuskolom. In één oogopslag zie je hoeveel orders fulfillment wachten, hoeveel in facturatie zitten, hoeveel zijn afgesloten.

Dit is het juiste overzicht voor dagelijks werk: open Mokapen 's ochtends, kijk naar «In behandeling» — orders om vandaag aan te werken. Kijk naar «Te factureren» — die naar boekhouding. De kolom «Afgerond» toont afgesloten opdrachten voor de periode, met totaalbedrag bovenaan de kolom.

Bovenaan heb je twee tools die je vaak gebruikt: de pipelineselector (heb je verschillende processen — bijv. producten vs diensten — elk heeft eigen pipeline en fasen) en de knop Filters. Filters vernauwen het overzicht: alleen orders van een bepaalde klant, boven een bepaald bedrag, een bepaalde eigenaar, een bepaalde tag. Gebruik je vaak dezelfde combinatie, sla die op als opgeslagen filter en roep die met één klik op.

Om de fase van een order te verzetten hoef je hem niet te openen: slepen van de kaart van «In behandeling» naar «Te factureren» en de status werkt bij. Snel tijdens ops-overleggen of ochtendrondes open opdrachten.

De knop + Order rechtsboven opent de editor voor een nieuwe order — zie «Order aanmaken» verderop.

Kanban-weergave (standaard)

Een bord verdeeld per pipelinefase; elke order is een kaart. Totaalbedrag bovenaan elke kolom geeft economisch volume per status. Om te verzetten, slepen van de kaart: status werkt bij zonder de order te openen.

Lijstweergave

Klassieke tabel: één rij per order, configureerbare kolommen (code, klant, bedrag, status, eigenaar, datum, tags). Sorteren via kolomkoppen en meerdere rijen selecteren met checkboxes voor bulkacties: eigenaar wijzigen, eindejaarsbatch archiveren, CSV exporteren voor boekhouding.

Welke wanneer gebruiken

Vuistregel: Kanban om te werken (orders verzetten, openen, commentaar, fulfillment), Lijst om te controleren en corrigeren (cijfers checken, sorteren op bedrag, bulk edits, export, analyse). Wissel met de selector rechtsboven. Filters en actieve pipeline blijven hetzelfde.

Het orderrecord

Klik je op een kaart in Kanban (of een rij in Lijst), dan opent de order. Met een passend Premium-plan kun je wisselen naar de volledige pagina met het uitklap-pictogram bovenaan — handig bij lange orders met veel regels of uitgebreide voorwaardentekst.

Bovenaan staan de ordercode (bijv. #ORD-3-2026) en de titel. De code identificeert de order uniek — zie het dedicated gedeelte. De titel is de beschrijving die je geeft, zoals «Order onderhoud installatie 2026 — klant Acme»: helpt herkennen, maar verschijnt niet zo op de PDF.

Onder de titel de actiebalk: pipelinestatus, privacy, tags, bijlagen, notities, Link kopiëren, menu Opties (Klonen, Archiveren, Verwijderen). De knop + Aanmaken en koppelen koppelt taken, afspraken, projecten, tickets — de koppeling is automatisch en bidirectioneel.

Rechtsboven de documentbalk: Voorbeeld, Downloaden (PDF/Word), E-mail verzenden — zie het dedicated gedeelte.

De rest van het record is in blokken: afzender en ontvanger, commerciële gegevens, regels, totalen, documentontwerp, economische condities, koppelingen en sync.

De afzender is vooringevuld uit organisatie-instellingen (naam, adres, BTW-nummer, logo). Je stelt de ontvanger in door bedrijf en contact uit de directory te selecteren: naam, adres, BTW-nummer, e-mail en telefoon laden automatisch. Heeft het bedrijf een dedicated korting in het record, dan geldt die op alle regels. Bestaat de klant nog niet, dan kun je die on the fly aanmaken door de naam te typen.

Verzending: kosten en leveringsadres

Op de order-volledige pagina (niet het compacte zijpaneel) vind je het inklapbare blok Verzending (vrachtwagenpictogram). Hier beheer je alles rond fysieke levering: verzendkosten, bestemmingsland, verzendadres en gegevens goederenontvanger (naam, adres, postcode, stad, provincie, telefoon, e-mail).

Je kunt verzendkosten handmatig invoeren of Mokapen ze automatisch laten berekenen op basis van geografische zones (Instellingen → Verkoop → Orders → Verzending). Automatische berekening houdt rekening met bestemmingsland en, als de zone «op gewicht» staat, het gewicht van producten op regels (hoeveelheid × catalogusgewicht). Voeg je productregels toe of verwijder je ze, of wijzig je het land, dan kan het systeem de kosten herberekenen en totalen bijwerken.

Overschrijdt het orderbedrag de drempel gratis verzending van de zone, dan zet Mokapen de kosten op nul. Verzendbedrag wordt aan ordertotalen toegevoegd (na items) en bij sync naar Fatture in Cloud kan het een aparte regel worden. Zonedetails in de Verzending-gids.

Ordercode: automatische nummering (en hoe je die wijzigt)

Elke order heeft een unieke code die het document intern identificeert (Kanban, lijsten, koppelingen) en op de PDF als orderreferentie verschijnt.

Mokapen genereert de code automatisch bij opslaan indien leeg: jaarlijkse volgorde in formaat ORD-NUMMER-JAAR (bijv. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Elke 1 januari reset de teller. Wijzig je de orderdatum naar een ander jaar, dan regenereert de code voor dat jaar.

Je kunt de code handmatig instellen: klik op de code in de kop, typ wat je wilt, sla op. Nuttig om af te stemmen op ERP of externe boekhoudnummering. Codes buiten het standaardformaat beïnvloeden de automatische volgorde niet. Let op duplicaten: beter automatische nummering laten en alleen ingrijpen wanneer nodig.

In PDF's/e-mails kan de bestandsnaam Afzender - ORD-3-2026.pdf zijn.

Regels: het commerciële document van de order opbouwen

Regels zijn het hart van de order: de rijen die aan de klant beschrijven wat je verkoopt of levert en wat het kost. Elke rij heeft titel, hoeveelheid, eenheidsprijs, BTW-tarief en totaal. De rest — kortingen, netto/bruto-berekening, marge, belastingen — wordt realtime berekend terwijl je werkt.

Klik je op + Regel, dan opent een modal met de eerste keuze: welk type rij je toevoegt. Er zijn vijf opties, en het verschil is niet cosmetisch — het verandert wat de rij in de order vertegenwoordigt.

Nieuwe regel of uit gekoppelde offerte

Op een order gekoppeld aan één of meer offertes (tabblad Koppelingen) wordt de knop + Regel een menu met twee opties: Nieuw (standaardmodal, zoals bij offertes) en Uit gekoppelde offerte. De tweede optie verschijnt alleen als minstens één offerte aan de order is gekoppeld — nuttig wanneer de order gedeeltelijk start of je later regels toevoegt zonder prijzen en BTW opnieuw in te voeren.

Kies je Uit gekoppelde offerte, dan opent een modal: je selecteert welke offerte (heb je er meer dan één gekoppeld), Mokapen laadt de regels met titel, hoeveelheid en prijs. Vink aan wat je importeert — ook maar enkele — en bevestig met Toevoegen. Geselecteerde rijen worden aan de order toegevoegd met dezelfde gegevens als de offerte (product/dienst, hoeveelheid, prijs, regelkorting, BTW). Je kunt ze daarna individueel bewerken zoals elke andere rij.

De vijf regeltypes

Elke rij kan een van deze vijf types zijn, en de keuze verandert wat de rij in de order vertegenwoordigt:

• Dienst — haalt uit de Dienstencatalogus. Gebruik voor iets immaterieels (consultancy, abonnement, dagtarief-interventie). Selecteer de dienst uit het menu en prijs, BTW, code en beschrijving worden vooringevuld uit de catalogus. Je kunt ze op de rij nog wijzigen als je voor deze klant een andere prijs hanteert: de catalogus blijft ongewijzigd.
• Product — werkt als Dienst maar haalt uit de Productcatalogus: hardware, materialen, softwarelicenties, alles tastbaars of met SKU.
• Generiek item — vrije rij: geen cataloguskoppeling, je schrijft titel, prijs en hoeveelheid handmatig. Perfect voor incidentele items die niet in de catalogus horen («Reis Milaan», «Eenmalige initiële setup», «Logo-aanpassing»).
• Generiek % item — berekende rij: voer een percentage in (positief of negatief) en Mokapen berekent het bedrag als percentage van het netto van eerdere rijen. Klassiek gebruik: orderkorting («Loyaliteitskorting −10%» na alle items) of toeslag («Spoedservice +15%»). Het getal herberekent realtime als je erboven een rij toevoegt of een prijs wijzigt.
• Alleen-tekst % item — zoals het vorige maar zonder berekend bedrag: toont alleen het label op het document. Gebruik wanneer je de klant iets wilt meedelen zonder totalen te wijzigen («Korting reeds in prijzen verwerkt», «Verlaagd BTW-tarief op sommige items»).

Wat je in elke rij invult

Ongeacht type heeft elke regel dezelfde velden (met kleine verschillen voor %-types):

• Titel en notitie — wat de klant op de PDF leest. Titel is de hoofdregel («Routine serveronderhoud»), notitie de beschrijving eronder («Inclusief twee kwartaalbezoeken, ticketafhandeling, security-updates»). Vooringevuld uit catalogus indien geselecteerd; bij generieke items schrijf je het zelf.
• Hoeveelheid en eenheidsprijs — maken het regeltotaal. Standaard hoeveelheid is 1, dus voor een eenmalige dienst volstaat de prijs. Voor verbruiksregels (uren, dagen, licenties) voer je de echte hoeveelheid in.
• BTW-tarief — gekozen uit wat in je organisatie is geconfigureerd (Instellingen → Verkoop → Belastingen). Zijn tarieven nog niet geconfigureerd, dan waarschuwt Mokapen vóór je items kunt aanmaken. Het systeem default naar het catalogustarief van product/dienst, of het standaardtarief van je land voor generieke items.
• Regelkorting — percentagekorting op het enkele item (0–100%): nuttig voor speciale prijs op één item zonder anderen te raken. Anders dan klantkorting en documentkorting — zie hieronder.
• Eenheidskost — intern veld, niet zichtbaar voor de klant: gebruikt voor marge en markup. Ingevuld, dan toont de order wat je op die regel verdient. Niet verplicht, maar werk je met krappe marges of wil je orderwinstgevendheid, vul het minstens in op hoofditems.

Netto of bruto prijzen: wat te kiezen

Boven de regellijst staat de schakelaar «Brutoprijzen gebruiken». Het is geen technisch detail: het verandert wat het getal in het prijsveld betekent.

• Nettoprijzen (standaard) — je voert prijs zonder BTW in. Schrijf je € 100 op een regel met 22% BTW, dan ziet de klant € 100 netto + € 22 BTW = € 122 totaal. Standaard voor B2B: je contact denkt netto omdat BTW aftrekbaar is.
• Brutoprijzen — je voert prijs inclusief BTW in. Schrijf je € 122 op een regel met 22% BTW, dan splitst Mokapen: € 100 netto, € 22 BTW. Natuurlijk voor B2C: de particuliere klant wil weten wat hij betaalt, niet de splitsing.

De schakelaar geldt voor de hele order: je kunt geen netto- en brutoregel mixen. Kies op basis van klant: bedrijf bijna altijd netto; eindconsument bijna altijd bruto.

Kortingen: volledige cascade (tot vijf niveaus)

Kortingen worden in cascade op de resterende basis toegepast (percentages tellen niet op). Naast klant, regel en handmatig kunnen orders ook org-regels voor hoeveelheid en netto totaalbedrag gebruiken. Volledige setup in de Kortingen-gids.

Typische toepassingsvolgorde op een regel netto € 1.000:

1. Start van € 1.000.
2. Klantkorting (bedrijfsrecord), bijv. 10% → € 900.
3. Regel / vaste itemkorting, bijv. 5% → € 855.
4. Hoeveelheidskorting (Instellingen → Orders → Korting), indien getriggerd → basis verder verlaagd.
5. Korting op netto totaalbedrag (zelfde instellingen), als volumestaffel is bereikt.
6. Handmatige documentkorting («Korting toevoegen» onder items) — laatste onderhandelde hefboom.
7. Bereken BTW op netto na kortingen. Voeg daarna eventuele verzendkosten toe.

In de praktijk gebruik je zelden alle niveaus tegelijk. Veelvoorkomende patronen:

• Klantkorting — loyaliteit op het bedrijfsrecord.
• Regelkorting — speciale prijs op één item.
• Hoeveelheid / volume — automatische groothandelregels (Kortingen-gids).
• Handmatig document — deal sluiten op de huidige order.

Het totalenblok toont elk gewaardeerd niveau apart. Tot je handmatige korting inschakelt, blijven klant, regel en (indien geconfigureerd) automatische regels actief.

Komt de order uit een geaccepteerde offerte of gewonnen deal, dan kan Mokapen de regels voorinvullen — controleer en pas aan vóór verzending naar de klant of sync met boekhouding.

Herordenen, bewerken, rijen verwijderen

Rijen kunnen gesleept worden om te herordenen: de volgorde op scherm is wat de klant op de PDF ziet. Zet hoofditems eerst, dan accessoires, dan eventuele percentagekortingen — zo leest de order goed.

Om een rij te bewerken klik je op het bewerk-pictogram: dezelfde aanmaakmodal opent opnieuw. Verwijderen via het prullenbak-pictogram. Mokapen vraagt geen bevestiging bij rijverwijdering (opnieuw aanmaken duurt seconden), maar op belangrijke orders loont periodiek opslaan.

Totalen: wat de klant ziet en wat alleen jij ziet

Het totalenblok onderaan het regelsgedeelte toont alle orderberekeningen. Items zichtbaar voor de klant op de PDF:

• Nettototaal — som van belastbare bedragen van regels.
• Toegepaste kortingen — één voor één bij verschillende types.
• Belastingen — apart per BTW-tarief.
• Brutototaal — het eindbedrag dat de klant ziet.

Daarna drie items die alleen jij intern ziet en nooit op de PDF verschijnen. Ze tonen alleen als je eenheidskost op regels invulde:

• Marge — verschil tussen nettoprijs en totale kost.
• Marge % — marge ten opzichte van verkoopprijs.
• Markup % — marge ten opzichte van kost.

Dit zijn je interne winstgevendheidsmetrics, nuttig om te beslissen of je de prijs nog kunt verlagen om te sluiten.

Documentontwerp: PDF-templates en aanpassen

De PDF die de klant ontvangt wordt niet elke keer from scratch opgebouwd: die start van een template dat layout, kleuren, logopositie, structuur van de regeltabel en waar de handtekening komt definieert. Op het orderrecord vind je het blok Ontwerp met een dropdown om te kiezen welk template je gebruikt.

Systeemtemplates (direct bruikbaar)

Mokapen bevat vier standaardtemplates — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — met verschillende layouts. Ze verschillen in logopositie (linksboven, gecentreerd, rechts), regeltabelstijl (met of zonder afwisselende rijen, randen of alleen scheidingen), layout afzender/ontvanger, positie handtekeningblok. Ze zijn al geconfigureerd en gebruiken automatisch je organisatiegegevens (logo, kleuren, fiscale gegevens).

Begin je net en heb je geen tijd om te customizen, probeer de vier standaardtemplates met dezelfde order (wissel alleen template en klik Voorbeeld) en kies wat je bevalt. Veel gebruikers blijven jaren op standaardtemplates zonder problemen.

Aangepaste templates van je organisatie

Heb je specifieke behoeften — exacte merkkleuren, layout vereist in je sector, extra blokken zoals garantievoorwaarden of digitale handtekening — dan kun je aangepaste templates maken in het organisatiegedeelte Templates (zijmenu). Elk template is van een specifiek type (Order, Offerte, Factuur...) en definieert documentstructuur met aanpasbare blokken.

Een aangepast template laat je:

• Bepalen welke blokken je toont en hun positie (kop, afzender, ontvanger, regeltabel, condities, handtekening, juridische notities).
• Kleuren, lettertypen en tabelstijl instellen passend bij het merk.
• Standaardtekst voorladen in economische condities: maak je een nieuwe order met dat template, dan vult conditietekst automatisch met de formulering die je voorbereidde (geldigheid, betalingsvoorwaarden, regelgevende referenties).

In je organisatietemplatelijst kun je een template als standaard markeren: die wordt automatisch voorgesteld op alle nieuwe orders. Nuttig wanneer het hele verkoopteam dezelfde layout moet gebruiken zonder erover na te denken.

Wijzig je het template van een bestaande order (bijv. omdat die klant een andere layout vereist) en sla op, dan gebruiken voorbeeld en download het nieuwe ontwerp — zonder items, prijzen of condities die je al schreef aan te raken.

Economische condities: vrije tekst van de order

In het blok Document vind je de editor economische condities: een rich text-gebied (vet, cursief, lijsten, links, tabellen) waar je alles rond items en cijfers schrijft. Betalingsvoorwaarden («30 dagen vanaf factuurdatum»), geldigheid van het aanbod («geldig tot 31/03/2026»), vertrouwelijkheidsclausules, levertijden, garanties, boetes, regelgevende referenties.

Stel je een template in met vooraf geladen condities, dan vult de editor automatisch bij orderaanmaak — je wijzigt alleen wat nodig is voor het specifieke geval. Heeft het template geen vooraf geladen condities, dan begin je leeg en schrijf je vrij.

Conditietekst verschijnt op de PDF onder de regeltabel, vóór het handtekeningblok. Mokapen indexeert of analyseert het niet: pure documentinhoud, de opmaak die je in de editor ziet is wat de klant ziet.

Voorbeeld, downloaden en verzenden naar de klant

Is de order klaar — regels ingevuld, condities geschreven, klant gekoppeld — dan is het tijd om te leveren. Mokapen biedt drie paden, van eenvoudigst naar meest professioneel.

Voorbeeld: controleren vóór verzenden

De knop Voorbeeld rechtsboven op het record toont de PDF precies zoals de klant die ziet, direct in de browser in A4-formaat. Het genereert geen bestand om te downloaden: het is een rendering on the fly met actuele gegevens en template.

Gebruik het altijd vóór verzenden. Het onthult in twee seconden wat je op het record mist: een regeltitel afgekapt omdat te lang, een notitie die slecht wrapt, logo verkeerd gepositioneerd met dit template, verkeerd BTW-tarief op een regel. Bewerk, sla op, open voorbeeld opnieuw — herhaal tot tevreden.

Belangrijk: voorbeeld weerspiegelt de opgeslagen orderstatus. Wijzigde je net items of condities en heb je niet opgeslagen, dan toont voorbeeld mogelijk niet de laatste wijzigingen. Sla op en probeer opnieuw.

Downloaden: PDF of Word

De knop Downloaden opent een menu met twee opties: PDF en Word (docx). PDF is het standaard leveringsformaat — niet bewerkbaar door de klant, professioneel, universeel. De bestandsnaam wordt automatisch opgebouwd als Afzendernaam - Ordercode.pdf (voorbeeld: «Acme BV - ORD-3-2026.pdf»), zodat de klant het bij opslaan al geïdentificeerd vindt.

Word dient twee specifieke gevallen: wanneer je het document handmatig moet aanpassen vóór verzenden (een custom alinea die je niet in het systeem wilt), of wanneer de klant een bewerkbaar formaat vraagt om in een groter document te integreren. Let op: geëxporteerd Word is een snapshot van de order — wijzigingen daar keren niet terug naar Mokapen.

E-mail verzenden: direct leveren vanuit de order

De knop E-mail verzenden opent een modal om de order naar de klant te sturen zonder Mokapen te verlaten, met de PDF als bijlage.

De ontvanger is vooringevuld met het e-mailadres van het gekoppelde contact of bedrijf. Je kunt meer ontvangers toevoegen gescheiden door puntkomma's — nuttig wanneer je contact inkoop of de accountant wil kopieren. Het veld Van stelt e-mailadressen voor die als SMTP-koppelingen in de organisatie zijn geconfigureerd: heb je geen, dan gebruikt Mokapen zijn systeemadres (de e-mail komt aan, maar vanaf een generiek adres). Om professioneel over te komen, koppel minstens één bedrijfsadres (info@, sales@, je persoonlijke) in e-mailkoppelingen.

Het onderwerp vult voor met «Order {code}» — wijzig het voor iets specifiekers («Ons onderhoudsvoorstel 2026»). De body staat op een standaardgroet, maar je kunt die volledig herschrijven: je laatste commerciële notitie, referentie aan een gesprek, vervolgstappen.

Hieronder twee belangrijke opties:

• PDF-document bijvoegen (standaard aan) — genereert de order-PDF en voegt die toe, zodat de klant altijd een kopie heeft ook zonder op een link te klikken.
• BCC-kopie ontvangen — stuurt een verborgen kopie naar je adres, nuttig om exact bij te houden wat je verstuurde en wanneer.

Na verzending wordt het event geregistreerd in de order-tijdlijn (datum, tijd, ontvangers): keer je drie weken later terug, dan weet je precies wanneer je verstuurde.

Sync met facturatiesoftware

Mokapen is CRM en commercieel document, geen facturatiesoftware: e-facturatie, BTW-registers en journaal blijven in boekhouding (Fatture in Cloud, ERP, accountant). Voor orders is sync de sleutelstap — hier worden gegevens factureerbaar zonder herinvoer.

De meest volwassen integratie is met Fatture in Cloud: details in de dedicated Fatture in Cloud-gids. Door het FIC-account te koppelen stromen klantrecords, product-/dienstencatalogus en orders met regels van Mokapen naar Fatture in Cloud, waar ze e-facturen worden. Richting is configureerbaar (alleen export, of bidirectioneel).

Op de order toont het tabblad Sync status: gesynchroniseerd, laatste succesvolle operatie, eventuele fouten. Na wijzigingen aan items of bedragen in Mokapen kan een nieuwe sync nodig zijn vóór boekhouding de factuur uitgeeft.

Records worden gematcht tussen systemen met BTW-nummer en belastingcode anti-duplicaat. BTW-mapping en syncfilters zijn per organisatie configureerbaar in Integraties.

Typische flow: geaccepteerde offerte → order in Mokapen → sync order naar FIC → e-factuur vanuit boekhouding. Mokapen doet CRM en orderdocument; fiscale compliance blijft op het gekoppelde boekhoudsysteem.

Order aanmaken

Er zijn drie manieren om te starten, en de keuze verandert hoeveel werk je doet.

• Uit geaccepteerde offerte (aanbevolen wanneer die bestaat) — vanuit de offerte met status Geaccepteerd, pipeline-automatisering of knop + Aanmaken en koppelen → Order. Items, klant, bedragen en condities kopiëren mee; de order wordt geboren gekoppeld aan de bronofferte. Zie de Offertes-gids voor de acceptatieflow.
• Uit gewonnen deal — vanuit het dealrecord, + Aanmaken en koppelen → Order. Klant en commerciële gegevens vullen vooraf in; voeg regels toe of controleer ze.
• Directe modus — vanaf de Orders-pagina klik + Order rechtsboven. Voor reeds overeengekomen verkopen zonder formele offerte of terugkerende orders. Maak klantrecord on the fly aan indien nodig.

In alle gevallen is de operationele volgorde hetzelfde:

1. Geef een duidelijke titel: «Order onderhoud 2026 — Acme BV» is beter dan «Acme-order».
2. Controleer ontvanger en afzender.
3. Kies het document-template (type Order) of laat de standaard.
4. Voeg regels toe of controleer ze: hoofditems eerst, dan accessoires, dan percentagekortingen.
5. Schrijf economische condities of corrigeer tekst vooraf geladen uit het template.
6. Stel eigenaar, orderdatum en initiële pipelinestatus in.
7. Opslaan. Mokapen wijst code ORD-N-JAAR toe als je die niet instelde, berekent totalen en de order is klaar.

Klik Voorbeeld, daarna E-mail verzenden, PDF downloaden of start sync met boekhouding — afhankelijk van de volgende stap in je proces.

Alles hoeft niet perfect bij eerste opslag: je kunt terugkomen om regels, prijzen en tekst te bewerken. Na sync naar Fatture in Cloud kunnen wijzigingen in Mokapen een nieuwe sync vereisen.

Order bewerken

Orderwijzigingen doe je op drie manieren, afhankelijk van wat je wilt wijzigen en hoeveel records.

Direct bewerken op het record

Open het orderrecord (vanuit Kanban of Lijst) en bewerk waar nodig: klik op de titel om te hernoemen, het potlood-pictogram naast velden om te corrigeren, regels toevoegen/verwijderen, condities herschrijven. Op het zijpaneel slaan velden automatisch één voor één op wanneer je focus verlaat. Op de volledige pagina moet je Opslaan klikken wanneer je klaar bent met het blok waar je aan werkte.

Let op: wijzig je items of conditietekst, onthoud dan eerst op te slaan vóór je voorbeeld genereert of verstuurt — anders is de verzonden PDF nog de vorige versie.

Status verzetten vanuit Kanban

Is het enige wat moet wijzigen de orderfase (verplaatst naar fulfillment, gefactureerd, levering voltooid), open het record dan niet eens: slepen van de kaart op Kanban van kolom naar kolom. Status werkt direct bij. Meest efficiënte manier om fulfillment te beheren tijdens ops-overleggen of ochtendrondes open opdrachten.

Eén beperking: «terminale» statussen — die op 100% (zoals Afgerond) of 0% (Geannuleerd) — kunnen alleen door gebruikers met rol lid in de organisatie naar andere statussen worden gewijzigd. Bescherming zodat externe medewerkers reeds afgesloten orders niet «heropenen».

Bulk bewerken vanuit lijstweergave

Moet je iets wijzigen op veel orders — alle orders van een vertrokken verkoper hertoewijzen, een tag toevoegen aan een batch zomerorders, status verzetten op een batch — schakel dan naar Lijst, filter om de juiste orders te vinden, selecteer met checkboxes en klik Bewerken in de actiebalk die bovenaan verschijnt.

De bulk-bewerkmodal toont alleen velden die bulk zinnig maken: eigenaar, status, tags, eenvoudige custom fields. Je kunt geen items of tekst bulk bewerken — die zijn per definitie specifiek voor één order. Bevestig, en de wijziging geldt voor alle selecties.

Andere bulkacties in dezelfde balk zijn Klonen, Archiveren en Verwijderen — zie dedicated secties.

Order verwijderen

Verwijder orders per ongeluk aangemaakt of dubbele tests. Geef de voorkeur aan Archiveren als de order nuttige geschiedenis heeft (verzonden, afgerond of gesynchroniseerd, koppelingen met klant of deal) en je geen spoor op contact of bedrijf wilt verliezen.

Enkele verwijdering

1. Open het record → Opties (drie puntjes) → Verwijderen (rood item).
2. Bevestig in de modal.

Met Advanced Premium gaat de order naar de prullenbak (Orders-pagina → Acties → Orderprullenbak). Daar kun je Herstellen of Definitief verwijderen. Open je een order al in de prullenbak, dan verschijnt een banner Herstellen / Definitief verwijderen.

Op Free-plan (zonder Advanced Premium) is verwijderen doorgaans definitief direct na bevestiging, zonder prullenbak — controleer je organisatierechten.

Meerdere verwijdering

1. Lijstweergave → selecteer → Verwijderen (rode knop) → bevestig.

Overweeg impact op sync en reeds gestarte facturatie vóór definitief verwijderen.

Order archiveren

Een order is niet als een taak die je «voltooit» en die verdwijnt. Ook wanneer het werk klaar is — afgerond, gefactureerd, geannuleerd — blijft het record nuttig: het is commerciële geschiedenis van de klant, en het is prima om het in koppelingen op hun record, in jaarrapporten, in analyse van eerdere orders terug te vinden. Archiveren doet precies dit: verplaatst de order uit actieve weergaven (Kanban en Lijst tonen hem niet meer) maar houdt hem intact. Hij verschijnt nog op het gekoppelde klantrecord en in historische rapporten, en je kunt hem altijd raadplegen via Orders → Acties → Orderarchief.

Enkel archiveren

1. Open het record → Opties → Archiveren.
2. Bevestig in de modal.

Om hem te heropenen (klant belt maanden later terug en je wilt verdergaan): vind hem in het archief, open het record, Opties → Herstellen, en hij keert terug naar actieve Kanban in de status van vóór archiveren.

Meerdere archiveren

1. Lijstweergave → selecteer → Archiveren in bulkbalk → bevestig.

Wanneer archiveren en wanneer verwijderen? Praktische regel: archiveer als de order echt gebeurde (je verstuurde hem, er was discussie, hij heeft historische waarde), verwijder bij een fout (per ongeluk aangemaakt, duplicaat, test). Archiveer niet voor «opruimen»: Kanban met filters geeft je al de opruiming die je nodig hebt, en oude maar goede orders zijn meerwaarde op het klantrecord.

Order klonen

Heb je een template-order die je vaak hergebruikt — dezelfde regelstructuur met kleine variaties voor een andere klant — maak hem dan niet elke keer from scratch: kloon hem. De gekloonde order behoudt alle regels, condities, template en geselecteerde bijlagen; je wijzigt de ontvangerklant en past prijzen aan indien nodig.

Enkel klonen

1. Open het record → Opties (drie puntjes) → Klonen.
2. Kies in de modal met checkboxes wat mee naar de kopie gaat: regels (altijd), en optioneel bijlagen, koppelingen, opmerkingen, tijdlijngeschiedenis. Werk je op meerdere organisaties met hetzelfde account, dan kun je de order naar een andere organisatie klonen.
3. Bevestig.

Mokapen maakt de nieuwe order met een suffix in de titel om hem van het origineel te onderscheiden. Hij krijgt een nieuwe code (jaarlijkse volgorde) en is niet gekoppeld aan de oorspronkelijke klant — je stelt de juiste ontvanger in. Het origineel blijft ongewijzigd: klonen is een kopie, geen verplaatsing.

Meerdere klonen

1. Lijstweergave → selecteer met checkboxes → Klonen in bulkbalk → kies opties één keer voor allen → bevestig.

Vanuit offerte of gewonnen deal

De meeste orders komen uit iets dat upstream al gebeurde — een geaccepteerde offerte of gewonnen deal. Mokapen voorkomt herinvoer van items en klantgegevens in deze stappen.

Er zijn twee hoofdpaden:

• Uit geaccepteerde offerte — wanneer de klant accepteert (online via OTP, handmatig of met pipeline-automatisering op 100%), biedt Mokapen aan de gekoppelde order aan te maken met dezelfde items, bedragen en condities. Bevestig de modal en binnen seconden heb je een order met code ORD-N-JAAR, gekoppeld aan de offerte in Koppelingen. De offerte blijft in het systeem: vanuit het klantrecord zie je «offerte verstuurd in maart, geaccepteerd in april, order uitgegeven in april». Details over de offerteflow in de Offertes-gids.
• Uit gewonnen deal — vanuit het dealrecord, + Aanmaken en koppelen → Order. Klant, contact en commerciële gegevens vullen vooraf in; voeg regels toe of controleer ze. De bidirectionele koppeling blijft gevolgd voor rapportage en audit.

In beide gevallen controleer altijd items, prijzen en condities vóór verzending naar de klant of sync: de offerte kan tot het laatste moment onderhandeld zijn geweest, en de order is het definitieve document.

Gerelateerde secties

De order leeft niet geïsoleerd: andere Mokapen-onderdelen omringen hem en zijn het waard om te kennen om hem echt te gebruiken.

• Koppelingen — koppel de order aan deals, bronofferte, projecten, opvolgtaken, supporttickets, andere gerelateerde orders. Elke koppeling is bidirectioneel (vanuit de order zie je de taak, vanuit de taak de order). Open je zes maanden later het klantrecord, dan reconstrueer je in één oogopslag alles wat gebeurde.
• Bijlagen — voeg aan de order specificaties, technische specs, contractconcepten, screenshots die de klant stuurde toe. Ze blijven op het orderrecord en zijn vindbaar bij zoeken in organisatiebestanden.
• Updates — de tijdlijn (of activiteitenlog) is de volledige geschiedenis van alles wat met de order gebeurde: wanneer aangemaakt, wie wat en wanneer wijzigde, elke verzonden e-mail (met ontvangers), elke documentverzending en sync (met IP en datum). Forensisch nuttig: is er discussie over «wat we zeiden», dan geeft de tijdlijn het antwoord met data.
• Tags — vrije classificatie om snel te filteren en zoeken: «Enterprise», «Verlenging», «Opnieuw oppakken», «Complex», welke taxonomie voor jou zinnig is. Filters op de Orders-pagina werken zeer goed met tags.

Orderinstellingen

Instellingen staan in Instellingen → Verkoop → Orders. Met de Orders-app en een passend Premium-plan kunnen Leden (en hoger) ze beheren — niet alleen Eigenaars. Beschikbare kaarten:

• Pipeline en statussen — zie hieronder.
• Velden en Lijst & kolommen — gemarkeerd als binnenkort beschikbaar in de UI (nog niet configureerbaar vanuit deze hub).
• Korting — automatische hoeveelheids- en netto-totaalregels (+ cascade met klant/regel/handmatig).
• Verzending — geografische zones (vast of op gewicht, gratis verzending). Zonder zones blijft verzendkost op de order handmatig.

Lijstweergavekolommen kun je nog aanpassen vanuit het Acties-menu van Lijst waar het product dat toelaat; organisatie-custom fields blijven in het globale velden/entiteit-instellingengebied, niet op deze «binnenkort beschikbaar»-kaarten.

Orderpipeline en statussen

De orderpipeline modelleert operationele fulfillment, niet commerciële onderhandeling (die blijft op offertes). Standaard stelt Mokapen zeven statussen voor:

• Nieuwe order (20%) — net aangemaakt, wacht op overname.
• In behandeling (40%) — iemand in het team werkt aan fulfillment.
• Te factureren (60%) — klaar om door te geven aan boekhouding.
• Gefactureerd (80%) — factuur uitgegeven (of sync naar boekhouding voltooid).
• Afgerond (100%) — opdracht succesvol afgesloten.
• Stand-by (0%) — tijdelijke pauze.
• Geannuleerd (0%) — order gaat niet door.

Percentages («voortgang») voeden de balk op Kanbankaarten en rapporten. Pas statussen, kolomvolgorde en voortgang aan in Instellingen → Verkoop → Orders → Pipeline en statussen. Meerdere pipelines en teambeperking werken zoals bij offertes.

Buiten het orders-gedeelte maar belangrijk om het goed te laten werken zijn nog twee configuraties:

• Belastingtarieven (Instellingen → Verkoop → Belastingen) — heb je minstens één niet geconfigureerd, dan kunnen geen items worden aangemaakt.
• Documenttemplates (organisatiemenu Templates) — waar je de PDF-templates aanpast die we in het gedeelte «Documentontwerp» bespraken.

Orderrapporten

Kanban en Lijst zijn om aan individuele orders te werken; om algemene prestaties te begrijpen — hoeveel orders je in het kwartaal deed, wie topverkoper is, welke producten het meest in orders eindigen, trend van afgeronde en gefactureerde orders — zijn er dedicated rapporten, toegankelijk vanaf de pagina Orderrapporten (vereist passend Premium-plan).

Beschikbare rapporten dekken de meest nuttige analytische views in een verkoopcyclus:

• Verdeling per status — hoeveel orders in elke pipelinefase: essentieel om knelpunten te zien.
• Verdeling per pipeline — gebruik je er meer dan één, zie hoe werk over kanalen verdeelt.
• Prestaties per eigenaar — aantal orders en economisch volume per verkoper.
• Meest bestelde items — welke producten/diensten het meest in orders eindigen. Goudmijn om te begrijpen wat de markt echt vraagt.
• Orders per klant — wie je bediende en voor welke waarde.
• Economische volumes per periode — maandelijkse, kwartaal-, jaartrend.
• Marge en markup — orderwinstgevendheid. Werkt alleen als je eenheidskosten op regels invulde: zonder kosten blijft het rapport leeg.

Zoals overal in Mokapen respecteren rapporten organisatierechten: elke gebruiker ziet alleen records waartoe hij toegang heeft op basis van rol. Een verkoper ziet niet automatisch orders van collega's tenzij rechten dat toelaten — nuttig voor teams met interne competitie of gevoelige gegevens.