Vodič Mokapen

Vodič za narudžbe

Narudžba je kupčeva komercijalna potvrda: dokument s cjenikom, popustima, PDV-om i uvjetima koji formalizira kupnju ili obvezu isporuke. U Mokapenu narudžba nije PDF arhiviran u zajedničkoj mapi. To je CRM zapis uživo, povezan s kontaktom i tvrtkom, prati se na vremenskoj traci, sinkronizira sa softverom za fakturiranje i spreman je da postane e-račun bez ponovnog unosa stavki.

Ovaj vas vodič vodi kroz svakodnevnu upotrebu: kreiranje ili generiranje narudžbe iz prihvaćene ponude, upravljanje ispunjenjem s operativnim cjevovodom, slanje dokumenta kupcu, sinkronizacija s Fatture u oblaku i poznavanje svakog posla u svakom trenutku. Automatska pravila za popusti i utovar imati posvećene vodiče; cjevovod i predlošci ostaju u završnim dijelovima.

Područje za narudžbe je unutra Prodaja → Narudžbe. Zahtijeva a odgovarajući Premium plan s aktivnom aplikacijom Prodaja i poreznim stopama konfiguriranim na razini organizacije (jednom, u Postavke → Prodaja → Porezi).

Kako se narudžbe uklapaju u ostatak vašeg posla

Prije tehničkih detalja, pomaže vidjeti gdje narudžba stoji u tijeku prodaje — to je ono zbog čega Mokapen radi za vas, a ne protiv vas.

U tipičnom putu kupac ulazi kao kontakt (obrazac web stranice, sajam, preporuka). Kada se pojavi prava prilika, otvorite a dogovor pratiti pregovore. Ako je potreban službeni prijedlog, pripremite a citat; kada kupac prihvati, ponuda postaje redoslijed — gdje je ekonomska obveza konačna i počinje ispunjenje, proizvodnja i fakturiranje. Također možete kreirati narudžbu izravno (već dogovorena prodaja, obnova ugovora, narudžba koja se ponavlja) bez prolaska kroz ponudu.

Narudžba nasljeđuje i hrani se ostalo: ako dolazi iz prihvaćene ponude, artikala, kupca, popusta i uvjeta kopirati bez ponovnog unosa; ako ga otvorite s kartice tvrtke, automatski se popunjava primatelj i namjenski popust. Jednom izdana narudžba vodi na projekti, zadatke isporuke, karte za podršku i — putem sinkronizacije — računovodstvo za fakturiranje.

Praktična korist: šest mjeseci kasnije kada netko u timu otvori kontakt s kupcem, vidi punu povijest — poslane ponude, izdane narudžbe, koje su ispunjene ili fakturirane, s kojim iznosima i stavkama. Nema dijeljene Excel datoteke, nema mape «narudžbe 2026» za traženje.

Slučajevi upotrebe

• Potpisan B2B ugovor: narudžba s ponavljajućim linijama usluga, uvjeti plaćanja u ekonomskim uvjetima, markirani PDF s predloškom organizacije.
• Prodaja iz prihvaćene ponude: narudžba generirana iz ponude s već usklađenim artiklima, iznosima i klijentom — jednim klikom i spremni ste za ispunjenje ili fakturiranje.
• Operacije i dostava: nalog povezan s projektom i zadacima ispunjenja; veze s ulaznicama nakon prodaje za praćenje cijelog ciklusa.
• Fiskalna integracija: sync to Fatture in Cloud — narudžba sa svojim linijama postaje osnova za e-fakturiranje bez ponovnog unosa u računovodstvo.

Stranica Narudžbe: gdje počinjete svaki dan

Kad odete na Prodaja → Narudžbe vidiš Kanban ploča: stupci gdje je svaki stupac operativna faza (Nova narudžba, Preuzeto, Za fakturiranje, Fakturirano, Ispunjeno, U pripravnosti, Otkazano — prilagodljivo). Svaka narudžba je kartica u stupcu statusa. Na prvi pogled vidite koliko narudžbi čeka ispunjenje, koliko ih je u fakturiranju, koliko ih je zatvoreno.

Ovo je pravi pogled za svakodnevni rad: otvorite Mokapen ujutro, pogledajte «Preuzeto na odgovornost» — nalozi za rad danas. Pogledajte «Za fakturiranje» — one koje treba prenijeti u računovodstvo. Stupac «Ispunjeno» prikazuje zatvorene poslove za razdoblje, s ukupnim iznosom na vrhu stupca.

Na vrhu imate dva alata koja ćete često koristiti: birač cjevovoda (ako imate različite procese — npr. proizvode u odnosu na usluge — svaki ima svoj vlastiti cjevovod i faze) i Filteri dugme. Filteri sužavaju pregled: samo narudžbe određenog kupca, iznad određenog iznosa, određeni vlasnik, određena oznaka. Ako često koristite istu kombinaciju, spremite je kao spremljeni filter i pozovite ga jednim klikom.

Da biste unaprijedili fazu narudžbe, ne morate je otvarati: povucite karticu od «Preuzeto» do «Za fakturiranje» i ažuriranja statusa. Brzo tijekom operativnih sastanaka ili jutarnjih krugova otvorenih poslova.

The + Narudžba gumb gore desno otvara uređivač za stvaranje nove narudžbe — pogledajte «Stvaranje narudžbe» kasnije.

Kanban prikaz (zadano)

Ploča podijeljena fazom cjevovoda; svaka narudžba je kartica. Ukupni iznos na vrhu svakog stupca daje ekonomski volumen po statusu. napredovati, povucite karticu: ažuriranje statusa bez otvaranja naloga.

Prikaz popisa

Klasična tablica: jedan red po narudžbi, podesivi stupci (šifra, kupac, iznos, status, vlasnik, datum, oznake). Sortirajte klikom na zaglavlja i odaberite više redaka s potvrdnim okvirima za skupne radnje: promijenite vlasnika, arhivirajte skupinu na kraju godine, izvezite CSV za računovodstvo.

Koje koristiti, kako i kada

Osnovno pravilo: Kanban na posao (narudžbe unaprijed, otvaranje, komentiranje, upravljanje ispunjenjem), Popis za pregled i popravak (provjerite brojeve, sortirajte po iznosu, skupno uređivanje, izvoz, analiza). Prebacite selektorom gore desno. Filtri i aktivni cjevovod ostaju isti.

Zapis narudžbe

Kada kliknete karticu na Kanbanu (ili retku na popisu), otvara se nalog. Ako imate Premium plan, možete prijeći na puna stranica s ikonom za proširenje na vrhu — zgodno kada radite na dugim narudžbama s mnogo stavki retka ili detaljnim tekstom uvjeta.

Na vrhu ćete pronaći kod narudžbe (npr. #ORD-3-2026) i titula. Kôd jedinstveno identificira narudžbu — pogledajte namjenski odjeljak. Naslov je opis koji mu date, kao što je «2026 nalog za održavanje postrojenja — Acme kupac»: pomaže vam da ga prepoznate, ali se ne pojavljuje kao takav u PDF-u.

Ispod naslova je radna traka: status cjevovoda, privatnost, oznake, prilozi, bilješke, Kopiraj vezu, Mogućnosti izbornik (Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši). The + Stvorite i povežite se gumb povezuje zadatke, sastanke, projekte, ulaznice — veza je automatska i dvosmjerna.

Gore desno je traka dokumenta: Pregled, preuzimanje (PDF/Word), Pošalji email — pogledajte namjenski odjeljak.

Ostatak zapisa organiziran je u blokove: pošiljatelj i primatelj, komercijalni podaci, stavke, ukupni iznosi, dizajn dokumenta, ekonomski uvjeti, veze i sink.

Pošiljatelj je unaprijed popunjen iz postavki organizacije (ime, adresa, PDV broj, logotip). Primatelja postavljate odabirom tvrtka i kontakt iz imenika: ime, adresa, PDV broj, e-pošta i telefon automatski se učitavaju. Ako tvrtka ima a namjenski popust u svom zapisu, odnosi se na sve retke. Ako kupac još ne postoji, možete ga kreirati u hodu upisivanjem njegovog imena.

Dostava: troškovi i adresa dostave

Po narudžbi puna stranica (ne kompaktnu bočnu ploču) smatrate sklopivom Dostava blok (ikona kamiona). Ovdje upravljate svime vezanim uz fizičku dostavu: trošak dostave, zemlja odredišta, adresa za dostavu i podatke o primatelju robe (ime, adresa, poštanski broj, grad, pokrajina, telefon, e-mail).

Možete unijeti trošak dostave ručno ili neka Mokapen izračunati automatski na temelju zemljopisne zone (Postavke → Prodaja → Narudžbe → Dostava). Automatski izračun uzima u obzir zemlja odredišta i, ako je zona postavljena «po težini», težina od proizvoda na linije (količina × kataloška težina). Kada dodate ili uklonite linije proizvoda ili promijenite zemlju, sustav može ponovno izračunati trošak i ažurirati ukupne iznose.

Ako iznos narudžbe prelazi zonu besplatna dostava prag, Mokapen nuli trošak. Iznos dostave dodaje se ukupnom iznosu narudžbe (nakon stavki) i kada se sinkronizira s Fatture in Cloud, može postati posebna linija. Pojedinosti o postavljanju zone u Vodič za otpremu.

Kod narudžbe: automatsko numeriranje (i kako ga promijeniti)

Svaka narudžba ima jedinstveni kod koji interno identificira dokument (Kanban, popisi, veze) i pojavljuje se u PDF-u kao referenca narudžbe.

Mokapen automatski generira kod pri spremanju ako je prazan: godišnji sekvencijalni unos RED-BROJ-GOD format (npr. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Svakog 1. siječnja brojač se resetira. Ako promijenite datum narudžbe u drugu godinu, kod se ponovno generira kako bi odgovarao toj godini.

možete ručno postavite kod: kliknite kod u zaglavlju, upišite što želite, spremite. Korisno za usklađivanje s ERP ili vanjskim računovodstvenim numeriranjem. Kodovi izvan standardnog formata ne utječu na automatsko sekvenciranje. Pripazite na duplikate: bolje ostaviti automatsko numeriranje i intervenirati samo kada je potrebno.

U PDF-ovima/e-porukama naziv datoteke može biti Pošiljatelj - ORD-3-2026.pdf.

Stavke retka: izrada komercijalnog dokumenta narudžbe

Stavke su srce narudžbe: redovi koji opisuju kupcu što prodajete ili isporučujete i koliko to košta. Svaki red ima naziv, količinu, jediničnu cijenu, stopu PDV-a i ukupni iznos. Sve ostalo — popusti, obračun neto/bruto, marže, porezi — izračunava se u stvarnom vremenu dok radite.

Kada kliknete + Stavka otvara se modal s prvim izborom: koju vrstu retka dodati. Postoji pet opcija, a razlika nije kozmetička — ona mijenja ono što red predstavlja u redoslijedu.

Nova stavka ili iz povezane ponude

Po narudžbi povezan s jednim ili više citata (kartica Veze), the + Stavka gumb postaje izbornik s dvije opcije: Novi (standardni način, kao u navodnicima) i Iz povezanog citata. Druga se opcija pojavljuje samo ako je barem jedna ponuda povezana s narudžbom — korisno kada narudžba počinje djelomično ili kada kasnije dodate retke bez ponovnog unosa cijena i PDV-a.

Biranje Iz povezanog citata otvara modal: odaberete koju ponudu (ako ste povezali više od jedne), Mokapen učitava svoje stavke s naslovom, količinom i cijenom. Provjerite one za uvoz — čak i samo neke — i potvrdite s njima Dodati. Odabrani redovi se dodaju u narudžbu s istim podacima kao i ponuda (proizvod/usluga, količina, cijena, linijski popust, PDV). Zatim ih možete pojedinačno uređivati ​​kao i svaki drugi redak.

Pet vrsta predmeta

Svaki red može biti jedan od ovih pet tipova, a izbor mijenja ono što red predstavlja u redoslijedu:

• Servis — povlači iz Katalog usluga. Iskoristite ga za nešto nematerijalno (savjetovanje, pretplata, dnevna intervencija). Odaberite uslugu iz izbornika i cijena, PDV, šifra i opis su unaprijed ispunjeni iz kataloga. I dalje ih možete mijenjati u retku ako za ovog određenog kupca primijenite drugu cijenu: katalog ostaje nepromijenjen.
• Proizvod — radi kao usluga, ali povlači iz Katalog proizvoda: hardver, materijali, softverske licence, bilo što materijalno ili s SKU.
• Generička stavka — slobodan red: nema linka na katalog, naslov, cijenu i količinu pišete rukom. Savršeno za povremene artikle koji ne pripadaju katalogu («Milan travel», «Jednokratno početno postavljanje», «Prilagodba grafike logotipa»).
• Generički % artikl — izračunati redak: unesite postotak (pozitivan ili negativan) i Mokapen izračunava iznos kao postotak neto vrijednosti prethodnih redaka. Klasično korištenje: popust na narudžbu («Popust za vjernost −10%» nakon popisa svih artikala) ili nadoplata («Hitna usluga +15%»). Broj se ponovno izračunava u stvarnom vremenu ako dodate red iznad ili promijenite cijenu.
• Stavka samo za tekst % — kao prethodni, ali bez izračunatog iznosa: prikazuje samo oznaku na dokumentu. Koristite kada želite poručiti kupcu nešto bez promjene ukupnih iznosa («Popust je već uključen u cijene», «Smanjeni PDV na neke artikle»).

Ono što pišete u svakom redu

Bez obzira na vrstu, svaka stavka ima ista polja (s malim razlikama za % vrsta):

• Titula i bilješka — što kupac čita u PDF-u. Naslov je glavna linija («Rutinsko održavanje poslužitelja»), napomena je opis u nastavku («Uključuje dva tromjesečna posjeta, obradu ulaznica, sigurnosna ažuriranja»). Unaprijed ispunjeno iz kataloga ako je odabrano; pišete ga za generičke stavke.
• Količina i jedinična cijena — čine red ukupnim. Zadana količina je 1, tako da za jednokratnu uslugu trebate samo cijenu. Za stavke temeljene na potrošnji (sati, dani, licence) unesite stvarnu količinu.
• stopa PDV-a — odabrano od onih konfiguriranih u vašoj organizaciji (Postavke → Prodaja → Porezi). Ako stope još nisu konfigurirane, Mokapen vas upozorava prije nego što vam dopusti stvaranje stavki. Sustav zadano postavlja katalošku cijenu proizvoda/usluge ili standardnu ​​stopu vaše zemlje za generičke stavke.
• Linijski popust — postotak popusta na pojedinačni artikl (0–100%): korisno za posebnu cijenu na jedan artikl bez diranja ostalih. Različit od popusta za kupce i popusta za dokumente — vidi dolje.
• Jedinični trošak — unutarnje polje, nije vidljivo kupcu: koristi se za marginu i maržu. Ako je ispunjen, nalog pokazuje koliko zaradite na toj liniji. Nije potrebno, ali ako radite s malim maržama ili želite profitabilnost narudžbe, vrijedi unijeti barem na glavne stavke.

Neto ili bruto cijene: što odabrati

Iznad popisa stavki nalazi se a «Koristite bruto cijene» prebaciti. To nije tehnički detalj: mijenja značenje broja u polju cijene.

• Neto cijene (zadano) — upisujete cijenu bez PDV-a. Ako napišete 100 € u retku s 22% PDV-a, kupac vidi 100 € neto + 22 € PDV = 122 € ukupno. Standardno za B2B: Vaš kontakt misli u neto jer odbija PDV.
• Bruto cijene — unesete cijenu s PDV-om. Ako napišete 122 € na crtu s 22% PDV-a, Mokapen dijeli: 100 € neto, 22 € PDV. Prirodno za B2C: privatni kupac želi znati što plaća na blagajni, a ne podjelu.

Prekidač se odnosi na cijelu narudžbu: ne možete miješati neto i bruto linije. Odaberite na temelju kupca: tvrtka gotovo uvijek neto; krajnji potrošač gotovo uvijek bruto.

Popusti: puna kaskada (do pet razina)

Popusti vrijede u kaskada na preostalu osnovicu (postoci se ne zbrajaju). Osim korisničkih, linijskih i ručnih, narudžbe također mogu koristiti pravila organizacije količina i ukupni neto iznos. Potpuna postavka u Vodič za popuste.

Uobičajeni redoslijed prijave na liniji od 1.000 € neto:

1. Počnite od 1000 eura.
2. Popust za kupce (zapis tvrtke), npr. 10% → 900 eura.
3. Popust na liniju / fiksni artikl, npr. 5% → 855 eura.
4. Popust na količinu (Postavke → Narudžbe → Popusti), ako se aktivira → osnovica se dodatno smanjuje.
5. Ukupni neto iznos popusta (iste postavke), ako se dosegne razina volumena.
6. Popust na ručni dokument («Dodaj popust» ispod stavki) — konačna dogovorena poluga.
7. Izračunati PDV na netu nakon popusta. Zatim dodajte bilo koji trošak dostave.

U praksi rijetko koristite sve razine zajedno. Uobičajeni uzorci:

• Popust za kupce — lojalnost u evidenciji tvrtke.
• Linijski popust — akcijska cijena na jedan artikl.
• Količina / volumen — automatska veleprodajna pravila (vodič za popuste).
• Ručni dokument — zatvaranje posla na trenutnom nalogu.

Blok zbrojeva prikazuje svaku vrednovanu razinu zasebno. Sve dok ne omogućite ručni popust, kupac, linija i (ako su konfigurirana) automatska pravila ostaju.

Ako narudžba dolazi od prihvaćena ponuda ili dobivenog posla, Mokapen može unaprijed popuniti retke — provjeriti i prilagoditi prije slanja kupcu ili sinkronizacije s računovodstvom.

Promjena redoslijeda, uređivanje, brisanje redaka

Redovi se mogu povukao za promjenu reda: narudžba na zaslonu je narudžba koju kupac vidi u PDF-u. Prvo stavite glavne artikle, zatim dodatke, zatim bilo koji postotak popusta — kako bi narudžba bila dobra.

Do uredi redak kliknite ikonu za uređivanje: ponovno se otvara isti način stvaranja. Za brisanje, ikona smeća. Mokapen ne traži potvrdu pri brisanju retka (ponovno kreiranje traje nekoliko sekundi), ali kod važnih naloga vrijedi ga povremeno spremiti.

Ukupno: ono što kupac vidi i ono što samo vi vidite

Blok ukupnih iznosa na dnu odjeljka stavki prikazuje cjelokupnu matematiku narudžbe. Stavke vidljive korisniku u PDF-u su:

• Neto ukupno — zbroj rednih oporezivih iznosa.
• Popusti primijenjeni — jedan po jedan ako postoje različite vrste.
• Porezi — odvojeno po stopi PDV-a.
• Ukupno bruto — konačna brojka koju kupac vidi.

Zatim postoje tri stavke koje vidite samo interno i koje se nikad ne pojavljuju u PDF-u. Prikazuju se samo ako ste ispunili jediničnu cijenu u redovima:

• Margina — razlika između neto cijene i ukupnog troška.
• marža % — marža u odnosu na prodajnu cijenu.
• marža % — marža u odnosu na trošak.

Ovo su vaše interne metrike profitabilnosti, korisne da odlučite možete li još uvijek sniziti cijenu za zatvaranje.

Dizajn dokumenta: PDF predlošci i kako ih prilagoditi

PDF koji korisnik prima nije svaki put ispočetka sastavljen: počinje od a šablona koji definira izgled, boje, položaj logotipa, strukturu tablice stavki retka, gdje ide potpis. Na zapisu narudžbe nalazite Dizajn blok s padajućim izbornikom za odabir predloška koji želite koristiti.

Predlošci sustava (spremni za upotrebu)

Mokapen uključuje četiri zadana predloška — Standard 1, standard 2, Standard 3, Standard 4 — s različitim rasporedima. Razlikuju se po položaju logotipa (gore lijevo, centrirano, desno), stilu tablice linija (sa ili bez izmjeničnih redaka, obruba ili samo separatora), rasporedu bloka pošiljatelja/primatelja, položaju bloka potpisa. Oni su već konfigurirani i automatski koriste podatke vaše organizacije (logotip, boje, porezne podatke).

Ako tek počinjete i nemate vremena za prilagođavanje, isprobajte četiri standardna predloška istim redoslijedom (samo promijenite predložak i kliknite Pregled) i odaberite onaj koji vam se sviđa. Mnogi korisnici ostaju na standardnim predlošcima godinama bez problema.

Prilagođeni predlošci vaše organizacije

Ako imate posebne potrebe — precizne boje marke, izgled koji zahtijeva vaš sektor, dodatne blokove poput uvjeta jamstva ili digitalnog potpisa — možete izraditi prilagođeni predlošci u organizaciji Predlošci područje (bočni izbornik). Svaki predložak je određene vrste (Narudžba, Ponuda, Račun...) i definira strukturu dokumenta s prilagodljivim blokovima.

Prilagođeni predložak vam omogućuje:

• Definirajte koje blokove želite prikazati i njihov položaj (zaglavlje, pošiljatelj, primatelj, tablica linija, uvjeti, potpis, pravne napomene).
• Postavite boje, fontove i stil tablice tako da odgovaraju marki.
• Prethodno učitaj standardni tekst ekonomski uvjeti: kada kreirate novu narudžbu s tim predloškom, tekst uvjeta automatski se popunjava tekstom koji ste pripremili (valjanost, uvjeti plaćanja, regulatorne reference).

Na popisu predložaka vaše organizacije možete označiti predložak kao zadana vrijednost: automatski će se predložiti za sve nove narudžbe. Korisno kada cijeli prodajni tim mora koristiti isti izgled bez razmišljanja o tome.

Ako promijenite predložak postojeće narudžbe (npr. jer taj kupac zahtijeva drugačiji izgled) i spremite, pregledajte i preuzmite novi dizajn — bez diranja stavki, cijena ili uvjeta koje ste već napisali.

Ekonomski uvjeti: slobodan tekst naloga

u Dokument blokirati te pronaći ekonomski uvjeti uređivač: područje obogaćenog teksta (podebljano, kurziv, popisi, veze, tablice) gdje pišete sve oko stavki i brojeva. Uvjeti plaćanja («30 dana od datuma fakture»), valjanost ponude («vrijedi do 31/03/2026»), klauzule o povjerljivosti, rokovi isporuke, jamstva, kazne, regulatorne reference.

Ako postavite predložak s unaprijed učitanim uvjetima, uređivač se automatski popunjava prilikom izrade narudžbe — mijenjate samo ono što je potrebno za određeni slučaj. Ako predložak nema unaprijed učitane uvjete, počinjete prazno i ​​pišete slobodno.

Tekst uvjeta pojavljuje se u PDF-u ispod tablice stavki, prije bloka za potpis. Mokapen ga ne indeksira niti analizira: čisti sadržaj dokumenta, oblikovanje koje vidite u uređivaču je ono što korisnik vidi.

Pregled, preuzimanje i slanje kupcu

Kada je narudžba spremna - stavke unesene, uvjeti napisani, kupac povezan - vrijeme je da je isporučite. Mokapen vam daje tri puta, od najjednostavnijeg do najprofesionalnijeg.

Pregled: provjeriti prije slanja

The Pregled gumb gore desno od zapisa prikazuje PDF točno onako kako će ga korisnik vidjeti, izravno u pregledniku u formatu A4. Ne generira datoteku za preuzimanje: to je renderiranje u hodu s trenutnim podacima i predloškom.

Iskoristi ga uvijek prije slanja. U dvije sekunde otkriva što vam nedostaje u zapisu: naslov retka je izrezan jer je predugačak, bilješka je loše omotana, logotip postavljen na način koji vam se ne sviđa s ovim predloškom, pogrešna stopa PDV-a u retku. Uredite, spremite, ponovno otvorite pregled — ponavljajte dok ne budete zadovoljni.

Važno: pregled odražava spremljeno stanje narudžbe. Ako ste upravo promijenili stavke ili uvjete i niste ih spremili, pregled možda neće prikazati najnovije promjene. Spremite i pokušajte ponovno.

Preuzimanje: PDF ili Word

The preuzimanje gumb otvara izbornik s dvije opcije: PDF i Word (docx). PDF je standardni format za isporuku — korisnik ga ne može uređivati, profesionalan je, univerzalan. Naziv datoteke se automatski gradi kao Ime pošiljatelja - Šifra narudžbe.pdf (primjer: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), tako da kada ga kupac spremi, smatra da je već identificiran.

Riječ služi za dva specifična slučaja: kada trebate ručno prilagoditi dokument prije slanja (dodajte prilagođeni odlomak koji ne želite u sustavu) ili kada kupac traži format koji je moguće uređivati ​​za integraciju u veći dokument. Napomena: izvezeni Word je snimka narudžbe — tamošnje promjene se ne vraćaju u Mokapen.

Pošaljite e-poštu: isporučite izravno iz narudžbe

The Pošalji email gumb otvara modal za slanje narudžbe kupcu bez napuštanja Mokapena, s priloženim PDF-om.

Primatelj je unaprijed ispunjen povezanim kontaktom ili e-poštom tvrtke. Možete dodati više primatelja odvojenih točkom i zarezom — korisno kada vaš kontakt želi kopirati kupnju ili svog računovođu. The Iz polje predlaže adrese e-pošte konfigurirane kao SMTP veze u organizaciji: ako nemate nijednu, Mokapen koristi svoju adresu sustava (e-pošta i dalje stiže, ali s generičke adrese). Da biste izgledali profesionalno, povežite barem jednu adresu tvrtke (info@, prodaja@, vaša osobna) u e-mail veze.

The subjekt unaprijed ispunjava s «Narudžba {kod}» — promijenite ga za nešto specifičnije («Naš prijedlog održavanja za 2026.»). The tijelo postavljen je standardnim pozdravom, ali ga možete potpuno prepisati: vaša posljednja reklamna bilješka, referenca na razgovor, sljedeći koraci.

U nastavku ćete pronaći dvije važne opcije:

• Priloži PDF dokument (uključeno prema zadanim postavkama) — generira PDF narudžbe i prilaže ga, tako da kupac uvijek ima kopiju čak i ako ne klikne vezu.
• Primite BCC kopiju — šalje skrivenu kopiju na vašu adresu, korisnu za praćenje što ste točno poslali i kada.

Nakon slanja, događaj se bilježi u narudžbu vremenska linija (datum, vrijeme, primatelji): čak i ako se vratite tri tjedna kasnije, točno znate kada ste poslali.

Sinkronizacija sa softverom za fakturiranje

Mokapen je CRM i komercijalni dokument, a ne softver za fakturiranje: e-fakturiranje, PDV registri i temeljnica na računovodstvu (Fatture in Cloud, ERP, računovođa). Za narudžbe, sinkronizacija je ključni korak — ovdje se podaci mogu naplatiti bez ponovnog unosa.

Najzrelija integracija je sa Fatture in Cloud: detalji u namjenski vodič Fatture in Cloud. Povezivanjem FIC računa, evidencije kupaca, kataloga proizvoda/usluga i narudžbe sa stavkama teku iz Mokapena u Fatture in Cloud, gdje postaju e-računi. Smjer se može konfigurirati (samo izvoz ili dvosmjerno).

Po narudžbi Sinkronizacija kartica prikazuje status: sinkronizirano, zadnja uspješna operacija, sve pogreške. Nakon promjena stavki ili iznosa u Mokapenu, može biti potrebna nova sinkronizacija prije nego što računovodstvo izda račun.

Zapisi su podudaran između sustava s PDV brojem i poreznim brojem protiv duplikata. Filtri mapiranja PDV-a i sinkronizacije mogu se konfigurirati po organizaciji u Integracijama.

Tipični tijek: prihvaćena ponuda → narudžba u Mokapenu → sinkronizacija naloga na FIC → e-račun iz računovodstva. Mokapen obrađuje CRM i dokument narudžbe; fiskalna usklađenost ostaje na povezanom računovodstvenom sustavu.

Izrada naloga

Postoje tri načina za početak, a izbor mijenja količinu posla koji radite.

• Iz prihvaćene ponude (preporučeno ako postoji) — iz citata sa statusom Prihvaćeno, automatizacija cjevovoda ili + Kreiraj i poveži → Naruči dugme. Preslika stavki, kupaca, iznosa i uvjeta; redoslijed se rađa već povezan s izvornim citatom. Vidite Vodič za citate za tok prihvaćanja.
• Iz dobivenog posla — iz zapisnika posla, + Kreiraj i poveži → Naruči. Prethodno popunjavanje korisničkih i komercijalnih podataka; dodajte ili potvrdite stavke retka.
• Izravni način rada — na stranici Narudžbe kliknite + Narudžba gore desno. Za već dogovorenu prodaju bez formalne ponude ili ponavljajućih narudžbi. Stvorite evidenciju kupaca u hodu, ako je potrebno.

U svim slučajevima radni redoslijed je isti:

1. Jasno titula: «2026 nalog za održavanje — Acme Srl» bolji je od «Acme nalog».
2. Potvrdi primatelj i pošiljatelj.
3. Odaberite dokument šablona (Vrsta narudžbe) ili ostavite zadano.
4. Dodajte ili potvrdite stavke: prvo glavni artikli, zatim dodaci, pa postotak popusta.
5. Pisati ekonomski uvjeti ili ispravan tekst unaprijed učitan iz predloška.
6. set vlasnik, datum narudžbe i početni status cjevovoda.
7. Uštedjeti. Mokapen dodjeljuje kod RED-N-GOD ako niste postavili, izračunava ukupne iznose i narudžba je spremna.

Klik Pregled, onda Pošalji email, Preuzmite PDF ili započeti sinkronizacija s računovodstvom — ovisno o sljedećem koraku u vašem procesu.

Ne mora sve biti savršeno pri prvom spremanju: možete se vratiti na uređivanje stavki, cijena i teksta. Nakon sinkronizacije s Fatture u oblaku, promjene u Mokapenu mogu zahtijevati novu sinkronizaciju.

Uređivanje naloga

Promjene naloga rade se na tri različita načina, ovisno o tome što trebate promijeniti i koliko zapisa.

Izravno uređivanje na zapisu

Otvorite zapis narudžbe (iz Kanbana ili Liste) i uredite gdje je potrebno: kliknite naslov za preimenovanje, ikonu olovke pored polja za ispravljanje, dodajte/uklonite stavke retka, ponovno napišite uvjete. Na bočnoj ploči polja se automatski spremaju jedno po jedno kada napustite fokus. Na cijeloj stranici morate kliknuti Spremi kada završite blok na kojem ste radili.

Napomena: ako promijenite tekst stavki ili uvjeta, zapamtite to prvo spremiti prije generiranja pregleda ili slanja — inače je poslani PDF i dalje prethodna verzija.

Status napredovanja od Kanbana

Ako je jedino što treba promijeniti faza narudžbe (premješteno na ispunjenje, fakturirano, isporuka izvršena), nemojte ni otvarati zapis: povucite karticu na Kanbanu iz jednog stupca u drugi. Status se trenutno ažurira. Najučinkovitiji način za upravljanje ispunjenjem tijekom operativnih sastanaka ili jutarnjih krugova otvorenih poslova.

Jedno ograničenje: statuse «terminal» — one na 100% (poput Ispunjeno) ili 0% (Otkazano) — korisnici mogu promijeniti u druge statuse samo s član ulogu u organizaciji. Zaštita za sprječavanje vanjskih suradnika od «ponovnog otvaranja» već zatvorenih naloga.

Skupno uređivanje iz prikaza popisa

Kada trebate promijeniti nešto na mnogo narudžbi — ponovno dodijeliti sve prodavače koji su otišli, dodati oznaku u seriju ljetnih narudžbi, premjestiti status na seriju — prebaciti se na Popis pregledajte, filtrirajte kako biste pronašli prave narudžbe, odaberite potvrdnim okvirima i kliknite Uredi u radnoj traci koja se pojavljuje na vrhu.

Modal skupnog uređivanja prikazuje samo polja koja skupno imaju smisla: vlasnik, status, oznake, jednostavna prilagođena polja. Ne možete skupno uređivati ​​stavke ili tekst — oni su po definiciji specifični za jednu narudžbu. Potvrdite i promjena će se primijeniti na sve odabire.

Ostale skupne akcije u istoj traci su Klon, Arhiva i Izbrisati — pogledajte namjenske odjeljke.

Brisanje naloga

Izbrišite naloge stvorene greškom ili duplicirane testove. Radije Arhiva ako narudžba ima korisnu povijest (poslana, ispunjena ili sinkronizirana, veze s kupcem ili posao) i ne želite izgubiti trag kontaktu ili tvrtki.

Pojedinačno brisanje

1. Otvorite zapis → Mogućnosti (tri točkice) → Izbrisati (crvena stavka).
2. Potvrdite u modalnom.

S Napredno Premium red ide na smeće (Stranica za narudžbe → Akcije → Naruči smeće). Od tamo možete Vratiti ili Izbriši trajno. Ako otvorite narudžbu koja je već u smeću, pojavit će se banner Vrati / Trajno izbriši.

Na Besplatno plan (bez Advanced Premium) brisanje je općenito trajnog odmah nakon potvrde, bez smeća — provjerite dopuštenja svoje organizacije.

Višestruko brisanje

1. Prikaz popisa → odaberite → Izbrisati (crveni gumb) → potvrditi.

Razmotrite utjecaj na sinkronizaciju i fakturiranje koje je već počelo prije trajnog brisanja.

Arhiviranje naloga

Narudžba nije kao zadatak koji «dovršite» i on nestane. Čak i kada je posao obavljen — ispunjen, fakturiran, otkazan — evidencija ostaje korisna: to je komercijalna povijest kupca i u redu je pronaći je u vezama u njihovoj evidenciji, u godišnjim izvješćima, u analizi prošlih narudžbi. Arhiva radi točno ovo: pomiče redoslijed iz aktivnih pogleda (Kanban i lista ga više ne prikazuju), ali ga zadržava netaknutim. I dalje se pojavljuje u povezanom zapisu korisnika iu povijesnim izvješćima, a možete ga pregledati u bilo kojem trenutku Nalozi → Akcije → Arhiva naloga.

Jedinstvena arhiva

1. Otvorite zapis → Opcije → Arhiva.
2. Potvrdite u modalnom.

Da biste ga ponovno otvorili (korisnik nazove nekoliko mjeseci kasnije i želite nastaviti od tamo): pronađite ga u arhivi, otvorite zapis, Opcije → Vrati, te se vraća u aktivni Kanban u statusu koji je imao prije arhiviranja.

Višestruka arhiva

1. Prikaz popisa → odaberite → Arhiva u skupnoj traci → potvrdi.

Kada arhivirati, a kada izbrisati? Praktično pravilo: arhivi ako se narudžba stvarno dogodila (poslali ste, bilo je rasprava, ima povijesnu vrijednost), obrišite ako je greška (nastalo greškom, duplikat, test). Nemojte arhivirati za «čišćenje»: Kanban s filtrima već vam daje sve potrebno čišćenje, a stare, ali dobre narudžbe dodana su vrijednost u evidenciji kupaca.

Kloniranje naloga

Ako imate predložak narudžbe koji često ponovno koristite — ista struktura stavke s malim varijacijama za drugog kupca — nemojte svaki put iznova stvarati ispočetka: klonirajte ga. Klonirana narudžba čuva sve stavke, uvjete, predložak i odabrane priloge; promijenite kupca primatelja i prilagodite cijene ako je potrebno.

Jedan klon

1. Otvorite zapis → Mogućnosti (tri točkice) → Klon.
2. U modalnom odabiru potvrdnim okvirima što želite prenijeti u kopiju: stavke (uvijek), i po izboru privitke, veze, komentare, povijest vremenske trake. Ako radite na više organizacija s istim računom, možete klonirati narudžbu u drugu organizaciju.
3. Potvrdi.

Mokapen stvara novi poredak sa sufiksom u naslovu kako bi ga razlikovao od izvornika. Dobiva novi kod (slijed tekuće godine) i nije povezan s izvornim kupcem — vi postavljate pravog primatelja. Izvornik ostaje nepromijenjen: kloniranje je kopija, a ne potez.

Višestruki klon

1. Prikaz popisa → odaberite potvrdnim okvirima → Klon u skupnoj traci → odaberite opcije jednom zauvijek → potvrdite.

Iz ponude ili dobivenog posla

Većina narudžbi dolazi iz nečega što se već dogodilo uzvodno - prihvaćene ponude ili dobivenog posla. Mokapen izbjegava ponovni unos artikala i podataka o kupcima u ovim koracima.

Dva su glavna puta:

• Iz prihvaćene ponude — kada kupac prihvati (online putem OTP-a, ručno ili s automatizacijom cjevovoda na 100%), Mokapen nudi stvaranje povezane narudžbe s istim artiklima, iznosima i uvjetima. Potvrdite modal i za nekoliko sekundi imate narudžbu s kodom RED-N-GOD, povezan s citatom u Vezama. Ponuda ostaje u sustavu: iz evidencije kupaca vidite «ponuda poslana u ožujku, prihvaćena u travnju, narudžba izdana u travnju». Pojedinosti o tijeku ponuda u Vodič za citate.
• Iz dobivenog posla — iz zapisnika posla, + Kreiraj i poveži → Naruči. Prethodno popunjavanje podataka o kupcima, kontaktima i komercijalnim podacima; dodajte ili potvrdite linije. Dvosmjerna veza ostaje praćena za izvješćivanje i reviziju.

U oba slučaja uvijek provjerite stavke, cijene i uvjete prije slanja kupcu ili sinkronizacije: ponuda je možda bila u pregovorima do posljednjeg trenutka, a narudžba je konačan dokument.

Povezani odjeljci

Red ne živi u izolaciji: druga područja Mokapena ga okružuju i vrijedno je znati kako bi ga stvarno koristili.

• Veze — povežite narudžbu s ponudama, izvornom ponudom, projektima, naknadnim zadacima, ulaznicama za podršku, drugim povezanim narudžbama. Svaka veza je dvosmjerna (iz redoslijeda vidite zadatak, iz zadatka vidite redoslijed). Kad šest mjeseci kasnije otvorite evidenciju kupaca, na prvi pogled rekonstruirate sve što se dogodilo.
• Prilozi — uz narudžbu priložite specifikacije, tehničke specifikacije, nacrte ugovora, snimke zaslona koje je kupac poslao. Oni ostaju u zapisu naloga i mogu se pronaći pretraživanjem organizacijskih datoteka.
• Ažuriranja — vremenska traka (ili dnevnik aktivnosti) puna je povijest svega što se dogodilo s narudžbom: kada je kreirana, tko je što promijenio i kada, svaka poslana e-pošta (s primateljima), svaki dokument koji je poslat i sinkroniziran (s IP-om i datumom). Forenzički korisno: ako postoji rasprava o «što smo rekli», vremenska traka daje odgovor s podacima.
• oznake — besplatna klasifikacija za filtriranje i brzo pretraživanje: «Poduzeće», «Obnova», «Ponovno pokretanje», «Složeno», koja god taksonomija za vas ima smisla. Filtri stranice narudžbi vrlo dobro funkcioniraju s oznakama.

Postavke narudžbe

Postavke uživo Postavke → Prodaja → Narudžbe. Uz aplikaciju Narudžbe i odgovarajući Premium plan, članovi (i iznad) mogu njima upravljati — ne samo vlasnici. Dostupne kartice:

• Cjevovod i statusi — vidi dolje.
• Polja i Popis i stupci — označeno dolazi uskoro u korisničkom sučelju (još se ne može konfigurirati iz ovog čvorišta).
• Popust — automatska količina i ukupno neto pravila (+ kaskada s kupcem/linijom/ručno).
• Dostava — geografske zone (fiksno ili po težini, besplatna dostava). Bez zona, troškovi dostave za narudžbu ostaju ručni.

Stupci prikaza popisa i dalje se mogu prilagođavati iz izbornika Radnje popisa gdje to proizvod dopušta; prilagođena polja organizacije ostaju u području globalnih polja/postavki entiteta, a ne na ovim karticama "uskoro".

Cjevovod narudžbi i statusi

Modeli cjevovoda narudžbi operativno ispunjenje, a ne komercijalni pregovori (koji ostaju na navodnicima). Prema zadanim postavkama Mokapen predlaže sedam statusa:

• Novi poredak (20%) — tek kreiran, čeka preuzimanje.
• Preuzeto na odgovornost (40%) — netko u timu radi na ispunjenju.
• Za fakturiranje (60%) — spremni prijeći u računovodstvo.
• Fakturirano (80%) — izdana faktura (ili izvršena sinkronizacija s računovodstvom).
• Ispunjeno (100%) — posao je uspješno zatvoren.
• Stanje pripravnosti (0%) — privremena stanka.
• Otkazano (0%) — narudžba se ne izvršava.

Postoci («napredak») unose traku na Kanban kartice i izvješća. Prilagodite statuse, redoslijed stupaca i napredak Postavke → Prodaja → Narudžbe → Cjevovod i statusi. Višestruki cjevovodi i timsko ograničenje funkcioniraju kao na citatima.

Izvan područja narudžbi, ali važno za dobro funkcioniranje, postoje još dvije konfiguracije:

• Porezne stope (Postavke → Prodaja → Porezi) — ako niste konfigurirali barem jednu, stavke se ne mogu kreirati.
• Predlošci dokumenata (izbornik Predlošci organizacije) — gdje možete prilagoditi PDF predloške o kojima smo govorili u odjeljku «Dizajn dokumenta».

Izvješća o narudžbama

Kanban i List su za rad po individualnim narudžbama; razumjeti ukupna izvedba — koliko ste narudžbi napravili u tromjesečju, tko je najbolji prodavač, koji proizvodi najčešće završavaju u narudžbama, trend ispunjenih i fakturiranih narudžbi — ima namjenskih izvješća, dostupan s Izvješća o narudžbama stranica (zahtijeva Premium plan).

Dostupna izvješća pokrivaju najkorisnije analitičke preglede u prodajnom ciklusu:

• Raspodjela po statusu — koliko je narudžbi u svakoj fazi cjevovoda: bitno za uvid u uska grla.
• Distribucija cjevovodom — ako koristite više od jednog, pogledajte kako se posao raspoređuje po kanalima.
• Izvedba vlasnika — broj narudžbi i ekonomski obujam po prodavaču.
• Najviše naručivani artikli — koji proizvodi/usluge najčešće završavaju u narudžbama. Zlatni rudnik za razumijevanje onoga što tržište doista traži.
• Narudžbe po kupcu — koga ste pokrivali i za koju vrijednost.
• Ekonomski volumeni po razdoblju — mjesečni, kvartalni, godišnji trend.
• Margina i oznaka — naručiti isplativost. Radi samo ako ste ispunili jedinične troškove na retkim stavkama: bez troškova, izvješće ostaje prazno.

Kao i svugdje u Mokapenu, izvješća poštuju dopuštenja organizacije: svaki korisnik vidi samo zapise kojima može pristupiti na temelju uloge. Prodavač ne vidi automatski narudžbe svojih kolega osim ako to dopuštaju dozvole — korisno za timove s internom konkurencijom ili osjetljivim podacima.