Vodič Mokapen

Vodič za prekretnice

Prekretnica je rata dokumenta: kriška iznosa, s rokom i stanjem. Koristite je kad kupac ne plati sve odjednom — akontacija pri potpisu, situacije napretka, saldo pri predaji — i želite vidjeti, dokument po dokument i na jednoj ploči, što još treba naplatiti i što je već zatvoreno.

Blok se zove Prekretnice i stoji na kartici ponude, narudžbe i računa. Na sva tri dokumenta radi jednako. Nije drugi cjenik i ne bilježi naplatu: to je plan kojim ste dogovorili rokove.

Gdje stoji u svakodnevnom poslu

Stavke dokumenta kažu što prodajete i koliko to vrijedi ukupno. Prekretnice kažu kad se ta brojka lomi. Ponuda od 12.000 € može ostati jedan redak «Projekt stranice» i, ispod, tri prekretnice: 30% pri potvrdi, 40% pri predaji nacrta, 30% pri puštanju u rad.

Plan živi na dokumentu, pa ga vidite kad otvorite tu karticu. Ako ujutro želite znati «koje rate dospijevaju ovaj tjedan, na svim ponudama», otvorite ploču Prekretnice sa stranice Ponude, Narudžbe ili Računi. Svaka kartica je jedna rata, ne cijeli dokument. Klik na karticu ponovno otvara ponudu, narudžbu ili račun kojem pripada.

Kad kupac prihvati i ponudu pretvorite u narudžbu, prekretnice prelaze na narudžbu zajedno s retcima. Na računu ih pišete iznova: prijelaz narudžba → račun ne kopira ih sam. Plaćanja na računu drugo su: ondje označujete novac koji je stvarno ušao.

Primjeri primjene

• Savjetovanje po situacijama: ponuda od 10.000 € u postotku. Redak 1 na 30% s rokom pri potpisu i bilješkom «Akontacija». Redak 2 na 40% «Predaja nacrta». Redak 3 na 30% «Saldo». Preostalo dolje mora doći na 0%: pokrili ste cijeli dokument.
• Isporuka s fiksnim iznosima: narudžba od 8.400 €, način Iznositi. 2.500 € pri narudžbi, 3.400 € kad je roba spremna, 2.500 € pri ugradnji. Korisno kad ugovor govori o brojkama, a ne o postocima, ili kad je rata okrugla akontacija koja ne pada točno na 30%.
• Paušal ili obročno plaćanje: dvanaest redaka istog iznosa, rok na 1. dan svakog mjeseca, bilješka «Rata 1» … «Rata 12». Na ploči ih vidite kako ulaze u stupac Uskoro dospijeva kako se približavaju.
• Komercijalna opomena: dokumente ne otvarate jedan po jedan. Sa stranice Ponude (ili Narudžbe, ili Računi) pritisnete Prekretnice. Stupac Istekao jest ono što je trebalo naplatiti i još nije označeno kao gotovo. Stupac Uskoro dospijeva jest tjedan koji dolazi.
• Od ponude do narudžbe: plan pripremite već u ponudi, da kupac vidi rokove u pregovorima. Pri prihvatu narudžba se rađa s istim ratama, istim datumima i istim bilješkama. Na narudžbi ažurirate samo stanje, iz Planirano u Gotovo, kad je rata zatvorena.

Blok Prekretnice na kartici

Otvorite ponudu, narudžbu ili račun. Na dnu kartice nalazite karticu Prekretnice, s brojem redaka. Ako je prazna, čitate «Nema prekretnica». Gumb Dodati umeće redak.

Svaki redak ima četiri stupca i bilješku ispod:

• # — broj retka (1, 2, 3). Nije slobodan naslov: ime rate pišete u polje Bilješka («Akontacija pri potpisu», «Situacija gradilišta», «Saldo»). Bilješka ide do 255 znakova, s brojačem desno.
• Postotak ili Iznositi — koliko vrijedi ova rata. Izbor je jedan za cijeli dokument, s dva gumba na vrhu bloka. Na istoj kartici ne možete miješati redak u postotku i redak u eurima.
• Istek — dan kad se ta rata očekuje. Možete ga ostaviti praznim: rata ostaje u planu, ali na ploči završi među planiranima, ne među rokovima.
• Stanje — samo dvije vrijednosti: Planirano i Gotovo. «Uskoro dospijeva» i «Istekao» ovdje se ne biraju: ploča ih računa iz datuma.

Koš desno briše redak. Dolje desno Preostalo vam kaže koliko dokumenta još nije dodijeljeno rati: u postotku ako radite u postotku, u brojci ako radite iznosom.

Zbroj rata ne smije prijeći dokument. Ako u postotku prijeđete 100%, polje staje na maksimumu koji je još slobodan. Ako iznosom prijeđete ukupni iznos dokumenta, staje jednako. Preostalo smijete ostaviti: plan na 70% valjan je, preostalih 30% jednostavno još nema rok.

Prazan redak — bez vrijednosti, bez datuma i bez bilješke — ne sprema se. Ostali da, zajedno s dokumentom, kad spremite karticu.

Postotak ili Iznositi

Gotovo uvijek krećete od Postotak. Upišete 30, 40, 30 i plan ostaje točan i ako se u pregovorima ukupni iznos ponude pomakne: postoci ostaju, ekvivalent u eurima preračuna se na novi ukupni iznos. To je slučaj savjetovanja i svake ponude kojoj se cijena još može promijeniti.

Prijeđite na Iznositi kad ugovor govori o okruglim brojkama ili kad rata nije čist postotak ukupnog iznosa. Na gumbu Iznositi Mokapen pokazuje eure već izračunate iz postotaka i ukupnog iznosa dokumenta. Ako spremite u tom načinu, od tog trenutka dokument pamti iznose, ne postotke.

Obrnuti prijelaz radi jednako: iz iznosa u postotak, postotak je iznos podijeljen ukupnim iznosom dokumenta. Ima smisla kad je ukupni iznos već konačan. Ako je ukupni iznos još nula, prvo ispunite stavke: bez iznosa dokumenta način Iznositi nema strop na koji bi se oslonio.

Način pripada dokumentu, ne pojedinom retku. Ponuda u postotku i narudžba u iznosu mogu stajati jedna uz drugu: to su dvije različite kartice. Kad ponudu prepišete na narudžbu, način putuje zajedno s recima.

Istek i Stanje

Na kartici sami odlučujete dvije stvari: datum i je li rata još Planirano ili je već Gotovo. Ostalo radi ploča, svaki put kad je otvorite, bez trećeg stanja koje bi trebalo postaviti.

• Gotovo — ratu ste označili kao zatvorenu. Ostaje u stupcu Gotovo i ako je datum u prošlosti. To je pravi način da kažete «ovu ratu više ne treba opominjati».
• Istekao — još je planirana i rok je prije današnjeg dana. Ne birate je iz izbornika: ondje padne sama.
• Uskoro dospijeva — još je planirana i rok pada u sljedećih 7 dana, uključujući danas.
• Planirano — nema datuma, ili je datum dalje od 7 dana.

Primjer. Danas je 20. listopada. Planirana rata na 18. listopada jest u Istekao. Ona na 25. listopada jest Uskoro dospijeva. Ona na 15. studenoga jest Planirano. Ista rata od 18. listopada, ako je prebacite na Gotovo, izlazi iz isteklog i ide u Gotovo: datum ostaje, stanje pobjeđuje datum.

Ploča Prekretnice

Na stranici ponuda, narudžbi i računa — i na popisu i u kanbanu — gore je gumb Prekretnice, s ikonom zastave. Otvara ploču s četiri stupca: Planirano, Uskoro dospijeva, Istekao, Gotovo. To su tri odvojene ploče: ploča ponuda ne miješa narudžbe, a ploča računa ne miješa ponude.

Svaka kartica pokazuje broj rate, šifru i naslov dokumenta, postotak ili iznos, rok (crveno ako je istekao, narančasto ako uskoro dospijeva), kupca i bilješku. Klik otvara karticu dokumenta, gdje na miru sredite vrijednost, datum i bilješku.

Karticu možete i povući iz jednog stupca u drugi. Povlačenje nije samo promjena natpisa: prepisuje stanje i u tri slučaja od četiri i datum. Vrijedi to znati prije nego u sastanku pomaknete karticu.

• Prema Gotovo — stanje postaje Gotovo. Rok koji ste upisali ostaje kakav jest.
• Prema Istekao — stanje se vraća na Planirano i rok postaje jučer. Upotrijebite samo ako ratu doista želite natjerati među istekle.
• Prema Uskoro dospijeva — stanje se vraća na Planirano i rok postaje za 3 dana.
• Prema Planirano — stanje se vraća na Planirano i rok se uklanja. Rata više nema datum.

Ako je pravi datum onaj dogovoren s kupcem, ne povlačite karticu da biste je «sredili»: otvorite dokument i promijenite stanje u Gotovo, ili rok ispravite rukom. Povlačenje je zgodno za zatvaranje rate (prema Gotovo, datum se ne dira) i na ostala tri stupca treba ga rabiti pažljivo.

Od ponude do narudžbe, pa do računa

Kad iz ponude stvorite narudžbu, Mokapen kopira prekretnice: broj, postotak ili iznos, rok, stanje i bilješku. Na kartici nove narudžbe nalazite ih već ispunjene, u istom načinu (postotak ili iznos) kao na ponudi. Odatle ih ažurirate bez ponovnog pisanja: ratu akontacije označite Gotovo onog dana kad stigne, rok pomaknete ako gradilište kasni.

Račun ne prima prekretnice narudžbe automatski. Ako isti plan želite i ondje, otvorite račun i retke složite iznova. Ima smisla kad račun pokriva cijelu narudžbu. Manje smisla ima kad izdajete račun samo za jednu ratu: tada je korisna prekretnica jedna, s iznosom i rokom tog izdavanja, a ostale ostaju na narudžbi.

Stanje Gotovo ne stvara plaćanje i ne izdaje račun. To je znak na planu. Stvarna naplata bilježi se u Plaćanja računa; fiskalni dokument nastaje tokom računa, ne povlačenjem kartice.

Što nisu

Nisu prekretnice Gantta projekta. One mjere faze rada (početak, predaja, primopredaja). Ove mjere rate prodajnog dokumenta. Projekt može imati prve, a narudžba druge, a da se ne usklađuju.

Nisu Plaćanja na računu. Prekretnica Gotovo znači «ova rata plana za nas je zatvorena». Plaćanje znači «ovaj je novac ušao». Plan može biti sav označen kao gotov, a plaćanja još nezabilježena, ili obratno.

Nisu redak stavke i ne zamjenjuju ekonomske uvjete na PDF-u. Tekst «30% kod narudžbe, saldo za 30 dana» koji želite da kupac pročita ostaje u uvjetima dokumenta. Prekretnice su unutarnji alat da te datume ne zaboravite.

Česta pitanja

Mogu li rati dati ime, na primjer «Akontacija»?

Da, u polju Bilješka. Stupac # samo je redni broj retka. Na ploči bilješku čitate ispod naslova dokumenta.

Moram li nužno doći do 100%?

Ne. Preostalo smije ostati. Ne možete prijeći 100% ni iznos dokumenta: polje se zaključa na maksimumu koji je još slobodan.

Promijenio sam ukupni iznos ponude. Ažuriraju li se rate?

Ako je dokument u načinu Postotak, postoci ostaju i ekvivalent u eurima slijedi novi ukupni iznos. Ako je u načinu Iznositi, ostaju brojke koje ste upisali: niži ukupni iznos može vas izgurati preko, a polje vas vraća unutar novog stropa čim se opet nađete na njemu.

Zašto rata bez datuma ne stoji među rokovima?

Jer «uskoro dospijeva» i «istekao» postoje samo ako postoji datum. Bez datuma rata je u Planirano. Upišite rok na karticu ako je želite vidjeti kako dolazi na ploču.

Povukao sam karticu na Planirano i datum je nestao.

Tako se stupac ponaša: povratak onamo uklanja rok. Ponovno otvorite dokument i vratite datum. Da zatvorite ratu ne dirajući dogovoreni dan, povucite je na Gotovo ili postavite Gotovo iz stanja na kartici.

Rata je u prošlosti, ali ja sam je već zatvorio. Zašto nije u Istekao?

Jer je stanje Gotovo. Gotovo dolazi prije datuma: kartica stoji u stupcu Gotovo iako je dan prošao. To želite ako ratu više ne treba opominjati.

Narudžbu stvaram iz ponude. Moram li ponovno prepisati rate?

Ne. Postotak ili iznos, datumi, stanje i bilješke prelaze na narudžbu. Ponovno ih provjerite samo ako ste pri prijelazu promijenili ukupni iznos i radili fiksnim iznosom.

A kad iz narudžbe stvorim račun?

Prekretnice se ne kopiraju. Ako vam trebaju i na računu, dodajete ih ondje. Plaćanja zapisana na računu ostaju neovisna o ovom planu.

Dolaze li prekretnice na PDF koji šaljem kupcu?

Ne. Ostaju na kartici i na ploči. Ako kupac mora pročitati rokove, upišite ih u uvjete dokumenta.

Vidim li prekretnice ponuda, narudžbi i računa zajedno?

Ne. Gumb Prekretnice na stranici Ponude pokazuje samo rate ponuda. Isto za Narudžbe i za Račune. Tri plana, tri ploče.