Vodič Mokapen

Vodič za račune

Račun je fiskalni dokument koji zatvara prodajni ciklus: što ste prodali, kome, s kojim porezima i kada dospijeva. U Mokapenu račun nije PDF u mapi. To je živi CRM zapis, povezan s kontaktom i tvrtkom, sa stavkama iz istog kataloga kao ponude i narudžbe, praćenim plaćanjima i poljima e-računa iz paketa zemlje vaše organizacije.

Ovaj vodič vodi vas kroz svakodnevnu upotrebu: izdavanje računa iz narudžbe (ili od nule), bilježenje uplata, generiranje PDF-a, slanje kupcu i uvid u što je još otvoreno. Naći ćete i vrste dokumenata (knjižno odobrenje, terećenje, proforma), pipeline i postavke e-računa — u zasebnim odjeljcima, ali za početak ne morate ništa dirati: zadane vrijednosti odmah rade.

Područje računa je u izborniku Prodaja → Računi, odmah nakon narudžbi. Zahtijeva tarifu Large s aktivnom aplikacijom Prodaja i poreznim stopama postavljenim na razini organizacije (jednom, u Postavke → Prodaja → Porezi).

Kako računi pristaju ostatku posla

Prije detalja kartice pomaže vidjeti gdje račun stoji u tijeku — upravo to tjera vas da koristite Mokapen umjesto borbe protiv njega.

Tipičan put: kupac ulazi kao kontakt. Kad se pojavi konkretna prilika, otvorite posao. Trebate li formalni prijedlog, pripremite ponudu; kad kupac prihvati, ponuda postaje narudžba — komercijalna obveza. Račun je sljedeći korak: isti kupac, iste stavke, isti iznosi, sada kao fiskalni dokument za izdavanje, slanje i naplatu.

Korake možete preskočiti: ne fakturira svatko samo iz narudžbi (dogovoreni posao, ponavljajuća naknada, knjižno odobrenje na prethodni račun). Važno je da račun nasljeđuje i hrani sve ostalo: ako nastane iz narudžbe, kopiraju se stavke, primatelj, popusti i uvjeti; ako ga otvorite s kartice tvrtke, adresa i porezni podaci se popune. Plaćanja ostaju na računu i vide se u povijesti kupca.

Praktična prednost: za pola godine bilo tko u timu otvori kontakt i vidi ponude, narudžbe i račune zajedno — koji su izdani, poslani, dospjeli ili plaćeni i u kojim iznosima. Nema zajedničke tablice, nema mape «računi 2026» za pretraživanje.

Slučajevi upotrebe

• Savjetovanje: račun iz narudžbe ili izravno, redovi usluga po satu/danu, rokovi i djelomična plaćanja u bloku plaćanja, brendirani PDF.
• Preprodaja proizvoda: stavke iz kataloga s cijenom i PDV-om; automatski popust kupca ako je postavljen na tvrtki.
• Knjižno odobrenje / terećenje: isti kupac i veza na izvorni račun; redovi ostaju povezani, povijest na jednom mjestu.
• Proforma ili potvrda: isti uređivač i katalog, druga vrsta dokumenta — korisno prije konačnog izdavanja ili za naplatu izvan ciklusa računa.
• E-račun po zemlji: porezna polja dolaze iz paketa zemlje (zemlja organizacije, s nadjačavanjem u postavkama računa). Nisu talijanske konstante u CRM-u: promijenite zemlju, promijene se pravila.

Stranica Računi: odakle svaki dan krećete

Kad otvorite Prodaja → Računi, dolazite na Kanban ploču: stupci za svaku fazu (Nacrt, Izdano, Poslano, Dospjelo, Plaćeno, Odobreno, Otkazano — sve prilagodljivo). Svaki račun je kartica u svom stupcu. Na prvi pogled vidite koliko čeka slanje, koliko je dospjelo i koliko ste već naplatili.

To je dnevni prikaz: ujutro otvorite Mokapen, pogledate Izdano — spremno za slanje. Poslano — čekate plaćanje. Dospjelo — za podsjetnik. Stupac Plaćeno pokazuje naplate za razdoblje, s ukupnim iznosom stupca na vrhu.

Gore često koristite dva alata: odabir pipelinea (ako imate različite procese — B2B vs. retaineri) i Filtre. Filtri sužavaju ploču: jedan kupac, iznad iznosa, jedan vlasnik, oznaka, samo knjižna odobrenja. Ako često koristite istu kombinaciju, spremite je kao spremljeni filter.

Za promjenu faze ne morate otvoriti račun: povucite karticu s Izdano na Poslano i status se ažurira. Brzi način na sastanku ili ujutro pri pregledu dospjelih stavki.

Gumb + Račun gore desno otvara uređivač — vidi «Izrada računa» dolje. Najčišći put i dalje je krenuti iz narudžbe s + Stvori i poveži, da ne pišete redove iznova.

Stranice i prikazi

Stranica Računi nudi dva prikaza istih podataka. Aktivni filtri i pipeline ostaju pri prebacivanju.

Kanban prikaz (zadano)

Ploča sa stupcima: svaki stupac je faza, svaki račun kartica. Zaglavlje stupca pokazuje broj i ukupan iznos. Napredak: povucite karticu — status se ažurira bez otvaranja zapisa.

Popis

Tablica: jedan red po računu, konfigurabilni stupci (kod, kupac, iznos, status, vrsta dokumenta, vlasnik, datum, oznake). Sortiranje klikom na zaglavlje — korisno za najveće iznose ili rokove — i odabir redova za skupne radnje: vlasnik, oznake, arhiva, CSV izvoz.

Što kada koristiti

Pravilo: Kanban za rad (pomak, otvaranje, komentar, pregled dospjelih), Popis za reviziju i ispravke (brojevi, rokovi, skupne izmjene, izvoz). Prebacivanje kontrolom gore desno.

Kartica računa

Kliknite Kanban karticu (ili red popisa) da otvorite račun. S tarifom Extra Large možete prijeći na cijelu stranicu ikonom proširenja — korisno kod dugih dokumenata ili mnogih plaćanja.

Gore vidite kod računa (npr. #12-2026) i naslov. Kod je progresivni broj na PDF-u. Naslov je interna oznaka («Godišnje održavanje 2026 — Acme»): pomaže prepoznati zapis; nije fiskalni broj.

Ispod naslova traka radnji: status pipelinea, privatnost, oznake, datoteke, bilješke. Kopiraj poveznicu dijeli internu referencu. Izbornik Mogućnosti (tri točke): Kloniraj, Arhiviraj, Obriši.

+ Stvori i poveži stvara zadatak za praćenje («podsjetnik u petak»), sastanak, povezano knjižno odobrenje ili drugi entitet. Veza je automatska — nađete je na računu i na kartici kupca.

Ostatak kartice organiziran je u blokove: primatelj i pošiljatelj, komercijalni podaci, vrsta dokumenta, stavke, ukupno, plaćanja, dizajn, uvjeti, e-račun po zemlji, veze. Prolazimo ih jedan po jedan.

Kod računa: automatsko numeriranje (i kako ga promijeniti)

Svaki račun ima jedinstveni kod: koristite ga interno (Kanban, popisi, veze) i na PDF-u kao referencu dokumenta.

Mokapen ga generira pri prvom spremanju ako niste postavili jedan: redni broj u godini + godina, format BROJ-GODINA. Prvi račun 2026. je 1-2026, drugi 2-2026. 1. siječnja brojač se resetira na 1. Ako premjestite datum u drugu godinu, kod se uskladi s tom godinom.

Kod možete postaviti ručno: kliknite kod, upišite, spremite. Korisno pri uvozu iz starog sustava ili kad računovođa traži prefiks (RA-2026-005). Kodovi izvan formata BROJ-GODINA ne pomiču automatski brojač: sljedeći automatski račun koristi sljedeći slobodni Mokapen broj, ne RA-2026-006.

Pazite na duplikate: ako ručno nametnete isti kod, Mokapen vas ne blokira. U timu ostavite automatsko numeriranje i nadjačavajte samo kad je stvarno potrebno.

Primatelj i pošiljatelj: tko kupuje i tko fakturira

Račun ima dvije strane na vrhu PDF-a: pošiljatelja (vaša organizacija) i primatelja (kupac).

Pošiljatelj se unaprijed popunjava iz postavki organizacije: naziv, adresa, OIB/PDV, e-mail, logo. Ako su org podaci potpuni, svaki račun ih već ima. Na pojedinačnom dokumentu ih možete promijeniti za poseban slučaj (podružnica).

Primatelja postavljate vi. Odabir tvrtke učitava naziv, adresu, OIB/PDV, e-mail i telefon. Ako povežete i kontakt, njihovo ime i e-mail postaju referenca za slanje. Ako kupac još nije u imeniku, upisom imena možete ga stvoriti u hodu s minimalnim podacima s računa.

Ako tvrtka ima namjenski popust na kartici, primjenjuje se na redove kao na ponudama i narudžbama. Ne morate se sjetiti.

Vrsta dokumenta: račun, bilješke, proforma

Nije svaki fiskalni dokument prodajni račun. Na kartici (i na kartici e-računa po zemlji) birate vrstu dokumenta:

• Račun — zadano: prodaja ili usluga za naplatu.
• Knjižno odobrenje — potpuno ili djelomično storno izdanog računa. Povežite izvorni račun da ostanu u istoj povijesti kupca.
• Terećenje — dopuna izdanom računu (usklađenje, dodatna naknada).
• Proforma — uljudbeni / pregledni dokument, ista struktura, nije konačni račun.
• Potvrda — naplata izvan ciklusa računa, isti uređivač i katalog.

Vrsta također upravlja poljima elektroničkog paketa (fiskalna vrsta dokumenta zemlje) i, za bilješke, vezom na izvorni dokument. Vrstu mijenjajte prije izdavanja: poslije povijest i izvještaji ostaju koherentni ako ne miješate značenja.

Stavke: izgradnja ekonomskog dokumenta

Stavke su srce računa: istih pet tipova kao na ponudama i narudžbama, isti katalog, isti izračun PDV-a, popusta i marže. Ako račun nastane iz narudžbe, redovi su već tu — provjerite i spremite.

Kad kliknete + Stavka birate tip reda:

• Usluga — iz kataloga Usluga. Cijena, PDV, kod i opis se unaprijed popune; na redu ih prilagodite bez promjene kataloga.
• Proizvod — isto, iz kataloga Proizvoda.
• Opća stavka — slobodan red bez kataloga («Put», «Jednokratna postavka»).
• Opća stavka % — postotak neto redova iznad (vjernost −10 %, hitno +15 %). Preračunava se uživo.
• Stavka % samo tekst — oznaka na dokumentu koja ne dira ukupno.

Što pišete u svaki red

• Naslov i bilješka — što kupac čita na PDF-u.
• Količina i jedinična cijena — daju ukupno reda.
• Stopa PDV-a — iz poreza organizacije. Bez barem jedne stope ne možete stvarati stavke.
• Popust na redu — 0–100 % samo na taj red.
• Jedinični trošak — interno, za maržu i markup; nikad na PDF-u.

Neto ili bruto cijene

Prekidač «Koristi bruto cijene» vrijedi za cijeli dokument. Neto (zadano, B2B): upišete 100 + 22 % PDV = 122. Bruto (B2C): upišete 122 i Mokapen razdvoji porez. Na istom dokumentu ne miješate neto i bruto redove.

Popusti: tri razine u kaskadi

Kao na ponudama i narudžbama, popusti se ne zbrajaju: primjenjuju se redom. Primjer na 1.000 neto, 10 % popust kupca, 5 % popust reda, 3 % popust dokumenta: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, zatim PDV. Blok ukupno pokazuje svaku razinu. Popust dokumenta omogućuje se iz «Dodaj popust» ispod stavki. Detalji u vodiču Popusti.

Redovi se povlače za redoslijed na PDF-u. Uređivanje i kanta na redu; ukupno (neto, popusti, porez po stopi, bruto) odmah se preračunava. Marža i markup ostaju interni.

Plaćanja: bilježenje naplata

Blok Plaćanja razlikuje račun od ponude i narudžbe: ovdje bilježite što je stvarno stiglo. Pojavljuje se na kartici nakon prvog spremanja (potreban je id računa). Na novom računu prvo spremite, zatim bilježite uplate.

Svaki red plaćanja ima:

• Datum — kad je novac stigao (zadano danas).
• Iznos i valuta — valuta slijedi dokument.
• Način — transfer, kartica, gotovina ili način već na računu.
• Referenca — bankovna ref., id transakcije, broj čeka: što trebate za usklađivanje.

Dodavanje + Plaćanje, uklanjanje ikonom kante na redu. Naplatu možete podijeliti: akontacija danas, saldo za 30 dana, dva različita načina. Plaćeni ukupno na kartici pokazuje koliko preostaje u odnosu na bruto.

Kad pokrivenost odgovara ukupnom (ili smatrate zatvorenim), premjestite karticu u Plaćeno — s Kanbana ili sa statusa na kartici. Plaćanja ostaju u povijesti čak i ako kasnije izdate knjižno odobrenje.

Dizajn dokumenta: PDF predlošci

PDF polazi od predloška: raspored, boje, logo, tablica stavki, potpis. U bloku Dizajn birate koji koristiti. Mokapen uključuje sistemske predloške Standard 1–4; organizacija može stvarati prilagođene u Predlošci, tip Račun, s unaprijed učitanim ekonomskim uvjetima i zadanim predloškom za nove dokumente.

Ako promijenite predložak na postojećem računu i spremite, pregled i preuzimanje koriste novi raspored — stavke, cijene i plaćanja ostaju.

Ekonomski uvjeti

U bloku Dokument rich editor uvjeta: uvjeti plaćanja («30 dana od datuma računa»), bankovni podaci, reference narudžbi, pravne bilješke. Ako predložak unaprijed popuni, krenite odatle. Tekst završava na PDF-u ispod tablice stavki.

Pregled, preuzimanje i slanje kupcu

Kad je račun spreman — stavke, uvjeti, kupac, vrsta dokumenta — predajete ga na tri načina.

Pregled

Gumb Pregled pokazuje PDF A4 kako će ga kupac vidjeti. Uvijek prije slanja: odrezani naslov, kriva stopa PDV-a, logo. Pregled odražava spremljeno stanje: ako ste upravo mijenjali redove, spremite i pokušajte ponovno.

Preuzimanje: PDF ili Word

Preuzimanje nudi PDF (standardna isporuka; naziv datoteke ImePošiljatelja - Kod.pdf) i Word (docx) ako trebate doraditi izvan sustava. Izmjene u Wordu ne vraćaju se u Mokapen.

Pošalji e-mail

Pošalji e-mail otvara modal: primatelj unaprijed popunjen iz kontakta/tvrtke, dodatne adrese odvojene točkama sa zarezom, pošiljatelj iz SMTP veza (inače sistemska adresa). Predmet tipa «Račun {kod}», uredivo tijelo. Opcije: Priloži PDF (zadano) i BCC kopija meni. Slanje se bilježi na vremenskoj liniji računa (datum, primatelji). Zatim povucite karticu u Poslano.

Za razliku od ponude, račun nema online OTP prihvaćanje: to je izdani dokument, ne ponuda za potpis.

E-račun po zemlji

Mokapen je građen za više zemalja: porezna pravila nisu ugrađena kao konstante jednog tržišta. Svaka zemlja ima paket (polja, dopuštene vrijednosti, vrste dokumenata, zadano). Zadana zemlja je zemlja organizacije; u Postavke → Prodaja → Računi možete je nadjačati ako izdajete pod drugim profilom.

Na računu blok e-računa pokazuje polja aktivnog paketa: fiskalna vrsta dokumenta, kodovi oslobođenja / prirode, režim i što kanal zemlje treba. Vrijednosti se pune iz: dokument → postavke organizacije → zadano paketa. Popunite pažljivo prije nego smatrate račun izdanim: isti podaci koristit će se pri elektronskom slanju kad je kanal zemlje aktivan.

Ako zemlja organizacije još nema paket, vidite upozorenje da e-račun nije dostupan za tu zemlju: i dalje možete izdati CRM dokument, PDF i plaćanja. Paketi se proširuju s vremenom; Italija koristi profil elektroničkog računa (SDI polja) na organizaciji i na svakom računu.

Za knjižna odobrenja i terećenja paket može tražiti vezu na izvorni račun: odaberite povezani dokument istog kupca. Bez toga povijest ostaje podijeljena.

Slanje u nacionalni sustav (npr. SDI u Italiji) priprema se na tim poljima i postavkama org. Kad je kanal slanja omogućen za vašu organizaciju, krenite od potpunog računa: primatelj s poreznim podacima, redovi, vrsta dokumenta, popunjen paket. Do tada radite s PDF-om, e-mailom i plaćanjima — zapis ostaje valjan u CRM-u.

Ako i dalje koristite Fatture in Cloud iz narudžbi, možete nastaviti: detalji u vodiču Fatture in Cloud. Nativni Mokapen računi i FIC sync su dva puta; ne miješajte ih na istom dokumentu bez jasnog timskog pravila.

Izrada računa

Dva načina, a izbor mijenja koliko posla imate.

• Iz narudžbe (preporučeno) — otvorite ispunjenu ili «za fakturiranje» narudžbu, + Stvori i poveži → Račun. Kupac, stavke, popusti i uvjeti se kopiraju. Provjerite datum, vrstu dokumenta, elektronski paket, spremite. Narudžba ostaje i ostaje povezana.
• Iz ponude ili kartice kupca — isto + Stvori i poveži, ako preskočite narudžbu. Primatelj i namjenski popust se unaprijed popune.
• Izravno — + Račun sa stranice Računi. Dobro za knjižno odobrenje, retainer, posao bez narudžbe. Ako zapis u imeniku nedostaje, stvorite ga u hodu.

U svim slučajevima slijed je isti:

1. Jasan naslov («Održavanje 2026 — Acme d.o.o.»).
2. Primatelj, pošiljatelj, vrsta dokumenta.
3. PDF predložak ili zadano org.
4. Stavke (već kopirane ako dolazite iz narudžbe).
5. Ekonomski uvjeti i po potrebi polja elektronskog paketa.
6. Vlasnik i datumi (izdavanje, dospijeće).
7. Spremi: dodjeljuje se progresivni kod. Zatim pregled, slanje ili prvo plaćanje.

Ne mora sve biti savršeno pri prvom spremanju. Nakon slanja kupcu, ako promijenite redove, pošaljite PDF ponovno: kupac već ima verziju u ruci.

Uređivanje računa

Uređivanje na kartici

Otvorite i mijenjajte što treba: naslov, polja, redovi, uvjeti, plaćanja. Na bočnoj kartici polja se spremaju pri napuštanju fokusa; na cijeloj stranici kliknete Spremi na bloku. Spremite prije pregleda ili slanja.

Napredak statusa s Kanbana

Ako mijenjate samo fazu (izdano, poslano, plaćeno, dospjelo), povucite karticu. Terminalne statuse (100 % Plaćeno, 0 % Odobreno/Otkazano) prema drugim statusima mogu mijenjati članovi organizacije — zaštita od lakog ponovnog otvaranja zatvorenih dokumenata.

Skupno uređivanje s popisa

Popis → filtar → potvrdni okviri → Uredi: vlasnik, status, oznake, jednostavna polja. Ne stavke ni plaćanja (pripadaju pojedinačnom dokumentu). Ista traka: Kloniraj, Arhiviraj, Obriši.

Kloniranje računa

Mjesečni retainer, ista struktura za različite kupce: ne gradite ispočetka. Kartica → Mogućnosti → Kloniraj. Preuzmete stavke i po izboru privitke, veze, komentare, vremensku liniju. Novi progresivni kod, sufiks u naslovu, primatelj ponovno postaviti. Original ostaje netaknut.

S popisa možete klonirati više računa odjednom: iste opcije, jednom.

Arhiviranje računa

Čak i plaćen ili odobren, račun ostaje fiskalna i komercijalna povijest. Arhiva ga uklanja s aktivnog Kanbana i popisa, ali čuva: ostaje na kartici kupca i u izvještajima. Nađite ga pod Računi → Radnje → Arhiva računa. Pojedinačno: Mogućnosti → Arhiviraj. Skupno: Popis → Arhiviraj. Vraćanje: arhiva → Mogućnosti → Vrati.

Arhivirajte ako se dokument stvarno dogodio (poslan, plaćen, povezan s narudžbom). Obrišite ako je greška ili test.

Brisanje računa

Brišite samo krive nacrte ili test duplikate. Ako ima broj, poslan je ili ima plaćanja, arhivirajte.

Kartica → Mogućnosti → Obriši → potvrda. S naprednim Extra Large ide u smeće (Računi → Radnje → Smeće): odatle Vrati ili Trajno obriši. Na tarifi bez smeća brisanje je obično trajno nakon potvrde. S popisa: odabir → Obriši.

Od narudžbe do računa

Narudžba je obveza, račun fiskalni dokument. Prirodan korak je + Stvori i poveži → Račun iz narudžbe (ili iz stupca narudžbi «Za fakturiranje», ako koristite tu fazu). Stavke, kupac, iznosi i uvjeti se kopiraju; oba zapisa ostaju, povezana u Vezama. Na kartici kupca vidite «narudžba u travnju, račun u travnju, plaćeno u svibnju» bez ručnog tipkanja.

Istu narudžbu možete fakturirati u više dokumenata (fakturiranje po fazama, akontacija + saldo) stvaranjem više povezanih računa: prilagodite redove na svakom. Detalji o narudžbi u vodiču Narudžbe; o ponudi iznad u vodiču Ponude.

Pipeline i statusi

Pipeline je put računa. Iz kutije postoji jedan pipeline s tipičnim fiskalnim fazama:

• Nacrt (10 %) — u pripremi, nije izdan.
• Izdano (40 %) — numerirano, spremno za slanje.
• Poslano (60 %) — kupac ga ima, čekate plaćanje.
• Dospjelo (80 %) — nakon roka, za podsjetnik.
• Plaćeno (100 %) — naplaćeno.
• Odobreno (0 %) — zatvoreno knjižnim odobrenjem.
• Otkazano (0 %) — nevaljano, bez korisne povijesti naplate.

Postotci hrane traku na karticama i izvještaje (otvoreno / dobiveno / izgubljeno). Statuse i pipeline prilagodite u Postavke → Prodaja → Računi → Pipeline i statusi: preimenovanje, redoslijed, napredak 0–100 %, dodatni pipelinei (B2B vs. retaineri), vidljivost tima. 100 % samo za «plaćeno / u redu zatvoreno» i 0 % samo za konačna zatvaranja, da volumeni u izvještajima ostanu vjerodostojni.

Povezani odjeljci

• Veze — narudžba, ponuda, knjižno odobrenje, zadatak podsjetnika, ticket. Dvosmjerno.
• Datoteke — otpremnice, ugovori, bankovni dokazi.
• Ažuriranja — vremenska linija: stvaranje, izmjene, e-mailovi, plaćanja.
• Oznake — «Podsjetnik», «Retainer», «Javni sektor», što god trebate za filtriranje.

Postavke računa

Dostupno administratorima i vlasnicima u Postavke → Prodaja → Računi:

• Pipeline i statusi — faze, napredak, dodatni pipelinei.
• E-račun — zemlja (zadano: zemlja org), polja paketa, zadano kopirano na nove račune (režim, fiskalna vrsta dokumenta i što paket nudi).
• Polja kartice — redoslijed, obavezna polja, prilagođena polja (kodovi natječaja, kodovi poslova).
• Stupci popisa — i s Popis → Radnje → Uredi stupce.

Izvan područja računa, ali potrebno: Porezne stope (Postavke → Prodaja → Porezi) i Predlošci dokumenata (izbornik Predlošci, tip Račun).

Izvještaji računa

Kanban i popis služe pojedinačnom dokumentu. Za trend — izdano u kvartalu, dospjelo, tko plaća, koje stavke fakturirate, marža — koristite izvještaje sa stranice Izvještaji računa (tarifa Extra Large / Large).

Najkorisniji prikazi:

• Otvoreni, naplaćeni, izgubljeni iznosi — mjerači za što je još za naplatu, što je plaćeno, što odobreno/otkazano.
• Prosječni iznos — prosječni ticket za razdoblje.
• Marža i markup — ako ste popunili troškove na redovima.
• Raspodjela po statusu i pipelineu — uska grla (previše Poslano ili Dospjelo).
• Vrsta dokumenta — računi vs. knjižna odobrenja vs. proforma.
• Najfakturiranije stavke i trošak stavki.
• Po vlasniku, kontaktu, tvrtki — tko izdaje i tko kupuje.

Izvještaji poštuju dopuštenja: svaki korisnik vidi samo račune kojima ima pristup. Filtrirajte, otvorite detalj, preuzmite grafove za sastanke — brže od deset export listova.