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Guía de facturas

Una factura es el documento fiscal que cierra el ciclo comercial: lo que vendió, a quién, con qué impuestos y cuándo vence. En Mokapen una factura no es un PDF en una carpeta. Es un registro vivo del CRM, vinculado al contacto y a la empresa, con líneas del mismo catálogo que presupuestos y pedidos, pagos registrados y campos de facturación electrónica del paquete de su organización.

Esta guía le acompaña en el uso diario: emitir una factura desde un pedido (o desde cero), registrar cobros, generar el PDF, enviarlo al cliente y saber qué sigue abierto. También encontrará tipos de documento (nota de crédito, nota de débito, proforma), pipelines y ajustes de facturación electrónica — en secciones dedicadas, pero no necesita tocar nada para empezar: los valores predeterminados funcionan de inmediato.

El área de facturas está en el menú Ventas → Facturas, justo después de pedidos. Requiere el plan Large con la app Ventas activa y tipos impositivos configurados a nivel organización (una vez, en Ajustes → Ventas → Impuestos).

Cómo encajan las facturas en el resto de su trabajo

Antes de los detalles de la ficha, conviene ver dónde sitúa la factura el flujo — eso es lo que le hace usar Mokapen en lugar de luchar contra él.

En el recorrido habitual, un cliente entra como contacto. Cuando aparece una oportunidad concreta abre un negocio. Si necesita una propuesta formal prepara un presupuesto; cuando el cliente acepta, el presupuesto pasa a ser un pedido — el compromiso comercial. La factura es el paso siguiente: mismo cliente, mismas líneas, mismos importes, ahora como documento fiscal que emitir, enviar y cobrar.

Puede saltar pasos: no todo el mundo factura solo desde pedidos (trabajo acordado, cuota recurrente, nota de crédito sobre una factura anterior). Lo importante es que la factura hereda y alimenta el resto: si nace de un pedido, se copian líneas, destinatario, descuentos y condiciones; si la abre desde la ficha de empresa, se rellenan dirección y datos fiscales. Los pagos permanecen en la factura y aparecen en el historial del cliente.

La ventaja práctica: seis meses después, quien abra el contacto ve presupuestos, pedidos y facturas juntos — cuáles están emitidas, enviadas, vencidas o pagadas, y por qué importes. Sin hoja compartida, sin carpeta «facturas 2026» que revisar.

Casos de uso

• Consultoría: factura desde pedido o directa, líneas de servicio por hora/día, vencimientos y pagos parciales en el bloque de pagos, PDF con marca.
• Reventa de productos: artículos de catálogo con precio e IVA; descuento de cliente automático si está en la empresa.
• Nota de crédito / nota de débito: mismo cliente y enlace a la factura original; las líneas siguen conectadas, el historial en un solo sitio.
• Proforma o recibo: mismo editor y catálogo, distinto tipo de documento — útil antes de la emisión final o para cobros fuera del ciclo de factura.
• Facturación electrónica por país: los campos fiscales vienen del pack del país (país de la organización, con anulación en ajustes de Facturas). No son constantes italianas pegadas en el CRM: cambie de país, cambian las reglas.

La página Facturas: desde donde empieza cada día

Al abrir Ventas → Facturas llega al tablero Kanban: columnas por etapa (Borrador, Emitida, Enviada, Vencida, Pagada, Abonada, Cancelada — todas personalizables). Cada factura es una tarjeta en su columna. De un vistazo ve cuántas esperan envío, cuántas están vencidas y cuánto ya ha cobrado.

Es la vista diaria: abrir Mokapen por la mañana, mirar Emitida — lista para enviar. Enviada — a la espera de pago. Vencida — para reclamar. La columna Pagada muestra los cobros del periodo, con el total arriba.

Arriba usará mucho dos herramientas: el selector de pipeline (si tiene procesos distintos — B2B vs cuotas) y Filtros. Los filtros reducen el tablero: un cliente, por encima de un importe, un responsable, una etiqueta, solo notas de crédito. Si reutiliza una combinación, guárdela como filtro guardado.

Para avanzar de etapa no hace falta abrir la factura: arrastre la tarjeta de Emitida a Enviada y el estado se actualiza. Es la vía rápida en reuniones o por la mañana al repasar impagados.

El botón + Factura arriba a la derecha abre el editor — véase «Crear una factura» más abajo. Lo más limpio sigue siendo partir de un pedido con + Crear y conectar, para no volver a escribir las líneas.

Páginas y vistas

La página Facturas ofrece dos vistas de los mismos datos. Filtros activos y pipeline se mantienen al cambiar.

Vista Kanban (predeterminada)

Un tablero de columnas: cada columna es una etapa, cada factura una tarjeta. Cada cabecera muestra recuento e importe total. Para avanzar, arrastre la tarjeta — el estado se actualiza sin abrir el registro.

Vista Lista

Una tabla: una fila por factura, columnas configurables (código, cliente, importe, estado, tipo de documento, responsable, fecha, etiquetas). Ordene clicando la cabecera — útil para mayores importes o vencimientos — y seleccione filas para acciones masivas: responsable, etiquetas, archivar, exportar CSV.

Cuál usar y cuándo

Regla práctica: Kanban para trabajar (mover, abrir, comentar, revisar vencidas), Lista para revisar y corregir (cifras, vencimientos, ediciones masivas, exportación). Cambie con el control arriba a la derecha.

La ficha de la factura

Haga clic en una tarjeta Kanban (o fila Lista) para abrir la factura. Con plan Premium puede pasar a la página completa con el icono de expandir — útil en documentos largos o muchos pagos.

Arriba ve el código de factura (p. ej. #12-2026) y el título. El código es el número progresivo en el PDF. El título es la etiqueta interna («Mantenimiento anual 2026 — Acme»): le ayuda a reconocer el registro; no es el número fiscal.

Bajo el título, la barra de acciones: estado del pipeline, privacidad, etiquetas, archivos, notas. Copiar enlace comparte la referencia interna. Menú Opciones (tres puntos): Clonar, Archivar, Eliminar.

+ Crear y conectar crea una tarea de seguimiento («reclamar el viernes»), una cita, una nota de crédito vinculada u otra entidad. El enlace es automático — lo encuentra en la factura y en la ficha del cliente.

El resto de la ficha está en bloques: destinatario y emisor, datos comerciales, tipo de documento, líneas, totales, pagos, diseño, condiciones, facturación electrónica por país, conexiones. Los repasamos uno a uno.

Código de factura: numeración automática (y cómo cambiarla)

Cada factura tiene un código único: lo usa internamente (Kanban, listas, conexiones) y aparece en el PDF como referencia del documento.

Mokapen lo genera en el primer guardado si no ha puesto uno: secuencia anual + año, formato NÚMERO-AÑO. La primera factura de 2026 es 1-2026, la segunda 2-2026. El 1 de enero el contador vuelve a 1. Si mueve la fecha a otro año, el código se alinea a ese año.

Puede fijar el código manualmente: clic en el código, escribir, guardar. Útil al importar de un sistema anterior o si su asesor quiere un prefijo (INV-2026-005). Códigos fuera de NÚMERO-AÑO no avanzan el contador automático: la siguiente factura automática usa el siguiente número libre de Mokapen, no INV-2026-006.

Cuidado con duplicados: si fuerza el mismo código a mano, Mokapen no lo bloquea. En equipo, deje la numeración automática y sobrescriba solo cuando haga falta.

Destinatario y emisor: quién compra y quién factura

La factura tiene dos caras arriba en el PDF: el emisor (su organización) y el destinatario (el cliente).

El emisor se rellena desde los ajustes de organización: nombre, dirección, NIF/IVA, correo, logotipo. Si los datos org están completos, cada factura ya los tiene. Puede cambiarlos en un documento concreto (sucursal).

Usted define el destinatario. Al seleccionar una empresa se cargan nombre, dirección, NIF/IVA, correo y teléfono. Si además vincula un contacto, su nombre y correo son la referencia de envío. Si el cliente aún no está en el directorio, escribir el nombre permite crearlo al momento con los datos mínimos de la factura.

Si la empresa tiene un descuento dedicado en su ficha, se aplica a las líneas como en presupuestos y pedidos. No tiene que recordarlo.

Tipo de documento: factura, notas, proforma

No todo documento fiscal es una factura de venta. En la ficha (y en la pestaña de facturación electrónica por país) elige el tipo de documento:

• Factura — la predeterminada: venta o servicio a cobrar.
• Nota de crédito — reversión total o parcial de una factura emitida. Enlace la factura original para mantener el mismo historial del cliente.
• Nota de débito — complemento a una factura emitida (ajuste, cargo extra).
• Proforma — documento de cortesía / vista previa, misma estructura, no factura definitiva.
• Recibo — cobro fuera del ciclo de factura, mismo editor y catálogo.

El tipo también guía los campos del pack electrónico (tipo de documento fiscal del país) y, en notas, el enlace al documento original. Cambie el tipo antes de emitir: después, historial e informes siguen coherentes si no mezcla significados.

Líneas: construir el documento económico

Las líneas son el corazón de la factura: los mismos cinco tipos que presupuestos y pedidos, el mismo catálogo, los mismos cálculos de IVA, descuento y margen. Si la factura nace de un pedido, las líneas ya están — revise y guarde.

Al pulsar + Línea elige el tipo:

• Servicio — del catálogo de Servicios. Precio, IVA, código y descripción precargados; puede adaptarlos en la línea sin cambiar el catálogo.
• Producto — igual desde el catálogo de Productos.
• Línea genérica — línea libre, sin catálogo («Viaje», «Puesta en marcha puntual»).
• Línea genérica % — porcentaje del neto de las líneas anteriores (fidelidad −10 %, urgente +15 %). Recalcula en vivo.
• Línea % solo texto — etiqueta en el documento que no afecta totales.

Qué escribe en cada línea

• Título y nota — lo que el cliente lee en el PDF.
• Cantidad y precio unitario — forman el total de línea.
• Tipo de IVA — de los impuestos de la organización. Sin al menos un tipo no puede crear líneas.
• Descuento de línea — 0–100 % solo en esa línea.
• Coste unitario — interno, para margen y markup; nunca en el PDF.

Precios netos o brutos

El interruptor «Usar precios brutos» aplica a todo el documento. Neto (predeterminado, B2B): escribe 100 + 22 % IVA = 122. Bruto (B2C): escribe 122 y Mokapen separa el impuesto. No puede mezclar líneas netas y brutas en el mismo documento.

Descuentos: tres niveles en cascada

Como en presupuestos y pedidos, los descuentos no se suman: se aplican en secuencia. Ejemplo sobre 1.000 netos, 10 % descuento cliente, 5 % descuento línea, 3 % descuento documento: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, luego IVA. El bloque de totales muestra cada nivel. Descuento de documento desde «Añadir descuento» bajo las líneas. Detalles en la guía de Descuentos.

Las líneas se arrastran para el orden del PDF. Editar y papelera en la línea; totales (neto, descuentos, impuesto por tipo, bruto) se recalculan al instante. Margen y markup permanecen internos.

Pagos: registrar cobros

El bloque Pagos distingue la factura del presupuesto y del pedido: aquí registra lo que realmente entró. Aparece en la ficha tras el primer guardado (hace falta el id de factura). En una factura nueva, guarde primero y luego registre cobros.

Cada fila de pago tiene:

• Fecha — cuándo llegó el dinero (predeterminado: hoy).
• Importe y moneda — la moneda sigue el documento.
• Método — transferencia, tarjeta, efectivo o el método ya definido en la factura.
• Referencia — ref. bancaria, id de transacción, n.º de cheque: lo que necesite para conciliar.

Añada con + Pago, elimine con el icono de papelera en la fila. Puede dividir el cobro: anticipo hoy, saldo a 30 días, dos métodos. El total pagado en la ficha muestra cuánto queda respecto al bruto.

Cuando la cobertura iguala el total (o la trata como cerrada), mueva la tarjeta a Pagada — desde Kanban o el estado en la ficha. Los pagos permanecen en el historial aunque luego emita una nota de crédito.

Diseño del documento: plantillas PDF

El PDF parte de una plantilla: diseño, colores, logotipo, tabla de líneas, firma. En el bloque Diseño elige cuál usar. Mokapen incluye plantillas de sistema Standard 1–4; la organización puede crear personalizadas en Plantillas, tipo Factura, con condiciones económicas precargadas y plantilla predeterminada para documentos nuevos.

Si cambia la plantilla en una factura existente y guarda, vista previa y descarga usan el nuevo diseño — líneas, precios y pagos siguen igual.

Condiciones económicas

En el bloque Documento, el editor enriquecido de condiciones: plazos de pago («30 días desde fecha de factura»), datos bancarios, referencias de pedido, notas legales. Si la plantilla las precarga, parta de ahí. El texto va en el PDF bajo la tabla de líneas.

Vista previa, descarga y envío al cliente

Cuando la factura está lista — líneas, condiciones, cliente, tipo de documento — la entrega de tres formas.

Vista previa

El botón Vista previa muestra el PDF A4 como lo verá el cliente. Úselo siempre antes de enviar: título cortado, tipo de IVA erróneo, logotipo. La vista previa refleja el estado guardado: si acaba de cambiar líneas, guarde e intente de nuevo.

Descarga: PDF o Word

Descargar ofrece PDF (entrega estándar; nombre NombreEmisor - Código.pdf) y Word (docx) si necesita retocar fuera del sistema. Los cambios en Word no vuelven a Mokapen.

Enviar correo

Enviar correo abre el modal: destinatario precargado desde contacto/empresa, direcciones extra separadas por punto y coma, remitente desde conexiones SMTP (si no, la dirección del sistema). Asunto tipo «Factura {code}», cuerpo editable. Opciones: Adjuntar PDF (predeterminado) y CCO a mí. El envío queda en la timeline de la factura (fecha, destinatarios). Luego arrastre la tarjeta a Enviada.

A diferencia del presupuesto, una factura no tiene aceptación OTP en línea: es un documento emitido, no una oferta que firmar.

Facturación electrónica por país

Mokapen está pensado para más de un país: las reglas fiscales no están fijadas como constantes de un solo mercado. Cada país tiene un pack (campos, valores permitidos, tipos de documento, predeterminados). El país predeterminado es el de la organización; en Ajustes → Ventas → Facturas puede anularlo si emite bajo otro perfil.

En la factura, el bloque de facturación electrónica muestra los campos del pack activo: tipo de documento fiscal, códigos de exención / naturaleza, régimen y lo que exija el canal del país. Los valores vienen de: documento → ajustes de organización → predeterminados del pack. Rellénelos con cuidado antes de tratar la factura como emitida: son los mismos datos que usará el envío electrónico cuando el canal esté activo.

Si el país de la organización aún no tiene pack, verá un aviso de que la facturación electrónica no está disponible: puede emitir igual el documento CRM, PDF y pagos. Los packs crecen con el tiempo; Italia usa el perfil de factura electrónica (campos SDI) en la organización y en cada factura.

Para notas de crédito y débito el pack puede exigir enlace a la factura original: elija el documento relacionado del mismo cliente. Sin ello, el historial queda dividido.

El envío al sistema nacional (p. ej. SDI en Italia) se apoya en estos campos y en los ajustes org. Cuando el canal de envío esté activo para su organización, parta de una factura completa: destinatario con datos fiscales, líneas, tipo de documento, pack relleno. Hasta entonces, trabaje con PDF, correo y pagos — el registro sigue siendo válido en el CRM.

Si sigue usando Fatture in Cloud desde pedidos, puede continuar: detalles en la guía de Fatture in Cloud. Facturas nativas de Mokapen y sync FIC son dos caminos; no los mezcle en el mismo documento sin una regla clara del equipo.

Crear una factura

Dos vías, y la elección cambia cuánto trabajo hace.

• Desde un pedido (recomendado) — abra el pedido cumplido o «a facturar», + Crear y conectar → Factura. Cliente, líneas, descuentos y condiciones se copian. Revise fecha, tipo de documento, pack electrónico y guarde. El pedido permanece y sigue vinculado.
• Desde presupuesto o ficha de cliente — el mismo + Crear y conectar, si omite el pedido. Destinatario y descuento dedicado precargados.
• Directa — + Factura desde la página Facturas. Para nota de crédito, cuota fija, trabajo sin pedido. Puede crear el registro del directorio al momento si falta.

En todos los casos la secuencia es la misma:

1. Un título claro («Mantenimiento 2026 — Acme S.L.»).
2. Destinatario, emisor, tipo de documento.
3. Plantilla PDF o predeterminada org.
4. Líneas (ya copiadas si viene de un pedido).
5. Condiciones económicas y, si hace falta, campos del pack electrónico.
6. Responsable y fechas (emisión, vencimiento).
7. Guardar: se asigna el código progresivo. Luego vista previa, envío o primer pago.

No todo tiene que ser perfecto en el primer guardado. Tras enviar al cliente, si cambia las líneas, reenvíe el PDF: ya tiene una versión.

Editar una factura

Editar en la ficha

Abra y cambie lo necesario: título, campos, líneas, condiciones, pagos. En la ficha lateral los campos se guardan al perder el foco; en página completa pulse Guardar en el bloque. Guarde antes de vista previa o envío.

Avanzar el estado desde Kanban

Si solo cambia la etapa (emitida, enviada, pagada, vencida), arrastre la tarjeta. Los estados terminales (100 % Pagada, 0 % Abonada/Cancelada) hacia otros estados pueden cambiarlos los miembros de la organización — protección para no reabrir documentos cerrados por casualidad.

Edición masiva desde Lista

Lista → filtrar → casillas → Editar: responsable, estado, etiquetas, campos simples. No líneas ni pagos (pertenecen al documento único). Misma barra: Clonar, Archivar, Eliminar.

Clonar una factura

Cuota mensual, misma estructura para distintos clientes: no reconstruya desde cero. Ficha → Opciones → Clonar. Toma líneas y, opcionalmente, adjuntos, conexiones, comentarios, timeline. Nuevo código progresivo, sufijo en el título, destinatario a definir de nuevo. El original no se toca.

Desde Lista puede clonar varias facturas a la vez: mismas opciones, una sola vez.

Archivar una factura

Aunque esté pagada o abonada, la factura sigue siendo historial fiscal y comercial. Archivar la quita del Kanban y Lista activos pero la conserva: sigue en la ficha del cliente y en informes. Búsquela en Facturas → Acciones → Archivo de facturas. Una: Opciones → Archivar. Masiva: Lista → Archivar. Para recuperar: archivo → Opciones → Restaurar.

Archivar si el documento ocurrió de verdad (enviado, pagado, vinculado a pedido). Eliminar si es error o prueba.

Eliminar una factura

Elimine solo borradores erróneos o duplicados de prueba. Si tiene número, se envió o tiene pagos, archívela.

Ficha → Opciones → Eliminar → confirmar. Con advanced Premium va a la papelera (Facturas → Acciones → Papelera): Restaurar o Eliminar permanentemente. Sin papelera, la eliminación suele ser permanente tras confirmar. Desde Lista: seleccionar → Eliminar.

Del pedido a la factura

El pedido es el compromiso, la factura el documento fiscal. El paso natural es + Crear y conectar → Factura desde el pedido (o desde la columna «A facturar» si usa esa etapa). Líneas, cliente, importes y condiciones se copian; ambos registros permanecen, vinculados en Conexiones. En la ficha del cliente ve «pedido en abril, factura en abril, pagada en mayo» sin escribir nada a mano.

Puede facturar el mismo pedido en más de un documento (facturación por hitos, anticipo + saldo) creando varias facturas vinculadas: ajuste las líneas en cada una. Para pedidos, véase la guía de Pedidos; para la oferta previa, la guía de Presupuestos.

Pipelines y estados

El pipeline es el recorrido de la factura. De serie hay uno con las etapas fiscales habituales:

• Borrador (10 %) — en preparación, no emitida.
• Emitida (40 %) — numerada, lista para enviar.
• Enviada (60 %) — el cliente la tiene, espera pago.
• Vencida (80 %) — pasado el vencimiento, reclamar.
• Pagada (100 %) — cobrada.
• Abonada (0 %) — cerrada con nota de crédito.
• Cancelada (0 %) — no válida, sin historial de cobro útil.

Los porcentajes alimentan la barra en las fichas e informes (abierto / ganado / perdido). Personalice estados y pipelines en Ajustes → Ventas → Facturas → Pipelines y estados: renombrar, reordenar, progreso 0–100 %, pipelines extra (B2B vs cuotas), visibilidad del equipo. Use 100 % solo para «pagada / cerrada ok» y 0 % solo para cierres finales, para que los volúmenes de informes sean creíbles.

Secciones relacionadas

• Conexiones — pedido, presupuesto, nota de crédito, tarea de reclamación, ticket. Bidireccional.
• Archivos — albaranes, contratos, justificantes bancarios.
• Actualizaciones — timeline: creación, cambios, correos, pagos.
• Etiquetas — «Reclamar», «Cuota fija», «Sector público», lo que necesite para filtrar.

Ajustes de facturas

Disponibles para administradores y propietarios en Ajustes → Ventas → Facturas:

• Pipelines y estados — etapas, progreso, pipelines extra.
• Facturación electrónica — país (predeterminado: país org), campos del pack, predeterminados copiados a facturas nuevas (régimen, tipo documento fiscal y lo que exponga el pack).
• Campos de ficha — orden, campos obligatorios, campos personalizados (códigos de licitación, códigos de obra).
• Columnas de lista — también Lista → Acciones → Editar columnas.

Fuera del área de facturas, pero necesario: Tipos impositivos (Ajustes → Ventas → Impuestos) y Plantillas de documento (menú Plantillas, tipo Factura).

Informes de facturas

Kanban y Lista sirven para el documento individual. Para la tendencia — emitido en el trimestre, vencidas, quién paga, qué líneas factura, margen — use los informes, desde la página Informes de facturas (plan Premium / Large).

Las vistas más útiles:

• Importes abiertos, cobrados, perdidos — indicadores de lo pendiente de cobro, lo pagado, lo abonado/cancelado.
• Importe medio — ticket medio del periodo.
• Margen y markup — si rellenó costes en las líneas.
• Distribución por estado y pipeline — cuellos de botella (demasiadas Enviadas o Vencidas).
• Tipo de documento — facturas vs notas de crédito vs proforma.
• Líneas más facturadas y coste de líneas.
• Por responsable, contacto, empresa — quién emite y quién compra.

Los informes respetan permisos: cada usuario ve solo las facturas a las que puede acceder. Filtre, abra el detalle, descargue gráficos para reuniones — más rápido que diez hojas de exportación.