Průvodce Mokapenem

Průvodce fakturami

Faktura je daňový doklad, který uzavírá prodejní cyklus: co jste prodali, komu, s jakými daněmi a kdy je splatná. V Mokapenu faktura není PDF ve složce. Je to živý záznam v CRM, propojený s kontaktem a firmou, s položkami ze stejného katalogu jako nabídky a objednávky, sledovanými platbami a poli e-fakturace z balíčku země vaší organizace.

Tento průvodce vás provede každodenním používáním: vystavení faktury z objednávky (nebo od nuly), evidence přijatých plateb, generování PDF, odeslání zákazníkovi a přehled o tom, co je stále otevřené. Najdete zde také typy dokladů (dobropis, vrubopis, proforma), pipeline a nastavení e-fakturace — jsou v samostatných sekcích, ale pro start nemusíte nic měnit: výchozí hodnoty fungují hned.

Oblast faktur je v menu Prodej → Faktury, hned za objednávkami. Vyžaduje tarif Large s aktivní aplikací Prodej a sazbami daní nastavenými na úrovni organizace (jednou, v Nastavení → Prodej → Daně).

Jak faktury zapadají do vaší práce

Než se pustíte do detailů karty, pomůže vidět, kde faktura stojí v procesu — právě to vás přiměje Mokapen používat místo boje s ním.

Typická cesta: zákazník vstoupí jako kontakt. Když se objeví konkrétní příležitost, otevřete obchod. Potřebujete-li formální nabídku, připravíte nabídku; po přijetí se nabídka stane objednávkou — obchodním závazkem. Faktura je další krok: stejný zákazník, stejné položky, stejné částky, nyní jako daňový doklad k vystavení, odeslání a inkasu.

Kroky můžete přeskočit: ne každý fakturuje jen z objednávek (dohodnutá práce, opakující se poplatek, dobropis k předchozí faktuře). Důležité je, že faktura dědí a napájí vše ostatní: vznikne-li z objednávky, zkopírují se položky, příjemce, slevy a podmínky; otevřete-li ji z karty firmy, doplní se adresa a daňové údaje. Platby zůstávají na faktuře a jsou vidět v historii zákazníka.

Praktická výhoda: za půl roku kdokoli v týmu otevře kontakt a uvidí nabídky, objednávky a faktury pohromadě — které jsou vystavené, odeslané, po splatnosti nebo zaplacené a v jakých částkách. Žádná sdílená tabulka, žádná složka «faktury 2026», kterou byste prohledávali.

Případy použití

• Poradenství: faktura z objednávky nebo přímo, řádky služeb po hodině/dni, splatnosti a částečné platby v bloku plateb, značkové PDF.
• Přeprodej produktů: položky z katalogu s cenou a DPH; automatická sleva zákazníka, je-li nastavena u firmy.
• Dobropis / vrubopis: stejný zákazník a vazba na původní fakturu; řádky zůstávají propojené, historie na jednom místě.
• Proforma nebo účtenka: stejný editor a katalog, jiný typ dokladu — užitečné před finálním vystavením nebo pro inkasa mimo fakturační cyklus.
• E-fakturace podle země: daňová pole pocházejí z balíčku země (země organizace, s přepsáním v nastavení faktur). Nejsou to italské konstanty v CRM: změníte zemi, změní se pravidla.

Stránka Faktury: kde každý den začínáte

Po otevření Prodej → Faktury se ocitnete na Kanban desce: sloupce pro každou fázi (Koncept, Vystaveno, Odesláno, Po splatnosti, Zaplaceno, Dobropisováno, Zrušeno — vše přizpůsobitelné). Každá faktura je karta ve svém sloupci. Na první pohled vidíte, kolik čeká na odeslání, kolik je po splatnosti a kolik jste už inkasovali.

To je denní pohled: ráno otevřete Mokapen, podíváte se na Vystaveno — připravené k odeslání. Na Odesláno — čekáte na platbu. Na Po splatnosti — k upomínání. Sloupec Zaplaceno ukazuje inkasa za období, nahoře součet sloupce.

Nahoře často použijete dva nástroje: výběr pipeline (máte-li různé procesy — B2B vs. paušály) a Filtry. Filtry zužují desku: jeden zákazník, nad částkou, jeden vlastník, štítek, jen dobropisy. Často používanou kombinaci uložte jako uložený filtr.

Posun fáze nevyžaduje otevřít fakturu: přetáhněte kartu z Vystaveno na Odesláno a stav se aktualizuje. Rychlá cesta na schůzce nebo ráno při kontrole položek po splatnosti.

Tlačítko + Faktura vpravo nahoře otevře editor — viz «Vytvoření faktury» níže. Nejčistší cesta je stále začít z objednávky pomocí + Vytvořit a propojit, abyste nepsali řádky znovu.

Stránky a zobrazení

Stránka Faktury nabízí dvě zobrazení stejných dat. Aktivní filtry a pipeline zůstávají při přepnutí.

Kanban zobrazení (výchozí)

Deska se sloupci: každý sloupec je fáze, každá faktura karta. Hlavička sloupce ukazuje počet a celkovou částku. Posun: přetáhněte kartu — stav se aktualizuje bez otevření záznamu.

Seznam

Tabulka: jeden řádek na fakturu, konfigurovatelné sloupce (kód, zákazník, částka, stav, typ dokladu, vlastník, datum, štítky). Řazení kliknutím na hlavičku — užitečné pro největší částky nebo splatnosti — a výběr řádků pro hromadné akce: vlastník, štítky, archiv, export CSV.

Co kdy použít

Pravidlo: Kanban pro práci (posun, otevření, komentář, kontrola po splatnosti), Seznam pro revizi a opravy (čísla, splatnosti, hromadné úpravy, export). Přepínání ovladačem vpravo nahoře.

Karta faktury

Klikněte na kartu Kanban (nebo řádek seznamu) a otevřete fakturu. S tarifem Extra Large můžete přepnout na celou stránku ikonou rozbalení — užitečné u dlouhých dokladů nebo mnoha plateb.

Nahoře vidíte kód faktury (např. #12-2026) a nadpis. Kód je pořadové číslo na PDF. Nadpis je vnitřní popisek («Roční údržba 2026 — Acme»): pomáhá rozpoznat záznam; není to daňové číslo.

Pod nadpisem lišta akcí: stav pipeline, soukromí, štítky, soubory, poznámky. Kopírovat odkaz sdílí vnitřní referenci. Menu Možnosti (tři tečky): Klonovat, Archivovat, Smazat.

+ Vytvořit a propojit vytvoří následný úkol («upomínka v pátek»), schůzku, propojený dobropis nebo jinou entitu. Vazba je automatická — najdete ji na faktuře i na kartě zákazníka.

Zbytek karty je v blocích: příjemce a odesílatel, obchodní údaje, typ dokladu, položky, součty, platby, design, podmínky, e-fakturace podle země, propojení. Projdeeme je postupně.

Kód faktury: automatické číslování (a jak ho změnit)

Každá faktura má jedinečný kód: používáte ho interně (Kanban, seznamy, propojení) a na PDF jako reference dokladu.

Mokapen ho vygeneruje při prvním uložení, pokud jste žádný nenastavili: pořadí v roce + rok, formát ČÍSLO-ROK. První faktura roku 2026 je 1-2026, druhá 2-2026. 1. ledna se čítač resetuje na 1. Přesunete-li datum do jiného roku, kód se sladí s tím rokem.

Kód můžete nastavit ručně: klikněte na kód, napište, uložte. Užitečné při importu ze starého systému nebo když účetní chce prefix (FA-2026-005). Kódy mimo formát ČÍSLO-ROK neposouvají automatický čítač: další automatická faktura použije další volné číslo Mokapenu, ne FA-2026-006.

Pozor na duplicity: vynutíte-li stejný kód ručně, Mokapen vás nezastaví. V týmu nechte automatické číslování a přepisujte jen když je to opravdu nutné.

Příjemce a odesílatel: kdo kupuje a kdo fakturuje

Faktura má nahoře na PDF dvě strany: odesílatele (vaše organizace) a příjemce (zákazník).

Odesílatel se předvyplní z nastavení organizace: název, adresa, DIČ, e-mail, logo. Jsou-li údaje org kompletní, každá faktura je už má. Na jednotlivém dokladu je můžete změnit pro výjimečný případ (pobočka).

Příjemce nastavíte vy. Výběr firmy načte název, adresu, DIČ, e-mail a telefon. Propojíte-li i kontakt, jeho jméno a e-mail budou referencí pro odeslání. Není-li zákazník v adresáři, zadáním jména ho vytvoříte za běhu s minimálními údaji z faktury.

Má-li firma na kartě vyhrazenou slevu, aplikuje se na řádky jako u nabídek a objednávek. Nemusíte na ni myslet.

Typ dokladu: faktura, poznámky, proforma

Ne každý daňový doklad je prodejní faktura. Na kartě (a na záložce e-fakturace podle země) zvolíte typ dokladu:

• Faktura — výchozí: prodej nebo služba k inkasu.
• Dobropis — úplné nebo částečné storno vystavené faktury. Propojte původní fakturu, aby zůstaly ve stejné historii zákazníka.
• Vrubopis — doplnění k vystavené faktuře (úprava, extra poplatek).
• Proforma — zdvořilostní / náhledový doklad, stejná struktura, není finální faktura.
• Účtenka — inkaso mimo fakturační cyklus, stejný editor a katalog.

Typ také řídí pole elektronického balíčku (daňový typ dokladu země) a u poznámek vazbu na původní doklad. Typ měňte před vystavením: poté historie a reporty zůstanou konzistentní, pokud nemícháte významy.

Položky: sestavení ekonomického dokladu

Položky jsou srdcem faktury: stejných pět typů jako u nabídek a objednávek, stejný katalog, stejný výpočet DPH, slev a marže. Vznikne-li faktura z objednávky, řádky už jsou — zkontrolujete a uložíte.

Po kliknutí na + Položka zvolíte typ řádku:

• Služba — z katalogu Služeb. Cena, DPH, kód a popis se předvyplní; na řádku je upravíte bez změny katalogu.
• Produkt — stejně, z katalogu Produktů.
• Obecná položka — volný řádek bez katalogu («Cesta», «Jednorázové nastavení»).
• Obecná položka % — procento z netto řádků nad ním (věrnost −10 %, spěch +15 %). Přepočítává se live.
• Položka % pouze text — popisek na dokladu, který netýká součtů.

Co píšete na každý řádek

• Nadpis a poznámka — co zákazník čte na PDF.
• Množství a jednotková cena — tvoří celkovou částku řádku.
• Sazba DPH — z daní organizace. Bez alespoň jedné sazby nelze vytvářet položky.
• Sleva na řádku — 0–100 % jen na tento řádek.
• Jednotková cena nákladů — interní, pro marži a přirážku; nikdy na PDF.

Netto nebo brutto ceny

Přepínač «Použít brutto ceny» platí pro celý doklad. Netto (výchozí, B2B): zadáte 100 + 22 % DPH = 122. Brutto (B2C): zadáte 122 a Mokapen rozdělí daň. Na stejném dokladu nemícháte netto a brutto řádky.

Slevy: tři úrovně v kaskádě

Jako u nabídek a objednávek se slevy nesčítají: aplikují se postupně. Příklad na 1 000 netto, 10 % sleva zákazníka, 5 % sleva řádku, 3 % sleva dokladu: 1 000 → 900 → 855 → 829,35, pak DPH. Blok součtů ukazuje každou úroveň. Sleva dokladu se povolí z «Přidat slevu» pod položkami. Podrobnosti v průvodci Slevy.

Řádky se táhnou pro pořadí v PDF. Úprava a koš na řádku; součty (netto, slevy, daň podle sazby, brutto) se přepočítají hned. Marže a přirážka zůstávají interní.

Platby: evidence inkasa

Blok Platby odlišuje fakturu od nabídky a objednávky: zde zaznamenáváte, co skutečně dorazilo. Na kartě se objeví po prvním uložení (je potřeba id faktury). U nové faktury nejdřív uložte, pak zaznamenávejte příjmy.

Každý řádek platby má:

• Datum — kdy peníze dorazily (výchozí dnes).
• Částka a měna — měna následuje doklad.
• Způsob — převod, karta, hotovost, nebo způsob už na faktuře.
• Reference — bankovní ref., id transakce, číslo šeku: cokoli pro párování.

Přidání + Platba, odstranění ikonou koše na řádku. Inkaso můžete rozdělit: záloha dnes, zbytek za 30 dní, dva různé způsoby. Zaplacený součet na kartě ukazuje, kolik zbývá oproti bruttu.

Když pokrytí odpovídá celku (nebo to považujete za uzavřené), přesuňte kartu do Zaplaceno — z Kanbanu nebo ze stavu na kartě. Platby zůstávají v historii, i když později vystavíte dobropis.

Design dokladu: PDF šablony

PDF vychází ze šablony: rozvržení, barvy, logo, tabulka položek, podpis. V bloku Design zvolíte, kterou použít. Mokapen obsahuje systémové šablony Standard 1–4; organizace může vytvářet vlastní v Šablony, typ Faktura, s přednastavenými ekonomickými podmínkami a výchozí šablonou pro nové doklady.

Změníte-li šablonu u existující faktury a uložíte, náhled a stažení použijí nové rozvržení — položky, ceny a platby zůstanou.

Ekonomické podmínky

V bloku Doklad rich editor podmínek: platební podmínky («30 dní od data faktury»), bankovní údaje, reference objednávek, právní poznámky. Předvyplní-li je šablona, začněte odtud. Text skončí na PDF pod tabulkou položek.

Náhled, stažení a odeslání zákazníkovi

Když je faktura připravená — položky, podmínky, zákazník, typ dokladu — předáte ji třemi způsoby.

Náhled

Tlačítko Náhled ukazuje PDF A4, jak ho uvidí zákazník. Vždy před odesláním: useknutý nadpis, špatná sazba DPH, logo. Náhled odráží uložený stav: právě jste-li měnili řádky, uložte a zkuste znovu.

Stažení: PDF nebo Word

Stažení nabízí PDF (standardní doručení; název souboru JménoOdesílatele - Kód.pdf) a Word (docx), pokud potřebujete upravit mimo systém. Úpravy ve Wordu se do Mokapenu nevrátí.

Odeslat e-mail

Odeslat e-mail otevře modal: příjemce předvyplněn z kontaktu/firmy, další adresy oddělené středníky, odesílatel z SMTP připojení (jinak systémová adresa). Předmět typu «Faktura {kód}», upravitelné tělo. Možnosti: Přiložit PDF (výchozí) a BCC kopie mně. Odeslání se zapíše na časovou osu faktury (datum, příjemci). Pak přetáhněte kartu do Odesláno.

Na rozdíl od nabídky faktura nemá online přijetí OTP: je to vystavený doklad, ne nabídka k podpisu.

E-fakturace podle země

Mokapen je stavěn pro více zemí: daňová pravidla nejsou natvrdo jako konstanty jednoho trhu. Každá země má balíček (pole, povolené hodnoty, typy dokladů, výchozí). Výchozí země je země organizace; v Nastavení → Prodej → Faktury ji můžete přepsat, vystavujete-li pod jiným profilem.

Na faktuře blok e-fakturace ukazuje pole aktivního balíčku: daňový typ dokladu, kódy osvobození / povahy, režim a co vyžaduje kanál země. Hodnoty se načtou z: doklad → nastavení organizace → výchozí balíčku. Vyplňte je pečlivě předtím, než fakturu považujete za vystavenou: stejná data použije elektronické odeslání, až bude kanál země aktivní.

Nemá-li země organizace zatím balíček, uvidíte varování, že e-fakturace pro tuto zemi není k dispozici: stále můžete vystavit CRM doklad, PDF a platby. Balíčky se časem rozšiřují; Itálie používá profil elektronické faktury (pole SDI) na organizaci i na každé faktuře.

U dobropisů a vrubopisů může balíček vyžadovat vazbu na původní fakturu: zvolte související doklad stejného zákazníka. Bez ní historie zůstane rozdělená.

Odeslání do národního systému (např. SDI v Itálii) se připravuje na těchto polích a nastavení org. Až bude kanál odeslání pro vaši organizaci povolen, začněte od kompletní faktury: příjemce s daňovými údaji, řádky, typ dokladu, vyplněný balíček. Do té doby pracujte s PDF, e-mailem a platbami — záznam zůstane platný v CRM.

Používáte-li stále Fatture in Cloud z objednávek, můžete pokračovat: podrobnosti v průvodci Fatture in Cloud. Nativní faktury Mokapen a sync FIC jsou dvě cesty; nemíchejte je na stejném dokladu bez jasné týmové pravidla.

Vytvoření faktury

Dva způsoby a volba mění, kolik práce uděláte.

• Z objednávky (doporučeno) — otevřete splněnou nebo «k fakturaci» objednávku, + Vytvořit a propojit → Faktura. Zákazník, položky, slevy a podmínky se zkopírují. Zkontrolujte datum, typ dokladu, elektronický balíček, uložte. Objednávka zůstane a zůstane propojená.
• Z nabídky nebo karty zákazníka — stejné + Vytvořit a propojit, přeskočíte-li objednávku. Příjemce a vyhrazená sleva se předvyplní.
• Přímo — + Faktura ze stránky Faktury. Vhodné pro dobropis, paušál, práci bez objednávky. Chybí-li záznam v adresáři, vytvoříte ho za běhu.

Ve všech případech je postup stejný:

1. Jasný nadpis («Údržba 2026 — Acme s.r.o.»).
2. Příjemce, odesílatel, typ dokladu.
3. PDF šablona nebo výchozí org.
4. Položky (už zkopírované z objednávky).
5. Ekonomické podmínky a případně pole elektronického balíčku.
6. Vlastník a data (vystavení, splatnost).
7. Uložit: přiřadí se pořadové číslo. Pak náhled, odeslání nebo první platba.

Nemusí být vše perfektní při prvním uložení. Po odeslání zákazníkovi, změníte-li řádky, pošlete PDF znovu: zákazník už má verzi v ruce.

Úprava faktury

Úprava na kartě

Otevřete a měňte, co potřebujete: nadpis, pole, řádky, podmínky, platby. Na boční kartě se pole ukládají při opuštění fokusu; na celé stránce kliknete Uložit na bloku. Uložte před náhledem nebo odesláním.

Posun stavu z Kanbanu

Měníte-li jen fázi (vystaveno, odesláno, zaplaceno, po splatnosti), přetáhněte kartu. Terminální stavy (100 % Zaplaceno, 0 % Dobropisováno/Zrušeno) směrem k jiným stavům mohou měnit členové organizace — ochrana proti lehkému znovuotevření uzavřených dokladů.

Hromadná úprava ze seznamu

Seznam → filtr → zaškrtávací políčka → Upravit: vlastník, stav, štítky, jednoduchá pole. Ne položky ani platby (patří jednotlivému dokladu). Stejná lišta: Klonovat, Archivovat, Smazat.

Klonování faktury

Měsíční paušál, stejná struktura pro různé zákazníky: nebudujte od nuly. Karta → Možnosti → Klonovat. Převezmete položky a volitelně přílohy, propojení, komentáře, časovou osu. Nové pořadové číslo, přípona v nadpisu, příjemce znovu nastavit. Originál zůstane nedotčený.

Ze seznamu můžete klonovat více faktur najednou: stejné možnosti, jednou.

Archivace faktury

I zaplacená nebo dobropisovaná faktura zůstává daňovou a obchodní historií. Archiv ji odstraní z aktivního Kanbanu a seznamu, ale zachová: zůstane na kartě zákazníka a v reportech. Najdete ji v Faktury → Akce → Archiv faktur. Jednotlivě: Možnosti → Archivovat. Hromadně: Seznam → Archivovat. Obnovení: archiv → Možnosti → Obnovit.

Archivujte, pokud doklad opravdu proběhl (odeslán, zaplacen, propojen s objednávkou). Smažte, je-li to chyba nebo test.

Smazání faktury

Mažte jen špatné koncepty nebo testovací duplicity. Má-li číslo, byla odeslána nebo má platby, archivujte.

Karta → Možnosti → Smazat → potvrzení. S pokročilým Extra Large jde do koše (Faktury → Akce → Koš): odtud Obnovit nebo Trvale smazat. Na tarifu bez koše je smazání obvykle trvalé po potvrzení. Ze seznamu: výběr → Smazat.

Z objednávky na fakturu

Objednávka je závazek, faktura daňový doklad. Přirozený krok je + Vytvořit a propojit → Faktura z objednávky (nebo ze sloupce objednávek «K fakturaci», používáte-li tuto fázi). Položky, zákazník, částky a podmínky se zkopírují; oba záznamy zůstanou, propojené v Propojeních. Na kartě zákazníka uvidíte «objednávka v dubnu, faktura v dubnu, zaplaceno v květnu» bez ručního psaní.

Stejnou objednávku můžete fakturovat ve více dokladech (průběžné fakturování, záloha + doplatek) vytvořením několika propojených faktur: upravte řádky na každé. Podrobnosti o objednávce v průvodci Objednávky; o nabídce výše v průvodci Nabídky.

Pipeline a stavy

Pipeline je cesta faktury. V základu je jedna pipeline s typickými daňovými fázemi:

• Koncept (10 %) — v přípravě, nevystaveno.
• Vystaveno (40 %) — očíslováno, připraveno k odeslání.
• Odesláno (60 %) — zákazník má doklad, čekáte na platbu.
• Po splatnosti (80 %) — po termínu, k upomínání.
• Zaplaceno (100 %) — inkasováno.
• Dobropisováno (0 %) — uzavřeno dobropisem.
• Zrušeno (0 %) — neplatné, bez užitečné historie inkasa.

Procenta napájí lištu na kartách a reporty (otevřené / vyhrané / prohrané). Stavy a pipeline přizpůsobíte v Nastavení → Prodej → Faktury → Pipeline a stavy: přejmenování, pořadí, postup 0–100 %, další pipeline (B2B vs. paušály), viditelnost pro tým. 100 % jen pro «zaplaceno / v pořádku uzavřeno» a 0 % jen pro finální uzavření, aby objemy v reportech zůstaly věrohodné.

Související sekce

• Propojení — objednávka, nabídka, dobropis, úkol upomínky, ticket. Obousměrné.
• Soubory — dodací listy, smlouvy, bankovní doklady.
• Aktualizace — časová osa: vytvoření, úpravy, e-maily, platby.
• Štítky — «Upomínka», «Paušál», «Veřejný sektor», cokoli pro filtrování.

Nastavení faktur

Dostupné administrátorům a vlastníkům v Nastavení → Prodej → Faktury:

• Pipeline a stavy — fáze, postup, další pipeline.
• E-fakturace — země (výchozí: země org), pole balíčku, výchozí hodnoty kopírované na nové faktury (režim, daňový typ dokladu a co balíček nabízí).
• Pole karty — pořadí, povinná pole, vlastní pole (kódy výběrových řízení, kódy zakázek).
• Sloupce seznamu — také ze Seznam → Akce → Upravit sloupce.

Mimo oblast faktur, ale nutné: Sazby daní (Nastavení → Prodej → Daně) a Šablony dokladů (menu Šablony, typ Faktura).

Reporty faktur

Kanban a seznam jsou pro jednotlivý doklad. Pro trend — vystaveno ve čtvrtletí, po splatnosti, kdo platí, jaké položky fakturujete, marže — použijte reporty ze stránky Reporty faktur (tarif Extra Large / Large).

Nejužitečnější pohledy:

• Otevřené, inkasované, ztracené částky — ukazatele na to, co ještě inkasovat, co je zaplaceno, co dobropisováno/zrušeno.
• Průměrná částka — průměrný ticket za období.
• Marže a přirážka — vyplnili jste-li náklady na řádcích.
• Rozložení podle stavu a pipeline — úzká hrdla (příliš mnoho Odesláno nebo Po splatnosti).
• Typ dokladu — faktury vs. dobropisy vs. proforma.
• Nejfakturovanější položky a náklady položek.
• Podle vlastníka, kontaktu, firmy — kdo vystavuje a kdo kupuje.

Reporty respektují oprávnění: každý uživatel vidí jen faktury, ke kterým má přístup. Filtrujte, otevřete detail, stáhněte grafy na schůzky — rychleji než deset exportních listů.