O guia do Mokapen

Guia de faturas

Uma fatura é o documento fiscal que encerra o ciclo comercial: o que vendeu, a quem, com que impostos e quando vence. No Mokapen uma fatura não é um PDF numa pasta. É um registro vivo no CRM, ligado ao contato e à empresa, com linhas do mesmo catálogo de orçamentos e pedidos, pagamentos registrados e campos de faturamento eletrônica do pacote do país da sua organização.

Este guia acompanha-o no uso diário: emitir uma fatura a partir de uma pedido (ou do zero), registrar recebimentos, gerar o PDF, enviá-lo ao cliente e saber o que ainda está em aberto. Encontrará também tipos de documento (nota de crédito, nota de débito, proforma), pipelines e configurações de faturamento eletrônica — em seções dedicadas, mas não precisa de alterar nada para começar: os valores predefinidos funcionam de imediato.

A área de faturas está no menu Vendas → Faturas, logo a seguir às pedidos. Requer o plano Large com a app Vendas ativa e taxas fiscais configuradas ao nível da organização (uma vez, em Configurações → Vendas → Impostos).

Como as faturas se encaixam no resto do seu trabalho

Antes dos detalhes da ficha, ajuda ver onde a fatura se situa no fluxo — é isso que o leva a usar o Mokapen em vez de lutar contra ele.

No percurso típico, um cliente entra como contato. Quando surge uma oportunidade concreta abre um negócio. Se precisa de uma proposta formal prepara um orçamento; quando o cliente aceita, o orçamento passa a pedido — o compromisso comercial. A fatura é o passo seguinte: o mesmo cliente, as mesmas linhas, os mesmos valores, agora como documento fiscal a emitir, enviar e cobrar.

Pode saltar passos: nem todos faturam só a partir de pedidos (trabalho acordado, fee recorrente, nota de crédito sobre uma fatura anterior). O importante é que a fatura herda e alimenta o resto: se nasce de uma pedido, copiam-se linhas, destinatário, descontos e condições; se a abre a partir da ficha da empresa, preenchem-se morada e dados fiscais. Os pagamentos ficam na fatura e aparecem no histórico do cliente.

A vantagem prática: seis meses depois, quem abrir o contato vê orçamentos, pedidos e faturas juntos — quais estão emitidas, enviadas, vencidas ou pagas, e por que valores. Sem folha compartilhada, sem pasta «faturas 2026» para procurar.

Casos de uso

• Consultoria: fatura a partir de pedido ou direta, linhas de serviço por hora/dia, vencimentos e pagamentos parciais no bloco de pagamentos, PDF com marca.
• Revenda de produtos: artigos do catálogo com preço e IVA; desconto de cliente automático se definido na empresa.
• Nota de crédito / nota de débito: mesmo cliente e ligação à fatura original; as linhas permanecem ligadas, o histórico num só sítio.
• Proforma ou recibo: mesmo editor e catálogo, tipo de documento diferente — útil antes da emissão final ou para recebimentos fora do ciclo de fatura.
• Faturamento eletrônica por país: os campos fiscais vêm do pack do país (país da organização, com override nas configurações de Faturas). Não são constantes italianas coladas no CRM: mude de país, mudam as regras.

A página Faturas: onde começa todos os dias

Ao abrir Vendas → Faturas chega ao quadro Kanban: colunas por fase (Rascunho, Emitida, Enviada, Vencida, Paga, Creditada, Cancelada — todas personalizáveis). Cada fatura é um cartão na sua coluna. De relance vê quantas aguardam envio, quantas estão vencidas e quanto já cobrou.

Esta é a vista diária: abrir o Mokapen de manhã, olhar Emitida — pronta a enviar. Enviada — à espera de pagamento. Vencida — para cobrar. A coluna Paga mostra os recebimentos do período, com o total no topo.

No topo usará muito duas ferramentas: o seletor de pipeline (se tiver processos diferentes — B2B vs retainers) e Filtros. Os filtros reduzem o quadro: um cliente, acima de um valor, um responsável, uma etiqueta, só notas de crédito. Se reutilizar uma combinação, salve-a como filtro salvo.

Para avançar de fase não precisa de abrir a fatura: arraste o cartão de Emitida para Enviada e o estado atualiza. É o modo rápido em reuniões ou de manhã ao rever vencidas.

O botão + Fatura no canto superior direito abre o editor — veja «Criar uma fatura» abaixo. O caminho mais limpo continua a ser partir de uma pedido com + Criar e ligar, para não voltar a escrever as linhas.

Páginas e vistas

A página Faturas oferece duas vistas dos mesmos dados. Filtros ativos e pipeline mantêm-se ao mudar.

Vista Kanban (predefinida)

Um quadro de colunas: cada coluna é uma fase, cada fatura um cartão. Cada cabeçalho mostra contagem e valor total. Para avançar, arraste o cartão — o estado atualiza sem abrir o registro.

Vista Lista

Uma tabela: uma linha por fatura, colunas configuráveis (código, cliente, valor, estado, tipo de documento, responsável, data, etiquetas). Ordene clicando no cabeçalho — útil para maiores valores ou vencimentos — e selecione linhas para ações em massa: responsável, etiquetas, arquivo, exportar CSV.

Qual usar e quando

Regra prática: Kanban para trabalhar (mover, abrir, comentar, rever vencidas), Lista para rever e corrigir (números, vencimentos, edições em massa, exportação). Mude com o controlo no canto superior direito.

A ficha da fatura

Clique num cartão Kanban (ou linha Lista) para abrir a fatura. Com plano Premium pode passar à página completa com o ícone de expandir — útil em documentos longos ou muitos pagamentos.

No topo vê o código da fatura (ex. #12-2026) e o título. O código é o número progressivo no PDF. O título é a etiqueta interna («Manutenção anual 2026 — Acme»): ajuda a reconhecer o registro; não é o número fiscal.

Abaixo do título, a barra de ações: estado do pipeline, privacidade, etiquetas, arquivos, notas. Copiar ligação compartilha a referência interna. Menu Opções (três pontos): Clonar, Arquivar, Excluir.

+ Criar e ligar cria uma tarefa de seguimento («cobrar sexta-feira»), uma marcação, uma nota de crédito ligada ou outra entidade. A ligação é automática — encontra-a na fatura e na ficha do cliente.

O resto da ficha está em blocos: destinatário e emissor, dados comerciais, tipo de documento, linhas, totais, pagamentos, design, condições, faturamento eletrônica por país, ligações. Percorremos um a um.

Código da fatura: numeração automática (e como alterar)

Cada fatura tem um código único: uso interno (Kanban, listas, ligações) e no PDF como referência do documento.

O Mokapen gera-o no primeiro salvar se não definiu um: sequência anual + ano, formato NÚMERO-ANO. A primeira fatura de 2026 é 1-2026, a segunda 2-2026. A 1 de janeiro o contador recomeça em 1. Se mover a data para outro ano, o código alinha-se a esse ano.

Pode definir o código manualmente: clique no código, escreva, salve. Útil ao importar de sistema anterior ou se o contabilista quer um prefixo (INV-2026-005). Códigos fora de NÚMERO-ANO não avançam o contador automático: a próxima fatura automática usa o próximo número livre do Mokapen, não INV-2026-006.

Cuidado com duplicados: se forçar o mesmo código à mão, o Mokapen não bloqueia. Em equipe, mantenha a numeração automática e só substitua quando necessário.

Destinatário e emissor: quem compra e quem fatura

A fatura tem duas faces no topo do PDF: o emissor (a sua organização) e o destinatário (o cliente).

O emissor vem preenchido das configurações da organização: nome, morada, NIF/IVA, e-mail, logótipo. Se os dados org estão completos, cada fatura já os tem. Pode alterá-los num documento específico (filial).

Define o destinatário. Ao selecionar uma empresa carregam-se nome, morada, NIF/IVA, e-mail e telefone. Se também ligar um contato, o nome e e-mail dele são a referência de envio. Se o cliente ainda não está no diretório, escrever o nome permite criá-lo na hora com o mínimo da fatura.

Se a empresa tem um desconto dedicado na ficha, aplica-se às linhas como em orçamentos e pedidos. Não precisa de se lembrar.

Tipo de documento: fatura, notas, proforma

Nem todo documento fiscal é uma fatura de venda. Na ficha (e no separador de faturamento eletrônica por país) escolhe o tipo de documento:

• Fatura — predefinida: venda ou serviço a cobrar.
• Nota de crédito — reversão total ou parcial de fatura emitida. Ligue a fatura original para manter o mesmo histórico do cliente.
• Nota de débito — complemento a fatura emitida (ajuste, encargo extra).
• Proforma — documento de cortesia / pré-visualização, mesma estrutura, não fatura final.
• Recibo — recebimento fora do ciclo de fatura, mesmo editor e catálogo.

O tipo também orienta os campos do pack eletrônico (tipo de documento fiscal do país) e, nas notas, a ligação ao documento original. Mude o tipo antes de emitir: depois, histórico e relatórios mantêm-se coerentes se não misturar significados.

Linhas: construir o documento econômico

As linhas são o coração da fatura: os mesmos cinco tipos que orçamentos e pedidos, o mesmo catálogo, os mesmos cálculos de IVA, desconto e margem. Se a fatura nasce de uma pedido, as linhas já estão — reveja e salve.

Ao clicar + Linha escolhe o tipo:

• Serviço — do catálogo de Serviços. Preço, IVA, código e descrição pré-preenchidos; pode adaptar na linha sem alterar o catálogo.
• Produto — o mesmo do catálogo de Produtos.
• Linha genérica — linha livre, sem catálogo («Deslocação», «Configuração pontual»).
• Linha genérica % — percentagem do líquido das linhas acima (fidelidade −10 %, urgente +15 %). Recalcula em tempo real.
• Linha % só texto — rótulo no documento que não altera totais.

O que escreve em cada linha

• Título e nota — o que o cliente lê no PDF.
• Quantidade e preço unitário — formam o total da linha.
• Taxa de IVA — dos impostos da organização. Sem pelo menos uma taxa não cria linhas.
• Desconto de linha — 0–100 % só nessa linha.
• Custo unitário — interno, para margem e markup; nunca no PDF.

Preços líquidos ou brutos

O interruptor «Usar preços brutos» aplica-se a todo o documento. Líquido (predefinido, B2B): escreve 100 + 22 % IVA = 122. Bruto (B2C): escreve 122 e o Mokapen separa o imposto. Não pode misturar linhas líquidas e brutas no mesmo documento.

Descontos: três níveis em cascata

Como em orçamentos e pedidos, os descontos não se somam: aplicam-se em sequência. Exemplo sobre 1.000 líquidos, 10 % desconto cliente, 5 % desconto linha, 3 % desconto documento: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, depois IVA. O bloco de totais mostra cada nível. Desconto de documento ativado em «Adicionar desconto» abaixo das linhas. Detalhes no guia de Descontos.

As linhas arrastam-se para a ordem no PDF. Editar e lixo na linha; totais (líquido, descontos, imposto por taxa, bruto) recalculam de imediato. Margem e markup permanecem internos.

Pagamentos: registrar recebimentos

O bloco Pagamentos distingue a fatura do orçamento e da pedido: aqui registra o que realmente entrou. Aparece na ficha após o primeiro salvar (é necessário o id da fatura). Numa fatura nova, salve primeiro e depois registre recebimentos.

Cada linha de pagamento tem:

• Data — quando o dinheiro chegou (predefinido: hoje).
• Valor e moeda — a moeda segue o documento.
• Método — transferência, cartão, numerário ou o método já definido na fatura.
• Referência — ref. bancária, id de transação, n.º de cheque: o que precisa para reconciliar.

Adicione com + Pagamento, remova com o ícone de lixo na linha. Pode dividir o recebimento: sinal hoje, saldo a 30 dias, dois métodos. O total pago na ficha mostra quanto falta face ao bruto.

Quando a cobertura iguala o total (ou trata como fechada), mova o cartão para Paga — no Kanban ou no estado na ficha. Os pagamentos ficam no histórico mesmo que depois emita uma nota de crédito.

Design do documento: modelos PDF

O PDF parte de um modelo: layout, cores, logótipo, tabela de linhas, assinatura. No bloco Design escolhe qual usar. O Mokapen inclui modelos de sistema Standard 1–4; a organização pode criar personalizados em Modelos, tipo Fatura, com condições econômicas pré-carregadas e modelo predefinido para documentos novos.

Se alterar o modelo numa fatura existente e salvar, pré-visualização e download usam o novo layout — linhas, preços e pagamentos mantêm-se.

Condições econômicas

No bloco Documento, o editor rico de condições: prazos de pagamento («30 dias da data da fatura»), dados bancários, referências de pedido, notas legais. Se o modelo pré-preenche, parta daí. O texto fica no PDF abaixo da tabela de linhas.

Pré-visualização, download e envio ao cliente

Quando a fatura está pronta — linhas, condições, cliente, tipo de documento — entrega-a de três formas.

Pré-visualização

O botão Pré-visualização mostra o PDF A4 como o cliente o verá. Use sempre antes de enviar: título cortado, taxa de IVA errada, logótipo. A pré-visualização reflete o estado salvo: se acabou de alterar linhas, salve e tente de novo.

Download: PDF ou Word

Download oferece PDF (entrega standard; nome NomeEmissor - Código.pdf) e Word (docx) se precisar de retocar fora do sistema. Alterações no Word não voltam ao Mokapen.

Enviar e-mail

Enviar e-mail abre o modal: destinatário pré-preenchido a partir de contato/empresa, endereços extra separados por ponto e vírgula, remetente das ligações SMTP (senão o endereço do sistema). Assunto tipo «Fatura {code}», corpo editável. Opções: Anexar PDF (predefinido) e BCC para mim. O envio fica registrado na timeline da fatura (data, destinatários). Depois arraste o cartão para Enviada.

Ao contrário do orçamento, uma fatura não tem aceitação OTP online: é documento emitido, não oferta para assinar.

Faturamento eletrônica por país

O Mokapen foi feito para mais de um país: as regras fiscais não estão fixas como constantes de um único mercado. Cada país tem um pack (campos, valores permitidos, tipos de documento, predefinições). O país predefinido é o da organização; em Configurações → Vendas → Faturas pode substituí-lo se emitir noutro perfil.

Na fatura, o bloco de faturamento eletrônica mostra os campos do pack ativo: tipo de documento fiscal, códigos de isenção / natureza, regime e o que o canal do país exige. Os valores vêm de: documento → configurações da organização → predefinições do pack. Preencha com cuidado antes de tratar a fatura como emitida: são os mesmos dados que o envio eletrônico usará quando o canal estiver ativo.

Se o país da organização ainda não tem pack, vê um aviso de que a faturamento eletrônica não está disponível: pode emitir na mesma o documento CRM, PDF e pagamentos. Os packs crescem com o tempo; Itália usa o perfil de fatura eletrônica (campos SDI) na organização e em cada fatura.

Para notas de crédito e débito o pack pode exigir ligação à fatura original: escolha o documento relacionado do mesmo cliente. Sem isso, o histórico fica dividido.

O envio ao sistema nacional (ex. SDI em Itália) assenta nestes campos e nas configurações org. Quando o canal de envio estiver ativo para a sua organização, parta de uma fatura completa: destinatário com dados fiscais, linhas, tipo de documento, pack preenchido. Até lá, trabalhe com PDF, e-mail e pagamentos — o registro mantém-se válido no CRM.

Se ainda usa Fatture in Cloud a partir de pedidos, pode continuar: detalhes no guia Fatture in Cloud. Faturas nativas Mokapen e sync FIC são dois caminhos; não os misture no mesmo documento sem regra clara da equipe.

Criar uma fatura

Duas formas, e a escolha muda quanto trabalho faz.

• A partir de uma pedido (recomendado) — abra a pedido cumprida ou «a faturar», + Criar e ligar → Fatura. Cliente, linhas, descontos e condições copiam-se. Verifique data, tipo de documento, pack eletrônico e salve. A pedido permanece e fica ligada.
• A partir de orçamento ou ficha de cliente — o mesmo + Criar e ligar, se saltar a pedido. Destinatário e desconto dedicado pré-preenchidos.
• Direta — + Fatura na página Faturas. Para nota de crédito, retainer, trabalho sem pedido. Pode criar o registro do diretório na hora se faltar.

Em todos os casos a sequência é a mesma:

1. Um título claro («Manutenção 2026 — Acme Lda.»).
2. Destinatário, emissor, tipo de documento.
3. Modelo PDF ou predefinido org.
4. Linhas (já copiadas se vem de pedido).
5. Condições econômicas e, se necessário, campos do pack eletrônico.
6. Responsável e datas (emissão, vencimento).
7. Salvar: atribui-se o código progressivo. Depois pré-visualização, envio ou primeiro pagamento.

Nem tudo tem de estar perfeito no primeiro salvar. Depois de enviar ao cliente, se alterar linhas, reenvie o PDF: ele já tem uma versão.

Editar uma fatura

Editar na ficha

Abra e altere o necessário: título, campos, linhas, condições, pagamentos. Na ficha lateral os campos guardam ao perder o foco; na página completa clique Salvar no bloco. Salve antes de pré-visualização ou envio.

Avançar o estado a partir do Kanban

Se só muda a fase (emitida, enviada, paga, vencida), arraste o cartão. Estados terminais (100 % Paga, 0 % Creditada/Cancelada) para outros estados podem ser alterados por membros da organização — proteção para não reabrir documentos fechados por engano.

Edição em massa a partir da Lista

Lista → filtrar → caixas → Editar: responsável, estado, etiquetas, campos simples. Não linhas nem pagamentos (pertencem ao documento único). Mesma barra: Clonar, Arquivar, Excluir.

Clonar uma fatura

Retainer mensal, mesma estrutura para clientes diferentes: não reconstrua do zero. Ficha → Opções → Clonar. Leva linhas e, opcionalmente, anexos, ligações, comentários, timeline. Novo código progressivo, sufixo no título, destinatário a definir de novo. O original fica intacto.

Na Lista pode clonar várias faturas de uma vez: mesmas opções, uma só vez.

Arquivar uma fatura

Mesmo paga ou creditada, a fatura permanece histórico fiscal e comercial. Arquivar remove-a do Kanban e Lista ativos mas mantém-na: continua na ficha do cliente e nos relatórios. Encontre em Faturas → Ações → Arquivo de faturas. Uma: Opções → Arquivar. Em massa: Lista → Arquivar. Para repor: arquivo → Opções → Restaurar.

Arquivar se o documento realmente existiu (enviado, pago, ligado a pedido). Excluir se for erro ou teste.

Excluir uma fatura

Exclua só rascunhos errados ou duplicados de teste. Se tem número, foi enviada ou tem pagamentos, arquive.

Ficha → Opções → Excluir → confirmar. Com advanced Premium vai para o lixo (Faturas → Ações → Lixo): Restaurar ou Excluir permanentemente. Sem lixo, a exclusão é em geral permanente após confirmar. Na Lista: selecionar → Excluir.

Da pedido à fatura

A pedido é o compromisso, a fatura o documento fiscal. O passo natural é + Criar e ligar → Fatura a partir da pedido (ou da coluna «A faturar» se usar essa fase). Linhas, cliente, valores e condições copiam-se; ambos os registros permanecem, ligados em Ligações. Na ficha do cliente vê «pedido em abril, fatura em abril, paga em maio» sem escrever nada à mão.

Pode faturar a mesma pedido em mais do que um documento (faturamento por marcos, sinal + saldo) criando várias faturas ligadas: ajuste as linhas em cada uma. Para pedidos, veja o guia de Pedidos; para a oferta anterior, o guia de Orçamentos.

Pipelines e estados

O pipeline é o percurso da fatura. De origem há um pipeline com as fases fiscais habituais:

• Rascunho (10 %) — em preparação, não emitida.
• Emitida (40 %) — numerada, pronta a enviar.
• Enviada (60 %) — o cliente tem, aguarda pagamento.
• Vencida (80 %) — passado o vencimento, cobrar.
• Paga (100 %) — cobrada.
• Creditada (0 %) — fechada com nota de crédito.
• Cancelada (0 %) — inválida, sem histórico de cobrança útil.

As percentagens alimentam a barra nos cartões e relatórios (aberto / ganho / perdido). Personalize estados e pipelines em Configurações → Vendas → Faturas → Pipelines e estados: renomear, reordenar, progresso 0–100 %, pipelines extra (B2B vs retainers), visibilidade da equipe. Use 100 % só para «paga / fechada ok» e 0 % só para fechos finais, para volumes de relatórios credíveis.

Seções relacionadas

• Ligações — pedido, orçamento, nota de crédito, tarefa de cobrança, ticket. Bidirecional.
• Arquivos — guias de remessa, contratos, comprovativos bancários.
• Atualizações — timeline: criação, alterações, e-mails, pagamentos.
• Etiquetas — «Cobrar», «Retainer», «Setor público», o que precisar para filtrar.

Configurações de faturas

Disponíveis para administradores e proprietários em Configurações → Vendas → Faturas:

• Pipelines e estados — fases, progresso, pipelines extra.
• Faturamento eletrônica — país (predefinido: país org), campos do pack, predefinições copiadas para faturas novas (regime, tipo documento fiscal e o que o pack expõe).
• Campos da ficha — ordem, campos obrigatórios, campos personalizados (códigos de concurso, códigos de obra).
• Colunas da lista — também Lista → Ações → Editar colunas.

Fora da área de faturas, mas necessário: Taxas fiscais (Configurações → Vendas → Impostos) e Modelos de documento (menu Modelos, tipo Fatura).

Relatórios de faturas

Kanban e Lista servem para o documento individual. Para a tendência — emitido no trimestre, vencidas, quem paga, que linhas fatura, margem — use os relatórios, na página Relatórios de faturas (plano Premium / Large).

As vistas mais úteis:

• Valores em aberto, cobrados, perdidos — indicadores do que falta cobrar, do pago, do creditado/cancelado.
• Valor médio — ticket médio do período.
• Margem e markup — se preencheu custos nas linhas.
• Distribuição por estado e pipeline — estrangulamentos (demasiadas Enviadas ou Vencidas).
• Tipo de documento — faturas vs notas de crédito vs proforma.
• Linhas mais faturadas e custo das linhas.
• Por responsável, contato, empresa — quem emite e quem compra.

Os relatórios respeitam permissões: cada usuário vê só as faturas a que pode acessar. Filtre, abra o detalhe, baixe gráficos para reuniões — mais rápido do que dez folhas de exportação.