Vodnik po Mokapenu

Vodnik po računih

Račun je fiskalni dokument, ki zaključuje prodajni cikel: kaj ste prodali, komu, s katerimi davki in kdaj zapade plačilo. V Mokapen račun ni PDF v mapi. To je živ CRM zapis, povezan s stikom in podjetjem, s popostavkami iz istega kataloga kot ponudbe in naročila, sledenimi plačali in polji e-računa iz paketa države vaše organizacije.

Ta vodnik vas vodi skozi vsakodnevno uporabo: izdajanje računa iz naročila (vendar od začetka), evidenca prejetih plačil, generiranje PDF-ja, pošiljanje stranki in vpogled v to, kaj je še odprto. Našli boste tudi vrste dokumentov (dobropis, bremepis, proforma), pipeline in nastavitve e-računa — v ločenih razdelkih, vendar vam za začetek ni treba ničesar spreminjati: privzete vrednosti delujejo takoj.

Območje računov je v meniju Prodaja → Računi, tik za naročali. Zahteva načrt Large z aktivno aplikacijo Prodaja in davčnimi stopnjami, nastavljenimi na ravni organizacije (enkrat, v Nastavitve → Prodaja → Davki).

Kako računi pristaju ostatku posla

Pred detalja kartice pomaže vidjeti kje račun stoji u tijeku — upravo to tjera vas da uporabljate Mokapen umjesto borbe protiv njega.

Tipičan put: stranka ulazi kao stik. Kad se pojavi konkretna pralika, odprete posao. Trebate li formalni preddlog, pripremite ponudbo; kad stranka prihvati, ponudba postaje naročilo — komurcijalna obveza. Račun je sljedeći korak: isti stranka, iste postavke, isti zneski, zdaj kao fiskalni dokument za izdavanje, pošiljanje i naplatu.

Korake lahko preskočiti: ne fakturira svatko samo iz naročil (dogovoreni posao, ponavljajuća naknada, dobropis na prethodni račun). Važno je da račun nasljeđuje i hrani sve ostalo: ako nastane iz naročila, kopiraju se postavke, prejemnik, popusti i uvjeti; ako ga odprete s kartice podjetja, adresa i davčni podaci se popune. Plačila ostaju na računu i vide se u zgodovini kupca.

Praktična prednost: za pola godine bilo tko u timu otvori stik i vidi ponudbe, naročila i račune zajedno — ki su izdani, poslani, dospjeli ali plaćeni i u kim zneskima. Nema zajedničke tablice, nema mape «računi 2026» za pretraživanje.

Slučajevi upotrebe

• Svetovanje: račun iz naročila vendar neposredno, redovi usluga po satu/danu, zapadlosti in delna plačila v bloku plačil, PDF z blagovno znamko.
• Preprodaja izdelkov: postavke iz kataloga s cijenom i DDV-om; automatski popust kupca ako je postavljen na tvrtki.
• Dobropis / bremepis: isti stranka i veza na izvorni račun; redovi ostaju povezani, zgodovina na jednom mjestu.
• Proforma vendar potrdilo: isti uređivač i katalog, druga vrsta dokumenta — korisno pred konačnog izdavanja ali za naplatu izvan ciklusa računa.
• E-račun po državi: davekna polja dolaze iz paketa države (zemlja organizacije, s nadjačavanjem u popostavkama računa). Nisu talijanske konstante u CRM-u: promijenite zemlju, promijene se pravila.

Stran Računi: od koder vsak dan začnete

Kad odprete Prodaja → Računi, dolazite na Kanban desko: stupci za svaku fazu (Nacrt, Izdano, Poslano, Zapadlo, Plačano, Odobreno, Preklicano — sve prilagodljivo). Svaki račun je kartica u svom stupcu. Na prvi pogled vidite koliko čeka pošiljanje, koliko je dospjelo i koliko ste že naplatali.

To je dnevni prikaz: ujutro odprete Mokapen, pogledate Izdano — spremno za pošiljanje. Poslano — čekate plačilo. Zapadlo — za podsjetnik. Stupac Plačano pokazuje naplate za razdoblje, s ukupnim znesekom stupca na vrhu.

Gore često uporabljate dva alata: odabir pipelinea (ako imate različite procese — B2B vs. retaineri) i Filtre. Filtri sužavaju ploču: jedan stranka, iznad zneseka, jedan vlasnik, oznaka, samo knjižna odobrenja. Ako često uporabljate istu kombinaciju, spremite je kao shranjen filter.

Za promjenu faze ne morate otvoriti račun: povlecite kartico s Izdano na Poslano i status se ažurira. Brzi način na sastanku ali ujutro pri pregledu dospjelih postavki.

Gumb + Račun gore desno otvara uređivač — vidi «Izrada računa» dolje. Najčišći put i dalje je krenuti iz naročila s + Ustvari in poveži, da ne pišete redove iznova.

Stranice i prikazi

Stran Računi nudi dva prikaza istih podataka. Aktivni filtri i pipeline ostaju pri prebacivanju.

Kanban prikaz (zadano)

Ploča sa stupcima: svaki stupac je faza, svaki račun kartica. Zaglavlje stupca pokazuje broj i ukupan znesek. Napredak: povlecite kartico — status se ažurira brez otvaranja zapisa.

Popis

Tablica: jedan red po računu, konfigurabilni stupci (kod, stranka, znesek, status, vrsta dokumenta, vlasnik, datum, oznake). Sortiranje klikom na zaglavlje — korisno za najžee zneseke ali rokove — i odabir redova za skupne radnje: vlasnik, oznake, arhiva, CSV izvoz.

Kaj kada uporabljati

Pravilo: Kanban za rad (pomak, otvaranje, komuntar, pregled dospjelih), Popis za reviziju i ispravke (brojevi, rokovi, skupne izmjene, izvoz). Prebacivanje kontrolom gore desno.

Kartica računa

Kliknite Kanban kartico (ali red popisa) da odprete račun. S tarifom Extra Large lahko predći na cijelu stran ikonom proširenja — korisno kod dugih dokumenata ali mnogih plačila.

Gore vidite kod računa (npr. #12-2026) i naslov. Kod je progresivni broj na PDF-u. Naslov je interna oznaka («Godišnje održavanje 2026 — Acme»): pomaže prepoznati zapis; ni fiskalni broj.

Ispod naslova traka radnji: status pipelinea, privatnost, oznake, datoteke, bilješke. Kopiraj poveznicu dijeli internu referencu. Izbornik Mogućnosti (tri točke): Kloniraj, Arhiviraj, Obriši.

+ Ustvari in poveži stvara zadatak za praćenje («podsjetnik u petak»), sastanak, povezano dobropis ali drugi entitet. Veza je automatska — nađete je na računu i na kartici kupca.

Ostatak kartice organiziran je u blokove: prejemnik i pošiljatelj, komurcijalni podaci, vrsta dokumenta, postavke, ukupno, plačila, dizajn, uvjeti, e-račun po državi, veze. Prolazimo ih jedan po jedan.

Koda računa: automatsko numeriranje (i kako ga promijeniti)

Svaki račun ima jedinstveni kod: uporabljate ga interno (Kanban, popisi, veze) i na PDF-u kao referencu dokumenta.

Mokapen ga generira pri prvom spremanju ako niste postavali jedan: redni broj u godini + godina, format BROJ-GODINA. Prvi račun 2026. je 1-2026, drugi 2-2026. 1. siječnja brojač se resetira na 1. Ako premjestite datum u drugu godinu, kod se uskladi s tom godinom.

Kod lahko postaviti ručno: kliknite kod, upišite, spremite. Korisno pri uvozu iz starog sustava ali kad računovođa traži prefiks (RA-2026-005). Kodovi izvan formata BROJ-GODINA ne pomiču automatski brojač: sljedeći automatski račun uporablja sljedeći slobodni Mokapen broj, ne RA-2026-006.

Pazite na duplikate: ako ručno nametnete isti kod, Mokapen vas ne blokira. U timu ostavite automatsko numeriranje i nadjačavajte samo kad je stvarno potrebno.

Prejemnik in pošiljatelj: tko kupuje i tko fakturira

Račun ima dvije strane na vrhu PDF-a: pošiljatelja (vaša organizacija) i prejemnika (stranka).

Pošiljatelj se unapredd popunjava iz popostavki organizacije: naziv, adresa, OIB/DDV, e-mail, logo. Ako su org podaci potpuni, svaki račun ih že ima. Na pojedinačnom dokumentu ih lahko promijeniti za poseban slučaj (podružnica).

Prejemnika postavljate vi. Odabir podjetja učitava naziv, adresu, OIB/DDV, e-mail i telefon. Ako povežete i stik, njihovo ime i e-mail postaju referenca za pošiljanje. Ako stranka še ni u imeniku, upisom imena lahko ga stvoriti u hodu s minimalnim podacima s računa.

Ako podjetje ima namjenski popust na kartici, primjenjuje se na redove kao na ponudbama i naročiloma. Ne morate se sjetiti.

Vrsta dokumenta: račun, bilješke, proforma

Ni svaki fiskalni dokument prodajni račun. Na kartici (i na kartici e-računa po državi) birate vrstu dokumenta:

• Račun — zadano: prodaja ali usluga za naplatu.
• Dobropis — potpuno ali djelomično storno izdanog računa. Povežite izvorni račun da ostanu u istoj zgodovini kupca.
• Bremepis — dopuna izdanom računu (usklađenje, dodatna naknada).
• Proforma — uljudbeni / pregledni dokument, ista struktura, ni konačni račun.
• Potvrda — naplata izvan ciklusa računa, isti uređivač i katalog.

Vrsta tudi upravlja poljima elektroničkog paketa (fiskalna vrsta dokumenta države) i, za bilješke, vezom na izvorni dokument. Vrstu mijenjajte pred izdavanja: poslije zgodovina i izvještaji ostaju koherentni ako ne miješate značenja.

Postavke: izgradnja ekonomskog dokumenta

Postavke su srce računa: istih pet tipova kao na ponudbama i naročiloma, isti katalog, isti izračun DDV-a, popusta i marže. Ako račun nastane iz naročila, redovi su že tu — provjerite i spremite.

Kad kliknete + Postavka birate tip reda:

• Storitev — iz kataloga Storitev. Cijena, DDV, kod i opis se unapredd popune; na redu ih prilagodite brez promjene kataloga.
• Izdelek — isto, iz kataloga Izdeleka.
• Opća postavka — slobodan red brez kataloga («Put», «Jednokratna popostavka»).
• Opća postavka % — postotak neto redova iznad (vjernost −10 %, hitno +15 %). Preračunava se uživo.
• Postavka % samo tekst — oznaka na dokumentu ki ne dira ukupno.

Kaj pišete u svaki red

• Naslov i bilješka — kaj stranka čita na PDF-u.
• Količina i jedinična cijena — daju ukupno reda.
• Stopa DDV-a — iz daveka organizacije. Brez barem jedne stope ne lahko stvarati postavke.
• Popust na redu — 0–100 % samo na taj red.
• Jedinični trošak — interno, za maržu i markup; nikad na PDF-u.

Neto ali bruto cijene

Prekidač «Koristi bruto cijene» vrijedi za cijeli dokument. Neto (zadano, B2B): upišete 100 + 22 % DDV = 122. Bruto (B2C): upišete 122 i Mokapen razdvoji davek. Na istom dokumentu ne miješate neto i bruto redove.

Popusti: tri razine u kaskadi

Kao na ponudbama i naročiloma, popusti se ne zbrajaju: primjenjuju se redom. Primjer na 1.000 neto, 10 % popust kupca, 5 % popust reda, 3 % popust dokumenta: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, zatim DDV. Blok ukupno pokazuje svaku razinu. Popust dokumenta omogućuje se iz «Dodaj popust» ispod postavki. Detalji u vodniku Popusti.

Redovi se povlače za redoslijed na PDF-u. Uređivanje i kanta na redu; ukupno (neto, popusti, davek po stopi, bruto) takoj se preračunava. Marža i markup ostaju interni.

Plačila: evidenca naplata

Blok Plačila razlikuje račun od ponudbe i naročila: ovdje bilježite kaj je stvarno stiglo. Pojavljuje se na kartici po prvog spremanja (potreban je id računa). Na novom računu prvo spremite, zatim bilježite plačila.

Svaki red plačila ima:

• Datum — kad je novac stigao (zadano danas).
• Znesek i valuta — valuta slijedi dokument.
• Način — transfer, kartica, gotovina ali način že na računu.
• Referenca — bankovna ref., id transakcije, broj čeka: kaj trebate za usklađivanje.

Dodavanje + Plaćanje, uklanjanje ikonom kante na redu. Naplatu lahko podijeliti: akontacija danas, saldo za 30 dana, dva različita načina. Plaćeni ukupno na kartici pokazuje koliko preostaje u odnosu na bruto.

Kad pokrivenost odgovara ukupnom (ali smatrate zatvorenim), premjestite kartico u Plačano — s Kanbana ali sa statusa na kartici. Plačila ostaju u zgodovini čak i ako kasni izdate dobropis.

Dizajn dokumenta: PDF predlošci

PDF polazi od predloška: raspored, boje, logo, tablica postavki, potpis. U bloku Dizajn birate ki uporabljati. Mokapen uključuje sistemske predloške Standard 1–4; organizacija može stvarati prilagođene u Predlošci, tip Račun, s unapredd učitanim ekonomskim uvjetima i zadanim predloškom za nove dokumente.

Ako promijenite predložak na postojećem računu i spremite, pregled i prenos koriste novi raspored — postavke, cijene i plačila ostaju.

Ekonomski uvjeti

U bloku Dokument rich editor uvjeta: uvjeti plačila («30 dana od datuma računa»), bankovni podaci, reference naročil, pravne bilješke. Ako predložak unapredd popuni, krenite odatle. Tekst završava na PDF-u ispod tablice postavki.

Predogled, prenos in pošiljanje stranki

Kad je račun spreman — postavke, uvjeti, stranka, vrsta dokumenta — predajete ga na tri načina.

Predogled

Gumb Predogled pokazuje PDF A4 kako će ga stranka vidjeti. Uvijek pred slanja: odrezani naslov, kriva stopa DDV-a, logo. Predogled odražava spremljeno stanje: ako ste upravo mijenjvendar redove, spremite i pokušajte ponovno.

Prenos: PDF ali Word

Prenos nudi PDF (standardna isporuka; naziv datoteke ImePošiljatelja - Kod.pdf) i Word (docx) ako trebate doraditi izvan sustava. Izmjene u Wordu ne vraćaju se u Mokapen.

Pošalji e-mail

Pošalji e-mail otvara modal: prejemnik unapredd popunjen iz stika/podjetja, dodatne adrese odvojene točkama sa zarezom, pošiljatelj iz SMTP veza (inače sistemska adresa). Predmet tipa «Račun {kod}», uredivo tijelo. Možnosti: Priloži PDF (zadano) i BCC kopija meni. Pošiljanje se bilježi na vremenskoj liniji računa (datum, prejemniki). Zatim povlecite kartico u Poslano.

Za razliku od ponudbe, račun nema online OTP prihvaćanje: to je izdani dokument, ne ponudba za potpis.

E-račun po državi

Mokapen je građen za više zemalja: davekna pravila nisu ugrađena kao konstante jednog tržišta. Svaka zemlja ima paket (polja, dopuštene vrednosti, vrste dokumenata, zadano). Zadana zemlja je zemlja organizacije; u Nastavitve → Prodaja → Računi lahko je nadjačati ako izdajete pod drugim profilom.

Na računu blok e-računa pokazuje polja aktivnog paketa: fiskalna vrsta dokumenta, kodovi oslobođenja / prirode, režim i kaj kanal države treba. Vrednosti se pune iz: dokument → popostavke organizacije → zadano paketa. Popunite pažljivo pred nego smatrate račun izdanim: isti podaci uporabljat će se pri elektronskom slanju kad je kanal države aktivan.

Ako zemlja organizacije še nema paket, vidite upozorenje da e-račun ni dostupan za tu zemlju: i dalje lahko izdati CRM dokument, PDF i plačila. Paketi se proširuju s vremenom; Italija uporablja profil elektroničkog računa (SDI polja) na organizaciji i na svakom računu.

Za knjižna odobrenja i terećenja paket može tražiti vezu na izvorni račun: odaberite povezani dokument istog kupca. Brez toga zgodovina ostaje podijeljena.

Pošiljanje u nacionalni sustav (npr. SDI u Italiji) priprema se na tim poljima i popostavkama org. Kad je kanal slanja omogućen za vašu organizaciju, krenite od potpunog računa: prejemnik s davčnim podacima, redovi, vrsta dokumenta, popunjen paket. Do tada radite s PDF-om, e-mailom i plaćanjima — zapis ostaje valjan u CRM-u.

Ako i dalje uporabljate Fatture in Cloud iz naročil, lahko nastaviti: detalji u vodniku Fatture in Cloud. Nativni Mokapen računi i FIC sync su dva puta; ne miješajte ih na istom dokumentu brez jasnog timskog pravila.

Izrada računa

Dva načina, a izbor mijenja koliko posla imate.

• Iz naročila (preporučeno) — odprete ispunjenu ali «za fakturiranje» narudžbu, + Ustvari in poveži → Račun. Stranka, postavke, popusti i uvjeti se kopiraju. Provjerite datum, vrstu dokumenta, elektronski paket, spremite. Naročilo ostaje i ostaje povezana.
• Iz ponudbe ali kartice kupca — isto + Ustvari in poveži, ako preskočite narudžbu. Prejemnik i namjenski popust se unapredd popune.
• Izravno — + Račun sa stranice Računi. Dobro za dobropis, retainer, posao brez naročila. Ako zapis u imeniku nedostaje, stvorite ga u hodu.

U svim slučajevima slijed je isti:

1. Jasan naslov («Održavanje 2026 — Acme d.o.o.»).
2. Prejemnik, pošiljatelj, vrsta dokumenta.
3. PDF predložak ali zadano org.
4. Postavke (že kopirane ako dolazite iz naročila).
5. Ekonomski uvjeti i po potrebi polja elektronskog paketa.
6. Vlasnik i datumi (izdavanje, dospijeće).
7. Spremi: dodjeljuje se progresivni kod. Zatim pregled, pošiljanje ali prvo plačilo.

Ne mora sve biti savršeno pri prvom spremanju. Nakon slanja stranki, ako promijenite redove, pošaljite PDF ponovno: stranka že ima verziju u ruci.

Uređivanje računa

Uređivanje na kartici

Odprete i mijenjajte kaj treba: naslov, polja, redovi, uvjeti, plačila. Na bočnoj kartici polja se spremaju pri napuštanju fokusa; na cijeloj stranici kliknete Spremi na bloku. Spremite pred pregleda ali slanja.

Napredak statusa s Kanbana

Ako mijenjate samo fazu (izdano, poslano, plaćeno, dospjelo), povlecite kartico. Terminalne statuse (100 % Plačano, 0 % Odobreno/Preklicano) prema drugim statusima mogu mijenjati članovi organizacije — zaštita od lakog ponovnog otvaranja zatvorenih dokumenata.

Skupno uređivanje s popisa

Popis → filtar → potvrdni okviri → Uredi: vlasnik, status, oznake, jednostavna polja. Ne postavke ni plačila (pripadaju pojedinačnom dokumentu). Ista traka: Kloniraj, Arhiviraj, Obriši.

Kloniranje računa

Mjesečni retainer, ista struktura za različite kupce: ne gradite ispočetka. Kartica → Mogućnosti → Kloniraj. Preuzmete postavke i po izboru privitke, veze, komuntare, vremensku liniju. Novi progresivni kod, sufiks u naslovu, prejemnik ponovno postaviti. Original ostaje netaknut.

S popisa lahko klonirati više računa odjednom: iste opcije, jednom.

Arhiviranje računa

Čak i plaćen ali odobren, račun ostaje fiskalna i komurcijalna zgodovina. Arhiva ga uklanja s aktivnog Kanbana i popisa, vendar čuva: ostaje na kartici kupca i u izvještajima. Nađite ga pod Računi → Radnje → Arhiva računa. Pojedinačno: Mogućnosti → Arhiviraj. Skupno: Popis → Arhiviraj. Vraćanje: arhiva → Mogućnosti → Vrati.

Arhivirajte ako se dokument stvarno dogodio (poslan, plaćen, povezan s narudžbom). Obrišite ako je greška ali test.

Brisanje računa

Brišite samo krive nacrte ali test duplikate. Ako ima broj, poslan je ali ima plačila, arhivirajte.

Kartica → Mogućnosti → Obriši → potvrda. S naprednim Extra Large ide u smeće (Računi → Radnje → Smeće): odatle Vrati ali Trajno obriši. Na tarifi brez smeća brisanje je obično trajno po potvrde. S popisa: odabir → Obriši.

Od naročila do računa

Naročilo je obveza, račun fiskalni dokument. Prirodan korak je + Ustvari in poveži → Račun iz naročila (ali iz stupca naročil «Za fakturiranje», ako uporabljate tu fazu). Postavke, stranka, zneski i uvjeti se kopiraju; oba zapisa ostaju, povezana u Vezama. Na kartici kupca vidite «naročilo u travnju, račun u travnju, plaćeno u svibnju» brez ručnog tipkanja.

Istu narudžbu lahko fakturirati u više dokumenata (fakturiranje po fazama, akontacija + saldo) stvaranjem više povezanih računa: prilagodite redove na svakom. Detalji o naročil u vodniku Naročila; o ponudi iznad u vodniku Ponudbe.

Pipeline in statusi

Pipeline je put računa. Iz kutije postoji jedan pipeline s tipičnim fiskalnim fazama:

• Nacrt (10 %) — u pripremi, ni izdan.
• Izdano (40 %) — numerirano, spremno za pošiljanje.
• Poslano (60 %) — stranka ga ima, čekate plačilo.
• Zapadlo (80 %) — po roka, za podsjetnik.
• Plačano (100 %) — naplaćeno.
• Odobreno (0 %) — zatvoreno knjižnim odobrenjem.
• Preklicano (0 %) — nevaljano, brez korisne zgodovini naplate.

Postotci hrane traku na karticama i izvještaje (otvoreno / dobiveno / izgubljeno). Statuse i pipeline prilagodite u Nastavitve → Prodaja → Računi → Pipeline in statusi: preimenovanje, redoslijed, napredak 0–100 %, dodatni pipelinei (B2B vs. retaineri), vidljivost tima. 100 % samo za «plaćeno / u redu zatvoreno» i 0 % samo za konačna zatvaranja, da volumeni u izvještajima ostanu vjerodostojni.

Povezani odjeljci

• Veze — naročilo, ponudba, dobropis, zadatak podsjetnika, ticket. Dvosmjerno.
• Datoteke — otpremnice, ugovori, bankovni dokazi.
• Posodobitve — vremenska linija: stvaranje, izmjene, e-mailovi, plačila.
• Oznake — «Podsjetnik», «Retainer», «Javni sektor», kaj god trebate za filtriranje.

Nastavitve računov

Dostupno administratorima i vlasnicima u Nastavitve → Prodaja → Računi:

• Pipeline in statusi — faze, napredak, dodatni pipelinei.
• E-račun — zemlja (zadano: zemlja org), polja paketa, zadano kopirano na nove račune (režim, fiskalna vrsta dokumenta i kaj paket nudi).
• Polja kartice — redoslijed, obavezna polja, prilagođena polja (kodovi natječaja, kodovi poslova).
• Stupci popisa — i s Popis → Radnje → Uredi stupce.

Izvan područja računa, vendar potrebno: Porezne stope (Nastavitve → Prodaja → Davki) i Predlošci dokumenata (izbornik Predlošci, tip Račun).

Poročila računov

Kanban i popis služe pojedinačnom dokumentu. Za trend — izdano u kvartalu, dospjelo, tko plaća, ki postavke fakturirate, marža — uporabljate izvještaje sa stranice Poročila računov (tarifa Extra Large / Large).

Najkorisniji prikazi:

• Otvoreni, naplaćeni, izgubljeni zneski — mjerači za kaj je še za naplatu, kaj je plaćeno, kaj odobreno/otkazano.
• Prosječni znesek — prosječni ticket za razdoblje.
• Marža i markup — ako ste popunali troškove na redovima.
• Raspodjela po statusu i pipelineu — uska grla (previše Poslano ali Zapadlo).
• Vrsta dokumenta — računi vs. knjižna odobrenja vs. proforma.
• Najfakturirani postavke i trošak postavki.
• Po vlasniku, stiku, tvrtki — tko izdaje i tko kupuje.

Izvještaji poštuju dopuštenja: svaki korisnik vidi samo račune kima ima pristup. Filtrirajte, odprete detalj, preuzmite grafove za sastanke — brže od deset export listova.