Mokapen-guiden

Guide til fakturaer

En faktura er det fiskale dokument, der afslutter salgsforløbet: hvad du solgte, til hvem, med hvilke afgifter, og hvornår den forfalder. I Mokapen er en faktura ikke en PDF i en mappe. Det er en levende CRM-post, linket til kontakt og virksomhed, med linjer fra samme katalog som tilbud og ordrer, registrerede betalinger og e-faktureringsfelter fra organisationens landspakke.

Denne guide fører dig gennem daglig brug: udstede en faktura fra en ordre (eller fra bunden), registrere indbetalinger, generere PDF, sende den til kunden og vide, hvad der stadig er åbent. Du finder også dokumenttyper (kreditnota, debetnota, proforma), pipelines og e-faktureringsindstillinger — de ligger i dedikerede afsnit, men du behøver ikke røre noget for at komme i gang: standardværdierne virker med det samme.

Fakturaområdet findes i menuen Sales → Invoices, lige efter ordrer. Det kræver planen Large med Sales-appen aktiv og momssatser konfigureret på organisationsniveau (én gang, under Settings → Sales → Taxes).

Hvordan fakturaer passer ind i resten af arbejdet

Før kortdetaljerne hjælper det at se, hvor fakturaen sidder i flowet — det er det, der får dig til at bruge Mokapen i stedet for at kæmpe mod det.

I det typiske forløb kommer en kunde ind som en kontakt. Når en konkret salgsmulighed opstår, åbner du en deal. Har du brug for et formelt forslag, forbereder du et tilbud; accepterer kunden, bliver tilbuddet en ordre — den kommercielle forpligtelse. Fakturaen er næste skridt: samme kunde, samme linjer, samme beløb, nu som det fiskale dokument, der skal udstedes, sendes og inddrives.

Du kan springe trin over: ikke alle fakturerer kun fra ordrer (et aftalt job, et løbende gebyr, en kreditnota på en tidligere faktura). Det vigtige er, at fakturaen arver fra og feeder alt andet: stammer den fra en ordre, kopieres linjer, modtager, rabatter og vilkår; åbner du den fra en virksomhedspost, udfyldes adresse og skattedata. Betalinger bliver på fakturaen og vises i kundehistorikken.

Den praktiske fordel: seks måneder senere ser enhver på teamet, der åbner kontakten, tilbud, ordrer og fakturaer samlet — hvilke der er udstedt, sendt, forfaldne eller betalt, og for hvilket beløb. Ingen delt regneark, ingen mappe «fakturaer 2026» at lede i.

Anvendelsestilfælde

• Rådgivning: faktura fra ordre eller direkte, tjenestelinjer pr. time/dag, forfaldsdatoer og delbetalinger i betalingsblokken, brandet PDF.
• Produktvideresalg: kataloglinjer med pris og moms; automatisk kunderabat hvis sat på virksomheden.
• Kreditnota / debetnota: samme kunde og link til originalfakturaen; linjer forbliver forbundne, historikken ét sted.
• Proforma eller kvittering: samme editor og katalog, anden dokumenttype — nyttigt før endelig udstedelse eller inddrivelser uden for fakturacyklussen.
• Lande-e-fakturering: fiskale felter kommer fra landets pack (organisationsland, med override under Fakturaindstillinger). De er ikke italienske konstanter indsat i CRM: skift land, skift reglerne.

Fakturasiden: hvor du starter hver dag

Når du åbner Sales → Invoices, lander du på Kanban-boardet: kolonner for hvert trin (Draft, Issued, Sent, Overdue, Paid, Credited, Cancelled — alle kan tilpasses). Hver faktura er et kort i sin kolonne. Med ét blik ser du, hvor mange der venter på at blive sendt, hvor mange der er forfaldne, og hvor meget du allerede har inddrevet.

Det er dagligvisningen: åbn Mokapen om morgenen, kig på Issued — klar til at sende. Kig på Sent — venter på betaling. Kig på Overdue — skal følges op. Kolonnen Paid viser inddrivelser for perioden med kolonnetotal øverst.

Øverst bruger du ofte to værktøjer: pipeline-vælgeren (hvis I har forskellige processer — B2B vs. retainers) og Filters. Filtre indsnævrer boardet: én kunde, over et beløb, én ejer, et tag, kun kreditnotaer. Genbruger du en kombination, gem den som gemt filter.

For at flytte et trin behøver du ikke åbne fakturaen: træk kortet fra Issued til Sent, og status opdateres. Det er den hurtige måde i et møde eller når du gennemgår forfaldne om morgenen.

Knappen + Invoice øverst til højre åbner editoren — se «Opret en faktura» nedenfor. Den reneste vej er stadig at starte fra en ordre med + Create and connect, så du ikke indtaster linjerne igen.

Sider og visninger

Fakturasiden tilbyder to visninger af de samme data. Aktive filtre og pipeline forbliver de samme, når du skifter.

Kanban-visning (standard)

Et board med kolonner: hver kolonne er et trin, hver faktura et kort. Hver kolonneheader viser antal og totalbeløb. For at gå videre træk kortet — status opdateres uden at åbne posten.

Listevisning

En tabel: én række pr. faktura, konfigurerbare kolonner (kode, kunde, beløb, status, dokumenttype, ejer, dato, tags). Sortér ved at klikke på header — nyttigt for største beløb eller forfaldsdatoer — og vælg rækker til massehandlinger: ejer, tags, arkiver, CSV-eksport.

Hvilken visning, hvornår

Tommelfingerregel: Kanban til at arbejde (flytte, åbne, kommentere, gennemgå forfaldne), Liste til at gennemgå og rette (tal, forfaldsdatoer, masseændringer, eksport). Skift med kontrollen øverst til højre.

Fakturakortet

Klik på et Kanban-kort (eller en listerække) for at åbne fakturaen. På Premium-plan kan du skifte til fuld side med udvid-ikonet — nyttigt på lange dokumenter eller mange betalinger.

Øverst ser du fakturakoden (fx #12-2026) og titeln. Koden er løbenummeret på PDF’en. Titlen er det interne label («Årlig vedligehold 2026 — Acme»): den hjælper dig med at genkende posten; det er ikke det fiskale nummer.

Under titlen handlingsbjælken: pipeline-status, privacy, tags, filer, noter. Copy link deler den interne reference. Menuen Options (tre prikker): Clone, Archive, Delete.

+ Create and connect opretter en opfølgningsopgave («opfølgning fredag»), en aftale, en linked kreditnota eller en anden entitet. Linket er automatisk — du finder det på fakturaen og på kundekortet.

Resten af kortet er organiseret i blokke: modtager og afsender, kommercielle data, dokumenttype, linjer, totaler, betalinger, design, vilkår, lande-e-fakturering, forbindelser. Vi gennemgår dem én for én.

Fakturakode: automatisk nummerering (og hvordan du ændrer den)

Hver faktura har en unik kode: du bruger den internt (Kanban, lister, forbindelser), og den vises på PDF’en som dokumentreference.

Mokapen genererer den ved første gem, hvis du ikke har sat en: årlig sekvens + år, format NUMMER-ÅR. Den første faktura i 2026 er 1-2026, den anden 2-2026. Den 1. januar starter tælleren forfra på 1. Flytter du datoen til et andet år, justeres koden til det år.

Du kan sætte koden manuelt: klik på koden, skriv, gem. Nyttigt ved import fra tidligere system eller hvis revisor vil have et præfiks (INV-2026-005). Koder uden for NUMMER-ÅR fremmer ikke den automatiske tæller: næste automatiske faktura bruger næste ledige Mokapen-nummer, ikke INV-2026-006.

Pas på dubletter: tvinger du samme kode manuelt, blokerer Mokapen dig ikke. I et team: lad automatisk nummerering stå og overskriv kun når det virkelig er nødvendigt.

Modtager og afsender: hvem køber og hvem fakturerer

Fakturaen har to ansigter øverst på PDF’en: afsenderen (din organisation) og modtageren (kunden).

Afsenderen er forudfyldt fra organisationsindstillinger: navn, adresse, momsnummer, e-mail, logo. Er org-data komplette, har hver faktura dem allerede. Du kan stadig ændre dem på et enkelt dokument i særlige tilfælde (en filial).

Modtageren sætter du. Vælger du en virksomhed, indlæses navn, adresse, momsnummer, e-mail og telefon. Linker du også en kontakt, bliver deres navn og e-mail sendereference. Findes kunden ikke i kataloget endnu, kan du oprette dem med det samme ved at skrive navnet med minimumsdata fra fakturaen.

Har virksomheden en dedikeret rabat på posten, anvendes den på linjerne som på tilbud og ordrer. Du behøver ikke huske det.

Dokumenttype: faktura, notaer, proforma

Ikke hvert fiskalt dokument er en salgsfaktura. På kortet (og i fanen lande-e-fakturering) vælger du dokumenttype:

• Invoice — standard: et salg eller en ydelse, der skal inddrives.
• Credit note — fuld eller delvis tilbageførsel af udstedt faktura. Link originalfakturaen, så de ligger i samme kundehistorik.
• Debit note — tillæg til udstedt faktura (justering, ekstra gebyr).
• Proforma — høfligheds-/forhåndsvisningsdokument, samme struktur, ikke endelig faktura.
• Receipt — inddrivelse uden for fakturacyklussen, samme editor og katalog.

Typen styrer også de elektroniske pack-felter (landets fiskale dokumenttype) og for notaer linket til originaldokumentet. Skift type før du udsteder: bagefter forbliver historik og rapporter sammenhængende, hvis du ikke blander betydninger.

Linjer: bygge det økonomiske dokument

Linjer er hjertet i fakturaen: de samme fem typer som tilbud og ordrer, samme katalog, samme moms-, rabat- og marginberegning. Stammer fakturaen fra en ordre, er linjerne allerede der — du gennemgår og gemmer.

Når du klikker + Item, vælger du linjetype:

• Service — fra Services-kataloget. Pris, moms, kode og beskrivelse forudfyldes; du kan tilpasse på linjen uden at ændre kataloget.
• Product — det samme, fra Products-kataloget.
• Generic item — fri linje, intet katalog («Rejse», «Engangsopsætning»).
• Generic item % — procent af netto for linjerne ovenfor (loyalitet −10 %, hast +15 %). Genberegnes live.
• % text-only item — label på dokumentet, der ikke rører totaler.

Hvad du skriver på hver linje

• Title og note — hvad kunden læser på PDF’en.
• Quantity og unit price — giver linjetotal.
• VAT rate — fra organisationens moms. Uden mindst én sats kan du ikke oprette linjer.
• Line discount — 0–100 % kun på den linje.
• Unit cost — internt, til margin og markup; aldrig på PDF.

Netto- eller bruttopriser

Kontakten «Use gross prices» gælder hele dokumentet. Netto (standard, B2B): du skriver 100 + 22 % moms = 122. Brutto (B2C): du skriver 122, og Mokapen splitter moms ud. Du kan ikke blande netto- og brutto-linjer på samme dokument.

Rabatter: tre niveauer i kaskade

Som på tilbud og ordrer lægges rabatter ikke sammen: de anvendes i rækkefølge. Eksempel på 1.000 netto, 10 % kunderabat, 5 % linjerabat, 3 % dokumentrabat: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, derefter moms. Totalblokken viser hvert niveau. Dokumentrabat aktiveres fra «Add discount» under linjerne. Detaljer i guiden til rabatter.

Linjer kan trækkes for PDF-rækkefølge. Rediger og papirkurv på linjen; totaler (netto, rabatter, moms pr. sats, brutto) genberegnes med det samme. Margin og markup forbliver interne.

Betalinger: registrere inddrivelser

Blokken Payments er det, der adskiller fakturaen fra tilbud og ordre: her registrerer du, hvad der faktisk er modtaget. Den vises på kortet efter første gem (faktura-id er påkrævet). På ny faktura: gem først, registrer derefter indbetalinger.

Hver betalingsrække har:

• Date — hvornår pengene kom (standard i dag).
• Amount og currency — valuta følger dokumentet.
• Method — bankoverførsel, kort, kontant, eller metode allerede sat på fakturaen.
• Reference — bankref., transaktions-id, checknummer: hvad du har brug for til afstemning.

Tilføj med + Payment, fjern med papirkurv-ikonet på rækken. Du kan dele inddrivelsen: depositum i dag, rest efter 30 dage, to metoder. Betalt total på kortet viser, hvor meget der mangler mod brutto.

Når dækning matcher totalen (eller du behandler den som lukket), flyt kortet til Paid — fra Kanban eller status på kortet. Betalinger bliver i historikken, selv om du senere udsteder kreditnota.

Dokumentdesign: PDF-skabeloner

PDF’en starter fra en skabelon: layout, farver, logo, linjetabel, signatur. I blokken Design vælger du hvilken. Mokapen inkluderer systemskabeloner Standard 1–4; organisationen kan oprette egne under Templates, type Invoice, med forudindlæste økonomiske vilkår og standardskabelon til nye dokumenter.

Skifter du skabelon på eksisterende faktura og gemmer, bruger forhåndsvisning og download det nye layout — linjer, priser og betalinger forbliver som de var.

Økonomiske vilkår

I blokken Document, rich editor til vilkår: betalingsbetingelser («30 dage fra fakturadato»), bankoplysninger, ordreferencer, juridiske noter. Forudfylder skabelonen dem, start derfra. Teksten lander på PDF under linjetabellen.

Forhåndsvisning, download og send til kunden

Når fakturaen er klar — linjer, vilkår, kunde, dokumenttype — leverer du den på tre måder.

Forhåndsvisning

Knappen Preview viser A4-PDF som kunden ser den. Brug den altid før afsendelse: afkortet titel, forkert momssats, logo. Forhåndsvisning afspejler gemt tilstand: har du lige ændret linjer, gem og prøv igen.

Download: PDF eller Word

Download tilbyder PDF (standard; filnavn SenderName - Code.pdf) og Word (docx) hvis du skal finpudse uden for systemet. Ændringer i Word vender ikke tilbage til Mokapen.

Send e-mail

Send email åbner modal: modtager forudfyldt fra kontakt/virksomhed, ekstra adresser adskilt med semikolon, afsender fra SMTP-forbindelser (ellers systemadresse). Emne som «Invoice {code}», redigerbar brødtekst. Valg: Attach PDF (standard) og BCC me. Afsendelsen logges på fakturaens timeline (dato, modtagere). Træk derefter kortet til Sent.

I modsætning til tilbud har faktura ingen online OTP-accept: det er udstedt dokument, ikke tilbud at underskrive.

Lande-e-fakturering

Mokapen er bygget til mere end ét land: fiskale regler er ikke hardcodet som konstanter for ét marked. Hvert land har en pack (felter, tilladte værdier, dokumenttyper, defaults). Standardland er organisationens land; under Settings → Sales → Invoices kan du override, hvis du udsteder under anden profil.

På fakturaen viser e-faktureringsblokken pack-felterne: fiskal dokumenttype, fritagelses-/naturkoder, regime og hvad landekanalen kræver. Værdier hydreres fra: dokument → organisationsindstillinger → pack-defaults. Udfyld dem omhyggeligt før du behandler fakturaen som udstedt: det er samme data, elektronisk afsendelse bruger, når landekanalen er aktiv.

Har organisationslandet endnu ingen pack, ser du advarsel om, at e-fakturering ikke er tilgængelig for det land: du kan stadig udstede CRM-dokument, PDF og betalinger. Packs vokser over tid; Italien bruger den elektroniske fakturaprofil (SDI-felter) på organisation og hver faktura.

For kredit- og debetnotaer kan pack kræve link til originalfaktura: vælg relateret dokument for samme kunde. Uden det splittes historikken.

Afsendelse til nationalt system (fx SDI i Italien) forberedes på disse felter og org-indstillinger. Når sendekanalen er aktiveret for din organisation, start fra komplet faktura: modtager med skattedata, linjer, dokumenttype, udfyldt pack. Indtil da: arbejd med PDF, e-mail og betalinger — posten forbliver gyldig i CRM.

Bruger du stadig Fatture in Cloud fra ordrer, kan du fortsætte: detaljer i guiden til Fatture in Cloud. Native Mokapen-fakturaer og FIC-sync er to veje; bland dem ikke på samme dokument uden klar teamregel.

Opret en faktura

To måder, og valget ændrer, hvor meget arbejde du laver.

• Fra en ordre (anbefalet) — åbn den opfyldte eller «to invoice»-ordre, + Create and connect → Invoice. Kunde, linjer, rabatter og vilkår kopieres. Tjek dato, dokumenttype, elektronisk pack, og gem. Ordren bliver og forbliver linket.
• Fra tilbud eller kundekort — samme + Create and connect, hvis du springer ordre over. Modtager og dedikeret rabat forudfyldes.
• Direkte — + Invoice fra Fakturasiden. Fint til kreditnota, retainer, job uden ordre. Du kan oprette katalogpost med det samme, hvis den mangler.

I alle tilfælde er sekvensen den samme:

1. Klar titel («Vedligehold 2026 — Acme Ltd»).
2. Modtager, afsender, dokumenttype.
3. PDF-skabelon eller org-default.
4. Linjer (allerede kopieret fra ordre).
5. Økonomiske vilkår og evt. elektroniske pack-felter.
6. Ejer og datoer (udstedelse, forfald).
7. Gem: løbenummer tildeles. Derefter forhåndsvisning, send eller første betaling.

Alt behøver ikke være perfekt ved første gem. Efter du har sendt til kunden: ændrer du linjer, send PDF igen — de har allerede en version.

Rediger en faktura

Rediger på kortet

Åbn og ændr det, du har brug for: titel, felter, linjer, vilkår, betalinger. På sidekort gemmes felter, når fokus forlades; på fuld side klikker du Gem på blokken. Gem før forhåndsvisning eller send.

Flyt status fra Kanban

Skifter du kun trin (issued, sent, paid, overdue), træk kortet. Terminale statusser (100 % Paid, 0 % Credited/Cancelled) mod andre statusser kan ændres af organisations-members — beskyttelse mod at lukkede dokumenter genåbnes let.

Masseændring fra liste

Liste → filter → checkboxes → Edit: ejer, status, tags, simple felter. Ikke linjer eller betalinger (de hører til ét dokument). Samme bjælke: Clone, Archive, Delete.

Klon en faktura

Månedlig retainer, samme struktur til forskellige kunder: genopbyg ikke fra bunden. Kort → Options → Clone. Du tager linjer og evt. vedhæftninger, forbindelser, kommentarer, timeline. Nyt løbenummer, suffiks på titel, modtager skal sættes igen. Originalen er urørt.

Fra liste kan du klone flere fakturaer på én gang: samme valg, én gang.

Arkiver en faktura

Selv når den er betalt eller krediteret, forbliver fakturaen fiskal og kommerciel historik. Archive fjerner den fra aktiv Kanban og liste, men beholder den: den bliver på kundekortet og i rapporter. Find den under Invoices → Actions → Invoice archive. Enkelt: Options → Archive. Masse: Liste → Archive. For at bringe tilbage: arkiv → Options → Restore.

Archive hvis dokumentet reelt skete (sendt, betalt, linket til ordre). Delete hvis det er en fejl eller test.

Slet en faktura

Slet kun forkerte kladder eller testdubletter. Har den nummer, blev sendt eller har betalinger, arkiver den.

Kort → Options → Delete → bekræft. Med advanced Premium går den i trash (Invoices → Actions → Trash): derfra Restore eller Delete permanently. På plan uden trash er sletning som regel permanent efter bekræftelse. Fra liste: vælg → Delete.

Fra ordre til faktura

Ordren er forpligtelsen, fakturaen er det fiskale dokument. Det naturlige skridt er + Create and connect → Invoice fra ordren (eller fra ordrernes «To invoice»-kolonne, når I bruger det trin). Linjer, kunde, beløb og vilkår kopieres; begge poster bliver, linket under Connections. På kundekortet ser du «ordre i april, faktura i april, betalt i maj» uden at indtaste noget i hånden.

Du kan fakturere samme ordre i mere end ét dokument (acontobetaling, depositum + rest) ved at oprette flere linkede fakturaer: juster linjer på hver. For ordredetaljer se guiden til ordrer; for tilbuddet opstrøms se guiden til tilbud.

Pipelines og statusser

Pipeline er fakturaforløbet. Fra start er der én pipeline med typiske fiskale trin:

• Draft (10 %) — under forberedelse, ikke udstedt.
• Issued (40 %) — nummereret, klar til send.
• Sent (60 %) — kunden har den, I venter på betaling.
• Overdue (80 %) — forfalden, skal følges op.
• Paid (100 %) — inddrevet.
• Credited (0 %) — lukket med kreditnota.
• Cancelled (0 %) — ikke gyldig, ingen nyttig inddrivelseshistorik.

Procenterne feeder bjælken på kort og rapporter (åben / vundet / tabt). Tilpas statusser og pipelines under Settings → Sales → Invoices → Pipelines and statuses: omdøb, omarranger, fremskridt 0–100 %, ekstra pipelines (B2B vs. retainers), teamsynlighed. Brug kun 100 % til «betalt / lukket ok» og 0 % kun til endelige lukninger, så rapportvolumener er troværdige.

Relaterede afsnit

• Connections — ordre, tilbud, kreditnota, opfølgningsopgave, ticket. Bidirektionelt.
• Files — følgesedler, kontrakter, bankbeviser.
• Updates — timeline: oprettelse, ændringer, e-mails, betalinger.
• Tags — «Chase», «Retainer», «Offentlig sektor», hvad I har brug for at filtrere.

Fakturaindstillinger

Tilgængeligt for admins og ejere under Settings → Sales → Invoices:

• Pipelines and statuses — trin, fremskridt, ekstra pipelines.
• E-invoicing — land (standard: org-land), pack-felter, defaults kopieret til nye fakturaer (regime, fiskal dokumenttype og hvad pack viser).
• Card fields — rækkefølge, påkrævede felter, custom fields (udbuds-koder, jobkoder).
• List columns — også fra Liste → Actions → Edit columns.

Uden for fakturaområdet, men påkrævet: Tax rates (Settings → Sales → Taxes) og Document templates (Templates-menu, type Invoice).

Fakturarapporter

Kanban og liste er til det enkelte dokument. For trend — udstedt i kvartalet, forfaldne, hvem der betaler, hvilke linjer I fakturerer, margin — brug reports, fra siden Invoice reports (Premium / Large-plan).

De mest nyttige visninger:

• Open, collected, lost amounts — målere for hvad der stadig skal inddrives, betalt, krediteret/annulleret.
• Average amount — gennemsnitlig billet for perioden.
• Margin and markup — hvis I har udfyldt omkostninger på linjerne.
• Status and pipeline distribution — flaskehalse (for mange Sent eller Overdue).
• Document type — fakturaer vs. kreditnotaer vs. proforma.
• Top invoiced items og linjeomkostning.
• By owner, contact, company — hvem der udsteder og hvem der køber.

Rapporter respekterer tilladelser: hver bruger ser kun fakturaer, vedkommende har adgang til. Filtrer, åbn detalje, download diagrammer til møder — hurtigere end ti eksportark.