Ghidul Mokapen

Ghidul Facturilor

Factura este documentul fiscal care încheie ciclul comercial: ce ați vândut, cui, cu ce taxe și când este scadentă. În Mokapen, o factură nu este un PDF într-un folder. Este o înregistrare CRM vie, legată de contact și companie, cu linii din același catalog ca ofertele și comenzile, plăți urmărite și câmpuri de facturare electronică din pachetul țării organizației dvs.

Acest ghid vă însoțește în utilizarea zilnică: emiterea unei facturi dintr-o comandă (sau de la zero), înregistrarea încasărilor, generarea PDF-ului, trimiterea către client și știința a ceea ce rămâne deschis. Veți găsi și tipuri de document (notă de credit, notă de debit, proformă), pipeline-uri și setări de facturare electronică — în secțiuni dedicate, dar nu trebuie să modificați nimic pentru a începe: valorile implicite funcționează imediat.

Zona facturilor este în meniul Vânzări → Facturi, imediat după comenzi. Necesită planul Large cu aplicația Vânzări activă și cote fiscale configurate la nivel de organizație (o singură dată, în Setări → Vânzări → Taxe).

Cum se integrează facturile în restul muncii dvs.

Înainte de detaliile fișei, ajută să vedeți unde se află factura în flux — asta vă face să folosiți Mokapen în loc să vă luptați cu el.

Pe parcursul tipic, un client intră ca contact. Când apare o oportunitate concretă, deschideți o afacere. Dacă aveți nevoie de o propunere formală, pregătiți o ofertă; când clientul acceptă, oferta devine comandă — angajamentul comercial. Factura este pasul următor: același client, aceleași linii, aceleași sume, acum ca document fiscal de emis, trimis și încasat.

Puteți sări peste pași: nu toată lumea facturează doar din comenzi (lucrare agreată, taxă recurentă, notă de credit pentru o factură anterioară). Important este ca factura să moștenească și alimenteze tot restul: dacă provine dintr-o comandă, liniile, destinatarul, reducerile și condițiile se copiază; dacă o deschideți din fișa companiei, adresa și datele fiscale se completează. Plățile rămân pe factură și apar în istoricul clientului.

Avantajul practic: după șase luni, oricine din echipă deschide contactul și vede oferte, comenzi și facturi împreună — care sunt emise, trimise, restante sau plătite și pentru ce sume. Fără foaie de calcul partajată, fără folder «facturi 2026» de parcurs.

Cazuri de utilizare

• Consultanță: factură din comandă sau direct, linii serviciu pe oră/zi, scadențe și plăți parțiale în blocul plăți, PDF cu brand.
• Revânzare produse: articole din catalog cu preț și TVA; reducere automată pentru client dacă este setată pe companie.
• Notă de credit / notă de debit: același client și legătură la factura originală; liniile rămân conectate, istoricul într-un singur loc.
• Proformă sau chitanță: același editor și catalog, tip de document diferit — util înainte de emiterea finală sau pentru încasări în afara ciclului de facturare.
• Facturare electronică pe țară: câmpurile fiscale provin din pack-ul țării (țara organizației, cu suprascriere în setările Facturi). Nu sunt constante italiene lipite în CRM: schimbați țara, se schimbă regulile.

Pagina Facturi: de unde începeți în fiecare zi

Când deschideți Vânzări → Facturi, ajungeți pe tabloul Kanban: coloane pentru fiecare etapă (Ciornă, Emisă, Trimisă, Restantă, Plătită, Stornată, Anulată — toate personalizabile). Fiecare factură este un card în coloana sa. Dintr-o privire vedeți câte așteaptă trimiterea, câte sunt restante, cât ați încasat deja.

Aceasta este vederea zilnică: deschideți Mokapen dimineața, priviți Emisă — gata de trimis. Priviți Trimisă — așteaptă plata. Priviți Restantă — de urmărit. Coloana Plătită arată încasările perioadei, cu totalul coloanei sus.

Sus veți folosi mult două instrumente: selectorul de pipeline (dacă aveți procese diferite — B2B vs abonamente) și Filtre. Filtrele restrâng tabloul: un client, peste o sumă, un responsabil, o etichetă, doar note de credit. Dacă reutilizați o combinație, salvați-o ca filtru salvat.

Pentru a avansa o etapă nu trebuie să deschideți factura: trageți cardul de la Emisă la Trimisă și statusul se actualizează. Este calea rapidă într-o ședință sau dimineața când parcurgeți restantele.

Butonul + Factură din dreapta sus deschide editorul — vezi «Crearea unei facturi» mai jos. Cea mai curată cale rămâne să porniți dintr-o comandă cu + Creează și conectează, ca să nu reintroduceți liniile.

Pagini și vizualizări

Pagina Facturi oferă două vizualizări ale acelorași date. Filtrele active și pipeline-ul rămân aceleași la comutare.

Vizualizare Kanban (implicită)

Un tablou de coloane: fiecare coloană este o etapă, fiecare factură un card. Antetul fiecărei coloane arată numărul și suma totală. Pentru progres, trageți cardul — statusul se actualizează fără a deschide înregistrarea.

Vizualizare listă

Un tabel: un rând pe factură, coloane configurabile (cod, client, sumă, status, tip document, responsabil, dată, etichete). Sortați clic pe antet — util pentru sumele mari sau scadențe — și selectați rânduri pentru acțiuni în masă: responsabil, etichete, arhivă, export CSV.

Pe care o folosiți, când

Regulă practică: Kanban pentru lucru (mutare, deschidere, comentarii, revizuire restante), Listă pentru revizuire și corecție (cifre, scadențe, editări în masă, export). Comutați cu controlul din dreapta sus.

Fișa facturii

Faceți clic pe un card Kanban (sau un rând din listă) pentru a deschide factura. Cu un plan Premium puteți trece la pagina completă cu pictograma de extindere — util pe documente lungi sau multe plăți.

Sus vedeți codul facturii (ex. #12-2026) și titlul. Codul este numărul progresiv de pe PDF. Titlul este eticheta internă («Mentenanță anuală 2026 — Acme»): vă ajută să recunoașteți înregistrarea; nu este numărul fiscal.

Sub titlu, bara de acțiuni: status pipeline, confidențialitate, etichete, fișiere, note. Copiază link partajează referința internă. Meniul Opțiuni (trei puncte): Clonare, Arhivare, Ștergere.

+ Creează și conectează creează un task de urmărire («recontactare vineri»), o programare, o notă de credit legată sau orice altă entitate. Legătura este automată — o găsiți pe factură și pe fișa clientului.

Restul fișei este organizat în blocuri: destinatar și emitent, date comerciale, tip document, linii, totaluri, plăți, design, condiții, facturare electronică pe țară, conexiuni. Le parcurgem pe rând.

Cod factură: numerotare automată (și cum o modificați)

Fiecare factură are un cod unic: îl folosiți intern (Kanban, liste, conexiuni) și apare pe PDF ca referință a documentului.

Mokapen îl generează la prima salvare dacă nu ați setat unul: secvență anuală + an, format NUMĂR-AN. Prima factură din 2026 este 1-2026, a doua 2-2026. Pe 1 ianuarie contorul repornește la 1. Dacă mutați data în alt an, codul se realiniază la acel an.

Puteți seta codul manual: clic pe cod, tastați, salvați. Util la import dintr-un sistem anterior sau dacă contabilul vrea un prefix (INV-2026-005). Codurile în afara NUMĂR-AN nu avansează contorul automat: următoarea factură automată folosește următorul număr Mokapen liber, nu INV-2026-006.

Atenție la duplicate: dacă forțați același cod manual, Mokapen nu vă blochează. Într-o echipă, lăsați numerotarea automată și suprascrieți doar când chiar trebuie.

Destinatar și emitent: cine cumpără și cine facturează

Factura are două fețe sus pe PDF: emitentul (organizația dvs.) și destinatarul (clientul).

Emitentul este precompletat din setările organizației: nume, adresă, cod TVA, e-mail, logo. Dacă datele org sunt complete, fiecare factură le are deja. Puteți totuși modifica pe un singur document pentru un caz special (o filială).

Setați destinatarul. Selectând o companie se încarcă numele, adresa, codul TVA, e-mailul și telefonul. Dacă legați și un contact, numele și e-mailul devin referința de trimitere. Dacă clientul nu este încă în director, tastând numele îl puteți crea pe loc cu datele minime din factură.

Dacă compania are o reducere dedicată pe fișă, se aplică liniilor ca la oferte și comenzi. Nu trebuie să vă amintiți.

Tip document: factură, note, proformă

Nu orice document fiscal este o factură de vânzare. Pe fișă (și în fila facturare electronică pe țară) alegeți tipul de document:

• Factură — implicit: vânzare sau serviciu de încasat.
• Notă de credit — stornare totală sau parțială a unei facturi emise. Legați factura originală ca să rămână în același istoric client.
• Notă de debit — completare la o factură emisă (ajustare, taxă suplimentară).
• Proformă — document de curtoazie / previzualizare, aceeași structură, nu factură finală.
• Chitanță — încasare în afara ciclului de facturare, același editor și catalog.

Tipul ghidează și câmpurile pack-ului electronic (tip document fiscal al țării) și, pentru note, legătura la documentul original. Schimbați tipul înainte de emitere: apoi istoricul și rapoartele rămân coerente dacă nu amestecați sensurile.

Linii: construirea documentului economic

Liniile sunt inima facturii: aceleași cinci tipuri ca la oferte și comenzi, același catalog, aceleași calcule TVA, reducere și marjă. Dacă factura provine dintr-o comandă, liniile sunt deja acolo — verificați și salvați.

Când faceți clic pe + Linie alegeți tipul de linie:

• Serviciu — din catalogul Servicii. Preț, TVA, cod și descriere precompletate; le puteți adapta pe linie fără a modifica catalogul.
• Produs — la fel, din catalogul Produse.
• Linie generică — linie liberă, fără catalog («Deplasare», «Configurare unică»).
• Linie generică % — procent din netul liniilor de deasupra (fidelitate −10%, urgență +15%). Recalculează live.
• Linie % doar text — etichetă pe document care nu atinge totalurile.

Ce scrieți pe fiecare linie

• Titlu și notă — ce citește clientul pe PDF.
• Cantitate și preț unitar — fac totalul liniei.
• Cotă TVA — din taxele organizației. Fără cel puțin o cotă nu puteți crea linii.
• Reducere linie — 0–100% doar pe linia respectivă.
• Cost unitar — intern, pentru marjă și adaos; niciodată pe PDF.

Prețuri nete sau brute

Comutatorul «Folosește prețuri brute» se aplică întregului document. Net (implicit, B2B): introduceți 100 + 22% TVA = 122. Brut (B2C): introduceți 122 și Mokapen separă taxa. Nu puteți amesteca linii nete și brute pe același document.

Reduceri: trei niveluri în cascadă

Ca la oferte și comenzi, reducerile nu se adună: se aplică în secvență. Exemplu pe 1.000 net, 10% reducere client, 5% reducere linie, 3% reducere document: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, apoi TVA. Blocul totaluri arată fiecare nivel. Reducerea document se activează din «Adaugă reducere» sub linii. Detalii în ghidul Reduceri.

Liniile se trag pentru ordinea PDF. Editare și coș pe linie; totalurile (net, reduceri, taxă pe cotă, brut) se recalculează imediat. Marja și adaosul rămân interne.

Plăți: înregistrarea încasărilor

Blocul Plăți este ce deosebește factura de ofertă și comandă: aici înregistrați ce a sosit efectiv. Apare pe fișă după prima salvare (id-ul facturii este necesar). Pe o factură nouă, salvați mai întâi, apoi înregistrați încasările.

Fiecare rând de plată are:

• Dată — când a sosit banii (implicit azi).
• Sumă și monedă — moneda urmează documentul.
• Metodă — transfer bancar, card, numerar sau metoda deja setată pe factură.
• Referință — ref. bancă, id tranzacție, număr cec: ce aveți nevoie pentru reconciliere.

Adăugați cu + Plată, eliminați cu pictograma coș pe rând. Puteți împărți încasarea: avans azi, sold în 30 zile, două metode diferite. Totalul plătit pe fișă arată cât mai rămâne față de brut.

Când acoperirea egalează totalul (sau o tratați ca închisă), mutați cardul la Plătită — din Kanban sau din status pe fișă. Plățile rămân în istoric chiar dacă emiteți ulterior o notă de credit.

Design document: șabloane PDF

PDF-ul pornește de la un șablon: layout, culori, logo, tabel linii, semnătură. În blocul Design alegeți care să fie folosit. Mokapen include șabloane sistem Standard 1–4; organizația poate crea personalizate în Șabloane, tip Factură, cu condiții economice preîncărcate și șablon implicit pentru documente noi.

Dacă schimbați șablonul pe o factură existentă și salvați, previzualizarea și descărcarea folosesc noul layout — liniile, prețurile și plățile rămân.

Condiții economice

În blocul Document, editorul bogat pentru condiții: termeni de plată («30 zile de la data facturii»), date bancare, referințe comandă, note legale. Dacă șablonul le precompletează, porniți de acolo. Textul ajunge pe PDF sub tabelul de linii.

Previzualizare, descărcare și trimitere către client

Când factura este gata — linii, condiții, client, tip document — o livrați în trei moduri.

Previzualizare

Butonul Previzualizare arată PDF A4 așa cum îl va vedea clientul. Folosiți-l întotdeauna înainte de trimitere: titlu tăiat, cotă TVA greșită, logo. Previzualizarea reflectă starea salvată: dacă tocmai ați schimbat liniile, salvați și încercați din nou.

Descărcare: PDF sau Word

Descărcare oferă PDF (livrare standard; nume fișier NumeEmitent - Cod.pdf) și Word (docx) dacă trebuie să ajustați în afara sistemului. Modificările în Word nu revin în Mokapen.

Trimite e-mail

Trimite e-mail deschide fereastra: destinatar precompletat din contact/companie, adrese suplimentare separate prin punct și virgulă, expeditor din conexiuni SMTP (altfel adresa sistem). Subiect de tip «Factură {cod}», corp editabil. Opțiuni: Atașează PDF (implicit) și BCC către mine. Trimiterea este jurnalizată pe timeline-ul facturii (dată, destinatari). Apoi trageți cardul la Trimisă.

Spre deosebire de ofertă, o factură nu are acceptare online OTP: este document emis, nu ofertă de semnat.

Facturare electronică pe țară

Mokapen este construit pentru mai multe țări: regulile fiscale nu sunt hardcodate ca constante ale unei singure piețe. Fiecare țară are un pack (câmpuri, valori permise, tipuri document, implicite). Țara implicită este țara organizației; în Setări → Vânzări → Facturi o puteți suprascrie dacă emiteți sub alt profil.

Pe factură, blocul de facturare electronică arată câmpurile pack-ului activ: tip document fiscal, coduri scutire / natură, regim și ce cere canalul țării. Valorile se completează din: document → setări organizație → implicite pack. Completați-le cu grijă înainte de a trata factura ca emisă: sunt aceleași date pe care le va folosi trimiterea electronică când canalul țării este activ.

Dacă țara organizației nu are încă pack, vedeți un avertisment că facturarea electronică nu este disponibilă pentru acea țară: puteți totuși emite documentul CRM, PDF și plăți. Pack-urile cresc în timp; Italia folosește profilul factură electronică (câmpuri SDI) pe organizație și pe fiecare factură.

Pentru note de credit și debit, pack-ul poate cere legătură la factura originală: alegeți documentul legat pentru același client. Fără aceasta, istoricul rămâne fragmentat.

Trimiterea către sistemul național (ex. SDI în Italia) se pregătește pe aceste câmpuri și setările org. Când canalul de trimitere este activ pentru organizația dvs., porniți de la o factură completă: destinatar cu date fiscale, linii, tip document, pack completat. Până atunci, lucrați cu PDF, e-mail și plăți — înregistrarea rămâne validă în CRM.

Dacă folosiți încă Fatture in Cloud din comenzi, puteți continua: detalii în ghidul Fatture in Cloud. Facturile native Mokapen și sync FIC sunt două căi; nu le amestecați pe același document fără o regulă clară în echipă.

Crearea unei facturi

Două moduri, iar alegerea schimbă cât de multă muncă faceți.

• Dintr-o comandă (recomandat) — deschideți comanda îndeplinită sau «de facturat», + Creează și conectează → Factură. Client, linii, reduceri și condiții se copiază. Verificați data, tip document, pack electronic, salvați. Comanda rămâne și rămâne legată.
• Dintr-o ofertă sau fișa client — același + Creează și conectează, dacă săriți comanda. Destinatar și reducere dedicată precompletate.
• Direct — + Factură din pagina Facturi. Potrivit pentru notă de credit, abonament, lucrare fără comandă. Puteți crea înregistrarea din director pe loc dacă lipsește.

În fiecare caz secvența este aceeași:

1. Titlu clar («Mentenanță 2026 — Acme SRL»).
2. Destinatar, emitent, tip document.
3. Șablon PDF sau implicit org.
4. Linii (deja copiate dacă veniți din comandă).
5. Condiții economice și, dacă e nevoie, câmpuri pack electronic.
6. Responsabil și date (emitere, scadență).
7. Salvați: se atribuie codul progresiv. Apoi previzualizare, trimitere sau prima plată.

Nu totul trebuie perfect la prima salvare. După trimiterea către client, dacă schimbați liniile, retrimiteți PDF-ul: clientul are deja o versiune.

Editarea unei facturi

Editare pe fișă

Deschideți și schimbați ce trebuie: titlu, câmpuri, linii, condiții, plăți. Pe fișa laterală, câmpurile se salvează când părăsiți focusul; pe pagina completă faceți clic Salvează pe bloc. Salvați înainte de previzualizare sau trimitere.

Avansarea statusului din Kanban

Dacă schimbați doar etapa (emisă, trimisă, plătită, restantă), trageți cardul. Statusurile terminale (100% Plătită, 0% Stornată/Anulată) către alte statusuri pot fi schimbate de membrii organizației — protecție ca documentele închise să nu fie redeschise din greșeală.

Editare în masă din listă

Listă → filtrare → bifă → Editare: responsabil, status, etichete, câmpuri simple. Nu linii sau plăți (aparțin documentului singular). Aceeași bară: Clonare, Arhivare, Ștergere.

Clonarea unei facturi

Abonament lunar, aceeași structură pentru clienți diferiți: nu reconstruiți de la zero. Fișă → Opțiuni → Clonare. Luați liniile și, opțional, atașamente, conexiuni, comentarii, timeline. Cod progresiv nou, sufix în titlu, destinatar de setat din nou. Originalul rămâne neatins.

Din listă puteți clona mai multe facturi odată: aceleași opțiuni, o singură dată.

Arhivarea unei facturi

Chiar și plătită sau stornată, factura rămâne istoric fiscal și comercial. Arhivarea o scoate din Kanban și listă active dar o păstrează: rămâne pe fișa clientului și în rapoarte. O găsiți la Facturi → Acțiuni → Arhivă facturi. Singular: Opțiuni → Arhivare. Masă: Listă → Arhivare. Pentru readucere: arhivă → Opțiuni → Restaurare.

Arhivați dacă documentul s-a întâmplat cu adevărat (trimis, plătit, legat de comandă). Ștergeți dacă este greșeală sau test.

Ștergerea unei facturi

Ștergeți doar ciorne greșite sau duplicate de test. Dacă are număr, a fost trimisă sau are plăți, arhivați-o.

Fișă → Opțiuni → Ștergere → confirmare. Cu advanced Premium merge la coș (Facturi → Acțiuni → Coș): de acolo Restaurare sau Ștergere definitivă. Pe plan fără coș, ștergerea este de obicei definitivă după confirmare. Din listă: selectare → Ștergere.

De la comandă la factură

Comanda este angajamentul, factura documentul fiscal. Pasul natural este + Creează și conectează → Factură din comandă (sau din coloana comenzilor «De facturat», când folosiți acea etapă). Liniile, clientul, sumele și condițiile se copiază; ambele înregistrări rămân, legate în Conexiuni. Pe fișa clientului vedeți «comandă în aprilie, factură în aprilie, plătită în mai» fără a tasta manual.

Puteți factura aceeași comandă în mai multe documente (facturare progresivă, avans + sold) creând mai multe facturi legate: ajustați liniile pe fiecare. Pentru comenzi, vezi ghidul Comenzi; pentru oferta din amonte, ghidul Oferte.

Pipeline-uri și statusuri

Pipeline-ul este parcursul facturii. Implicit există un pipeline cu etapele fiscale tipice:

• Ciornă (10%) — în pregătire, neemisă.
• Emisă (40%) — numerotată, gata de trimis.
• Trimisă (60%) — clientul o are, așteptați plata.
• Restantă (80%) — depășită scadența, de urmărit.
• Plătită (100%) — încasată.
• Stornată (0%) — închisă cu notă de credit.
• Anulată (0%) — nevalidă, fără istoric util de încasare.

Procentele alimentează bara de pe carduri și rapoartele (deschis / câștigat / pierdut). Personalizați statusuri și pipeline-uri în Setări → Vânzări → Facturi → Pipeline-uri și statusuri: redenumire, reordonare, progres 0–100%, pipeline-uri extra (B2B vs abonamente), vizibilitate echipă. Folosiți 100% doar pentru «plătită / închis ok» și 0% doar pentru închideri finale, ca volumele rapoartelor să rămână credibile.

Secțiuni conexe

• Conexiuni — comandă, ofertă, notă de credit, task urmărire, ticket. Bidirecțional.
• Fișiere — avize, contracte, dovezi bancare.
• Actualizări — timeline: creare, editări, e-mailuri, plăți.
• Etichete — «Urmărire», «Abonament», «Sector public», ce aveți nevoie pentru filtrare.

Setări facturi

Disponibile administratorilor și proprietarilor în Setări → Vânzări → Facturi:

• Pipeline-uri și statusuri — etape, progres, pipeline-uri extra.
• Facturare electronică — țară (implicit: țara org), câmpuri pack, implicite copiate pe facturi noi (regim, tip document fiscal și ce expune pack-ul).
• Câmpuri fișă — ordine, câmpuri obligatorii, câmpuri personalizate (coduri licitație, coduri lucrare).
• Coloane listă — și din Listă → Acțiuni → Editare coloane.

În afara zonei facturi, dar necesar: Cote fiscale (Setări → Vânzări → Taxe) și Șabloane document (meniul Șabloane, tip Factură).

Rapoarte facturi

Kanban și lista sunt pentru documentul singular. Pentru trend — emise în trimestru, restante, cine plătește, ce linii facturați, marjă — folosiți rapoartele, de pe pagina Rapoarte facturi (plan Premium / Large).

Cele mai utile vizualizări:

• Sume deschise, încasate, pierdute — indicatoare pentru ce mai e de încasat, ce e plătit, ce e stornat/anulat.
• Sumă medie — ticket mediu pentru perioadă.
• Marjă și adaos — dacă ați completat costurile pe linii.
• Distribuție status și pipeline — blocaje (prea multe Trimise sau Restante).
• Tip document — facturi vs note de credit vs proformă.
• Top linii facturate și cost linii.
• Pe responsabil, contact, companie — cine emite și cine cumpără.

Rapoartele respectă permisiunile: fiecare utilizator vede doar facturile la care are acces. Filtrați, deschideți detaliul, descărcați grafice pentru ședințe — mai rapid decât zece foi export.