Apprendre mokapen

Guide Factures

Une facture est le document fiscal qui clôt le cycle commercial : ce que vous avez vendu, à qui, avec quelles taxes et quand elle est due. Dans Mokapen, une facture n’est pas un PDF dans un dossier. C’est un enregistrement CRM vivant, lié au contact et à l’entreprise, avec des lignes issues du même catalogue que les devis et les commandes, des paiements suivis et des champs de facturation électronique du pack pays de votre organisation.

Ce guide vous accompagne au quotidien : émettre une facture à partir d’une commande (ou de zéro), enregistrer les encaissements, générer le PDF, l’envoyer au client et savoir ce qui reste ouvert. Vous y trouverez aussi les types de document (avoir, note de débit, proforma), les pipelines et les paramètres de facturation électronique — dans des sections dédiées, mais vous n’avez rien à configurer pour commencer : les valeurs par défaut fonctionnent tout de suite.

L’espace factures se trouve dans le menu Ventes → Factures, juste après les commandes. Il requiert le plan Large avec l’application Ventes active et les taux de taxe configurés au niveau organisation (une fois, dans Paramètres → Ventes → Taxes).

Comment les factures s’intègrent au reste de votre travail

Avant les détails de la fiche, il est utile de voir où se place la facture dans le flux — c’est ce qui vous fait utiliser Mokapen au lieu de lutter contre lui.

Dans le parcours typique, un client entre comme contact. Quand une opportunité concrète apparaît, vous ouvrez une affaire. Si vous avez besoin d’une proposition formelle, vous préparez un devis ; quand le client accepte, le devis devient une commande — l’engagement commercial. La facture est l’étape suivante : même client, mêmes lignes, mêmes montants, désormais comme document fiscal à émettre, envoyer et encaisser.

Vous pouvez sauter des étapes : tout le monde ne facture pas uniquement depuis les commandes (prestation convenue, redevance récurrente, avoir sur une facture antérieure). L’important est que la facture hérite et alimente le reste : si elle naît d’une commande, lignes, destinataire, remises et conditions sont copiés ; si vous l’ouvrez depuis une fiche entreprise, adresse et données fiscales se remplissent. Les paiements restent sur la facture et apparaissent dans l’historique client.

L’avantage pratique : six mois plus tard, quiconque ouvre le contact voit devis, commandes et factures ensemble — lesquelles sont émises, envoyées, en retard ou payées, et pour quels montants. Pas de tableur partagé, pas de dossier « factures 2026 » à parcourir.

Cas d’usage

• Conseil : facture depuis une commande ou directement, lignes service à l’heure/jour, échéances et paiements partiels dans le bloc paiements, PDF aux couleurs de la marque.
• Revente de produits : articles du catalogue avec prix et TVA ; remise client automatique si définie sur l’entreprise.
• Avoir / note de débit : même client et lien vers la facture d’origine ; les lignes restent connectées, l’historique au même endroit.
• Proforma ou reçu : même éditeur et catalogue, type de document différent — utile avant l’émission définitive ou pour des encaissements hors cycle facture.
• Facturation électronique par pays : les champs fiscaux viennent du pack pays (pays de l’organisation, avec dérogation dans les paramètres Factures). Ce ne sont pas des constantes italiennes collées dans le CRM : changez de pays, les règles changent.

La page Factures : votre point de départ quotidien

En ouvrant Ventes → Factures, vous arrivez sur le tableau Kanban : colonnes pour chaque étape (Brouillon, Émise, Envoyée, En retard, Payée, Avoir, Annulée — toutes personnalisables). Chaque facture est une carte dans sa colonne. D’un coup d’œil : combien attendent l’envoi, combien sont en retard, combien vous avez déjà encaissé.

C’est la vue du quotidien : ouvrir Mokapen le matin, regarder Émise — prête à envoyer. Envoyée — en attente de paiement. En retard — à relancer. La colonne Payée montre les encaissements de la période, avec le total en tête de colonne.

En haut, deux outils fréquents : le sélecteur de pipeline (si vous avez des processus différents — B2B vs abonnements) et Filtres. Les filtres réduisent le tableau : un client, au-dessus d’un montant, un responsable, une étiquette, avoirs uniquement. Si vous réutilisez une combinaison, enregistrez-la comme filtre enregistré.

Pour faire avancer une étape, inutile d’ouvrir la facture : glissez la carte d’Émise à Envoyée et le statut se met à jour. C’est le mode rapide en réunion ou le matin en passant les impayés en revue.

Le bouton + Facture en haut à droite ouvre l’éditeur — voir « Créer une facture » ci-dessous. Le chemin le plus propre reste de partir d’une commande avec + Créer et connecter, pour ne pas retaper les lignes.

Pages et vues

La page Factures propose deux vues des mêmes données. Filtres actifs et pipeline restent identiques au changement.

Vue Kanban (par défaut)

Un tableau en colonnes : chaque colonne est une étape, chaque facture une carte. Chaque en-tête de colonne affiche le nombre et le montant total. Pour avancer, glissez la carte — le statut se met à jour sans ouvrir l’enregistrement.

Vue Liste

Un tableau : une ligne par facture, colonnes configurables (code, client, montant, statut, type de document, responsable, date, étiquettes). Tri en cliquant l’en-tête — utile pour les plus gros montants ou les échéances — et sélection de lignes pour actions groupées : responsable, étiquettes, archiver, export CSV.

Laquelle utiliser, quand

Règle empirique : Kanban pour travailler (déplacer, ouvrir, commenter, revoir les impayés), Liste pour contrôler et corriger (chiffres, échéances, modifications en masse, export). Basculez avec le contrôle en haut à droite.

La fiche facture

Cliquez une carte Kanban (ou une ligne Liste) pour ouvrir la facture. Avec un plan Premium, passez à la page complète via l’icône d’expansion — pratique sur les longs documents ou nombreux paiements.

En haut : le code facture (ex. #12-2026) et le titre. Le code est le numéro progressif sur le PDF. Le titre est le libellé interne (« Maintenance annuelle 2026 — Acme ») : pour reconnaître l’enregistrement ; ce n’est pas le numéro fiscal.

Sous le titre, la barre d’actions : statut pipeline, confidentialité, étiquettes, fichiers, notes. Copier le lien partage la référence interne. Menu Options (trois points) : Cloner, Archiver, Supprimer.

+ Créer et connecter crée une tâche de suivi (« relance vendredi »), un rendez-vous, un avoir lié ou toute autre entité. Le lien est automatique — visible sur la facture et la fiche client.

Le reste de la fiche est en blocs : destinataire et émetteur, données commerciales, type de document, lignes, totaux, paiements, design, conditions, facturation électronique pays, connexions. Nous les parcourons un par un.

Code facture : numérotation automatique (et modification)

Chaque facture a un code unique : usage interne (Kanban, listes, connexions) et sur le PDF comme référence du document.

Mokapen le génère à la première sauvegarde si vous n’en avez pas défini : séquence annuelle + année, format NUMÉRO-ANNÉE. La première facture de 2026 est 1-2026, la seconde 2-2026. Le 1er janvier le compteur repart à 1. Si vous déplacez la date vers une autre année, le code s’aligne sur cette année.

Vous pouvez définir le code manuellement : cliquer le code, saisir, enregistrer. Utile en import depuis un ancien système ou si votre expert-comptable veut un préfixe (INV-2026-005). Les codes hors NUMÉRO-ANNÉE n’avancent pas le compteur auto : la prochaine facture automatique prend le prochain numéro Mokapen libre, pas INV-2026-006.

Attention aux doublons : si vous forcez le même code à la main, Mokapen ne bloque pas. En équipe, gardez la numérotation auto et ne surchargez que si nécessaire.

Destinataire et émetteur : qui achète et qui facture

La facture a deux visages en haut du PDF : l’émetteur (votre organisation) et le destinataire (le client).

L’émetteur est prérempli depuis les paramètres organisation : nom, adresse, n° TVA, e-mail, logo. Si les données org sont complètes, chaque facture les a déjà. Vous pouvez les modifier sur un document pour un cas particulier (succursale).

Vous définissez le destinataire. En sélectionnant une entreprise, nom, adresse, n° TVA, e-mail et téléphone se chargent. Si vous liez aussi un contact, son nom et e-mail servent de référence d’envoi. Si le client n’est pas encore dans l’annuaire, saisir le nom permet de le créer à la volée avec le minimum depuis la facture.

Si l’entreprise a une remise dédiée sur sa fiche, elle s’applique aux lignes comme sur devis et commandes. Inutile de s’en souvenir.

Type de document : facture, notes, proforma

Tout document fiscal n’est pas une facture de vente. Sur la fiche (et dans l’onglet facturation électronique pays), choisissez le type de document :

• Facture — par défaut : vente ou prestation à encaisser.
• Avoir — annulation totale ou partielle d’une facture émise. Liez la facture d’origine pour garder le même historique client.
• Note de débit — complément à une facture émise (ajustement, supplément).
• Proforma — document de courtoisie / aperçu, même structure, pas une facture définitive.
• Reçu — encaissement hors cycle facture, même éditeur et catalogue.

Le type pilote aussi les champs du pack électronique (type de document fiscal du pays) et, pour les notes, le lien au document d’origine. Changez le type avant l’émission : ensuite, historique et rapports restent cohérents si vous ne mélangez pas les sens.

Lignes : construire le document économique

Les lignes sont le cœur de la facture : les mêmes cinq types que devis et commandes, le même catalogue, les mêmes calculs TVA, remise et marge. Si la facture naît d’une commande, les lignes sont déjà là — vérifiez et enregistrez.

En cliquant + Ligne, choisissez le type :

• Service — depuis le catalogue Services. Prix, TVA, code et description préremplis ; adaptables sur la ligne sans modifier le catalogue.
• Produit — idem depuis le catalogue Produits.
• Ligne générique — ligne libre, sans catalogue (« Déplacement », « Mise en service ponctuelle »).
• Ligne générique % — pourcentage du net des lignes au-dessus (fidélité −10 %, urgence +15 %). Recalcul en direct.
• Ligne % texte seul — libellé sur le document sans impact sur les totaux.

Ce que vous saisissez sur chaque ligne

• Titre et note — ce que le client lit sur le PDF.
• Quantité et prix unitaire — forment le total de ligne.
• Taux de TVA — depuis les taxes organisation. Sans au moins un taux, pas de lignes.
• Remise ligne — 0–100 % sur cette ligne uniquement.
• Coût unitaire — interne, pour marge et markup ; jamais sur le PDF.

Prix net ou brut

L’interrupteur « Utiliser les prix bruts » s’applique à tout le document. Net (défaut, B2B) : vous saisissez 100 + 22 % TVA = 122. Brut (B2C) : vous saisissez 122 et Mokapen extrait la taxe. Pas de mélange net/brut sur le même document.

Remises : trois niveaux en cascade

Comme sur devis et commandes, les remises ne s’additionnent pas : elles s’appliquent en séquence. Exemple sur 1 000 net, 10 % remise client, 5 % remise ligne, 3 % remise document : 1 000 → 900 → 855 → 829,35, puis TVA. Le bloc totaux montre chaque niveau. Remise document activée via « Ajouter une remise » sous les lignes. Détails dans le guide Remises.

Les lignes se glissent pour l’ordre PDF. Modifier et corbeille sur la ligne ; totaux (net, remises, taxe par taux, brut) se recalculent aussitôt. Marge et markup restent internes.

Paiements : enregistrer les encaissements

Le bloc Paiements distingue la facture du devis et de la commande : ici vous enregistrez ce qui est réellement arrivé. Il apparaît sur la fiche après la première sauvegarde (l’id facture est requis). Sur une nouvelle facture, enregistrez d’abord, puis les encaissements.

Chaque ligne de paiement a :

• Date — quand l’argent est arrivé (par défaut aujourd’hui).
• Montant et devise — la devise suit le document.
• Méthode — virement, carte, espèces, ou la méthode déjà définie sur la facture.
• Référence — réf. banque, id transaction, n° chèque : ce qu’il faut pour rapprocher.

Ajoutez avec + Paiement, supprimez avec la corbeille sur la ligne. Vous pouvez fractionner : acompte aujourd’hui, solde à 30 jours, deux méthodes. Le total payé sur la fiche montre le reste par rapport au brut.

Quand la couverture égale le total (ou vous clôturez), déplacez la carte vers Payée — depuis le Kanban ou le statut sur la fiche. Les paiements restent en historique même si vous émettez ensuite un avoir.

Design du document : modèles PDF

Le PDF part d’un modèle : mise en page, couleurs, logo, tableau des lignes, signature. Dans le bloc Design, choisissez le modèle. Mokapen inclut les modèles système Standard 1–4 ; l’organisation peut en créer dans Modèles, type Facture, avec conditions économiques préchargées et modèle par défaut pour les nouveaux documents.

Si vous changez le modèle sur une facture existante et enregistrez, aperçu et téléchargement utilisent la nouvelle mise en page — lignes, prix et paiements restent inchangés.

Conditions économiques

Dans le bloc Document, l’éditeur riche pour les conditions : délais de paiement (« 30 jours à date de facture »), coordonnées bancaires, références commande, mentions légales. Si le modèle les préremplit, partez de là. Le texte apparaît sur le PDF sous le tableau des lignes.

Aperçu, téléchargement et envoi au client

Quand la facture est prête — lignes, conditions, client, type de document — vous la remettez de trois façons.

Aperçu

Le bouton Aperçu affiche le PDF A4 tel que le client le verra. Utilisez-le toujours avant l’envoi : titre tronqué, mauvais taux TVA, logo. L’aperçu reflète l’état enregistré : si vous venez de modifier les lignes, enregistrez et réessayez.

Téléchargement : PDF ou Word

Télécharger propose PDF (livraison standard ; nom de fichier NomÉmetteur - Code.pdf) et Word (docx) si vous devez retoucher hors système. Les modifications Word ne reviennent pas dans Mokapen.

Envoyer un e-mail

Envoyer un e-mail ouvre la fenêtre : destinataire prérempli depuis contact/entreprise, adresses supplémentaires séparées par des points-virgules, expéditeur depuis les connexions SMTP (sinon l’adresse système). Objet du type « Facture {code} », corps modifiable. Options : Joindre le PDF (défaut) et CCI moi. L’envoi est journalisé sur la timeline de la facture (date, destinataires). Puis glissez la carte vers Envoyée.

Contrairement au devis, une facture n’a pas d’acceptation OTP en ligne : c’est un document émis, pas une offre à signer.

Facturation électronique par pays

Mokapen est conçu pour plusieurs pays : les règles fiscales ne sont pas codées en dur pour un seul marché. Chaque pays a un pack (champs, valeurs autorisées, types de document, défauts). Le pays par défaut est celui de l’organisation ; dans Paramètres → Ventes → Factures vous pouvez le surcharger si vous émettez sous un autre profil.

Sur la facture, le bloc facturation électronique affiche les champs du pack actif : type de document fiscal, codes exonération / nature, régime, et ce qu’exige le canal pays. Les valeurs viennent : document → paramètres organisation → défauts du pack. Remplissez-les avec soin avant de considérer la facture comme émise : ce sont les mêmes données que l’envoi électronique utilisera quand le canal pays sera actif.

Si le pays organisation n’a pas encore de pack, un avertissement indique que la facturation électronique n’est pas disponible : vous pouvez quand même émettre le document CRM, PDF et paiements. Les packs s’enrichissent ; l’Italie utilise le profil facture électronique (champs SDI) sur l’organisation et chaque facture.

Pour les avoirs et notes de débit, le pack peut exiger un lien vers la facture d’origine : choisissez le document lié pour le même client. Sans cela, l’historique reste fragmenté.

L’envoi au système national (ex. SDI en Italie) s’appuie sur ces champs et les paramètres org. Quand le canal d’envoi est activé pour votre organisation, partez d’une facture complète : destinataire avec données fiscales, lignes, type de document, pack rempli. En attendant, travaillez avec PDF, e-mail et paiements — l’enregistrement reste valide dans le CRM.

Si vous utilisez encore Fatture in Cloud depuis les commandes, vous pouvez continuer : détails dans le guide Fatture in Cloud. Factures Mokapen natives et sync FIC sont deux chemins ; ne les mélangez pas sur le même document sans règle d’équipe claire.

Créer une facture

Deux voies, et le choix change la charge de travail.

• Depuis une commande (recommandé) — ouvrez la commande exécutée ou « à facturer », + Créer et connecter → Facture. Client, lignes, remises et conditions sont copiés. Vérifiez date, type de document, pack électronique, enregistrez. La commande reste et reste liée.
• Depuis un devis ou la fiche client — le même + Créer et connecter, si vous sautez la commande. Destinataire et remise dédiée préremplis.
• Direct — + Facture depuis la page Factures. Pour un avoir, un abonnement, une prestation sans commande. Vous pouvez créer l’enregistrement annuaire à la volée s’il manque.

Dans tous les cas, la séquence est la même :

1. Un titre clair (« Maintenance 2026 — Acme SARL »).
2. Destinataire, émetteur, type de document.
3. Modèle PDF ou défaut org.
4. Lignes (déjà copiées si vous venez d’une commande).
5. Conditions économiques et, si besoin, champs pack électronique.
6. Responsable et dates (émission, échéance).
7. Enregistrer : le code progressif est attribué. Puis aperçu, envoi ou premier paiement.

Tout n’a pas besoin d’être parfait à la première sauvegarde. Après envoi au client, si vous modifiez les lignes, renvoyez le PDF : il a déjà une version.

Modifier une facture

Modifier sur la fiche

Ouvrez et changez ce qu’il faut : titre, champs, lignes, conditions, paiements. Sur la fiche latérale, les champs s’enregistrent en quittant le focus ; en page complète, Enregistrer sur le bloc. Enregistrez avant aperçu ou envoi.

Faire avancer le statut depuis le Kanban

Si vous ne changez que l’étape (émise, envoyée, payée, en retard), glissez la carte. Les statuts terminaux (100 % Payée, 0 % Avoir/Annulée) vers d’autres statuts peuvent être modifiés par les membres de l’organisation — garde-fou pour ne pas rouvrir des documents clos par inadvertance.

Modification groupée depuis la Liste

Liste → filtrer → cases → Modifier : responsable, statut, étiquettes, champs simples. Pas les lignes ni les paiements (propres au document). Même barre : Cloner, Archiver, Supprimer.

Cloner une facture

Abonnement mensuel, même structure pour d’autres clients : ne reconstruisez pas depuis zéro. Fiche → Options → Cloner. Vous reprenez les lignes et, optionnellement, pièces jointes, connexions, commentaires, timeline. Nouveau code progressif, suffixe sur le titre, destinataire à redéfinir. L’original reste intact.

Depuis la Liste, clonez plusieurs factures d’un coup : mêmes options, une fois.

Archiver une facture

Même payée ou avec avoir, la facture reste historique fiscal et commercial. Archiver la retire du Kanban et de la Liste actifs mais la conserve : elle reste sur la fiche client et dans les rapports. Retrouvez-la sous Factures → Actions → Archive factures. Une : Options → Archiver. Masse : Liste → Archiver. Pour restaurer : archive → Options → Restaurer.

Archiver si le document a vraiment existé (envoyé, payé, lié à une commande). Supprimer si erreur ou test.

Supprimer une facture

Supprimez seulement les brouillons erronés ou doublons de test. Si elle a un numéro, a été envoyée ou a des paiements, archivez-la.

Fiche → Options → Supprimer → confirmer. Avec advanced Premium, elle va à la corbeille (Factures → Actions → Corbeille) : Restaurer ou Supprimer définitivement. Sans corbeille, suppression en général définitive après confirmation. Depuis Liste : sélection → Supprimer.

De la commande à la facture

La commande est l’engagement, la facture le document fiscal. L’étape naturelle : + Créer et connecter → Facture depuis la commande (ou depuis la colonne « À facturer » si vous utilisez cette étape). Lignes, client, montants et conditions sont copiés ; les deux enregistrements restent, liés dans Connexions. Sur la fiche client : « commande en avril, facture en avril, payée en mai » sans saisie manuelle.

Vous pouvez facturer la même commande en plusieurs documents (facturation progressive, acompte + solde) en créant plusieurs factures liées : ajustez les lignes sur chacune. Pour les commandes, voir le guide Commandes ; pour l’offre en amont, le guide Devis.

Pipelines et statuts

Le pipeline est le parcours facture. Par défaut, un pipeline avec les étapes fiscales typiques :

• Brouillon (10 %) — en préparation, non émise.
• Émise (40 %) — numérotée, prête à envoyer.
• Envoyée (60 %) — le client l’a, vous attendez le paiement.
• En retard (80 %) — échue, à relancer.
• Payée (100 %) — encaissée.
• Avoir (0 %) — clôturée avec un avoir.
• Annulée (0 %) — non valide, pas d’historique d’encaissement utile.

Les pourcentages alimentent la barre sur les fiches et les rapports (ouvert / gagné / perdu). Personnalisez statuts et pipelines dans Paramètres → Ventes → Factures → Pipelines et statuts : renommer, réordonner, progression 0–100 %, pipelines supplémentaires (B2B vs abonnements), visibilité équipe. Réservez 100 % à « payée / clôture ok » et 0 % aux clôtures finales, pour des volumes de rapports crédibles.

Sections associées

• Connexions — commande, devis, avoir, tâche de relance, ticket. Bidirectionnel.
• Fichiers — bons de livraison, contrats, justificatifs bancaires.
• Mises à jour — timeline : création, modifications, e-mails, paiements.
• Étiquettes — « Relance », « Abonnement », « Secteur public », ce qu’il faut pour filtrer.

Paramètres factures

Disponibles pour admins et propriétaires dans Paramètres → Ventes → Factures :

• Pipelines et statuts — étapes, progression, pipelines supplémentaires.
• Facturation électronique — pays (défaut : pays org), champs pack, défauts copiés sur les nouvelles factures (régime, type document fiscal, et ce que le pack expose).
• Champs fiche — ordre, champs obligatoires, champs personnalisés (codes appel d’offres, codes chantier).
• Colonnes liste — aussi Liste → Actions → Modifier les colonnes.

Hors espace factures, mais requis : Taux de taxe (Paramètres → Ventes → Taxes) et Modèles de document (menu Modèles, type Facture).

Rapports factures

Kanban et Liste servent au document unique. Pour la tendance — émis au trimestre, en retard, qui paie, quelles lignes vous facturez, marge — utilisez les rapports, depuis la page Rapports factures (plan Premium / Large).

Les vues les plus utiles :

• Montants ouverts, encaissés, perdus — jauges pour ce qu’il reste à encaisser, le payé, l’avoir/annulé.
• Montant moyen — ticket moyen sur la période.
• Marge et markup — si vous avez renseigné les coûts sur les lignes.
• Distribution statut et pipeline — goulots (trop d’Envoyées ou En retard).
• Type de document — factures vs avoirs vs proforma.
• Top lignes facturées et coût des lignes.
• Par responsable, contact, entreprise — qui émet et qui achète.

Les rapports respectent les permissions : chaque utilisateur ne voit que les factures accessibles. Filtrez, ouvrez le détail, téléchargez les graphiques pour les réunions — plus rapide que dix exports.