Panduan Mokapen

Panduan Faktur

Faktur adalah dokumen fiskal yang menutup siklus penjualan: apa yang Anda jual, kepada siapa, dengan pajak apa, dan kapan jatuh tempo. Di Mokapen, faktur bukan PDF di folder. Ini catatan CRM hidup, terhubung ke kontak dan perusahaan, dengan item baris dari katalog yang sama dengan penawaran dan pesanan, pembayaran terlacak, dan bidang e-faktur dari paket negara organisasi Anda.

Panduan ini memandu penggunaan sehari-hari: menerbitkan faktur dari pesanan (atau dari awal), mencatat penerimaan, membuat PDF, mengirim ke pelanggan, dan mengetahui apa yang masih terbuka. Anda juga akan menemukan jenis dokumen (nota kredit, nota debit, proforma), pipeline, dan pengaturan e-faktur — di bagian khusus, tetapi Anda tidak perlu mengubah apa pun untuk memulai: nilai default langsung berfungsi.

Area faktur ada di menu Penjualan → Faktur, tepat setelah pesanan. Memerlukan paket Large dengan aplikasi Penjualan aktif dan tarif pajak dikonfigurasi di tingkat organisasi (sekali, di Pengaturan → Penjualan → Pajak).

Bagaimana faktur masuk ke sisa pekerjaan Anda

Sebelum detail kartu, membantu melihat di mana faktur berada dalam alur — itulah yang membuat Anda memakai Mokapen alih-alih melawan sistem.

Dalam jalur tipikal, pelanggan masuk sebagai kontak. Saat peluang konkret muncul, Anda membuka deal. Jika perlu proposal formal, Anda menyiapkan penawaran; saat pelanggan menerima, penawaran menjadi pesanan — komitmen komersial. Faktur adalah langkah berikutnya: pelanggan sama, item sama, jumlah sama, sekarang sebagai dokumen fiskal untuk diterbitkan, dikirim, dan ditagih.

Anda bisa melewati langkah: tidak semua orang hanya faktur dari pesanan (pekerjaan yang disepakati, biaya berulang, nota kredit untuk faktur sebelumnya). Yang penting, faktur mewarisi dan melengkapi sisanya: jika berasal dari pesanan, item, penerima, diskon, dan syarat disalin; jika Anda membukanya dari kartu perusahaan, alamat dan data pajak terisi. Pembayaran tetap di faktur dan muncul di riwayat pelanggan.

Keuntungan praktis: enam bulan kemudian, siapa pun di tim yang membuka kontak melihat penawaran, pesanan, dan faktur bersama — mana yang diterbitkan, dikirim, jatuh tempo, atau dibayar, dan untuk jumlah berapa. Tanpa spreadsheet bersama, tanpa folder «faktur 2026» yang harus dijelajahi.

Kasus penggunaan

• Konsultasi: faktur dari pesanan atau langsung, baris layanan per jam/hari, jatuh tempo dan pembayaran sebagian di blok pembayaran, PDF bermerek.
• Jual kembali produk: item katalog dengan harga dan PPN; diskon pelanggan otomatis jika disetel di perusahaan.
• Nota kredit / nota debit: pelanggan sama dan tautan ke faktur asli; baris tetap terhubung, riwayat di satu tempat.
• Proforma atau kwitansi: editor dan katalog sama, jenis dokumen berbeda — berguna sebelum penerbitan final atau untuk penagihan di luar siklus faktur.
• E-faktur per negara: bidang fiskal berasal dari pack negara (negara organisasi, dengan override di pengaturan Faktur). Bukan konstanta Italia yang ditempel di CRM: ganti negara, aturan berubah.

Halaman Faktur: tempat Anda memulai setiap hari

Saat Anda membuka Penjualan → Faktur, Anda tiba di papan Kanban: kolom untuk setiap tahap (Draft, Issued, Sent, Overdue, Paid, Credited, Cancelled — semua dapat disesuaikan). Setiap faktur adalah kartu di kolomnya. Sekilas Anda melihat berapa yang menunggu dikirim, berapa jatuh tempo, berapa yang sudah ditagih.

Ini tampilan harian: buka Mokapen pagi hari, lihat Issued — siap dikirim. Lihat Sent — menunggu pembayaran. Lihat Overdue — perlu ditindaklanjuti. Kolom Paid menampilkan penagihan periode, dengan total kolom di atas.

Di atas Anda sering memakai dua alat: pemilih pipeline (jika proses berbeda — B2B vs retainer) dan Filter. Filter mempersempit papan: satu pelanggan, di atas jumlah tertentu, satu pemilik, satu tag, hanya nota kredit. Jika sering memakai kombinasi yang sama, simpan sebagai filter tersimpan.

Untuk memajukan tahap, Anda tidak perlu membuka faktur: seret kartu dari Issued ke Sent dan status diperbarui. Itu cara cepat saat rapat atau pagi saat meninjau yang jatuh tempo.

Tombol + Faktur di kanan atas membuka editor — lihat «Membuat faktur» di bawah. Jalur paling bersih tetap mulai dari pesanan dengan + Buat dan hubungkan, agar tidak mengetik ulang baris.

Halaman dan tampilan

Halaman Faktur menawarkan dua tampilan data yang sama. Filter aktif dan pipeline tetap sama saat beralih.

Tampilan Kanban (default)

Papan kolom: setiap kolom adalah tahap, setiap faktur kartu. Header kolom menampilkan jumlah dan total. Untuk maju, seret kartu — status diperbarui tanpa membuka catatan.

Tampilan daftar

Tabel: satu baris per faktur, kolom dapat dikonfigurasi (kode, pelanggan, jumlah, status, jenis dokumen, pemilik, tanggal, tag). Urutkan dengan klik header — berguna untuk jumlah terbesar atau jatuh tempo — dan pilih baris untuk aksi massal: pemilik, tag, arsip, ekspor CSV.

Mana yang dipakai, kapan

Aturan praktis: Kanban untuk bekerja (pindah, buka, komentar, tinjau jatuh tempo), Daftar untuk tinjau dan koreksi (angka, jatuh tempo, edit massal, ekspor). Beralih dengan kontrol di kanan atas.

Kartu faktur

Klik kartu Kanban (atau baris Daftar) untuk membuka faktur. Dengan paket Premium Anda bisa beralih ke halaman penuh dengan ikon perluas — berguna untuk dokumen panjang atau banyak pembayaran.

Di atas Anda melihat kode faktur (mis. #12-2026) dan judul. Kode adalah nomor progresif di PDF. Judul adalah label internal («Pemeliharaan tahunan 2026 — Acme»): membantu mengenali catatan; bukan nomor fiskal.

Di bawah judul, bilah aksi: status pipeline, privasi, tag, file, catatan. Salin tautan membagikan referensi internal. Menu Opsi (tiga titik): Klona, Arsip, Hapus.

+ Buat dan hubungkan membuat tugas tindak lanjut («ingatkan Jumat»), janji temu, nota kredit terhubung, atau entitas lain. Tautan otomatis — Anda menemukannya di faktur dan kartu pelanggan.

Sisa kartu diorganisasi dalam blok: penerima dan pengirim, data komersial, jenis dokumen, item, total, pembayaran, desain, syarat, e-faktur per negara, koneksi. Kita bahas satu per satu.

Kode faktur: penomoran otomatis (dan cara mengubahnya)

Setiap faktur punya kode unik: dipakai internal (Kanban, daftar, koneksi) dan muncul di PDF sebagai referensi dokumen.

Mokapen membuatnya saat simpan pertama jika belum disetel: urutan tahun + tahun, format NOMOR-TAHUN. Faktur pertama 2026 adalah 1-2026, kedua 2-2026. Pada 1 Januari penghitung mulai lagi dari 1. Jika Anda pindahkan tanggal ke tahun lain, kode menyesuaikan tahun itu.

Anda bisa setel kode manual: klik kode, ketik, simpan. Berguna saat impor dari sistem lama atau akuntan ingin awalan (INV-2026-005). Kode di luar NOMOR-TAHUN tidak majukan penghitung otomatis: faktur otomatis berikutnya memakai nomor Mokapen berikutnya, bukan INV-2026-006.

Waspadai duplikat: jika memaksa kode sama manual, Mokapen tidak memblokir. Dalam tim, biarkan penomoran otomatis dan override hanya jika benar-benar perlu.

Penerima dan pengirim: siapa membeli dan siapa menerbitkan faktur

Faktur punya dua sisi di atas PDF: pengirim (organisasi Anda) dan penerima (pelanggan).

Pengirim terisi dari pengaturan organisasi: nama, alamat, nomor PPN, email, logo. Jika data org lengkap, setiap faktur sudah memilikinya. Anda tetap bisa ubah di satu dokumen untuk kasus khusus (cabang).

Anda setel penerima. Memilih perusahaan memuat nama, alamat, nomor PPN, email, dan telepon. Jika juga menghubungkan kontak, nama dan email menjadi referensi pengiriman. Jika pelanggan belum ada di direktori, mengetik nama memungkinkan membuatnya seketika dengan data minimum dari faktur.

Jika perusahaan punya diskon khusus di catatannya, diterapkan ke baris seperti di penawaran dan pesanan. Anda tidak perlu mengingatnya.

Jenis dokumen: faktur, nota, proforma

Tidak setiap dokumen fiskal adalah faktur penjualan. Di kartu (dan tab e-faktur per negara) pilih jenis dokumen:

• Faktur — default: penjualan atau layanan untuk ditagih.
• Nota kredit — pembalikan total atau sebagian faktur yang diterbitkan. Hubungkan faktur asli agar tetap dalam riwayat pelanggan yang sama.
• Nota debit — tambahan pada faktur yang diterbitkan (penyesuaian, biaya extra).
• Proforma — dokumen sopan / pratinjau, struktur sama, bukan faktur final.
• Kwitansi — penagihan di luar siklus faktur, editor dan katalog sama.

Jenis juga menggerakkan bidang pack elektronik (jenis dokumen fiskal negara) dan, untuk nota, tautan ke dokumen asli. Ubah jenis sebelum menerbitkan: setelah itu riwayat dan laporan tetap koheren jika Anda tidak campur makna.

Item: membangun dokumen ekonomi

Item adalah inti faktur: lima jenis yang sama seperti penawaran dan pesanan, katalog sama, perhitungan PPN, diskon, dan margin sama. Jika faktur berasal dari pesanan, baris sudah ada — tinjau dan simpan.

Saat klik + Item pilih jenis baris:

• Layanan — dari katalog Layanan. Harga, PPN, kode, dan deskripsi terisi; bisa disesuaikan di baris tanpa mengubah katalog.
• Produk — sama, dari katalog Produk.
• Item generik — baris bebas, tanpa katalog («Perjalanan», «Setup sekali»).
• Item generik % — persentase neto baris di atas (loyalitas −10%, urgent +15%). Dihitung ulang langsung.
• Item % hanya teks — label di dokumen yang tidak mempengaruhi total.

Apa yang Anda tulis di setiap baris

• Judul dan catatan — yang pelanggan baca di PDF.
• Kuantitas dan harga satuan — membentuk total baris.
• Tarif PPN — dari pajak organisasi. Tanpa minimal satu tarif, Anda tidak bisa membuat item.
• Diskon baris — 0–100% hanya di baris itu.
• Biaya satuan — internal, untuk margin dan markup; tidak pernah di PDF.

Harga neto atau bruto

Sakelar «Gunakan harga bruto» berlaku untuk seluruh dokumen. Neto (default, B2B): ketik 100 + 22% PPN = 122. Bruto (B2C): ketik 122 dan Mokapen memisahkan pajak. Anda tidak bisa campur baris neto dan bruto dalam dokumen yang sama.

Diskon: tiga tingkat berurutan

Seperti penawaran dan pesanan, diskon tidak dijumlahkan: diterapkan berurutan. Contoh 1.000 neto, 10% diskon pelanggan, 5% diskon baris, 3% diskon dokumen: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, lalu PPN. Blok total menampilkan setiap tingkat. Diskon dokumen diaktifkan dari «Tambah diskon» di bawah item. Detail di panduan Diskon.

Baris bisa diseret untuk urutan PDF. Edit dan tempat sampah di baris; total (neto, diskon, pajak per tarif, bruto) dihitung ulang segera. Margin dan markup tetap internal.

Pembayaran: mencatat penagihan

Blok Pembayaran yang membedakan faktur dari penawaran dan pesanan: di sini Anda catat yang benar-benar diterima. Muncul di kartu setelah simpan pertama (id faktur diperlukan). Di faktur baru, simpan dulu, lalu catat penerimaan.

Setiap baris pembayaran punya:

• Tanggal — saat uang diterima (default hari ini).
• Jumlah dan mata uang — mata uang mengikuti dokumen.
• Metode — transfer bank, kartu, tunai, atau metode yang sudah disetel di faktur.
• Referensi — ref. bank, id transaksi, nomor cek: apa pun untuk rekonsiliasi.

Tambah dengan + Pembayaran, hapus dengan ikon tempat sampah di baris. Anda bisa bagi penagihan: uang muka hari ini, saldo 30 hari, dua metode berbeda. Total dibayar di kartu menunjukkan sisa versus bruto.

Saat cakupan sama dengan total (atau Anda anggap tertutup), pindahkan kartu ke Paid — dari Kanban atau status di kartu. Pembayaran tetap di riwayat meski nanti menerbitkan nota kredit.

Desain dokumen: templat PDF

PDF dimulai dari templat: tata letak, warna, logo, tabel item, tanda tangan. Di blok Desain pilih yang dipakai. Mokapen menyertakan templat sistem Standard 1–4; organisasi bisa buat kustom di Templat, tipe Faktur, dengan syarat ekonomi terisi dan templat default untuk dokumen baru.

Jika mengubah templat di faktur yang ada dan simpan, pratinjau dan unduhan memakai tata letak baru — item, harga, dan pembayaran tetap.

Syarat ekonomi

Di blok Dokumen, editor kaya untuk syarat: ketentuan pembayaran («30 hari dari tanggal faktur»), detail bank, referensi pesanan, catatan hukum. Jika templat mengisinya, mulai dari sana. Teks masuk ke PDF di bawah tabel item.

Pratinjau, unduh, dan kirim ke pelanggan

Saat faktur siap — item, syarat, pelanggan, jenis dokumen — Anda sampaikan dengan tiga cara.

Pratinjau

Tombol Pratinjau menampilkan PDF A4 seperti yang akan dilihat pelanggan. Selalu pakai sebelum kirim: judul terpotong, tarif PPN salah, logo. Pratinjau mencerminkan keadaan tersimpan: jika baru ubah baris, simpan dan coba lagi.

Unduh: PDF atau Word

Unduh menawarkan PDF (pengiriman standar; nama file NamaPengirim - Kode.pdf) dan Word (docx) jika perlu edit di luar sistem. Edit di Word tidak kembali ke Mokapen.

Kirim email

Kirim email membuka modal: penerima terisi dari kontak/perusahaan, alamat tambahan dipisah titik koma, pengirim dari koneksi SMTP (jika tidak alamat sistem). Subjek seperti «Faktur {kode}», isi bisa diedit. Opsi: Lampirkan PDF (default) dan BCC ke saya. Pengiriman dicatat di timeline faktur (tanggal, penerima). Lalu seret kartu ke Sent.

Berbeda dengan penawaran, faktur tidak punya penerimaan OTP online: dokumen yang diterbitkan, bukan tawaran untuk ditandatangani.

E-faktur per negara

Mokapen dibuat untuk lebih dari satu negara: aturan fiskal tidak di-hardcode sebagai konstanta satu pasar. Setiap negara punya pack (bidang, nilai diizinkan, jenis dokumen, default). Negara default adalah negara organisasi; di Pengaturan → Penjualan → Faktur bisa override jika menerbitkan di profil berbeda.

Di faktur, blok e-faktur menampilkan bidang pack aktif: jenis dokumen fiskal, kode pembebasan / sifat, regime, dan apa pun yang saluran negara butuhkan. Nilai diisi dari: dokumen → pengaturan organisasi → default pack. Isi dengan hati-hati sebelum anggap faktur diterbitkan: data yang sama dipakai pengiriman elektronik saat saluran negara aktif.

Jika negara organisasi belum punya pack, muncul peringatan e-faktur tidak tersedia untuk negara itu: Anda tetap bisa terbitkan dokumen CRM, PDF, dan pembayaran. Pack berkembang; Italia memakai profil faktur elektronik (bidang SDI) di organisasi dan setiap faktur.

Untuk nota kredit dan debit, pack bisa wajibkan tautan ke faktur asli: pilih dokumen terkait untuk pelanggan yang sama. Tanpa itu, riwayat terpisah.

Pengiriman ke sistem nasional (mis. SDI di Italia) disiapkan di bidang ini dan pengaturan org. Saat saluran pengiriman aktif untuk organisasi, mulai dari faktur lengkap: penerima dengan data pajak, baris, jenis dokumen, pack terisi. Sampai saat itu, kerja dengan PDF, email, dan pembayaran — catatan tetap valid di CRM.

Jika masih memakai Fatture in Cloud dari pesanan, bisa lanjut: detail di panduan Fatture in Cloud. Faktur native Mokapen dan sync FIC dua jalur; jangan campur di dokumen yang sama tanpa aturan tim yang jelas.

Membuat faktur

Dua cara, dan pilihan mengubah seberapa banyak pekerjaan.

• Dari pesanan (disarankan) — buka pesanan terpenuhi atau «untuk difaktur», + Buat dan hubungkan → Faktur. Pelanggan, item, diskon, dan syarat disalin. Periksa tanggal, jenis dokumen, pack elektronik, simpan. Pesanan tetap dan tetap terhubung.
• Dari penawaran atau kartu pelanggan — + Buat dan hubungkan sama, jika lewati pesanan. Penerima dan diskon khusus terisi.
• Langsung — + Faktur dari halaman Faktur. Cocok untuk nota kredit, retainer, pekerjaan tanpa pesanan. Bisa buat catatan direktori seketika jika belum ada.

Dalam setiap kasus urutannya sama:

1. Judul jelas («Pemeliharaan 2026 — Acme Ltd»).
2. Penerima, pengirim, jenis dokumen.
3. Templat PDF atau default org.
4. Item (sudah disalin jika dari pesanan).
5. Syarat ekonomi dan, jika perlu, bidang pack elektronik.
6. Pemilik dan tanggal (terbit, jatuh tempo).
7. Simpan: kode progresif ditetapkan. Lalu pratinjau, kirim, atau pembayaran pertama.

Tidak semua harus sempurna saat simpan pertama. Setelah kirim ke pelanggan, jika ubah baris, kirim PDF lagi: mereka sudah punya versi.

Mengedit faktur

Edit di kartu

Buka dan ubah yang perlu: judul, bidang, baris, syarat, pembayaran. Di kartu samping, bidang tersimpan saat keluar fokus; di halaman penuh klik Simpan di blok. Simpan sebelum pratinjau atau kirim.

Majukan status dari Kanban

Jika hanya ubah tahap (issued, sent, paid, overdue), seret kartu. Status terminal (100% Paid, 0% Credited/Cancelled) ke status lain bisa diubah anggota organisasi — pengaman agar dokumen tertutup tidak terbuka sembarangan.

Edit massal dari Daftar

Daftar → filter → centang → Edit: pemilik, status, tag, bidang sederhana. Bukan item atau pembayaran (milik dokumen tunggal). Bilah sama: Klona, Arsip, Hapus.

Mengklona faktur

Retainer bulanan, struktur sama untuk pelanggan berbeda: jangan bangun dari nol. Kartu → Opsi → Klona. Ambil item dan, opsional, lampiran, koneksi, komentar, timeline. Kode progresif baru, sufiks di judul, penerima disetel lagi. Asli tidak tersentuh.

Dari Daftar bisa klona beberapa faktur sekaligus: opsi sama, sekali.

Mengarsipkan faktur

Meski dibayar atau dikredit, faktur tetap riwayat fiskal dan komersial. Arsip menghapus dari Kanban dan Daftar aktif tetapi menyimpan: tetap di kartu pelanggan dan laporan. Temukan di Faktur → Aksi → Arsip faktur. Tunggal: Opsi → Arsip. Massal: Daftar → Arsip. Untuk kembalikan: arsip → Opsi → Pulihkan.

Arsip jika dokumen benar-benar terjadi (dikirim, dibayar, terhubung pesanan). Hapus jika kesalahan atau uji.

Menghapus faktur

Hapus hanya draf salah atau duplikat uji. Jika punya nomor, sudah dikirim, atau punya pembayaran, arsipkan.

Kartu → Opsi → Hapus → konfirmasi. Dengan advanced Premium masuk tempat sampah (Faktur → Aksi → Tempat sampah): dari sana Pulihkan atau Hapus permanen. Tanpa tempat sampah, penghapusan biasanya permanen setelah konfirmasi. Dari Daftar: pilih → Hapus.

Dari pesanan ke faktur

Pesanan komitmen, faktur dokumen fiskal. Langkah alami + Buat dan hubungkan → Faktur dari pesanan (atau kolom pesanan «Untuk difaktur», jika pakai tahap itu). Item, pelanggan, jumlah, dan syarat disalin; kedua catatan tetap, terhubung di Koneksi. Di kartu pelanggan Anda lihat «pesanan April, faktur April, dibayar Mei» tanpa ketik manual.

Anda bisa faktur pesanan yang sama dalam lebih dari satu dokumen (penagihan progresif, uang muka + saldo) dengan beberapa faktur terhubung: sesuaikan baris di masing-masing. Detail pesanan di panduan Pesanan; penawaran di hulu di panduan Penawaran.

Pipeline dan status

Pipeline adalah jalur faktur. Secara default ada satu pipeline dengan tahap fiskal tipikal:

• Draft (10%) — dalam persiapan, belum diterbitkan.
• Issued (40%) — bernomor, siap dikirim.
• Sent (60%) — pelanggan punya, menunggu pembayaran.
• Overdue (80%) — lewat jatuh tempo, perlu ditindaklanjuti.
• Paid (100%) — ditagih.
• Credited (0%) — ditutup dengan nota kredit.
• Cancelled (0%) — tidak valid, tanpa riwayat penagihan berguna.

Persentase mengisi bar di kartu dan laporan (open / won / lost). Sesuaikan status dan pipeline di Pengaturan → Penjualan → Faktur → Pipeline dan status: ganti nama, urutkan, progres 0–100%, pipeline extra (B2B vs retainer), visibilitas tim. Pakai 100% hanya untuk «paid / closed ok» dan 0% hanya untuk penutupan final, agar volume laporan kredibel.

Bagian terkait

• Koneksi — pesanan, penawaran, nota kredit, tugas tindak lanjut, tiket. Dua arah.
• File — surat jalan, kontrak, bukti bank.
• Pembaruan — timeline: pembuatan, edit, email, pembayaran.
• Tag — «Tindak lanjut», «Retainer», «Sektor publik», apa pun untuk filter.

Pengaturan faktur

Tersedia untuk admin dan pemilik di Pengaturan → Penjualan → Faktur:

• Pipeline dan status — tahap, progres, pipeline extra.
• E-faktur — negara (default: negara org), bidang pack, default disalin ke faktur baru (regime, jenis dokumen fiskal, dan apa pun yang pack tampilkan).
• Bidang kartu — urutan, bidang wajib, bidang kustom (kode tender, kode pekerjaan).
• Kolom daftar — juga dari Daftar → Aksi → Edit kolom.

Di luar area faktur, tetapi wajib: Tarif pajak (Pengaturan → Penjualan → Pajak) dan Templat dokumen (menu Templat, tipe Faktur).

Laporan faktur

Kanban dan Daftar untuk dokumen tunggal. Untuk tren — diterbitkan per kuartal, jatuh tempo, siapa bayar, item mana difaktur, margin — pakai laporan, dari halaman Laporan faktur (paket Premium / Large).

Tampilan paling berguna:

• Jumlah terbuka, ditagih, hilang — indikator untuk yang masih ditagih, dibayar, dikredit/dibatalkan.
• Jumlah rata-rata — tiket rata-rata periode.
• Margin dan markup — jika mengisi biaya di baris.
• Distribusi status dan pipeline — bottleneck (terlalu banyak Sent atau Overdue).
• Jenis dokumen — faktur vs nota kredit vs proforma.
• Item paling sering difaktur dan biaya item.
• Per pemilik, kontak, perusahaan — siapa menerbitkan dan siapa membeli.

Laporan menghormati izin: setiap pengguna hanya melihat faktur yang bisa diakses. Filter, buka detail, unduh grafik untuk rapat — lebih cepat dari sepuluh lembar ekspor.