Panduan Mokapen

Panduan Tonggak

Tonggak adalah cicilan dokumen: sepotong jumlah, dengan tanggal jatuh tempo dan keadaan. Anda memakainya ketika pelanggan tidak membayar semuanya sekaligus — uang muka saat tanda tangan, termin kemajuan, pelunasan saat penyerahan — dan Anda ingin melihat, dokumen per dokumen dan di satu papan saja, apa yang masih harus ditagih dan apa yang sudah tertutup.

Bloknya bernama Tonggak dan berada di kartu penawaran, pesanan, dan faktur. Cara kerjanya sama pada ketiga dokumen. Ini bukan daftar harga kedua dan tidak mencatat penerimaan uang: ini rencana waktu yang sudah Anda sepakati.

Di mana tempatnya dalam kerja sehari-hari

Baris dokumen mengatakan apa yang Anda jual dan berapa nilainya secara total. Tonggak mengatakan kapan angka itu terpecah. Penawaran sebesar 12.000 € bisa tetap satu baris «Proyek situs» dan, di bawahnya, tiga tonggak: 30% saat konfirmasi, 40% saat penyerahan draf, 30% saat peluncuran.

Rencana hidup di dokumen, jadi Anda melihatnya ketika membuka kartu itu. Jika pagi hari Anda ingin tahu «cicilan mana yang jatuh tempo minggu ini, di semua penawaran», buka papan Tonggak dari halaman Penawaran, Pesanan, atau Faktur. Setiap kartu adalah satu cicilan, bukan seluruh dokumen. Satu klik pada kartu membuka kembali penawaran, pesanan, atau faktur pemiliknya.

Ketika pelanggan menerima dan Anda mengubah penawaran menjadi pesanan, tonggak berpindah ke pesanan bersama baris-barisnya. Di faktur Anda menulisnya lagi: langkah pesanan → faktur tidak menyalinnya sendiri. Pembayaran pada faktur adalah hal lain: di situ Anda menandai uang yang benar-benar masuk.

Contoh penerapan

• Konsultasi bertahap: penawaran 10.000 € dalam persentase. Baris 1 sebesar 30% dengan jatuh tempo saat tanda tangan dan catatan «Uang muka». Baris 2 sebesar 40% «Penyerahan draf». Baris 3 sebesar 30% «Pelunasan». Sisa di bawah harus sampai 0%: Anda sudah menutup seluruh dokumen.
• Pasokan dengan jumlah tetap: pesanan 8.400 €, cara Jumlah. 2.500 € saat pesanan, 3.400 € saat barang siap, 2.500 € saat pemasangan. Berguna ketika kontrak berbicara tentang angka dan bukan persentase, atau ketika satu cicilan adalah uang muka bulat yang tidak jatuh tepat di 30%.
• Iuran atau angsuran: dua belas baris dengan jumlah yang sama, satu jatuh tempo pada tanggal 1 setiap bulan, catatan «Cicilan 1» … «Cicilan 12». Di papan Anda melihatnya masuk ke kolom Segera jatuh tempo seiring mendekat.
• Penagihan komersial: Anda tidak membuka dokumen satu per satu. Dari halaman Penawaran (atau Pesanan, atau Faktur) tekan Tonggak. Kolom Kedaluwarsa adalah apa yang seharusnya sudah ditagih dan belum ditandai selesai. Kolom Segera jatuh tempo adalah minggu yang akan datang.
• Dari penawaran ke pesanan: Anda menyiapkan rencana sudah di penawaran, supaya pelanggan melihat tanggal jatuh tempo saat negosiasi. Saat diterima, pesanan lahir dengan cicilan, tanggal, dan catatan yang sama. Di pesanan Anda hanya memperbarui Negara, dari Berencana ke Selesai, ketika cicilan tertutup.

Blok Tonggak pada kartu

Buka penawaran, pesanan, atau faktur. Di bagian bawah kartu Anda menemukan kartu Tonggak, dengan hitungan baris. Jika kosong Anda membaca «Tidak ada tonggak». Tombol Menambahkan menyisipkan satu baris.

Setiap baris punya empat kolom dan satu catatan di bawahnya:

• # — nomor baris (1, 2, 3). Ini bukan judul bebas: nama cicilan Anda tulis di bidang Catatan («Uang muka tanda tangan», «Termin lapangan», «Pelunasan»). Catatan sampai 255 karakter, dengan penghitung di kanan.
• Persentase atau Jumlah — nilai cicilan ini. Pilihannya satu untuk seluruh dokumen, dengan dua tombol di atas blok. Anda tidak bisa mencampur, pada kartu yang sama, satu baris dalam persentase dan satu baris dalam euro.
• Kedaluwarsa — hari saat cicilan itu diharapkan. Anda boleh mengosongkannya: cicilan tetap di rencana, tetapi di papan ia masuk ke yang berencana, bukan ke jatuh tempo.
• Negara — hanya dua nilai: Berencana dan Selesai. «Segera jatuh tempo» dan «Kedaluwarsa» tidak dipilih di sini: papan menghitungnya dari tanggal.

Tong sampah di kanan menghapus baris. Di kanan bawah, Sisa memberi tahu berapa bagian dokumen yang belum ditetapkan ke sebuah cicilan: dalam persentase jika Anda bekerja dengan persentase, dalam angka jika Anda bekerja dengan jumlah.

Total cicilan tidak boleh melebihi dokumen. Jika dalam persentase Anda melewati 100%, bidang berhenti di maksimum yang masih tersedia. Jika dalam jumlah Anda melewati total dokumen, ia berhenti dengan cara yang sama. Anda boleh meninggalkan sisa: rencana 70% sah, 30% sisanya memang belum punya tanggal jatuh tempo.

Baris kosong — tanpa nilai, tanpa tanggal, dan tanpa catatan — tidak disimpan. Yang lain ya, bersama dokumen, ketika Anda menyimpan kartu.

Persentase atau Jumlah

Hampir selalu Anda mulai dari Persentase. Tulis 30, 40, 30 dan rencana tetap benar meskipun, dalam negosiasi, total penawaran bergerak: persentase tetap, padanan euro dihitung ulang dari total yang baru. Itulah kasus konsultasi dan setiap penawaran yang harganya masih bisa berubah.

Pindah ke Jumlah ketika kontrak berbicara tentang angka bulat, atau ketika satu cicilan bukan persentase yang rapi dari total. Pada tombol Jumlah Mokapen menampilkan euro yang sudah dihitung dari persentase dan total dokumen. Jika Anda menyimpan dengan cara ini, sejak saat itu dokumen mengingat jumlah, bukan persentase.

Arah sebaliknya bekerja dengan cara yang sama: dari jumlah ke persentase, persentase adalah jumlah dibagi total dokumen. Sebaiknya dilakukan ketika total sudah yang definitif. Jika total masih nol, isi dulu baris barang: tanpa jumlah dokumen, cara Jumlah tidak punya atap untuk bersandar.

Cara ini milik dokumen, bukan milik satu baris. Penawaran dalam persentase dan pesanan dalam jumlah bisa hidup berdampingan: itu dua kartu yang berbeda. Ketika Anda menyalin penawaran ke pesanan, cara ikut bersama baris-barisnya.

Kedaluwarsa dan Negara

Di kartu Anda memutuskan dua hal: tanggalnya, dan apakah cicilan masih Berencana atau sudah Selesai. Sisanya dikerjakan papan, setiap kali Anda membukanya, tanpa nilai Negara ketiga yang harus diatur.

• Selesai — Anda menandai cicilan sebagai tertutup. Ia tetap di kolom Selesai meskipun tanggalnya di masa lalu. Inilah cara yang tepat untuk berkata «cicilan ini tidak perlu ditagih lagi».
• Kedaluwarsa — masih berencana dan tanggal jatuh temponya sebelum hari ini. Anda tidak memilihnya dari menu: ia masuk sendiri.
• Segera jatuh tempo — masih berencana dan tanggal jatuh temponya jatuh dalam 7 hari ke depan, hari ini termasuk.
• Berencana — tidak ada tanggal, atau tanggalnya lewat dari 7 hari.

Contoh. Hari ini 20 Oktober. Cicilan yang berencana pada 18 Oktober ada di Kedaluwarsa. Yang pada 25 Oktober ada di Segera jatuh tempo. Yang pada 15 November ada di Berencana. Cicilan 18 Oktober yang sama, jika Anda memindahkannya ke Selesai, keluar dari kedaluwarsa dan masuk ke Selesai: tanggal tetap, isian Negara mengalahkan tanggal.

Papan Tonggak

Di halaman penawaran, pesanan, dan faktur — baik di daftar maupun di kanban — di atas ada tombol Tonggak, dengan ikon bendera. Ia membuka papan dengan empat kolom: Berencana, Segera jatuh tempo, Kedaluwarsa, Selesai. Ada tiga papan terpisah: papan penawaran tidak mencampur pesanan, dan papan faktur tidak mencampur penawaran.

Setiap kartu menampilkan nomor cicilan, kode dan judul dokumen, persentase atau jumlah, tanggal jatuh tempo (merah jika sudah lewat, oranye jika segera jatuh tempo), pelanggan, dan catatan. Klik membuka kartu dokumen, tempat Anda membereskan nilai, tanggal, dan catatan dengan tenang.

Anda juga bisa menyeret kartu dari satu kolom ke kolom lain. Seretan itu bukan sekadar ganti sebutan: ia menulis ulang Negara dan, dalam tiga dari empat kasus, juga tanggalnya. Ada baiknya mengetahui ini sebelum memindahkan kartu saat rapat.

• Menuju Selesai — Negara menjadi Selesai. Tanggal jatuh tempo yang sudah Anda tulis tetap seperti semula.
• Menuju Kedaluwarsa — Negara kembali ke Berencana dan tanggal jatuh tempo menjadi kemarin. Pakai hanya jika Anda memang ingin memaksa cicilan masuk ke yang kedaluwarsa.
• Menuju Segera jatuh tempo — Negara kembali ke Berencana dan tanggal jatuh tempo menjadi 3 hari lagi.
• Menuju Berencana — Negara kembali ke Berencana dan tanggal jatuh tempo dihapus. Cicilan tidak lagi punya tanggal.

Jika tanggal yang benar adalah yang disepakati dengan pelanggan, jangan menyeret kartu untuk «merapikannya»: buka dokumen dan ubah Negara menjadi Selesai, atau perbaiki tanggal jatuh tempo dengan tangan. Seretan nyaman untuk menutup cicilan (menuju Selesai, tanggal tidak tersentuh) dan perlu dipakai hati-hati pada tiga kolom yang lain.

Dari penawaran ke pesanan, lalu ke faktur

Ketika dari penawaran Anda membuat pesanan, Mokapen menyalin tonggak: nomor, persentase atau jumlah, tanggal jatuh tempo, Negara, dan catatan. Anda menemukannya sudah terisi di kartu pesanan yang baru, dengan cara yang sama (persentase atau jumlah) dengan penawaran. Dari situ Anda memperbaruinya tanpa menulis ulang: tandai Selesai cicilan uang muka pada hari uangnya masuk, geser tanggal jatuh tempo jika lapangan mundur.

Faktur tidak menerima tonggak pesanan secara otomatis. Jika Anda ingin rencana yang sama di sana juga, buka faktur dan susun kembali baris-barisnya. Masuk akal ketika faktur menutupi seluruh pesanan. Kurang masuk akal ketika Anda menagihkan satu cicilan saja: dalam kasus itu tonggak yang berguna hanya satu, dengan jumlah dan tanggal jatuh tempo penerbitan itu, dan yang lain tetap di pesanan.

Negara Selesai tidak membuat pembayaran dan tidak menerbitkan faktur. Itu tanda pada rencana. Penerimaan uang yang sesungguhnya dicatat di Pembayaran faktur; dokumen fiskal dibuat lewat alur faktur, bukan dengan menyeret kartu.

Apa yang bukan

Ini bukan tonggak Gantt sebuah proyek. Yang itu mengukur fase pekerjaan (awal, penyerahan, uji terima). Yang ini mengukur cicilan dokumen penjualan. Sebuah proyek bisa punya yang pertama dan sebuah pesanan yang kedua, tanpa keduanya saling selaras.

Ini bukan Pembayaran di faktur. Tonggak Selesai berarti «cicilan rencana ini tertutup bagi kami». Pembayaran berarti «uang ini sudah masuk». Anda bisa punya rencana yang seluruhnya ditandai selesai sementara pembayaran belum dicatat, atau sebaliknya.

Ini bukan baris barang dan tidak menggantikan syarat ekonomi di PDF. Teks «30% saat pesanan, pelunasan dalam 30 hari» yang ingin Anda bacakan kepada pelanggan tetap di syarat dokumen. Tonggak adalah alat internal supaya Anda tidak melupakan tanggal-tanggal itu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya memberi nama cicilan, misalnya «Uang muka»?

Ya, di bidang Catatan. Kolom # hanya nomor urut baris. Di papan Anda membaca catatan di bawah judul dokumen.

Haruskah saya sampai 100%?

Tidak. Sisa boleh tinggal. Anda tidak bisa melewati 100% atau melewati jumlah dokumen: bidang terkunci di maksimum yang masih bebas.

Saya mengubah total penawaran. Apakah cicilan ikut diperbarui?

Jika dokumen dalam Persentase, persentase tetap dan padanan euro mengikuti total yang baru. Jika dalam Jumlah, angka yang Anda tulis tetap: total yang lebih rendah bisa membuat Anda melampaui, dan bidang menarik Anda kembali ke dalam atap yang baru begitu Anda kembali ke bidang itu.

Mengapa cicilan tanpa tanggal tidak muncul di antara yang jatuh tempo?

Karena «segera jatuh tempo» dan «kedaluwarsa» ada hanya jika ada tanggal. Tanpa tanggal, cicilan ada di Berencana. Isi tanggal jatuh tempo di kartu jika Anda ingin melihatnya mendekat di papan.

Saya menyeret kartu ke Berencana dan tanggalnya hilang.

Itulah perilaku kolom: kembali ke sana menghapus tanggal jatuh tempo. Buka lagi dokumen dan kembalikan tanggalnya. Untuk menutup cicilan tanpa menyentuh hari yang disepakati, seret ke Selesai atau atur Selesai dari Negara di kartu.

Cicilan ada di masa lalu tetapi saya sudah menutupnya. Mengapa tidak di Kedaluwarsa?

Karena nilai Negara adalah Selesai. Selesai didahulukan dari tanggal: kartu tetap di kolom Selesai meskipun harinya sudah lewat. Itulah yang Anda inginkan, jika cicilan tidak perlu ditagih lagi.

Saya membuat pesanan dari penawaran. Haruskah saya menyalin cicilan lagi?

Tidak. Persentase atau jumlah, tanggal, Negara, dan catatan berpindah ke pesanan. Periksa ulang hanya jika saat berpindah Anda mengubah total dan Anda bekerja dengan jumlah tetap.

Lalu ketika saya membuat faktur dari pesanan?

Tonggak tidak disalin. Jika Anda membutuhkannya juga di faktur, tambahkan di sana. Pembayaran yang tercatat di faktur tetap terpisah dari rencana ini.

Apakah tonggak masuk ke PDF yang saya kirim ke pelanggan?

Tidak. Mereka tetap di kartu dan di papan. Jika pelanggan harus membaca tanggal jatuh tempo, tuliskan di syarat dokumen.

Apakah saya melihat tonggak penawaran, pesanan, dan faktur bersama-sama?

Tidak. Tombol Tonggak di halaman Penawaran hanya menampilkan cicilan penawaran. Sama untuk Pesanan dan untuk Faktur. Tiga rencana, tiga papan.