Panduan Mokapen

Kontak Microsoft Outlook

Hubungkan Anda Kontak Microsoft Outlook buku alamat ke organisasi Anda kontak di Mokapen. Impor pelanggan dan prospek yang sudah ada di Outlook, selaraskan data, atau ekspor kontak yang dibuat di CRM ke Outlook — sesuai dengan aturan yang Anda pilih.

Gambaran umum: Integrasi.

Persyaratan

• Akun Microsoft dengan buku alamat kontak.
• Izin untuk mengotorisasi Mokapen untuk membaca dan menulis kontak di Outlook.
• Izin Mokapen pada kontak di organisasi (lihat Peran dan izin).

Hubungkan Kontak Outlook

1. Menu pengguna → Integrasi → Kontak Microsoft Outlook.
2. Klik Sinkronkan Kontak Microsoft Outlook.
3. Pilih akun Microsoft Anda (mungkin berbeda dengan email Mokapen Anda).
4. Terima izin untuk buku alamat kontak.
5. Kembali ke Mokapen: verifikasi Akun terhubung dan konfigurasikan opsi di bawah ini.

Jika Anda tidak menerima, tidak ada kontak yang akan diimpor atau diekspor. Halaman akan tetap ada tanpa sinkronisasi aktif.

Apa yang diminta Mokapen dari Microsoft

Profil (nama, email) dan akses penuh ke buku alamat kontak: membaca kontak yang ada, membuat kontak baru, memperbaruinya. Diperlukan untuk sinkronisasi dua arah atau impor massal.

Pengaturan untuk dikonfigurasi

Sinkronisasi arah

• Hanya ke Mokapen saja — Pandangan → CRM.
• Hanya untuk Outlook — CRM → Pandangan.
• Keduanya — keselarasan di kedua arah.

Jika Anda menggunakan koneksi bersama dalam mode tertentu, Mokapen mungkin membatasi arahnya: ikuti apa yang Anda lihat di halaman.

Daftar kontak

• Daftar utama — secara default «Kontak» (tidak dapat diedit: Microsoft API tidak menampilkan daftar utama yang berbeda).
• Daftar lainnya — folder atau daftar kontak tambahan yang dibuat di Outlook; pilih yang akan disertakan dalam sinkronisasi.

Visibilitas

• Semua anggota — kontak yang diimpor terlihat di organisasi (CRM bersama).
• Hanya aku — buku alamat yang diimpor terbatas pada akses Anda (kontak pribadi).

Duplikat dan konflik

• Perbandingan email — di Kontak Outlook selalu aktif (kotak centang tidak dapat dinonaktifkan): menghindari pembuatan kontak kedua jika email sudah ada di Mokapen.
• Penanganan konflik — bila data berbeda, pilih apakah Mokapen atau Kontak Outlook diutamakan.

Pemetaan lapangan

Tautkan bidang Outlook (nama, telepon, alamat…) ke kolom Mokapen. Email utama tetap berada di bidang email kontak.

Setiap kolom Mokapen dapat digunakan hanya sekali: jangan menetapkan bidang Mokapen yang sama ke dua kolom Outlook yang berbeda.

Sinkronisasi otomatis atau manual

Pilih apakah sinkronisasi berjalan secara otomatis saat Anda mengubah data, atau hanya saat Anda mengklik Sinkronisasi (sinkronisasi manual).

Bagikan sinkronisasi

Dengan paket yang sesuai, anggota lain dapat menggunakan koneksi Anda tanpa masuk lagi ke Microsoft.

Otorisasi wajib

Centang “Saya mengizinkan Mokapen untuk membuat salinan…” — tanpa kotak centang itu, maka Menyimpan Dan Sinkronisasi tombol tetap dinonaktifkan.

Lalu klik Sinkronisasi. Sinkronisasi mungkin memerlukan waktu pada buku alamat berukuran besar.

Perilaku di Mokapen

• Dari daftar kontak Anda dapat menjalankan kembali sinkronisasi dari menu (jika diizinkan).
• Dengan ekspor aktif, membuat atau mengedit kontak di Mokapen dapat memperbarui Outlook.
• Saat menggabungkan duplikat di buku alamat, Mokapen dapat memperbarui atau menghapus kontak di Outlook — uji terlebih dahulu dengan data sampel.

Masalah umum

• Terlalu banyak duplikat — aktifkan perbandingan email; gunakan alat Duplikat setelah impor pertama.
• Sinkronisasi diblokir — verifikasi kotak centang otorisasi; putuskan sambungan dan sambungkan kembali.
• Kontak tidak terlihat oleh tim — visibilitas "hanya saya" atau izin peran.

Memutuskan

Klik Memutuskan: jendela konfirmasi terbuka dengan Menyimpan bagian. Di sana Anda memutuskan apa yang harus dilakukan dengan data yang sudah diimpor ke Mokapen dengan sinkronisasi ini.

Pilihan di Mokapen (kotak yang dicentang = simpan, default):

• Kontak — jika Anda membiarkan kotak ini dicentang, kontak diimpor dari Outlook tetap di Mokapen tapi tidak lagi sinkron. Jika kamu hapus centangnya, Mokapen menghapus dari organisasi kontak yang ditautkan ke integrasi Kontak Outlook ini.
• Perusahaan — logika yang sama untuk catatan perusahaan yang diimpor melalui sinkronisasi (simpan atau hapus dari Mokapen).

Dalam kedua kasus tersebut, putuskan sambungan tidak otomatis terhapus kontak di Outlook Kontak: kontak tersebut tetap ada di buku alamat Outlook kecuali Anda menghapusnya di sana.

Setelah memilih, ketikkan kata konfirmasi dan konfirmasi Memutuskan. Menghapus banyak kontak mungkin memerlukan waktu beberapa menit.

Pelajari lebih lanjut: Panduan kontak.