Przewodnik po Mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Połącz książkę adresową Microsoft Outlook Contacts z kontaktami organizacji w Mokapen. Importuj klientów i leady już w Outlook, utrzymuj dane zsynchronizowane lub eksportuj do Outlook kontakty utworzone w CRM — zgodnie z wybranymi regułami.

Ogólny przegląd: Integracje.

Wymagania

• Konto Microsoft z książką adresową kontaktów.
• Uprawnienie do autoryzacji Mokapen do odczytu i zapisu kontaktów w Outlook.
• Uprawnienia Mokapen do kontaktów w org (zob. Role i uprawnienia).

Połączenie Outlook Contacts

1. Menu użytkownika → Integracje → Microsoft Outlook Contacts.
2. Naciśnij Synchronizuj Microsoft Outlook Contacts.
3. Wybierz konto Microsoft (może różnić się od e-maila Mokapen).
4. Zaakceptuj uprawnienia do książki adresowej kontaktów.
5. Wróć do Mokapen: sprawdź Połączone konto i skonfiguruj opcje poniżej.

Jeśli nie zaakceptujesz, żaden kontakt nie zostanie zaimportowany ani wyeksportowany. Strona pozostanie bez aktywnej synchronizacji.

Czego Mokapen wymaga od Microsoft

Profil (imię, e-mail) i pełny dostęp do książki adresowej kontaktów: odczyt istniejących kontaktów, tworzenie nowych, aktualizacja. Wymagane do synchronizacji dwukierunkowej lub importu masowego.

Ustawienia do skonfigurowania

Kierunek synchronizacji

• Tylko do Mokapen — Outlook → CRM.
• Tylko do Outlook — CRM → Outlook.
• Oba — wyrównanie w obu kierunkach.

Przy wspólnym połączeniu w niektórych trybach Mokapen może ograniczyć kierunek: postępuj zgodnie z tym, co widzisz na stronie.

Listy kontaktów

• Lista główna — domyślnie «Kontakty» (nieedytowalna: API Microsoft nie udostępnia innej listy głównej).
• Inne listy — dodatkowe foldery lub listy kontaktów utworzone w Outlook; wybierz te do uwzględnienia w synchronizacji.

Widoczność

• Wszyscy członkowie — zaimportowane kontakty widoczne w org (wspólny CRM).
• Tylko ja — zaimportowana książka ograniczona do Twojego dostępu (kontakty osobiste).

Duplikaty i konflikty

• Porównanie e-mail — w Outlook Contacts jest zawsze aktywne (pole nie do wyłączenia): unika tworzenia drugiego kontaktu, jeśli e-mail już istnieje w Mokapen.
• Obsługa konfliktów — przy rozbieżnych danych wybierz, czy pierwszeństwo ma Mokapen, czy Outlook Contacts.

Mapowanie pól

Połącz pola Outlook (imię, telefon, adres…) z kolumnami Mokapen. Główny e-mail pozostaje w polu e-mail kontaktu.

Każda kolumna Mokapen może być użyta tylko raz: nie przypisuj tego samego pola Mokapen do dwóch różnych kolumn Outlook.

Synchronizacja automatyczna lub ręczna

Wybierz, czy synchronizacja uruchamia się automatycznie po zmianie danych, czy tylko po naciśnięciu Synchronizuj (synchronizacja ręczna).

Udostępnij synchronizację

Przy odpowiednim planie inni członkowie mogą korzystać z Twojego połączenia bez ponownego logowania do Microsoft.

Obowiązkowa autoryzacja

Zaznacz «Autoryzuję Mokapen do utworzenia kopii…» — bez tego pola przyciski Zapisz i Synchronizuj pozostają nieaktywne.

Następnie naciśnij Synchronizuj. Synchronizacja może trwać długo przy dużych książkach adresowych.

Zachowanie w Mokapen

• Z listy kontaktów możesz ponownie uruchomić synchronizację z menu (jeśli masz uprawnienia).
• Przy aktywnym eksporcie tworzenie lub edycja kontaktu w Mokapen może aktualizować Outlook.
• Przy łączeniu duplikatów w książce Mokapen może zaktualizować lub usunąć kontakt w Outlook — najpierw przetestuj na danych testowych.

Typowe problemy

• Zbyt wiele duplikatów — włącz porównanie e-mail; użyj narzędzia Duplikaty po pierwszym imporcie.
• Synchronizacja zablokowana — sprawdź pole autoryzacji; rozłącz i połącz ponownie.
• Kontakty niewidoczne dla zespołu — widoczność «tylko ja» lub uprawnienia roli.

Rozłączenie

Naciśnij Rozłącz: otworzy się okno potwierdzenia z sekcją Zachowaj. Tam decydujesz, co zrobić z danymi już zaimportowanymi do Mokapen przez tę synchronizację.

Opcje w Mokapen (zaznaczone pola = zachowaj, domyślnie):

• Kontakty — jeśli zostawisz pole zaznaczone, kontakty zaimportowane z Outlook pozostają w Mokapen, ale nie synchronizują się już. Jeśli je odznaczysz, Mokapen usuwa z org kontakty powiązane z tą integracją Outlook Contacts.
• Firmy — ta sama logika dla kart firm zaimportowanych przez synchronizację (zachowaj lub usuń z Mokapen).

W obu przypadkach rozłączenie nie usuwa automatycznie kontaktów w Outlook Contacts: pozostają w książce Outlook, chyba że usuniesz je tam.

Po wyborze wpisz słowo potwierdzenia i potwierdź Rozłącz. Usunięcie wielu kontaktów może potrwać kilka minut.

Więcej informacji: przewodnik Kontakty.