Przewodnik po Mokapen

Google Drive

Połącz Google Drive z Mokapen, aby dołączać pliki z kart CRM (kontakty, szanse, zgłoszenia, projekty…) i, jeśli chcesz, zapisywać w chmurze pliki przesłane z komputera zamiast tylko na serwerze Mokapen.

Ogólny przegląd: Integracje.

Wymagania

• Konto Google z dostępną przestrzenią na Drive.
• Uprawnienie dla Mokapen do dostępu do plików, które aplikacja tworzy lub otwiera na Drive (nie do całej zawartości dysku).

Połączenie Google Drive

1. Menu użytkownika → Integracje → Google Drive.
2. Kliknij Synchronizuj Google Drive.
3. Zaloguj się do Google i Zezwól na dostęp do plików zarządzanych przez Mokapen.
4. Skonfiguruj preferencje i udostępnianie (tylko użytkownik, który połączył, widzi te sekcje).
5. Kliknij Synchronizuj na dole strony.

Jeśli nie zaakceptujesz, nie będziesz mógł dołączać plików z Drive ani zapisywać przesyłanych plików w chmurze.

Czego Mokapen żąda od Google

Mokapen żąda dostępu do plików, które tworzy lub otwiera przez integrację — nie odczytu całego osobistego Dysku. Służy to dedykowanemu folderowi, przesyłaniu i otwieraniu załączników z kart CRM.

Preferencje

• Zapisuj w chmurze pliki z komputera (przełącznik włączony): pliki przesłane z PC trafiają też na Twój Google Drive, nie tylko do Mokapen.
• Dedykowany folder: Mokapen tworzy lub ponownie używa folderu Nazwa aplikacji – Nazwa organizacji i umieszcza w nim powiązane pliki, aby łatwo je znaleźć pogrupowane w Google.

Udostępnianie zespołowi

• Włącz dla innych użytkowników — współpracownicy lub cała org mogą używać Twojego połączenia Drive do dołączania plików bez ponownego logowania. Przydatne przy firmowym Drive zarządzanym przez opiekuna.
• Udostępnij wszystkie pliki Drive członkom — gdy włączone, pliki Mokapen na Drive są dostępne przez link udostępniony członkom org; gdy wyłączone, uprawnienia są bardziej restrykcyjne.

Po każdej zmianie kliknij Synchronizuj.

Codzienne użycie — dołączanie plików z karty

Otwórz kartę (kontakt, szansa, zgłoszenie, projekt…), kliknij spinacz (Załączniki) i wybierz źródło. Po połączeniu Google Drive pojawiają się dwa odrębne tryby:

1. Z komputera (do Google Drive)

Pozycja menu: Twój komputer w Google Drive.

1. Wybierz plik na PC (lub przeciągnij go do obszaru przesyłania, jeśli dostępny).
2. Mokapen przesyła go na konto Google Drive powiązane z integracją — nie tylko do przestrzeni Mokapen.
3. Jeśli w Integracjach masz włączony dedykowany folder, Mokapen tworzy (lub ponownie używa) folder Nazwa aplikacji – Nazwa organizacji i umieszcza w nim plik.
4. Plik jest dołączony do karty z linkiem otwierającym dokument w Google Drive.

Zalety: dokument pozostaje na Dysku org (lub na koncie współdzielonym z zespołem); nie zużywasz przestrzeni załączników Mokapen; kopia zapasowa i udostępnianie Google pozostają dostępne poza CRM. Idealne dla umów, PDF i nowych plików z komputera.

2. Google Drive online — wybór plików

Pozycja menu: Google Drive online.

1. Otwiera się selektor Google (okno Drive).
2. Wybierz jeden lub więcej plików już obecnych na Drive albo folder.
3. Mokapen nie przesyła ponownie pliku z PC: łączy kartę z plikiem (lub plikami) na Drive, z linkiem do otwarcia.

Zalety: brak podwójnego przesyłania; korzystasz z dokumentów już uporządkowanych w folderach Drive; przydatne dla szablonów, prezentacji lub folderów współdzielonych utrzymywanych przez zespół w Google. Plik pozostaje tam, gdzie go umieściłeś na Drive — Mokapen dodaje tylko link CRM.

Co wybrać?

• Nowy plik z PC → «Twój komputer w Google Drive».
• Plik już na Drive → «Google Drive online».

Jeśli integracja Drive jest współdzielona z kolegami, obie opcje używają aktywnego połączenia org (Twojego lub współdzielonego), więc załączniki wskazują to samo firmowe archiwum.

Usunięcie załącznika z karty Mokapen nie usuwa pliku w Google Drive. Jeśli plik zniknie z Drive, link w Mokapen może przestać działać — wtedy odłącz i ponownie połącz integrację lub zamień załącznik.

Ogólne informacje o załącznikach: przewodnik Załączniki.

Typowe problemy

• Błąd przesyłania — plik za duży, nieobsługiwany format, brak miejsca na Drive lub cofnięte uprawnienie. Połącz integrację ponownie.
• Współpracownik nie widzi ustawień — tylko osoba, która utworzyła połączenie, zmienia preferencje i udostępnianie; inni korzystają ze współdzielonego konta, jeśli włączone.

Odłączenie

Kliknij Odłącz i potwierdź, wpisując wymagane słowo. W oknie możesz wybrać, co zrobić z istniejącymi linkami do załączników Drive w Mokapen.

Opcje w Mokapen:

• Standardowe odłączenie (przełącznik «Usuń wszystkie linki…» wyłączony) — cofasz tylko połączenie konta. Załączniki z linkiem Drive pozostają na kartach w Mokapen, ale bez aktywnej integracji linki mogą przestać działać, dopóki nie połączysz ponownie lub nie zamienisz załączników.
• Usuń z Mokapen wszystkie linki do plików Google Drive (przełącznik włączony) — Mokapen usuwa z org odniesienia do załączników Drive (rekordy powiązane z tą synchronizacją). Pliki nie są usuwane w Google Drive: pozostają w chmurze; znikają tylko linki CRM.

W każdym przypadku dokumenty na zewnętrznym Drive nie są automatycznie niszczone przez Mokapen. Aby zwolnić miejsce lub zamknąć archiwum, działaj bezpośrednio w Google Drive.

Szczegóły załączników: przewodnik Załączniki.