Lernen sie mokapen

Google Drive

Verbinden Sie Google Drive mit Mokapen, um Dateien anzuhängen aus CRM-Datensätzen (Kontakte, Deals, Tickets, Projekte…) und, falls gewünscht, in der Cloud zu speichern, was vom Computer hochgeladen wird, statt nur auf dem Mokapen-Server.

Allgemeine Übersicht: Integrationen.

Voraussetzungen

• Google-Konto mit verfügbarem Drive-Speicher.
• Berechtigung für Mokapen, auf Dateien zuzugreifen, die die App auf Drive erstellt oder öffnet (nicht auf den gesamten Inhalt des Laufwerks).

Google Drive verbinden

1. Benutzermenü → Integrationen → Google Drive.
2. Klicken Sie auf Google Drive synchronisieren.
3. Melden Sie sich bei Google an und Erteilen Sie den Zugriff auf von Mokapen verwaltete Dateien.
4. Konfigurieren Sie Einstellungen und Freigabe (nur der verbindende Benutzer sieht diese Bereiche).
5. Klicken Sie unten auf der Seite auf Synchronisieren.

Wenn Sie nicht zustimmen, können Sie weder Dateien von Drive anhängen noch Uploads in der Cloud speichern.

Was Mokapen von Google anfordert

Mokapen fordert Zugriff auf Dateien an, die es über die Integration erstellt oder öffnet — nicht das Lesen Ihres gesamten persönlichen Drives. Das dient dem dedizierten Ordner, Uploads und dem Öffnen von Anhängen aus CRM-Datensätzen.

Einstellungen

• Computerdateien in der Cloud speichern (Schalter aktiv): vom PC hochgeladene Dateien gehen auch auf Ihr Google Drive, nicht nur nach Mokapen.
• Dedizierter Ordner: Mokapen erstellt oder nutzt einen Ordner App-Name – Organisationsname und legt verknüpfte Dateien dort ab, damit Sie sie gruppiert auf Google finden.

Freigabe mit dem Team

• Für andere Benutzer aktivieren — Kollegen oder die gesamte Org können Ihre Drive-Verbindung nutzen, um Dateien anzuhängen, ohne sich erneut anzumelden. Nützlich für unternehmensweites Drive, verwaltet von einer Ansprechperson.
• Alle Drive-Dateien mit Mitgliedern teilen — wenn aktiv, sind Mokapen-Dateien auf Drive per geteiltem Link für Org-Mitglieder zugänglich; wenn inaktiv, restriktivere Berechtigungen.

Nach jeder Änderung auf Synchronisieren klicken.

Tägliche Nutzung — Dateien aus einem Datensatz anhängen

Öffnen Sie einen Datensatz (Kontakt, Deal, Ticket, Projekt…), klicken Sie auf die Büroklammer (Anhänge) und wählen Sie die Quelle. Mit verbundenem Google Drive erscheinen zwei getrennte Modi:

1. Vom Computer (zu Google Drive)

Menüpunkt: Ihr Computer auf Google Drive.

1. Wählen Sie die Datei auf dem PC (oder ziehen Sie sie in den Upload-Bereich, falls verfügbar).
2. Mokapen lädt sie auf das mit der Integration verknüpfte Google-Drive-Konto hoch — nicht nur in den Mokapen-Speicher.
3. Ist der dedizierte Ordner unter Integrationen aktiv, erstellt Mokapen (oder nutzt) den Ordner App-Name – Organisationsname und legt die Datei dort ab.
4. Die Datei wird am Datensatz angehängt mit einem Link, der das Dokument auf Google Drive öffnet.

Vorteile: das Dokument bleibt im Org-Drive (oder im mit dem Team geteilten Konto); Sie verbrauchen keinen Mokapen-Anhangsspeicher; Google-Backup und -Freigabe bleiben außerhalb des CRM verfügbar. Ideal für Verträge, PDFs und neue Dateien vom Computer.

2. Google Drive online — Dateiauswahl

Menüpunkt: Google Drive online.

1. Der Google-Auswahldialog öffnet sich (Drive-Fenster).
2. Wählen Sie eine oder mehrere bereits vorhandene Dateien auf Drive oder einen Ordner.
3. Mokapen lädt die Datei nicht erneut vom PC hoch: Es verknüpft den Datensatz mit der Datei (oder den Dateien) auf Drive, mit Link zum Öffnen.

Vorteile: kein doppelter Upload; Sie nutzen bereits in Drive-Ordnern organisierte Dokumente; nützlich für Vorlagen, Präsentationen oder geteilte Ordner, die das Team auf Google pflegt. Die Datei bleibt, wo Sie sie auf Drive abgelegt haben — Mokapen fügt nur den CRM-Link hinzu.

Was wählen?

• Neue Datei vom PC → «Ihr Computer auf Google Drive».
• Datei bereits auf Drive → «Google Drive online».

Ist die Drive-Integration mit Kollegen geteilt, nutzen beide Optionen die aktive Verbindung für die Org (Ihre oder die geteilte), sodass Anhänge auf dasselbe Unternehmensarchiv verweisen.

Das Entfernen eines Anhangs aus dem Mokapen-Datensatz löscht die Datei nicht auf Google Drive. Verschwindet eine Datei auf Drive, kann der Link in Mokapen nicht mehr funktionieren — trennen Sie die Integration und verbinden Sie sie erneut oder ersetzen Sie den Anhang.

Allgemeine Details zu Anhängen: Anhänge-Leitfaden.

Häufige Probleme

• Upload-Fehler — Datei zu groß, nicht unterstütztes Format, Drive-Speicher voll oder Berechtigung widerrufen. Integration erneut verbinden.
• Kollege sieht Einstellungen nicht — nur wer die Verbindung erstellt hat, ändert Einstellungen und Freigabe; andere nutzen das geteilte Konto, falls aktiviert.

Trennen

Klicken Sie auf Trennen und bestätigen Sie mit dem geforderten Wort. Im Fenster wählen Sie, was mit bestehenden Drive-Anhangslinks in Mokapen geschieht.

Optionen in Mokapen:

• Standard-Trennung (Schalter «Alle Links entfernen…» aus) — Sie widerrufen nur die Kontoverbindung. Anhänge mit Drive-Links bleiben auf Datensätzen in Mokapen, aber ohne aktive Integration funktionieren die Links ggf. nicht, bis Sie erneut verbinden oder Anhänge ersetzen.
• Alle Google-Drive-Dateilinks aus Mokapen entfernen (Schalter an) — Mokapen entfernt aus der Org die Verweise auf Drive-Anhänge (Datensätze dieser Sync). Dateien werden auf Google Drive nicht gelöscht: Sie bleiben in der Cloud; nur die CRM-Links verschwinden.

In jedem Fall werden Dokumente auf externem Drive nicht automatisch von Mokapen zerstört. Speicher freigeben oder Archiv schließen — direkt auf Google Drive.

Anhang-Details: Anhänge-Leitfaden.