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Vorlagen (Templates)

Vorlagen sind wiederverwendbare Texte und Layouts, die Sie einmal vorbereiten und dann überall in Mokapen anwenden: Dokumente, E-Mails, SMS, WhatsApp Business, Angebote und Aufträge. Statt jedes Mal dieselbe Nachricht oder denselben PDF-Kopf neu zu schreiben, wählen Sie eine Vorlage und Mokapen füllt Kontakt-, Firmen- oder Dokumentdaten über Variablen ein.

Sie finden sie unter Organisationseinstellungen → Vorlagen. Jeder Typ hat einen eigenen Editor und Nutzungsfluss: unten eine Vertiefung pro Typ, danach die gemeinsamen Regeln (Variablen, Standard, Verwaltung).

Wozu sie dienen

• Geschwindigkeit — ein Klick statt Texte und Formatierungen erneut zu kopieren.
• Konsistenz — gleicher Ton und gleiche Grafik für das ganze Team.
• Automatische Personalisierung — Variablen werden mit den Daten des aktuellen Datensatzes gefüllt.
• Verschiedene Kanäle, ein Ort — PDF, E-Mail, SMS und WhatsApp aus demselben Bereich Vorlagen.

Zugriff und Erstellung

1. Organisationseinstellungen → Vorlagen.
2. Drücken Sie Neue Vorlage → Fenster Nach Typ auswählen.
3. Typ wählen, Titel und Inhalt ausfüllen, Variablen einfügen, optional Standard aktivieren, dann speichern.
4. In der Liste können Sie bearbeiten, Duplizieren oder Löschen. Die Privatsphäre (wo vorgesehen) begrenzt, wer die Vorlage sehen/nutzen darf.

Dokumentvorlage

Es ist ein HTML-Dokument im Seitenformat (A4) mit Rich-Editor (Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder, Links) und einstellbaren Rändern. Sie können Variablen an eine Adressbuch-/Verkaufsentität (z. B. Kontakt, Opportunity) binden, sodass beim Erzeugen aus einem verknüpften Datensatz die Felder automatisch gefüllt werden.

Was Sie konfigurieren

• Titel der Vorlage und Standard-Flag
• Seitenränder
• Dokumentkörper mit Variablen (Schaltfläche Variable)
• Privatsphäre / Mitglieder

Wo Sie sie nutzen — in der App Dokumente bei der Erstellung Aus Vorlage wählen statt bei null zu starten. Mokapen lädt den Inhalt und ersetzt bei verknüpfter Entität die Variablen mit den Daten dieses Datensatzes.

Beispiele — Anschreiben, Kundenblatt, Sitzungsprotokoll, Betriebsanweisung mit fester Struktur.

E-Mail-Vorlage

Es ist der Körper einer E-Mail-Nachricht (HTML) für die Komposition aus Mokapen. Typische Variablen kommen vom Kontakt (Name, E-Mail, verknüpfte Firma, …), plus Organisations- und aktuelle Benutzerdaten.

Was Sie konfigurieren

• Titel, Standard, Privatsphäre
• HTML-Körper mit Variablen
• Optionale Ränder/Layout des E-Mail-Editors

Wo Sie sie nutzen — in der E-Mail-Komposition (Nachrichten / Versand von einer Karte): öffnen Sie den Selektor Vorlage auswählen und der Körper wird gefüllt. Betreff und Text können Sie vor dem Senden noch ändern (E-Mail-/SMTP-Integration muss konfiguriert sein).

Hinweis zu Automatisierungen — die Automatisierungsaktion E-Mail senden verwendet den in der Aktion selbst definierten Text/HTML. E-Mail-Vorlagen im Bereich Vorlagen sind vor allem für den manuellen Versand gedacht; Sie können den Inhalt einer Vorlage dennoch in die Aktion kopieren.

Beispiele — Vertriebs-Follow-up, Terminanfrage, Standardantwort auf Ticket, Willkommens-E-Mail an neuen Lead.

SMS-Vorlage

Es ist ein kurzer Text (ohne PDF-Layout) für den SMS-Versand. Typische Variablen stammen vom Kontakt. Der Absender-Alias ist nicht enthalten: der wird in der Integration SMS konfiguriert (genehmigter Alias + Wallet-Guthaben).

Was Sie konfigurieren

• Titel und Nachrichtentext
• Variablen mit der Schaltfläche Variable oder durch Tippen von {
• Standard (optional)

Längenlimits — im GSM-Alphabet zählt eine SMS etwa 160 Zeichen; mit Unicode/Emoji etwa 70 pro Segment. Bei Überschreitung wird die Nachricht in mehrere SMS geteilt (und kostet mehr). Variablen können den Text nach dem Ersetzen verlängern: prüfen Sie immer die Zeichenschätzung in der Komposition.

Wo Sie sie nutzen

• Manueller Versand — Kontakt- (oder Firmen-)Karte → SMS senden → Vorlage wählen: der Text wird eingefügt und Variablen mit den Daten dieses Kontakts ersetzt.
• Automatisierungen — Aktion SMS senden → Sie können eine Vorlage wählen: der Text wird in die Nachricht eingefügt. In der Automatisierung erfolgt nicht dieselbe automatische „pro Kontakt“-Ersetzung wie von der Karte: nutzen Sie Automatisierungsvariablen oder passen Sie den Text an.

Kanal-Leitfaden: SMS.

Beispiele — Terminerinnerung, „Auftrag zur Abholung bereit“, OTP/interner Code (falls Richtlinien es erlauben), Verspätungshinweis.

WhatsApp-Business-Vorlage

WhatsApp-Vorlagen sind die speziellsten: Sie sind nicht nur „in Mokapen gespeicherter Text“. Es sind von Meta genehmigte Nachrichtenvorlagen (HSM). Ohne genehmigte Vorlage können Sie außerhalb des 24-Stunden-Fensters des Kundenservice keine Unterhaltung starten (oder wiedereröffnen).

Zwei Wege, sie in Mokapen zu haben

• Aus Vorlagen erstellen — Neue Vorlage → WhatsApp Business: Name, Sprache, Kategorie und Komponenten ausfüllen; Mokapen erstellt sie auch bei Meta und speichert die lokale Kopie.
• Synchronisieren — unter Integrationen → WhatsApp Business können Sie Vorlagen synchronisieren / bereits bei Meta vorhandene anzeigen und APPROVED-Vorlagen in Vorlagen importieren.

Name und Sprache — der Meta-Name erlaubt nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstrich (z. B. order_shipped_it), ohne Leerzeichen. Die Sprache muss zum Text passen; für jede Sprache braucht es eine eigene Vorlage.

Kategorien (wählen Sie eine inhaltlich passende, sonst kann Meta ablehnen):

• Utility — vom Nutzer erwartete Updates: Auftragsstatus, Terminerinnerung, Kontohinweise.
• Marketing — Aktionen, Angebote, Newsletter: explizites WhatsApp-Opt-in erforderlich.
• Authentifizierung — OTP / Verifizierungscodes im von Meta vorgesehenen Format (nicht mit Marketing mischen).

Nachrichtenstruktur

• Kopfzeile (optional) — Text (max. 60 Zeichen) oder Medien (Bild, Video, Dokument) oder Standort.
• Körper (pflicht) — max. 1.024 Zeichen; Meta-Platzhalter {{1}}, {{2}}… der Reihe nach ohne Lücken setzen.
• Fußzeile (optional) — max. 60 Zeichen.
• Schaltflächen (max. 3) — Schnellantwort, URL (HTTPS) oder Telefon; Beschriftung max. 20 Zeichen. Authentifizierungsvorlagen nutzen die von Meta definierten OTP-Schaltflächen.

Variablen: Meta ↔ Mokapen — bei Meta sind die Platzhalter {{1}}, {{2}}. In Mokapen mappen Sie auf der WABA-Vorlage jede Nummer auf eine CRM-Variable (z. B. {{1}} → Kontaktname). Fehlt das Mapping, kann die Vorlage beim Senden nicht wählbar sein, bis die Variablen gesetzt sind.

Genehmigung — Meta prüft die Vorlage (oft in Minuten, manchmal bis ~24 Stunden). Typische Status: in Prüfung, genehmigt, abgelehnt (mit Grund). Nur genehmigte werden zum Versand genutzt. Irreführende Inhalte, Spam, falsche Kategorie oder fehlerhafte Variablen sind häufige Ablehnungsgründe.

Wo Sie sie nutzen — Kontaktkarte → WhatsApp senden → genehmigte Vorlage (und Platzhalterwerte) wählen. Verbundene WhatsApp-Business-Integration und Guthaben/Wallet wo vorgesehen. Es gibt keine (heute) Automatisierungsaktion „WhatsApp senden“.

Vollständiger Kanal-Leitfaden: WhatsApp Business.

Beispiele — „Auftrag versendet“, „Termin bestätigt“, OTP-Code, Werbekampagne mit Opt-in.

Angebotsvorlage

Die Angebotsvorlage ist kein einfacher Text: Sie ist das Layout des kommerziellen PDF-Dokuments (und Vorschau) auf Angebotskarten. Sie definiert, wie Kopfzeile, Kundendaten, Artikeltabelle, Bedingungen und Unterschrift aussehen — damit das ganze Team Angebote mit derselben Unternehmensgrafik ausstellt.

Systemlayouts vs. benutzerdefinierte Vorlage

• Mokapen bietet bereits fertige Layouts zur Auswahl auf der Karte, z. B. Artikel-Text, Text-Artikel, Artikel-Text-Unterschrift, Text-Artikel-Unterschrift (sie ändern die Abschnittsreihenfolge und ob eine Unterschrift vorhanden ist).
• Mit einer Vorlage vom Typ Angebot unter Vorlagen erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Layout (erscheint dann als Option im Feld Grafik des Angebots).

Was Sie im Angebotseditor konfigurieren

• Kopf- und Fußzeile — Logo, Firmenangaben, Nummerierung, feste Notizen oben/unten auf der Seite (mit Variablen).
• Linke / rechte Blöcke — zwei HTML-Textspalten (z. B. links Angebotsnummer und Daten; rechts Kontakte oder Kundendaten) mit Variable-Schaltfläche jeweils.
• Artikeltabelle — Theme (wechselnde Zeilen, Rahmen, keines), anzuzeigende Spalten (Code, Beschreibung, Einzelpreis, Menge, MwSt., Rabatt, Zwischensumme, …), Bezeichnung jeder Spalte, Ausrichtung und Breite %.
• Wirtschaftliche Bedingungen — HTML-Block für Zahlungen, Angebotsgültigkeit, rechtliche Hinweise usw. (auch hier Variablen).
• Unterschrift — aktivieren/deaktivieren und Beschriftung anpassen (z. B. „Zur Annahme“).
• Abschnittsreihenfolge / Layout / Ränder / Höhen — Anordnung der Dokumentteile und Seitenraum.

Angebotsvariablen exponieren typischerweise Felder des Angebots selbst, der Organisation, des Benutzers und verknüpfter Daten (Kunde usw.), plus was in der Vorschau für Artikelzeilen nötig ist.

Wo Sie sie nutzen

• Angebot-Karte → Feld Grafik (Design): Systemlayout oder Ihre benutzerdefinierte Vorlage wählen.
• Vorschau und PDF / Dokumentversand nutzen dieses Layout mit den echten Kartendaten (Artikel, Summen, Kunde).
• In Automatisierungen, die Angebote erstellen, können Sie eine Grafikvorlage angeben, sodass automatisch erzeugte PDFs bereits gebrandet sind.

Modul-Leitfaden: Angebote.

Beispiele — Standard-B2B-Angebot mit Preistabelle und 30-Tage-Bedingungen; „leichtes“ Angebot ohne Unterschrift; Angebot mit Unterschrift zur Online-Annahme.

Auftragsvorlage

Die Auftragsvorlage funktioniert wie die Angebotsvorlage: Sie ist das PDF-/Dokumentlayout des Auftrags, nicht der Text einer Nachricht. Der Editor hat dieselben Logiken (Kopf/Fuß, linke/rechte Blöcke, Artikeltabelle mit Spalten und Theme, wirtschaftliche Bedingungen, Unterschrift, Ränder und Abschnittsreihenfolge).

Systemlayouts — auch für Aufträge finden Sie Varianten wie Artikel-Text, Text-Artikel, Artikel-Text-Unterschrift, Text-Artikel-Unterschrift sowie Ihre benutzerdefinierten Vorlagen unter Vorlagen → Auftrag.

Praktischer Unterschied zum Angebot — dieselben Kompositionswerkzeuge, aber an die Entität Auftrag gebunden (Auftragscode, Daten, bestätigte Artikel, Bedingungen nach Annahme). Oft übernimmt die Auftragsvorlage den Stil des Unternehmensangebots mit aktualisierten Texten (z. B. „Auftragsbestätigung“ statt „Angebot“).

Wo Sie sie nutzen

• Auftrag-Karte → Grafik: Systemlayout oder benutzerdefinierte Vorlage wählen.
• Vorschau / PDF / Versand des Auftragsdokuments.
• Automatisierungen, die Aufträge erstellen (z. B. aus angenommenem Angebot), können die Standard- oder gewählte Auftragsvorlage anwenden.

Modul-Leitfaden: Aufträge.

Beispiele — Auftragsbestätigung mit Artikeltabelle und IBAN; Abwicklungsdokument mit Unterschrift der Verantwortlichen; vereinfachtes Layout für interne Aufträge.

Variablen (gemeinsame Regeln)

• Dokument, E-Mail, SMS, Angebot, Auftrag — Mokapen-Format {$entität.feld} (z. B. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Einfügen mit Variable oder durch Tippen von { (SMS).
• WhatsApp — bei Meta nutzen Sie {{1}}, {{2}}…; in Mokapen mappen Sie jede Nummer vor dem Versand auf eine CRM-Variable.
• Ohne Variablen ist die Vorlage fester Text/Layout; mit Variablen passt sich dieselbe Vorlage an jeden Datensatz an.

Kurzübersicht: Typ → wo Sie ihn wählen

• Dokument → Dokumente → Aus Vorlage
• E-Mail → E-Mail-Komposition → Vorlage auswählen
• SMS → SMS senden (Karte) oder Automatisierungsaktion SMS senden
• WhatsApp Business → WhatsApp senden (Karte); Erstellen/Sync auch aus WABA-Integrationen
• Angebot → Angebotskarte → Grafik (+ PDF / Automatisierungen)
• Auftrag → Auftragskarte → Grafik (+ PDF / Automatisierungen)

Standardvorlage

Das Flag Standard kennzeichnet die Standardvorlage für diesen Typ (z. B. Standard-Angebots-PDF des Teams). Pro Typ bleibt nur eine aktiv: Aktivieren einer anderen deaktiviert den vorherigen Standard.

Praktische Tipps

• Klare Titel (SMS – Terminerinnerung, PDF – Standardangebot 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: unnötiges Unicode vermeiden; Segmente nach Variablenersetzung prüfen.
• WhatsApp: Utility für Updates, Marketing nur mit Opt-in; Platzhalter immer vor dem Produktionseinsatz mappen.
• Angebote/Aufträge: Logo, Artikelspalten und rechtliche Bedingungen in gemeinsamen Vorlagen ausrichten, nicht Zeile für Zeile auf den Karten.
• Löschen einer WABA-Vorlage kann sie auch bei Meta entfernen; bereits aus einer Angebots-/Auftragsvorlage erzeugte PDFs bleiben.

Anwendungsfälle

• Vertriebskit — eine Angebots- + eine Auftragsvorlage mit derselben Grafik; das Team ändert nur die Daten auf der Karte.
• SMS-Erinnerung — Vorlage mit Uhrzeit/Variablen; Versand von der Karte oder Basis für Automatisierung.
• WhatsApp-Wiedereröffnung — genehmigte Utility-Vorlage, um nach 24 Stunden an den Kunden zu schreiben.
• Follow-up-E-Mail — E-Mail-Vorlage in der Komposition nach einem Call.
• Dokument aus Opportunity — Dokumentvorlage mit Deal-/Kontaktvariablen, aus Vorlage bereits ausgefüllt erstellt.
• Vom Angebot zum Auftrag — Automatisierung, die den Auftrag mit der Standard-Auftragsvorlage erstellt.

Häufig gestellte Fragen

F: Wo erstelle ich Vorlagen?

A: Organisationseinstellungen → Vorlagen. Von dort verwalten Sie alle Typen.

F: Warum sind Angebot und Auftrag komplexer als E-Mail oder SMS?

A: Weil sie nicht nur Text sind: Sie definieren das PDF-Layout (Blöcke, Artikeltabelle, Bedingungen, Unterschrift, Ränder). Sie werden über das Feld Grafik der Karte genutzt, nicht über einen Nachrichtenversand.

F: Was ist der Unterschied zwischen SMS- und WhatsApp-Vorlage?

A: SMS ist lokaler Mokapen-Text mit Variablen {$…}. WhatsApp nutzt von Meta genehmigte Vorlagen ({{1}}, {{2}}…), mit Kategorien, Limits und Prüfung; sie müssen gemappt und genehmigt sein vor dem Versand.

F: Warum ist die WhatsApp-Vorlage beim Senden deaktiviert?

A: Meist fehlt das Platzhalter-Mapping oder die Meta-Genehmigung. Variablen auf der Vorlage vervollständigen oder aus Integrationen synchronisieren.

F: Ersetzen sich Kontaktvariablen in SMS-Automatisierungen von selbst?

A: Nein, nicht wie beim Versand von der Karte. In der Automatisierung wird die Vorlage eingefügt; nutzen Sie Automatisierungsvariablen oder passen Sie den Text an.

F: Kann ich eine E-Mail-Vorlage in Automatisierungen nutzen?

A: Die Aktion E-Mail senden arbeitet mit dem Text der Aktion. E-Mail-Vorlagen dienen vor allem der manuellen Komposition (Inhalt kann in die Aktion kopiert werden).

F: Wozu dient das Flag Standard?

A: Es kennzeichnet den Standard für diesen Typ. Pro Typ bleibt nur einer aktiv.

F: Verschwinden alte PDFs, wenn ich eine Angebotsvorlage lösche?

A: Nein. Bereits erzeugte Dokumente bleiben; Sie entfernen nur die Vorlage für künftige Grafik-Auswahlen.

F: Wo finde ich mehr zu Kanälen und Modulen?

A: Leitfäden Angebote, Aufträge, SMS, WhatsApp Business.