La Guida di Mokapen

Modelli (Template)

I Modelli sono testi e layout riutilizzabili che prepari una volta e poi applichi ovunque in Mokapen: documenti, email, SMS, WhatsApp Business, preventivi e ordini. Invece di riscrivere ogni volta lo stesso messaggio o la stessa intestazione PDF, scegli un modello e Mokapen inserisce i dati del contatto, dell'azienda o del documento tramite le variabili.

Li trovi in Impostazioni organizzazione → Modelli. Ogni tipologia ha un editor e un flusso d'uso diversi: di seguito trovi un approfondimento per tipo, poi le regole comuni (variabili, default, gestione).

A cosa servono

• Velocità — un click invece di ricopiare testi e formattazioni.
• Coerenza — stesso tono e stessa grafica per tutto il team.
• Personalizzazione automatica — le variabili si riempiono con i dati del record su cui stai lavorando.
• Canali diversi, un solo posto — PDF, email, SMS e WhatsApp dalla stessa sezione Modelli.

Come accedere e creare

1. Impostazioni organizzazione → Modelli.
2. Premi Nuovo modello → finestra Seleziona in base alla tipologia.
3. Scegli il tipo, compila titolo e contenuto, inserisci le variabili, eventualmente attiva Predefinito, poi salva.
4. In elenco puoi modificare, Duplica o Elimina. La Privacy (dove prevista) limita chi può vedere/usare il modello.

Modello Documento

È un documento HTML in formato pagina (A4), con editor ricco (titoli, elenchi, tabelle, immagini, link) e margini impostabili. Puoi associare le variabili a un'entità della rubrica/vendite (es. contatto, opportunità) così, quando generi il documento da un record collegato, i campi si compilano da soli.

Cosa configuri

• Titolo del modello e flag Predefinito
• Margini della pagina
• Corpo del documento con variabili (pulsante Variabile)
• Privacy / membri

Dove lo usi — nell'app Documenti, in creazione scegli Da modello invece di partire da zero. Mokapen carica il contenuto e, se il documento è collegato a un'entità, sostituisce le variabili con i dati di quel record.

Esempi — lettera di presentazione, scheda cliente, verbale riunione, procedura operativa sempre uguale nella struttura.

Modello Email

È il corpo di un messaggio email (HTML) pensato per la composizione da Mokapen. Le variabili tipiche arrivano dal contatto (nome, email, azienda collegata, …), più dati organizzazione e utente corrente.

Cosa configuri

• Titolo, Predefinito, privacy
• Corpo HTML con variabili
• Eventuali margini/layout dell'editor email

Dove lo usi — nella composizione email (Messaggi / invio da scheda): apri il selettore Seleziona il modello e il corpo si riempie. Poi puoi ancora modificare oggetto e testo prima di inviare (serve l'integrazione email/SMTP configurata).

Nota sulle automazioni — l'azione automazione Invia email usa il testo/HTML definito nell'azione stessa. I modelli Email della sezione Modelli sono pensati soprattutto per l'invio manuale; puoi comunque copiare il contenuto di un modello nell'azione.

Esempi — follow-up commerciale, richiesta appuntamento, risposta standard al ticket, email di benvenuto a un nuovo lead.

Modello SMS

È un testo breve (senza layout PDF) per l'invio SMS. Le variabili tipiche sono del contatto. Non contiene l'alias mittente: quello si configura nell'integrazione SMS (alias approvato + credito wallet).

Cosa configuri

• Titolo e testo del messaggio
• Variabili con il pulsante Variabile o digitando {
• Predefinito (opzionale)

Limiti di lunghezza — in alfabeto GSM un SMS vale circa 160 caratteri; con Unicode/emoji circa 70 per segmento. Se superi, il messaggio viene spezzato in più SMS (e costa di più). Le variabili, una volta sostituite, possono allungare il testo: controlla sempre la stima caratteri in composizione.

Dove lo usi

• Invio manuale — scheda contatto (o azienda) → Invia SMS → scegli il modello: il testo viene inserito e le variabili vengono sostituite con i dati di quel contatto.
• Automazioni — azione Invia SMS → puoi selezionare un modello: il testo viene incollato nel messaggio. In automazione non avviene la stessa sostituzione automatica “per contatto” dell'invio dalla scheda: usa le variabili dell'automazione oppure adatta il testo.

Guida canale: SMS.

Esempi — promemoria appuntamento, “ordine pronto al ritiro”, OTP/codice interno (se consentito dalle policy), avviso di ritardo.

Modello WhatsApp Business

I modelli WhatsApp sono i più particolari: non sono solo “testo salvato in Mokapen”. Sono modelli di messaggio (HSM) approvati da Meta. Senza un modello approvato non puoi avviare (o riaprire) una conversazione fuori dalla finestra di 24 ore di assistenza clienti.

Due modi per averli in Mokapen

• Crearli da Modelli — Nuovo modello → WhatsApp Business: compili nome, lingua, categoria e componenti; Mokapen li crea anche su Meta e salva la copia locale.
• Sincronizzarli — da Integrazioni → WhatsApp Business puoi Sincronizza modelli / mostrare i modelli già presenti su Meta e importare quelli APPROVED in Modelli.

Nome e lingua — il nome Meta ammette solo minuscole, numeri e underscore (es. order_shipped_it), senza spazi. La lingua deve corrispondere al testo; per ogni lingua serve un modello separato.

Categorie (scegline una coerente col contenuto, altrimenti Meta può rifiutare):

• Servizio (Utility) — aggiornamenti attesi dall'utente: stato ordine, promemoria appuntamento, avvisi account.
• Marketing — promozioni, offerte, newsletter: serve opt-in WhatsApp esplicito.
• Autenticazione — OTP / codici di verifica nel formato previsto da Meta (non mischiare marketing).

Struttura del messaggio

• Intestazione (opzionale) — testo (max 60 caratteri) oppure media (immagine, video, documento) o posizione.
• Corpo (obbligatorio) — max 1.024 caratteri; qui metti i segnaposto Meta {{1}}, {{2}}… in sequenza senza salti.
• Piè di pagina (opzionale) — max 60 caratteri.
• Pulsanti (max 3) — risposta rapida, URL (HTTPS) o telefono; etichetta max 20 caratteri. I modelli di autenticazione usano i pulsanti OTP definiti da Meta.

Variabili: Meta ↔ Mokapen — su Meta i placeholder sono {{1}}, {{2}}. In Mokapen, sul modello WABA, mappi ogni numero su una variabile CRM (es. {{1}} → nome contatto). Se la mappatura manca, all'invio il modello può risultare non selezionabile finché non imposti le variabili.

Approvazione — Meta esamina il modello (spesso in minuti, a volte fino a ~24 ore). Stati tipici: in revisione, approvato, rifiutato (con motivo). Solo gli approvati si usano per l'invio. Contenuti fuorvianti, spam, categoria sbagliata o variabili mal formate sono cause comuni di rifiuto.

Dove lo usi — scheda contatto → Invia WhatsApp → scegli il modello approvato (e i valori dei placeholder). Serve integrazione WhatsApp Business collegata e credito/wallet dove previsto. Non esiste (oggi) un'azione automazione “Invia WhatsApp”.

Guida completa del canale: WhatsApp Business.

Esempi — “ordine spedito”, “appuntamento confermato”, codice OTP, campagna promozionale con opt-in.

Modello Preventivo

Il modello Preventivo non è un semplice testo: è il layout del documento commerciale PDF (e anteprima) che usi sulle schede preventivo. Definisce come si presentano intestazione, dati cliente, tabella articoli, condizioni e firma — in modo che tutto il team emetta offerte con la stessa grafica aziendale.

Layout di sistema vs modello personalizzato

• Mokapen offre già layout pronti selezionabili in scheda, ad esempio Articoli-testo, Testo-articoli, Articoli-testo-firma, Testo-articoli-firma (cambiano l'ordine delle sezioni e la presenza della firma).
• Creando un modello di tipo Preventivo in Modelli, costruisci un layout personalizzato (poi compare come opzione nella Grafica del preventivo).

Cosa configuri nell'editor Preventivo

• Intestazione e piè di pagina — logo, riferimenti azienda, numerazione, note fisse in alto/basso pagina (con variabili).
• Blocchi sinistro / destro — due colonne di testo HTML (es. a sinistra numero preventivo e date; a destra recapiti o dati cliente) con pulsante Variabile su ciascuno.
• Tabella articoli — tema (righe alternate, bordi, nessuno), colonne da mostrare (codice, descrizione, prezzo unitario, quantità, IVA, sconto, subtotale, …), etichetta di ogni colonna, allineamento e larghezza %.
• Condizioni economiche — blocco HTML per pagamenti, validità offerta, note legali, ecc. (anche qui variabili).
• Firma — abilita/disabilita e personalizza l'etichetta (es. “Per Accettazione”).
• Ordine sezioni / layout / margini / altezze — come sono disposte le parti del documento e lo spazio pagina.

Le variabili del preventivo tipicamente espongono campi del preventivo stesso, organizzazione, utente e dati collegati (cliente, ecc.), oltre a quanto serve in anteprima per le righe articoli.

Dove lo usi

• Scheda Preventivo → campo Grafica (Design): scegli un layout di sistema oppure il tuo modello personalizzato.
• Anteprima e PDF / invio del documento usano quel layout con i dati reali della scheda (articoli, totali, cliente).
• Nelle automazioni che creano preventivi puoi indicare un modello di grafica, così i PDF generati in automatico escono già brandizzati.

Guida modulo: Preventivi.

Esempi — offerta standard B2B con tabella prezzi e condizioni 30 giorni; preventivo “light” senza firma; preventivo con firma per accettazione online.

Modello Ordine

Il modello Ordine funziona come quello Preventivo: è il layout PDF/documento dell'ordine, non il testo di un messaggio. L'editor ha le stesse logiche (intestazione/piè, blocchi sinistro/destro, tabella articoli con colonne e tema, condizioni economiche, firma, margini e ordine sezioni).

Layout di sistema — anche per gli ordini trovi varianti tipo Articoli-testo, Testo-articoli, Articoli-testo-firma, Testo-articoli-firma, più i tuoi modelli personalizzati creati in Modelli → Ordine.

Differenza pratica rispetto al preventivo — stessi strumenti di composizione, ma legati all'entità Ordine (codice ordine, date, articoli confermati, condizioni post-accettazione). Spesso il modello ordine riprende lo stile del preventivo aziendale, con testi aggiornati (es. “conferma d'ordine” al posto di “offerta”).

Dove lo usi

• Scheda Ordine → Grafica: scegli layout di sistema o modello personalizzato.
• Anteprima / PDF / invio documento ordine.
• Automazioni che creano ordini (es. da preventivo accettato) possono applicare il modello ordine predefinito o selezionato.

Guida modulo: Ordini.

Esempi — conferma d'ordine con tabella articoli e IBAN; documento di evasione con firma responsabile; layout semplificato per ordini interni.

Variabili (regole comuni)

• Documento, Email, SMS, Preventivo, Ordine — formato Mokapen {$entità.campo} (es. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Le inserisci con Variabile o digitando { (SMS).
• WhatsApp — su Meta usi {{1}}, {{2}}…; in Mokapen mappi ogni numero su una variabile CRM prima dell'invio.
• Senza variabili il modello è testo/layout fisso; con le variabili lo stesso modello si adatta a ogni record.

Riepilogo rapido: tipo → dove lo scegli

• Documento → Documenti → Da modello
• Email → composizione email → Seleziona il modello
• SMS → Invia SMS (scheda) o azione automazione Invia SMS
• WhatsApp Business → Invia WhatsApp (scheda); crea/sync anche da Integrazioni WABA
• Preventivo → scheda Preventivo → Grafica (+ PDF / automazioni)
• Ordine → scheda Ordine → Grafica (+ PDF / automazioni)

Modello predefinito

Il flag Predefinito indica il modello di default per quella tipologia (es. PDF preventivo standard del team). Ne resta attivo uno solo per tipo: attivandone un altro, il precedente default viene disattivato.

Consigli pratici

• Titoli chiari (SMS – Promemoria appuntamento, PDF – Preventivo standard 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: evita Unicode inutili; controlla i segmenti dopo la sostituzione delle variabili.
• WhatsApp: Utility per aggiornamenti, Marketing solo con opt-in; mappa sempre i placeholder prima di usarlo in produzione.
• Preventivi/Ordini: allinea logo, colonne articoli e condizioni legali nei modelli condivisi, non riga per riga sulle schede.
• Eliminando un modello WABA puoi rimuoverlo anche su Meta; i PDF già generati da un modello Preventivo/Ordine restano.

Casi d'uso

• Kit commerciale — un modello Preventivo + un modello Ordine con stessa grafica; il team cambia solo i dati in scheda.
• Promemoria SMS — modello con orario/variabili; invio dalla scheda o base per automazione.
• Riapertura WhatsApp — modello Utility approvato per scrivere al cliente oltre le 24 ore.
• Email di follow-up — modello Email selezionato in composizione dopo una call.
• Documento da opportunità — modello Documento con variabili deal/contatto, creato Da modello già compilato.
• Da preventivo ad ordine — automazione che crea l'ordine applicando il modello Ordine predefinito.

Domande frequenti

D: Dove creo i modelli?

A: Impostazioni organizzazione → Modelli. Da lì gestisci tutte le tipologie.

D: Perché Preventivo e Ordine sono più complessi di Email o SMS?

A: Perché non sono solo un testo: definiscono il layout PDF (blocchi, tabella articoli, condizioni, firma, margini). Si usano dalla Grafica della scheda, non da un invio messaggio.

D: Che differenza c'è tra un modello SMS e un modello WhatsApp?

A: L'SMS è testo locale Mokapen con variabili {$…}. WhatsApp usa modelli approvati da Meta ({{1}}, {{2}}…), con categorie, limiti e revisione; vanno mappati e approvati prima dell'invio.

D: Perché all'invio WhatsApp il modello è disabilitato?

A: Di solito mancano la mappatura dei placeholder o l'approvazione Meta. Completa le variabili sul modello o sincronizza da Integrazioni.

D: Nelle automazioni SMS le variabili del contatto si sostituiscono da sole?

A: No come nell'invio dalla scheda. In automazione il modello viene incollato; usa le variabili dell'automazione o adatta il testo.

D: Posso usare un modello Email nelle automazioni?

A: L'azione Invia email lavora sul testo dell'azione. I modelli Email servono soprattutto alla composizione manuale (puoi copiarne il contenuto nell'azione).

D: A cosa serve il flag Predefinito?

A: Indica il default per quella tipologia. Ne resta attivo uno solo per tipo.

D: Se elimino un modello Preventivo, i vecchi PDF spariscono?

A: No. Restano i documenti già generati; elimini solo il modello per le scelte future di Grafica.

D: Dove approfondisco i canali e i moduli?

A: Guide Preventivi, Ordini, SMS, WhatsApp Business.