Vodič Mokapen

Predlošci

Predlošci su višekratni tekstovi i izgledi koje pripremite jednom i zatim primijenite bilo gdje u Mokapenu: dokumenti, e-pošta, SMS, WhatsApp Business, ponude i narudžbe. Umjesto da svaki put prepisujete istu poruku ili isto PDF zaglavlje, odaberete predložak i Mokapen ispunjava podatke o kontaktu, tvrtki ili dokumentu putem varijable.

Naći ćete ih pod Postavke organizacije → Predlošci. Svaka vrsta ima vlastiti uređivač i tijek upotrebe: u nastavku je detaljan pregled po vrsti, zatim zajednička pravila (varijable, zadano, upravljanje).

Za što služe

• Ubrzati — jednim klikom umjesto kopiranja tekstova i ponovnog formatiranja.
• Dosljednost — isti ton i grafika za cijeli tim.
• Automatska personalizacija — varijable ispunite podacima iz zapisa na kojem radite.
• Različiti kanali, jedno mjesto — PDF, e-pošta, SMS i WhatsApp iz istog odjeljka Predlošci.

Kako pristupiti i stvoriti

1. Organizacijske postavke → Predlošci.
2. Pritisnite Novi predložak → Odaberite prema vrsti prozor.
3. Odaberite vrstu, ispunite naslov i sadržaj, umetnite varijable, po želji omogućite Zadano, zatim spremite.
4. Na popisu možete uređivati, Duplikat, ili Izbrisati. Privatnost (gdje je dostupno) ograničava tko može vidjeti/koristiti predložak.

Predložak dokumenta

To je HTML dokument u formatu stranice (A4), s bogatim editorom (naslovi, popisi, tablice, slike, poveznice) i konfigurabilnim margine. Varijable možete povezati s adresarom/prodajnim entitetom (npr. kontakt, prilika) tako da se polja automatski popunjavaju kada generirate dokument iz povezanog zapisa.

Ono što konfigurirate

• Naslov predloška i zadana oznaka
• Margine stranice
• Tijelo dokumenta s varijablama (Varijabilna gumb)
• Privatnost / članovi

Gdje ga koristite — u Dokumenti aplikaciju, prilikom izrade odaberite Iz predloška umjesto da krene od nule. Mokapen učitava sadržaj i, ako je dokument povezan s entitetom, zamjenjuje varijable podacima tog zapisa.

Primjeri — popratno pismo, lista korisnika, zapisnik sa sastanka, operativni postupak s fiksnom strukturom.

Predložak e-pošte

To je tijelo poruke e-pošte (HTML) za sastav iz Mokapena. Tipične varijable dolaze iz kontakt (ime, e-pošta, povezana tvrtka, …), plus organizacija i trenutni korisnički podaci.

Ono što konfigurirate

• Naslov, Zadano, privatnost
• HTML tijelo s varijablama
• Dodatni rubovi/izgled uređivača e-pošte

Gdje ga koristite — u sastav e-pošte (Poruke / slanje s kartice): otvorite Odaberite predložak birač i tijelo se popunjava. I dalje možete urediti predmet i tekst prije slanja (integracija e-pošte/SMTP mora biti konfigurirana).

Napomena o automatizaciji — djelovanje automatizacije Pošalji email koristi tekst/HTML definiran u samoj akciji. Predlošci e-pošte u odjeljku Predlošci uglavnom su za ručno slanje; i dalje možete kopirati sadržaj predloška u radnju.

Primjeri — praćenje prodaje, zahtjev za terminom, standardni odgovor na kartu, e-pošta dobrodošlice novom potencijalnom klijentu.

SMS predložak

To je kratak tekst (bez PDF izgleda) za slanje SMS-a. Tipične varijable su iz kontakt. Ne uključuje pseudonim pošiljatelja: koji je konfiguriran u SMS integracija (odobreni alias + kredit novčanika).

Ono što konfigurirate

• Naslov i tekst poruke
• Varijable pomoću gumba Variable ili upisivanjem {
• Zadano (nije obavezno)

Ograničenja duljine — u GSM abecedi jedan SMS iznosi otprilike 160 likovi; s Unicode/emoji oko 70 po segmentu. Ako prijeđete, poruka se dijeli na više SMS-ova (i košta više). Jednom zamijenjene varijable mogu produljiti tekst: uvijek provjerite procjenu znakova u sastavu.

Gdje ga koristite

• Ručno slanje — kartica kontakta (ili tvrtke) → Pošalji SMS → odaberite predložak: tekst je umetnut i varijable su zamijenio s podacima tog kontakta.
• Automatizacije — Radnja Pošalji SMS → možete odabrati predložak: tekst je zalijepljena u poruku. U automatizaciji ne dobivate istu automatsku zamjenu "po kontaktu" kao s kartice: koristite varijable automatizacije ili prilagodite tekst.

Vodič kroz kanal: SMS.

Primjeri — podsjetnik za termin, "narudžba spremna za preuzimanje", OTP/interni kod (ako je dopušteno pravilima), obavijest o kašnjenju.

Predložak WhatsApp Business

WhatsApp predlošci su najspecifičniji: oni nisu samo “tekst spremljen u Mokapenu”. Oni su predlošci poruka (HSM) koje je odobrila Meta. Bez odobrenog predloška ne možete započeti (ili ponovno otvoriti) razgovor izvan korisničke službe 24-satni prozor.

Dva načina da ih nabavite u Mokapenu

• Stvorite iz predložaka — Novi predložak → WhatsApp Business: ispunite naziv, jezik, kategoriju i komponente; Mokapen ih također stvara na Meti i sprema lokalnu kopiju.
• Sinkronizirajte ih — iz Integracije → WhatsApp Business možete Sinkronizacija predložaka / prikaži modele koji su već na Meti i uvezi ODOBRENO one u predloške.

Ime i jezik — Meta ime dopušta samo mala slova, brojevi i podvlaka (npr. order_shipped_it), bez razmaka. Jezik mora odgovarati tekstu; svaki jezik treba poseban predložak.

kategorije (odaberite onaj koji je u skladu sa sadržajem ili ga Meta može odbiti):

• Korisnost — ažuriranja koja korisnik očekuje: status narudžbe, podsjetnik za sastanak, upozorenja o računu.
• Marketing — promocije, ponude, bilteni: eksplicitan WhatsApp uključiti se je potrebno.
• Autentifikacija — OTP / kontrolni kodovi u potrebnom formatu Mete (nemojte se miješati s marketingom).

Struktura poruke

• Zaglavlje (neobavezno) — tekst (najviše 60 znakova) ili medij (slika, video, dokument) ili lokacija.
• Tijelo (obavezno) — maksimalno 1024 znaka; mjesto Meta rezervirana mjesta {{1}}, {{2}}…u nizu bez razmaka.
• Podnožje (neobavezno) — najviše 60 znakova.
• Gumbi (max 3) — brzi odgovor, URL (HTTPS) ili telefon; oznaka maksimalno 20 znakova. Predlošci za provjeru autentičnosti koriste Meta OTP gumbe.

Varijable: Meta ↔ Mokapen — na Meta rezervirana mjesta su {{1}}, {{2}}. U Mokapenu, na predlošku WABA, ti karta svaki broj u CRM varijablu (npr. {{1}} → ime kontakta). Ako mapiranje nedostaje, u vrijeme slanja predložak se možda neće moći odabrati dok ne postavite varijable.

Odobrenje — Meta pregledava predložak (često za nekoliko minuta, ponekad i do ~24 sata). Tipični statusi: u pregledu, odobreno, odbijeno (s razlogom). Samo odobreno one se mogu koristiti za slanje. Obmanjujući sadržaj, neželjena pošta, pogrešna kategorija ili neispravne varijable uobičajeni su uzroci odbijanja.

Gdje ga koristite — kontaktna kartica → Pošalji WhatsApp → odaberite odobreni predložak (i ​​vrijednosti rezerviranog mjesta). Zahtijeva povezanu WhatsApp Business integraciju i kredit/novčanik gdje je primjenjivo. Postoji Ne (danas) radnja automatizacije “Pošalji WhatsApp”.

Cijeli vodič kroz kanal: WhatsApp Business.

Primjeri — “narudžba poslana”, “termin potvrđen”, OTP kod, promotivna kampanja s opt-in.

Predložak ponude

Predložak citata nije običan tekst: on je izgled komercijalnog PDF dokumenta (i pregled) koji se koristi na karticama s ponudama. Definira kako izgledaju zaglavlje, podaci o kupcima, tablica stavki, uvjeti i potpis — tako da cijeli tim izdaje ponude s istom robnom markom tvrtke.

Izgledi sustava u odnosu na prilagođeni predložak

• Mokapen već nudi gotove izglede koji se mogu odabrati na kartici, na primjer Predmeti-tekst, Tekstualne stavke, Predmeti-tekst-potpis, Tekst-stavke-potpis (mijenjaju redoslijed odjeljaka i prisutnost potpisa).
• Stvaranjem a Citat upišite predložak u Predlošci, gradite a običaj izgled (tada se pojavljuje kao opcija u polju Dizajn ponude).

Ono što konfigurirate u uređivaču ponuda

• Zaglavlje i podnožje — logotip, reference tvrtke, numeriranje, fiksne bilješke na vrhu/dnu stranice (s varijablama).
• Lijevi/desni blokovi — dva HTML tekstualna stupca (npr. lijevo: broj ponude i datumi; desno: kontakti ili podaci o kupcima) s gumbom Variable na svakom.
• Tablica sa stavkama — tema (alternativni redovi, granice, ništa), stupci za prikaz (šifra, opis, jedinična cijena, količina, PDV, popust, međuzbroj, ...), oznaka svakog stupca, poravnanje i širina %.
• Komercijalni uvjeti — HTML blok za plaćanja, valjanost ponude, pravne napomene itd. (varijable i ovdje).
• Potpis — omogućite/onemogućite i prilagodite oznaku (npr. "Za prihvaćanje").
• Redoslijed odjeljaka / raspored / margine / visine — kako su raspoređeni dijelovi dokumenta i prostor na stranici.

Varijable ponude obično izlažu polja same ponude, organizacije, korisnika i povezanih podataka (kupac, itd.), plus ono što je potrebno u pretpregledu za retke stavki.

Gdje ga koristite

• Citat kartica → Dizajn polje: odaberite izgled sustava ili prilagođeni predložak.
• Pregled i PDF / slanje dokumenta koristite taj izgled sa stvarnim podacima kartice (stavke, ukupni iznosi, kupac).
• U automatizacije koji stvaraju citate možete postaviti predložak dizajna, tako da automatski generirani PDF-ovi već koriste vašu marku.

Vodič kroz modul: Citati.

Primjeri — standardna B2B ponuda s tablicom cijena i rokovima od 30 dana; “lagani” citat bez potpisa; ponuda s potpisom za online prihvaćanje.

Predložak narudžbe

Predložak narudžbe funkcionira kao i predložak ponude: to je naručiti PDF/izgled dokumenta, a ne tijelo poruke. Uređivač koristi istu logiku (zaglavlje/podnožje, lijevi/desni blokovi, tablica stavki sa stupcima i temom, komercijalni uvjeti, potpis, margine i redoslijed odjeljaka).

Izgledi sustava — za narudžbe također možete pronaći varijante kao npr Predmeti-tekst, Tekstualne stavke, Predmeti-tekst-potpis, Tekst-stavke-potpis, plus vaše prilagođene predloške stvorene u Predlošci → Narudžba.

Praktična razlika u odnosu na citat — isti sastav alata, ali vezan uz Redoslijed entitet (šifra narudžbe, datumi, potvrđene stavke, uvjeti nakon prihvaćanja). Često predložak narudžbe ponovno koristi stil ponude tvrtke, s ažuriranim tekstom (npr. "potvrda narudžbe" umjesto "ponuda").

Gdje ga koristite

• Redoslijed kartica → Dizajn: odaberite izgled sustava ili prilagođeni predložak.
• Pregled / PDF / slanje dokumenta narudžbe.
• Automatizacija koja stvara narudžbe (npr. iz prihvaćene ponude) može primijeniti zadani ili odabrani predložak narudžbe.

Vodič kroz modul: Narudžbe.

Primjeri — potvrda narudžbe s tablicom stavki i IBAN-om; isprava o ispunjenju s odgovornim potpisom; pojednostavljeni izgled za interne naloge.

Varijable (dijeljena pravila)

• Dokument, e-pošta, SMS, ponuda, narudžba — Mokapen format {$entity.field} (npr. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Umetnite ih s Varijabilna ili tipkanjem { (SMS).
• WhatsApp — na Meti koju koristite {{1}}, {{2}}…; u Mokapenu mapirate svaki broj u CRM varijablu prije slanja.
• Bez varijabli predložak je fiksni tekst/izgled; s varijablama se isti predložak prilagođava svakom zapisu.

Kratki sažetak: upišite → gdje ga odaberete

• Dokument → Dokumenti → Iz predloška
• E-mail → sastav e-pošte → Odaberite predložak
• SMS → Automatizirana akcija Pošalji SMS (kartica) ili Pošalji SMS
• WhatsApp Business → Pošalji WhatsApp (kartica); stvoriti/sinkronizirati također iz WABA Integrations
• Citat → Kartica ponude → Dizajn (+ PDF / automatizacija)
• Redoslijed → Kartica za narudžbu → Dizajn (+ PDF / automatizacija)

Zadani predložak

The Zadano zastavica označava zadani predložak za tu vrstu (npr. standardni PDF citata tima). Samo jedan ostaje aktivan po vrsti: omogućivanjem drugog deaktivira se prethodni zadani.

Praktični savjeti

• Brisanje naslova (SMS – Podsjetnik na termin, PDF – Standardna ponuda 2026, WABA – naručiti_poslano_to).
• SMS: izbjegavajte nepotreban Unicode; provjerite segmente nakon zamjene varijable.
• WhatsApp: Uslužni program za ažuriranja, marketing samo s opt-in; uvijek mapirajte rezervirana mjesta prije proizvodne upotrebe.
• Citati/Narudžbe: poravnajte logotip, stupce stavki i pravne uvjete u zajedničkim predlošcima, a ne red po red na svakoj kartici.
• Brisanje WABA predloška također ga može ukloniti na Meti; PDF-ovi koji su već generirani iz predloška ponude/narudžbe ostaju.

Slučajevi upotrebe

• Prodajni komplet — jedan predložak ponude + jedan predložak narudžbe s istom grafikom; tim mijenja samo podatke na kartici.
• SMS podsjetnik — predložak s vremenom/varijablama; poslati s kartice ili kao temelj za automatizaciju.
• Ponovno otvaranje WhatsAppa — odobreni predložak pomoćnog programa za slanje poruka kupcu nakon 24 sata.
• Naknadna e-pošta — Predložak e-pošte odabran u sastavu nakon poziva.
• Dokument iz prilike — Predložak dokumenta s varijablama posla/kontakta, stvoren iz već ispunjenog predloška.
• Od ponude do narudžbe — automatizacija koja stvara narudžbu primjenom zadanog predloška narudžbe.

Često postavljana pitanja

P: Gdje mogu stvoriti predloške?

O: Organizacijske postavke → Predlošci. Odatle upravljate svim vrstama.

P: Zašto su ponuda i narudžba složeniji od e-pošte ili SMS-a?

O: Jer oni nisu samo tekst: oni definiraju izgled PDF-a (blokovi, tablica stavki, pojmovi, potpis, margine). Možete ih koristiti iz polja Dizajn kartice, a ne iz poslane poruke.

P: Koja je razlika između SMS predloška i WhatsApp predloška?

O: SMS je lokalni Mokapen tekst sa {$…} varijablama. WhatsApp koristi meta-odobrene predloške ({{1}}, {{2}}…), s kategorijama, ograničenjima i pregledom; moraju se mapirati i odobriti prije slanja.

P: Zašto je WhatsApp predložak onemogućen prilikom slanja?

O: Obično nedostaje mapiranje rezerviranog mjesta ili Meta odobrenje. Dovršite varijable na predlošku ili sinkronizirajte iz Integracija.

P: Zamjenjuju li se varijable kontakta automatski u SMS automatizaciji?

O: Nije kao kod slanja s kartice. U automatizaciji predložak je zalijepljen; koristiti varijable automatizacije ili prilagoditi tekst.

P: Mogu li koristiti predložak e-pošte u automatizaciji?

O: Radnja Pošalji e-poštu radi na vlastitom tekstu radnje. Predlošci e-pošte uglavnom su za ručno sastavljanje (njihov sadržaj možete kopirati u radnju).

P: Čemu služi Default oznaka?

O: Označava zadanu vrijednost za tu vrstu. Samo jedan ostaje aktivan po vrsti.

P: Ako izbrišem predložak ponude, nestaju li stari PDF-ovi?

O: Ne. Već generirani dokumenti ostaju; samo uklanjate predložak za buduće odabire dizajna.

P: Gdje mogu saznati više o kanalima i modulima?

O: Vodiči Citati, Narudžbe, SMS, WhatsApp Business.