A Mokapen útmutató

Főmenü
Szervezeti beállítások Vegye fel velünk a kapcsolatot

sablonok

A

sablonok újrafelhasználható szövegek és elrendezések, amelyeket egyszer elkészít, majd bárhol alkalmaz a Mokapenben: dokumentumok, e-mailek, SMS, WhatsApp Business, árajánlatok és rendelések. Ahelyett, hogy minden alkalommal újraírná ugyanazt az üzenetet vagy ugyanazt a PDF fejlécet, kiválaszt egy sablont, és a Mokapen kitölti a kapcsolattartó, cég vagy dokumentum adatait a változók.

segítségével.

A Szervezeti beállítások → Sablonok alatt találja meg őket. Minden típusnak megvan a saját szerkesztője és használati folyamata: alább egy típusonkénti részletes leírás, majd a megosztott szabályok (változók, alapértelmezett, kezelés) találhatók.

 

Mire valók

  • Sebesség – egy kattintás a szövegek másolása és újbóli formázása helyett.
  • Konzisztencia — ugyanaz a hangszín és grafika az egész csapat számára.
  • Automatikus személyre szabás – a változók megtelnek az éppen folyamatban lévő rekord adataival.
  • Különböző csatornák, egy helyen – PDF, e-mail, SMS és WhatsApp ugyanabból a sablonok részből.

 

Hogyan lehet elérni és létrehozni

  1. Szervezeti beállítások → Sablonok.
  2. Nyomja meg az Új sablonTípus szerinti kiválasztása ablakot.
  3. Válassza ki a típust, írja be a címet és a tartalmat, szúrjon be változókat, opcionálisan engedélyezze az Default lehetőséget, majd mentse.
  4. A listában szerkesztheti, Duplikál vagy Törlés. Adatvédelem (ahol elérhető) korlátozza, hogy ki láthatja/használhatja a sablont.

 

Dokumentum sablon

Ez egy HTML-dokumentum oldalformátumban (A4), gazdag szerkesztővel (címsorok, listák, táblázatok, képek, hivatkozások) és konfigurálható margókkal. Változókat köthet egy címjegyzékhez/értékesítési entitáshoz (pl. kapcsolattartó, lehetőség), így amikor egy csatolt rekordból állítja elő a dokumentumot, a mezők automatikusan kitöltődnek.

Amit beállít?

  • Sablon címe és alapértelmezett zászló
  • Oldalmargók
  • Dokumentumtörzs változókkal (Változó gomb)
  • Adatvédelem / tagok

Ahol használja – a Dokumentumok alkalmazásban a létrehozáskor válassza a Sablonból lehetőséget, ahelyett, hogy a nulláról kezdené. A Mokapen betölti a tartalmat, és ha a dokumentum egy entitáshoz kapcsolódik, lecseréli a változókat a rekord adataira.

Példák — kísérőlevél, ügyféllap, tárgyalási jegyzőkönyv, fix szerkezetű működési eljárás.

 

E-mail sablon

Ez a Mokapentől származó e-mail üzenet (HTML) törzs része. A tipikus változók a contact (név, e-mail cím, kapcsolt cég stb.), valamint a szervezeti és aktuális felhasználói adatokból származnak.

Amit beállít?

  • Cím, Alapértelmezett, adatvédelem
  • HTML törzs változókkal
  • Opcionális e-mail szerkesztő margók/elrendezés

hol használja az integrációt konfigurálni kell).

Megjegyzés az automatizálásokról – az E-mail küldése automatizálási művelet magában a műveletben meghatározott szöveget/HTML-t használja. A Sablonok részben található e-mail sablonok főként kézi küldésre szolgálnak; továbbra is bemásolhatja a sablon tartalmát a műveletbe.

Példák – értékesítés nyomon követése, időpont egyeztetés, normál jegyválasz, üdvözlő e-mail új érdeklődőnek.

 

SMS sablon

Ez egy rövid szöveg (nem PDF-elrendezés) SMS-küldéshez. A tipikus változók a contact-ből származnak. Nem tartalmazza a feladó álnevet: ez a SMS integrációban van konfigurálva (jóváhagyott álnév + pénztárca-jóváírás).

Amit beállít?

  • Cím és üzenet szövege
  • Változók a Változó gombbal vagy a {
  • beírásával
  • Alapértelmezett (nem kötelező)

Length limits — a GSM ábécé szerint egy SMS körülbelül 160 karakterből áll; Unicode/emoji segítségével szegmensenként körülbelül 70. Ha továbblép, az üzenet több SMS-re lesz felosztva (és többe kerül).A lecserélt változók meghosszabbíthatják a szöveget: mindig ellenőrizze a karakterbecslést az összetételben.

Hol használja? 174⟧

  • Manuális küldés — kapcsolattartó (vagy céges) kártya → SMS küldése → válassza ki a sablont: a rendszer beszúrja a szöveget, és a változókat a a ⟧adatok 183 névjegyre cserélik.
  • Automatizálások — SMS-művelet küldése → kiválaszthat egy sablont: a szöveg beillesztésre az üzenetbe. Az automatizálásban nem ugyanazt az automatikus „kapcsolatonkénti” cserét kapja, mint a kártyáról: használjon automatizálási változókat, vagy módosítsa a szöveget.

Csatorna útmutató: SMS.

Példák – időpont-emlékeztető, „átvételre kész rendelés”, OTP/belső kód (ha a szabályzat lehetővé teszi), késedelmi értesítés.

 

WhatsApp Business sablon

A WhatsApp sablonok a legspecifikusabbak: nem csak „Mokapenbe mentett szövegek”. Ezek a Meta által jóváhagyott üzenetsablonok (HSM). Jóváhagyott sablon nélkül nem indíthat (vagy nyithat újra) egy beszélgetést az ügyfélszolgálaton kívül. 24 órás ablak.

Kétféleképpen szerezheti be őket Mokapenben

  • Létrehozás sablonokból — Új sablon → WhatsApp Business: adja meg a nevet, a nyelvet, a kategóriát és az összetevőket; A Mokapen a Metán is létrehozza őket, és elmenti a helyi másolatot.
  • Szinkronizálja őket — az Integrációk → WhatsApp Business alkalmazásból Szinkronizálhatja a sablonokat / megjelenítheti a már Meta rendszeren lévő modelleket, és importálhatja a JÓVÁHAGYOTTsablonokba.

Név és nyelv — a metanév csak kisbetűket, számokat és aláhúzásjelet (pl. order_shipped_it⟧), 23 szóközt nem engedélyez4⟦. A nyelvnek egyeznie kell a szöveggel; minden nyelvnek külön sablonra van szüksége.

Kategóriák (válasszon egyet, amely megfelel a tartalomnak, különben a Meta elutasíthatja):

  • Segédprogram — a felhasználó által elvárt frissítések: rendelés állapota, időpont-emlékeztető, fiókfigyelmeztetések.
  • Marketing — promóciók, ajánlatok, hírlevelek: explicit WhatsApp feliratkozás szükséges.
  • Authentication — OTP / ellenőrző kódok a Meta által előírt formátumban (ne keverjük a marketinggel).

Üzenetstruktúra

  • Fejléc (opcionális) – szöveg (max. 60 karakter) vagy média (kép, videó, dokumentum) vagy hely.
  • Body (kötelező) – legfeljebb 1024 karakter; helyezze el a meta-helyőrzőket {{1}}, {{2}}… sorközök nélkül.
  • Lábléc (opcionális) – legfeljebb 60 karakter.
  • Gombok (max. 3) – gyors válasz, URL (HTTPS) vagy telefon; címke maximum 20 karakter. A hitelesítési sablonok a Meta OTP gombjait használják.

Változók: Meta ↔ Mokapen — a Meta helyőrzők: {{1}}, {{2}}⟧{2}}⟧. A Mokapenben a WABA sablonon minden számot leképez egy CRM-változóhoz (pl. {{1}} → kapcsolattartó neve). Ha a leképezés hiányzik, a küldéskor a sablon nem választható ki, amíg be nem állítja a változókat.

Jóváhagyás – A Meta felülvizsgálja a sablont (gyakran percek alatt, néha akár ~24 óráig). Tipikus állapotok: felülvizsgálat alatt, jóváhagyva, elutasítva (indoklással). Csak jóváhagyott használhatók a küldéshez. A félrevezető tartalom, a spam, a rossz kategória vagy a rosszul formázott változók az elutasítás gyakori okai.

Hol használja — névjegykártya → WhatsApp küldése → válassza ki a jóváhagyott sablont (és helyőrző értékeket). Csatlakoztatott WhatsApp Business integrációt és hitelt/pénztárcát igényel, ha lehetséges. Van nincs (ma) „WhatsApp küldése” automatizálási művelet.

Teljes csatorna útmutató: WhatsApp Business.

Példák – „megrendelés elküldve”, „időpont visszaigazolva”, OTP-kód, promóciós kampány feliratkozással.

 

Idézetsablon

Az ajánlatsablon nem egyszerű szöveg: ez az ajánlatkártyákon használt kereskedelmi PDF-dokumentum elrendezés (és előnézet).Meghatározza, hogyan nézzenek ki a fejlécek, az ügyféladatok, a cikktáblázatok, a feltételek és az aláírás – így az egész csapat ugyanazzal a vállalati márkajelzéssel bocsát ki ajánlatokat.

Rendszerelrendezések és egyéni sablonok

  • A Mokapen már kínál kész elrendezéseket, amelyek kiválaszthatók a kártyán, például Items-text, Text-items, Elemek-szöveg335 Text-items-signature (módosítják a szakaszok sorrendjét és azt, hogy van-e aláírás).
  • Ha létrehoz egy Idézet típusú sablont a Sablonokban, létrehoz egy egyedi elrendezést (ezután opcióként jelenik meg az idézet Tervezés mezőjében).

Amit az Idézetszerkesztőben konfigurál

  • Fejléc és lábléc — logó, céges hivatkozások, számozás, rögzített megjegyzések az oldal tetején/alján (változókkal).
  • Bal / jobb oldali blokkok — két HTML szövegoszlop (pl. bal: ajánlatszám és dátumok; jobb: névjegyek vagy ügyféladatok), mindegyiken Változó gombbal.
  • Tételtáblázat — téma (alternatív sorok, szegélyek, nincs), megjelenítendő oszlopok (kód, leírás, egységár, mennyiség, áfa, kedvezmény, részösszeg, …), minden oszlop címkéje, igazítása és szélességi százaléka.
  • Kereskedelmi feltételek — HTML blokk fizetésekhez, ajánlat érvényességéhez, jogi megjegyzésekhez stb. (itt is vannak változók).
  • Aláírás – a címke engedélyezése/letiltása és testreszabása (pl. „Elfogadáshoz”).
  • Metszetsorrend / elrendezés / margók / magasságok — a dokumentumrészek elrendezése és az oldalterület.

Az árajánlatváltozók általában megjelenítik magának az árajánlatnak, a szervezetnek, a felhasználónak és a kapcsolódó adatoknak (ügyfél stb.) mezőit, valamint azt, ami a tételsorok előnézetéhez szükséges.

Hol használja? 380⟧

  • Idézet kártya → Design mező: válasszon rendszerelrendezést vagy egyéni sablont.
  • Előnézet és PDF / dokumentumküldés ezt az elrendezést használja a kártya valós adataival (tételek, összegek, ügyfél).
  • Az árajánlatokat létrehozó automatizálásban beállíthat egy tervezési sablont, így az automatikusan generált PDF-ek már használják a márkajelzést.

Modul útmutató: Idézetek.

Példák — normál B2B ajánlat ártáblázattal és 30 napos feltételekkel; „könnyű” idézet aláírás nélkül; árajánlat aláírással az online elfogadáshoz.

 

Rendelési sablon

A rendelési sablon úgy működik, mint az Idézet: ez a megrendelés PDF/dokumentum elrendezése, nem pedig az üzenet törzse. A szerkesztő ugyanazt a logikát használja (fejléc/lábléc, bal/jobb blokkok, tételtáblázat oszlopokkal és témával, kereskedelmi kifejezések, aláírás, margók és szakaszok sorrendje).

Rendszerelrendezések — a rendelésekhez olyan változatokat is talál, mint például: Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature, valamint a Sablonok → Rendezés menüpontban létrehozott egyéni sablonok.

Gyakorlati különbség az ajánlathoz képest — ugyanazok az összeállítási eszközök, de a Rendelés entitáshoz kötődnek (rendelési kód, dátumok, visszaigazolt tételek, elfogadás utáni feltételek). A rendelési sablon gyakran újra használja a vállalati árajánlat stílusát, frissített szöveggel (pl. „ajánlat” helyett „rendelés megerősítése”).

Hol használja? 434⟧

  • Rendelés kártya → Design: válasszon rendszerelrendezést vagy egyéni sablont.
  • Előnézet / PDF / rendelési dokumentum küldése.
  • A rendeléseket létrehozó automatizálások (például egy elfogadott árajánlat alapján) alkalmazhatják az alapértelmezett vagy kiválasztott rendelési sablont.

Modul útmutató: Rendelések.

Példák — megrendelés visszaigazolása tételtáblázattal és IBAN-számmal; teljesítési okmány felelős aláírással; egyszerűsített elrendezés belső rendelésekhez.

 

Változók (megosztott szabályok)

  • Dokumentum, e-mail, SMS, árajánlat, rendelés — Mokapen formátum {$entity.field} (pl. {$contact.name7{$contact.6}⟦ {$org.title}, {$current_date}).Illessze be őket a Variable karakterlánccal vagy a { (SMS) beírásával.
  • WhatsApp — a Metán a {{1}}, {{2}}…; a Mokapenben minden számot hozzárendel egy CRM-változóhoz, mielőtt elküldené.
  • Változók nélkül a sablon rögzített szöveg/elrendezés; változókkal ugyanaz a sablon alkalmazkodik minden rekordhoz.

 

Gyors összefoglaló: írja be → ahol kiválasztja

  • Dokumentum → Dokumentumok → Sablonból
  • E-mail → e-mail összetétele → Sablon kiválasztása
  • SMS → SMS küldése (kártya) vagy SMS küldése automatizálási művelet
  • WhatsApp Business → WhatsApp (kártya) küldése; létrehozás/szinkronizálás a WABA Integrations-ból is
  • Idézet → Árajánlatkártya → Tervezés (+ PDF / automatizálás)
  • Rendelés → Rendelési kártya → Tervezés (+ PDF / automatizálás)

 

Alapértelmezett sablon

Az Alapértelmezett jelző jelöli az alapértelmezett sablont az adott típushoz (pl. a csapat szabványos idézőjel PDF-je). Típusonként csak egy marad aktív: egy másik engedélyezése deaktiválja az előző alapértelmezést.

 

Gyakorlati tippek

  • Címek törlése (SMS – Időpont-emlékeztető, PDF – Normál ajánlat 2026, WABA – order_shipped_it⟧⧟7⟦3533).
  • SMS: kerülje a felesleges Unicode-ot; ellenőrizze a szegmenseket a változócsere után.
  • WhatsApp: Frissítési segédprogram, marketing csak regisztrációval; éles használat előtt mindig térképezze fel a helyőrzőket.
  • Idézetek/Megrendelések: igazítsa egymáshoz az emblémát, a tételoszlopokat és a jogi kifejezéseket a megosztott sablonokban, ne soronként az egyes kártyákon.
  • A WABA-sablon törlésével a Metán is eltávolítható; Az Ajánlat/Megrendelés sablonból már generált PDF-ek megmaradnak.

 

Használati esetek

  • Értékesítési készlet — egy ajánlatsablon + egy rendelési sablon azonos grafikával; a csapat csak a kártyán lévő adatokat változtatja meg.
  • SMS emlékeztető — sablon idővel/változókkal; küldje el a kártyáról vagy az automatizálás alapjaként.
  • WhatsApp újranyitás – jóváhagyott segédprogramsablon, amellyel 24 órán túl üzenetet küldhet az ügyfélnek.
  • Követő e-mail — A hívás utáni összeállításban kiválasztott e-mail-sablon.
  • Dokumentum a lehetőségből — Ügylet/kapcsolattartó változókkal rendelkező dokumentumsablon, létrehozva a már kitöltött sablonból.
  • Az árajánlattól a rendelésig – automatizálás, amely az alapértelmezett rendelési sablont alkalmazva hozza létre a rendelést.

 

Gyakran ismételt kérdések

K: Hol hozhatok létre sablonokat?

A: Szervezeti beállítások → Sablonok. Innen kezelheti az összes típust.

 

K: Miért bonyolultabb az árajánlat és a rendelés, mint az e-mail vagy az SMS?

A: Mert ezek nem csak szövegek: meghatározzák a PDF elrendezését (blokkok, elemtáblázatok, kifejezések, aláírás, margók). Ezeket a kártya Tervezés mezőjéből használja, nem üzenetküldésből.

 

K: Mi a különbség az SMS-sablon és a WhatsApp-sablon között?

A: Az SMS egy helyi Mokapen szöveg {$…} változóval. A WhatsApp meta-jóváhagyott sablonokat használ ({{1}}, {{2}}…), kategóriákkal, korlátokkal és áttekintéssel; elküldés előtt fel kell térképezni és jóvá kell hagyni őket.

 

K: Miért van letiltva a WhatsApp sablon küldéskor?

A: Általában hiányzik a helyőrző-leképezés vagy a metajóváhagyás. Teljes változók a sablonon vagy szinkronizálás az integrációkból.

 

K: Az SMS automatizálásban a kapcsolati változók automatikusan cserélődnek?

A: Nem úgy, mint a kártyáról történő küldésnél. Az automatizálásban a sablon beillesztésre kerül; használjon automatizálási változókat, vagy módosítsa a szöveget.

 

K: Használhatok e-mail sablont az automatizálásban?

A: Az E-mail küldése művelet a művelet saját szövegén működik. Az e-mail sablonok főként kézi összeállításra szolgálnak (tartalmukat bemásolhatja a műveletbe).

 

K: Mihez tartozik az alapértelmezett jelző?

A: Megjelöli az alapértelmezett típust.Típusonként csak egy marad aktív.

 

K: Ha törlök egy idézet sablont, eltűnnek a régi PDF-ek?

A: Nem. A már generált dokumentumok megmaradnak; csak a későbbi tervezési döntésekhez távolítsa el a sablont.

 

K: Hol tudhatok meg többet a csatornákról és modulokról?

A: Útmutatók Idézetek, Rendelések, SMS, Vállalkozások

Segítségre van szüksége?