A Mokapen útmutató

Foglalási útmutató

A Foglalások A terület a Mokapen modulja annak rögzítésére, amikor egy ügyfél vagy potenciális ügyfél lefoglal egyet vagy többet foglalható szolgáltatások: konzultációk, kezelések, foglalkozások, bérletek, üzemidő. Minden foglalásnak van neve, állapota (Megerősített / Függőben levő / Elutasítva), kapcsolatfelvétel, szolgáltatások, dátum/időszak, tulajdonos, adatvédelem, hely és hivatkozások a CRM többi részére.

Hozzáférés a Tevékenységek → Foglalások menü. Az alapértelmezett nézet Naptár; át lehet váltani Lista. A modulhoz aktív Bookings alkalmazás szükséges, a megfelelő engedélyek és a megfelelő prémium csomag — ellenőrizze a rendelkezésre állást a tervében és a szervezeti szerepköreiben.

Szerep a CRM-ben és különbség a kinevezésektől

A Mokapenben történő foglalás nem csak egy naptárhely: ez a linkelt rekord a szolgáltatáskatalógushoz és az ügyfélkapcsolathoz, a kérések tipikus visszaigazolási ciklusával (beleértve a nyilvános űrlapokat is).

• Foglalás: egy vagy többhez kötött kérés vagy rés foglalható szolgáltatások és a érintkezés. Tipikus folyamat: az ügyfél könyvel (belső vagy űrlapon keresztül) → a csapat megerősíti vagy elutasítja → a foglalás az ügyfél történetében marad, és lehetőséghez, jegyhez, projekthez kapcsolódhat.
• Kinevezés: találkozó, hívás vagy látogatás a naptárban résztvevők (Mokapen felhasználók, kapcsolattartók, cégek), szervező és nyitott/zárt állapot – nem feltétlenül kötődik szolgáltatáskatalógushoz. Lásd a Találkozók útmutatója.

A gyakorlatban: használat Foglalások amikor elad vagy szállít szolgáltatási helyek a katalógusból; használat Találkozók ülésekre és általános napirendre (demó, kezdőrúgás, stand-up). A két modul együtt létezhet, és kapcsolódhat más entitásokhoz. Gyakorlati szabály: minden ügyfélnél történő foglalás megérdemli a helyeset Érintkezés – így az előzmények az ügyfélrekordban maradnak, nem csak a Foglalások naptárában.

Feltételek: foglalható szolgáltatások

A belső teremtésben a Szolgáltatások mező csak a megjelölt szolgáltatásokat tartalmazza foglalható (lefoglalható szűrő a kiválasztásban). Ha a lista üres, a foglalást a belső űrlapról nem tudja befejezni.

1. Menj ide Értékesítés → Szolgáltatások (katalógus).
2. Nyisson meg vagy hozzon létre egy szolgáltatást, és engedélyezze a foglalást (opció / Foglalás engedélyezése a szolgáltatáson).
3. Térjen vissza a Foglalásokhoz, és próbálja újra: a szolgáltatás megjelenik a kiválasztásban.

Csak azokat a szolgáltatásokat jelölje meg foglalhatóként a napirenden vagy online. A nyilvános folyamatokhoz a foglalás típusú űrlapok az űrlapon konfigurált szolgáltatásokat, termékeket vagy elérhetőséget használnak – a hivatkozás közzététele előtt igazítsa össze a katalógust és az űrlapot.

Foglalási állapotok

Az állapot nem kanban: a műveletsor / létrehozás legördülő menüjéből kezelheti. Három érték:

• Megerősített — rés elfogadva. Ez a tipikus kezdő állapot, amikor belsőleg létrehozza a foglalást (a csapat már érvényesítette).
• Függőben levő - megerősítésre vár. Gyakori egy nyilvános űrlapkérés után, vagy amikor az üzemeltető ellenőrizni akarja a rendelkezésre állást a rés lekötése előtt.
• Elutasítva — nem fogadják el (nem elérhető a slot, az ügyfél nem jogosult, ütemezési ütközés…). A történelemben marad, és értesítéseket generálhat; később archiválhatja.

Az állapot megváltoztatásakor a Mokapen értesítheti a tulajdonost és az együttműködőket (e-mail/értesítések a szervezet preferenciái szerint), és bizonyos esetekben frissíti a kapcsolattartót a foglalás állapotával kapcsolatban.

Foglalási oldal – felső sáv

A főoldal két nézetet kínál: Naptár és Lista, ugyanazon a működési modellen, mint a Kinevezések.

• Naptár (alapértelmezett): az időbeli foglalások megtekintése; az eseményre kattintva megnyílik a rekord. Ahol támogatott, áthelyezheti a helyet (húzás/mozgatás) – hasznos az átütemezéshez a teljes űrlap újranyitása nélkül.
• Lista: táblázat kereséssel, felhasználói/csapatszűrőkkel, oszlopokkal (cím, állapot, kapcsolat, szolgáltatások, dátumok, címkék, munkatársak…). Ideális tömeges műveletekhez és minden megtalálásához Függőben levő kéréseket.
• Új foglalás: megnyitja a létrehozási módot.
• Akciók: Archívum (és a kukába, ha a terv tartalmazza).

Listanézetben a jelölőnégyzetekkel ellátott sorok kiválasztásakor megjelenik a műveletsor: másolás, archiválás, törlés (és a tervben elérhető egyéb műveletek).

Foglalási rekord

Kattintson egy eseményre a naptárban vagy egy címre a listában a megnyitáshoz oldalsó panel. Megfelelő prémium csomaggal megnyithatja a teljes oldal: ugyanaz a tartalom, több hely és kényelmes megtakarítás.

Akciósáv

• Állapot (legördülő menü): Megerősítve, Függőben, Elutasítva – lásd az állapotok szakaszt.
• Magánélet (zár): Nyilvános (a belépési szabályok szerint a szervezet tagjai számára látható) ill Magán (csak a tulajdonos, az együttműködők és a kifejezett hozzáféréssel rendelkezők – nem minden szervezettag).
• Címkék, Szín, Mellékletek, Cetlik (Prémium).
• Link másolása, + Hozzon létre és csatlakozzon / új kapcsolatok.

Opciók menü (három pont)

• Másolat: lemásolja a foglalást; a modálisban ellenőrzőlistát, kapcsolatokat és mellékleteket (ha vannak) tartalmazhat.
• Archiválás / Visszaállítás: elrejti a működési nézeteket, vagy visszatér a naptárhoz/listához.
• Töröl (piros tétel): megerősítés modálisan; megfelelő tervvel soft delete (kuka) vagy végleges törlés.

Lapok rögzítése

• Adat - cím, állapot, adatvédelem, címkék, szín, érintkezés (szükséges, ha a Névjegyek alkalmazás aktív; névjegyet menet közben is létrehozhat), foglalható szolgáltatások (kötelező), dátum időszak, tulajdonos, együttműködők (ha az adatvédelem aktív a szervezetben), cím (gyakran előre kitölthető a szervezet helyével), leírás, mellékletek, cetlik.
• Kapcsolatok — hivatkozások más entitásokhoz (ha az Ön szerepköre nem csak olvasható). Lásd Kapcsolódó szakaszok.
• Marketing — entitásmarketing mezők, ha az Ön szervezetében használják.
• Frissítések — a teljes rekord változásainak ütemezése.

Adatvédelem és együttműködők

A Kinevezések és egyéb entitásokhoz hasonlóan: munkatársai Mokapen-felhasználók vagy csapatok, akiknek szükségük van láthatóság a foglalásról, és dolgozzon rajta anélkül, hogy az ügyfél kapcsolattartója lennénk. Példák: a függőben lévő kéréseket kezelő recepciós; a szolgáltatást nyújtó szakember; heti terhelést figyelő menedzser.

Vel magánélet (zárolás a műveleti sávban), a foglalást csak a tulajdonos, a kijelölt együttműködők és az adatvédelmi szabályok értelmében kifejezetten hozzáféréssel rendelkezők láthatják – nem minden szervezettag. Használja a magánélet védelmét az érzékeny slotok vagy VIP ügyfelek számára; nyilvánosnak hagyni (a szervezeti engedélyeknek megfelelően), amikor az egész operatív csapatnak látnia kell a foglalási napirendet.

Kapcsolódó szakaszok

• Kapcsolatok — lehetőségek, feladatok, jegyek, projektek, dokumentumok, kampányok és egyéb engedélyezett entitások összekapcsolása. Ha megnyitja a névjegyet, az előzményekben összekapcsolt foglalások jelennek meg.
• Címkék és Mellékletek — mint a többi Mokapen entitáson (aláírt visszaigazolások, tájékoztatók, helyszínfotók…).

A kapcsolattartó már az Adatok lapon van: továbbra is hasznos kapcsolatokat hozzáadni az ajánlatokhoz vagy jegyekhez, ha a foglalás értékesítési vagy támogatási út része.

Foglalás létrehozása

Belsőleg (naptár vagy lista)

1. Nyissa meg a Foglalásokat (naptár vagy lista) → Új foglalás.
2. Írja be a név (kívánt).
3. Készlet állapot (alapértelmezés szerint gyakran Megerősítve, ha az ügyféllel való egyeztetés után hozza létre).
4. Válassza ki vagy készítse el menet közben a Érintkezés.
5. Válasszon ki egy vagy több foglalható helyet Szolgáltatások.
6. Állítsa be a időszak (dátum/idő dátumtartomány).
7. Választható tulajdonos, együttműködők, cím, leírás, mellékletek.
8. A Kapcsolatok lapon adjon hozzá hasznos hivatkozásokat Megtakarítás.

Nyilvános formából

Az ügyfél kitölti a foglalási űrlapot a webhelyen vagy a nyitóoldalon: kiválasztja, hogy mit foglal (szolgáltatások, termékek, vagy az űrlap konfigurációjának megfelelő elérhetőség/időpont), a dátumot/időpontot és ezek adatait. Mokapenben a foglalás gyakran megérkezik Függőben levő – megerősítéshez vagy elutasításhoz. Az ügyfél rendelkezhet egy hivatkozással a foglalás kezeléséhez vagy lemondásához, ha az űrlap ezt tartalmazza. A hivatkozás közzététele előtt: igazítsa össze a foglalható szolgáltatáskatalógust, a szervezeti bezárásokat/ünnepnapokat és az űrlappéldányt.

Foglalás szerkesztése

1. Nyissa meg a foglalási rekordot.
2. Az Adatok lap mezőinek szerkesztése (kapcsolat, szolgáltatások, dátumok, leírás, tulajdonos, együttműködők).
3. Frissítés állapot amikor megerősít vagy elutasít egy függőben lévő kérelmet.
4. In Naptár, húzza vagy mozgassa a nyílást, ha az interfész lehetővé teszi – hasznos a gyors átütemezéshez.
5. Megtakarítás; a változtatások értesítést küldhetnek a tulajdonosnak/munkatársaknak, és bizonyos esetekben állapotról szóló e-maileket küldhetnek a kapcsolattartónak.

Foglalás törlése

Törölje a tévedésből létrehozott foglalásokat, vagy tesztelje a másolatokat. Inkább Archívum ha a bővítőhely kész, és szeretné megőrizni az előzményeket és a kapcsolatokat anélkül, hogy a naptárat és a listát összezavarná.

Egyszeri törlés

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók → Töröl (piros elem).
2. Erősítse meg a módban.

Megfelelő prémium csomag esetén a foglalás a következő címre történhet szemét (amelyből a Visszaállítás vagy a végleges törlés). A puha törlés nélküli terveken a törlés a megerősítést követően azonnal végleges lehet – ellenőrizze a tervet és az engedélyeket.

Tömeges törlés

1. Listanézet → jelölje be a jelölőnégyzetekkel.
2. Kattintson Töröl → erősítse meg.

Foglalás archiválása

Az archívum a befejezett vagy elutasított foglalásokhoz használható, amelyeknek többé nem kell megjelenniük a naptárban és a műveleti listában, megőrizve a kapcsolatokat és az előzményeket – ugyanaz a logika, mint a találkozóknál.

Egyszeri / többszörös foglalások archiválása

• Egyetlen: rögzítés → Opciók → Archívum → erősítse meg.
• Több: Lista → válassza a → lehetőséget Archívum akciósávban.
• Visszaállítás: az Archívumból (Műveletek menü) vagy a rekord → Opciók → menüpontból Visszaállítás.

Foglalás megkettőzése

Hasznos az ismétlődő, azonos szerkezetű helyek esetén (ugyanaz a szolgáltatás és ugyanaz az ügyfél, új dátum).

1. Felvétel → Opciók → Másolat.
2. A módban válassza ki, hogy másolja-e az ellenőrzőlistát, a kapcsolatokat és a mellékleteket.
3. Erősítse meg; frissítse az új foglalás dátumait (és állapotát, ha szükséges).

A Listában több kijelölt rekordot is megkettőzhet, ha a művelet elérhető.

Foglalási nézetek

Naptár (alapértelmezett)

Rácsos nézet az üzemi hét megtervezéséhez: minden foglalás megjelenik a dátummal és időponttal megegyező slotban. Az eseményre kattintva megnyílik a rekord. Ideális a szolgáltatások és a napi terhelés közötti átfedések megtekintéséhez. Ahol támogatott, húzással mozgassa a nyílást.

Lista

Táblázatos lista kereséssel, felhasználói/csapatszűrőkkel és oszlopokkal (cím, állapot, kapcsolattartó, szolgáltatások, dátumok…). Válasszon ki több sort a másoláshoz, archiváláshoz és törléshez. Használja a Listát a függőben lévő sorok kezeléséhez és az analitikai exportáláshoz, ha elérhető.

Oldalnézet

Teljes képernyős felvétel (alapprémium csomag, ahol elérhető): ugyanaz a tartalom, mint a modális, több hely a leírásnak, a mellékleteknek és a kapcsolatoknak.

Nincs dedikált kanban: Megerősített / Függőben / Elutasított állapot az állapotmezőből kezelhető.

Foglalások beállításai

A Szervezeti beállítások → menüből Foglalások (felhatalmazott tagok) kezelheti a szolgáltatásokhoz és az időközökhöz kötött preferenciákat – például a referencia-időtartamot és, ahol látható, a rés kapacitását (hány egyidejű foglalás ugyanabban az időrésben). Előfordulhat, hogy néhány beállítási felület még mindig hiányos: ellenőrizze a szervezetben, hogy mi működik ténylegesen, mielőtt megígérné a csapatnak.

• Lezárások / ünnepnapok — az általános szervezeti beállításoknál beállíthatja a zárva tartási napokat: ezeken a napokon a foglalások vagy egyéb határidők, amelyeket nem tud időben kezelni, letiltásra kerülhetnek.
• Mezők / Kártya / Oszlopok — ha elérhető a foglalási entitás számára a szervezetében, kövesse a Mezők, Kártya, és Oszlopok útmutatók.
• Alkalmazások és engedélyek — a Bookings alkalmazásnak aktívnak kell lennie; a szerepek szabályozzák, hogy ki készítsen, lásson és szerkeszthessen.

Foglalási jelentések

Ahol a Jelentések menü elérhető a Foglalásokhoz, ott a mennyiségek időszakonkénti, állapot-eloszlása, valamint tulajdonos vagy szolgáltatás szerinti terhelés esetén használható – elemzésre, nem napi tervezésre (a naptár erre marad). Ha nem lát külön jelentéseket, elemezze a listából dátum- és állapotszűrőkkel, vagy kapcsolja össze a foglalásokat lehetőségekkel/jegyekkel, és használja az ezekről a területekről származó jelentéseket.

Nyilvános nyomtatványok és önkiszolgálás

A foglalási típusú űrlapok lehetővé teszik az ügyfél számára, hogy a Mokapen megadása nélkül válassza ki, mit foglaljon, dátumot/időt és adatait. Beküldés után:

• Mokapenben a foglalás kezelni látszik (gyakran Függőben);
• az ügyfél rendelkezhet hivatkozásokkal a foglalás kezeléséhez/lemondásához, ha az űrlap ezt megadja.

A tipikus belső formában a kötelező mező a foglalható szolgáltatások; nyilvános űrlapok is kínálhatnak termékeket vagy elérhetőséget (időpontok) a modul konfigurációjának megfelelően. Közzététel előtt mindig igazítsa a katalógusokat, a lezárásokat és az űrlappéldányokat.

Használati esetek

• Stúdió / tanácsadás: foglalható szolgáltatás «60 perc konzultáció» → űrlap a helyszínen → csapat visszaigazol → opcionális linkelt lehetőség és nyomon követési feladat.
• Szervizközpont / klinika: több szolgáltatás ugyanabban a slotban; nyíláskapacitás a beállításokban, ha használják; naptár a dupla foglalás elkerülése érdekében.
• Bérlés / munkamenet: foglalás hosszú távú (időpont) és helyszín címmel.
• Értékesítés utáni: jegyhez vagy megrendeléshez kapcsolódó foglalás helyszíni telepítéshez vagy képzéshez.
• Átütemezés: lépés a naptárban vagy szerkessze a dátumokat; frissítse az állapotot, és értesítse a kapcsolattartót, ha a folyamat ezt lehetővé teszi.

Ajánlott eljárások

• Csak azokat a szolgáltatásokat jelölje meg foglalhatóként, amelyeket valóban szeretne online vagy a napirenden kínálni.
• Használat Függőben levő űrlapkérésekhez; csak a rendelkezésre állás ellenőrzése után erősítse meg.
• Mindig a megfelelő kapcsolattartót csatolja: az előzmények az ügyfélrekordban maradnak.
• Katalógusszolgáltatás nélküli belső értekezletekhez inkább Találkozók.
• Archiválja a befejezett foglalásokat, hogy a naptár olvasható maradjon; csak a piszkozatokat és a teszteket törölje.
• Igazítsa a szervezeti bezárásokat/ünnepeket, hogy elkerülje a fantomréseket.

Foglalások kombinálása a Szolgáltatások, Kapcsolatok, és amikor szükséges Lehetőségek vagy Jegyek a kéréstől a kézbesítésig tartó koherens folyamathoz.

Gyakran ismételt kérdések

K: Nem látok szolgáltatásokat a kiválasztottban. Miért?

V: Csak foglalható szolgáltatások jelennek meg. A szolgáltatás foglalás engedélyezése az Értékesítés → Szolgáltatások katalógusban.

K: Mi a különbség a foglalás és az időpont egyeztetés között?

V: Foglalás = foglalható szolgáltatások helye + kapcsolatfelvétel + állapotok megerősítése/elutasítása (űrlapokból is). Időpont egyeztetés = megbeszélés/napirend a résztvevőkkel, szolgáltatáskatalógus nem szükséges. Részletek a Találkozók útmutatója.

K: Miért nem férek hozzá a Bookings szolgáltatáshoz?

V: Szüksége van az alkalmazásra, a megtekintési engedélyre és a megfelelő prémium csomagra. Forduljon a szervezet adminisztrátorához.

K: Foglalhat-e az ügyfél önállóan?

V: Igen, a Mokapenben konfigurált és az Ön webhelyén vagy egy céloldalon közzétett nyilvános foglalási űrlapokon keresztül.

K: Mi történik, ha elutasítom?

V: Állítsa be az állapotot Elutasítva. Az előzmények és az értesítések megmaradnak; később archiválhatja.

K: Foglalhatok termékeket és szolgáltatásokat?

V: A tipikus belső űrlapon a kötelező mező a foglalható szolgáltatások. Nyilvános űrlapok is kínálhatnak termékeket vagy elérhetőséget (találkozókat) a modul konfigurációjának megfelelően.