A Mokapen útmutató

Időpontfoglalás

Az Időpont foglalása oldal az a mód, ahogy a Mokapen véget vet a három dátum e-mailes pingpongjának: a látogató kiválasztja, kivel találkozik (vagy a Mokapen rendeli hozzá), csak a szabad időpontokat látja, és megerősít. Az időpont már a naptárban van, a kapcsolattal a címjegyzékben, Meet vagy Teams, ha a házigazdának csatlakoztatva van, naptármeghívó. Semmit sem másol.

Ez nem katalógusfoglalás (fizetős tanácsadás, bérlés, hely a tanfolyamon): az a Szolgáltatás vagy termék foglalása. Itt a tárgy a csapatból egy személy ideje. Nem a kapcsolatfelvételi űrlap sem: ott üzenetet gyűjt, itt valódi időpontot foglal.

Az előny mind itt van: egy URL (vagy egy snippet a webhelyen), az ügyfél magának foglal, Ön már megtalálja a dátumot, a házigazdát, a csatornát és a kapcsolati kártyát. Ugyanaz az adatvédelem, ugyanazok a mezők, ugyanaz a naptár, mint a Mokapen többi része. Nincs külön Calendly, nincs „adjon három időablakot” a postafiókban.

Mire való és miért éri meg

Az átlagos értékesítő több időt tölt a hívás lefoglalásával, mint a lebonyolításával. Ez az oldal bezárja a rést:

• Valódi időpontok, nem „ez a hét szabad” — csak azokat az időket mutatja, amikor a házigazda szabad, előzetes értesítéssel, bufferrel, ebédszünettel, szervezeti zárásokkal és az oldal kizárt dátumaival. Ha a Google/Outlook naptár szinkronban van, a külső foglalt idők számítanak: nincs dupla foglalás.
• Házigazdák az Ön módján — csak egy személy (a tulajdonos, a szakértő). Vagy kettő vagy több: a látogató választ, vagy a Mokapen round robinban forog, vagy kollektív meeting (mindenki szabad, mindenki a híváson).
• Időtartam, amit Ön dönt — 15, 30, 45, 60 perc vagy egyéni érték. Ha többet engedélyez, a látogató választja, meddig tart az időpont. Létrehozáskor alapértelmezett: 30 perc, hétfő–péntek 9–18.
• Előre eldöntött csatorna — Google Meet, Microsoft Teams és/vagy egy helyszín. Egy csatorna = implicit. Több csatorna = a látogató választ. A Meet/Teams link magától jön létre, ha a házigazda integrációja csatlakoztatva van: ne ígérjen linket, ha a házigazdának nincs Google-ja vagy Microsoftja.
• Minden a CRM-ben — kapcsolat + időpont, naptármeghívók (alapból bekapcsolva), vendégek CC-ben, akiket a látogató hozzáadhat. Onnan mozgat, jegyzetel, archivál, mint bármelyik másik időpontot: nem második szoftver.

Röviden: ezt az oldalt arra használja, hogy lefoglaltassa egy személy idejét. A kapcsolatfelvételi űrlapot arra, hogy összegyűjtse, aki ír Önnek. A szolgáltatásokat/termékeket arra, hogy lefoglaltasson egy katalógustételt. Egy űrlap, egy feladat: ne keverje a hármat ugyanazon az űrlapon.

Hogyan férhet hozzá és korlátok

• Felhasználói menü → Űrlapok. Felül a szűrők: Mind / Kapcsolatfelvételi űrlap / Időpontfoglalás / Szolgáltatás vagy termék foglalása. Az időpont szűrőből az „Új űrlap” már a megfelelő sablonnal indul.
• Szükséges az Űrlapok alkalmazás és az Időpontok alkalmazás (Beállítások → Alkalmazások), szerepkörengedélyek, és elérhetőségi idősávok azokon a felhasználókon, akiket az oldalra tesz (annak a személynek az időpontnaptára). Idősávok nélkül a nyilvános naptár üres: javítsa, mielőtt ONLINE-ra megy.
• A Meet és a Teams csak akkor jelenik meg a blokkban, ha legalább egy házigazdának használható integrációja van. Nem varázskapcsoló: ugyanaz a felhasználó Google / Microsoft kapcsolata.
• A csomag űrlapplafonja ezekre az oldalakra is vonatkozik: a listában, ha a limiten van, az Új a frissítést nyitja. A limit felett a legújabb űrlapok zárolva maradnak; a régebbiek megmaradnak. A duplikálás plusz egy űrlapnak számít.
• Az űrlap-automatizálások (feladat, lehetőség, jegy, kapcsolat frissítése) azokon a csomagokon vannak, amelyek tartalmazzák az űrlapokból indított automatizálásokat. Az a csomag nélkül is publikál: kapcsolat, időpont, meghívók és napló akkor is megvan.

Listaoldal

Ugyanaz a lista, mint minden űrlapnál: kártyák belső címmel, Időpontfoglalás jelvénnyel, űrlapkóddal (slug: az automatizálásokban használja), Online állapottal (zöld, ikonnal a nyilvános oldal megnyitásához) vagy Offline állapottal (piros, szemmel az előnézethez foglalások fogadása nélkül).

Hárompontos menü: Szerkesztés (Beállítások), Duplikálás, Törlés. Duplikáljon, ha van egy működő oldala, és ikert akar másik csapathoz vagy másik kampányhoz (aztán megváltoztatja a házigazdát, az időtartamot, az értesítő e-mailt). A törlés eltávolítja a nyilvános oldalt: a már létrehozott időpontok a naptárban maradnak.

Ha a szűrt lista üres, a Mokapen jelzi, és felajánlja az új gombot (ha a csomagon még van hely).

Az oldal létrehozása

1. Űrlapok → Új űrlap. A „Mit szeretne létrehozni?” kérdésnél válassza az Időpont foglalása lehetőséget. A sablont létrehozáskor választja: később erről a képernyőről nem váltja — katalógusszolgáltatáshoz másik űrlapot készít.
2. Név — belső (ezt látja a listában). A látogató a tartalom címét és alcímét látja.
3. Értesítő e-mail — kinek kell tudnia, hogy foglalás érkezett (értékesítés, recepció, több cím). Nem az archívum: az archívum a kapcsolat + az időpont + a napló. Ha üresen hagyja, könnyen nem veszi észre az időpontokat.
4. A Mokapen már előkészíti: szervezeti logó, cím, e-mail/keresztnév/vezetéknév, foglalási blokk Önnel mint első házigazdával (ha van felhasználója és fotója), adatvédelem, időpontos köszönőoldal. Az időpontnaptár mindig be van kapcsolva: ezen a sablonon nem távolíthatja el. Alapértelmezett: 30 perces időtartam, H–P 9–18, naptármeghívók be, 60 napos horizont.
5. Nyissa meg a Tartalomot, és dolgozza meg a Foglalások blokkot (emberek, szabályok, videó/helyszín, órák). Fejezze be a sikeroldalt és a visszaigazoló e-mailt. A Beállításokban csak akkor állítsa ONLINE-ra, ha a házigazda, az idősávok, a csatorna és a szöveg megvan. Offline a nyilvános link nem fogad foglalásokat; az előnézet igen.

Kapcsolati mezők, adatvédelem, reCAPTCHA, rejtett mezők, snippet és követés: ugyanaz a logika, mint a kapcsolatfelvételi űrlapon. Lent a naptárra jellemző rész van.

Ki találkozik a látogatóval

A Foglalások blokkban a típus Időpontfoglalás. Adjon hozzá egy vagy több személyt: ők a szervezet felhasználói, elérhetőséggel az Időpontokban. A látható címkét (név az oldalon) megváltoztathatja a belső névről.

Egy személynél a látogató nem választ házigazdát: azzal találkozik. Legalább kettőnél megjelenik a Házigazda hozzárendelése:

• A látogató választja a személyt (alapértelmezett) — látja a listát, és azzal foglal, akivel akar. Akkor használja, ha a ki számít: értékesítő A vs B, szakértő vs általános, nyelv, helyszín.
• Round robin — a látogató csak az időt választja; a Mokapen az első szabad személyt rendeli (a legkevesebb közelgő meetinggel). Az oldalon: „Ezek közül valakivel fog találkozni”. A kiválasztás az oldalon egyszeres. Hasznos demócsapatnak, amelynek meg kell osztania a terhelést, nem a „konkrétan Sarával akarok” esetre.
• Kollektív — a listán mindenki szabad kell legyen abban az idősávban, és mind részt vesz. Kickoffhoz, kétfős demóhoz, HR + vezető interjúhoz. A kiválasztás többszörös (minden házigazda). Ha valaki foglalt, az idősáv nem jelenik meg.

A round robin és a kollektív nem kombinálható a „a látogató választja, ki”-vel: vagy ők döntenek, vagy a Mokapen dönt, vagy mindenkire szükség van. Ha egy házigazdának nincsenek idősávjai (vagy a külső naptár kitölti az egész ablakot), az a személy nem kínál időket: javítsa mielőtt publikál, ne az első panasz után.

Elérhetőség, időtartam, előzetes értesítés, buffer

Ugyanazon a Foglalások kártyán állítja be, mikor foglalhatnak. Ez nem a házigazda személyes naptára: ez az oldal maszkja, majd a Mokapen keresztezi a felhasználó idősávjait a csatlakoztatott naptár foglalt idejeivel.

• Időtartam — 15 / 30 / 45 / 60 perc, plusz „Egyéb” (legfeljebb 480). Többet is bejelölhet: a látogató választ. Egyetlen jelölés = rögzített időtartam. Alapértelmezett 30.
• Napok és ablakok — a hét minden napjára be/ki és egy vagy több ablak (pl. 9–12 és 14–18). Alapértelmezett H–P 9–18. A szombatot csak akkor kapcsolja be, ha tényleg tartja.
• Minimális előzetes értesítés — percek, amelyek alatt az idősáv nem jelenik meg (0 = akár „negyed óra múlva”; 120 = nincs hívás két órán belül). 15 perces lépések. Használja, ha időre van szüksége a demó előkészítéséhez.
• Buffer előtt / után — üres percek a meeting körül, hogy két hívás ne csússzon össze, vagy hogy szobát válthasson. 5 perces lépések.
• Foglalás eddig — horizont napokban (1–365, alapértelmezett 60). Azon túl a nyilvános naptár üres. Rövidítse (14, 21), ha nem akar három hónapra előre teli naptárt hívásokkal.
• Ebédszünet — minden nap eltávolítandó ablak (pl. 13:00–14:00), az időablakokon felül.
• Kizárt dátumok — extra napok csak ehhez az oldalhoz (hídünnep, belső képzés). A szervezet zárásai már szerepelnek a blokkban: ne vigye be újra, a szervezeti zárás érvényesül.
• Emlékeztető — eltolás a kezdet előtt (ugyanazok a lehetőségek, mint a többi Mokapen-emlékeztetőnél). Az időponton fut le, nem az űrlapbeküldés visszaigazoló e-mailje.
• Lemondás / átütemezés eddig — percek a kezdet előtt, amelyek alatt a vendég már nem mozgathatja vagy mondhatja le a kezelőlinkről. 0 = mindig engedélyezett (ha kínálja azt a linket). 15 perces lépések.
• Naptármeghívók — alapból bejelölve: a meghívók a házigazdának és a kapcsolatnak mennek (és a vendégeknek). Csak akkor kapcsolja ki, ha kézzel kezeli a meghívókat: általában hagyja.

A nyilvános oldalon a látogató hozzáadhatja más résztvevők e-mailjeit (opcionális, vesszővel elválasztva). Az időpontra vendégként kerülnek; nem helyettesítik a fő kapcsolatot (az az űrlap e-mailje/neve marad). Nem kell újra megadniuk a saját e-mailjüket: a Mokapen az alatta lévő kapcsolati adatokat használja.

Igazítsa a személyes naptárt (Google/Outlook), ha a külső foglalt időknek számítaniuk kell. A Mokapenben „szabad” idősávok + teli naptár = a látogató lyukakat lát, amelyeket nem tud tartani.

Meet, Teams, helyszín

A blokkban, a meetingcsatorna szakaszban jelölje be, mit akar kínálni:

• Google Meet — megjelenik, ha legalább egy házigazdának használhatóan csatlakoztatott Google-ja van. Annak az integrációja kell, akinek a híváson kell lennie: kollektívnál mindenkié; round robinnál annak, aki hozzárendelhető. Ha hiányzik, a Mokapen jelzi a szerkesztőben (kimenő szinkron, minden házigazda, vagy „csatlakoztassa az integrációt”).
• Microsoft Teams — ugyanez Outlook/Teams-szel.
• Helyszínek — címek a Beállítások → Helyszínekből (utca, irányítószám, város). Ha nincs, az űrlap jelzi, és a Helyszínekhez küldi. Csak azokat a helyszíneket jelölje, amelyeket ezen az oldalon akar, ne mindet megszokásból.

Egy csatorna: a látogató nem választ, implicit. Több csatorna: rádió az oldalon. Nulla videócsatorna és nulla helyszín: időpontot kínál anélkül, hogy megmondaná, hol — ez csak akkor rendben, ha a címben vagy a leírásban elmagyarázza („felhívjuk”). Ne dokumentálja a Meetet az ügyfélnek, ha a házigazdának nincs Google-ja: a jelölőnégyzet a szerkesztőben letiltott vagy hiányzik.

Publikálás: állapot, URL, beágyazás

A Beállításokban, mint a kapcsolatfelvételi űrlapon:

• ONLINE / OFFLINE — piszkozat = Offline, előnézetben dolgozik. Online = foglalásokat fogad. A slug látható marad: ne változtassa könnyedén, ha már kampányba vagy automatizálásba tette.
• Oldal URL — e-mail-aláírás, webhely „Foglaljon hívást”, hirdetések, QR, LinkedIn. A Megtekintés gomb csak ONLINE esetén aktív.
• Beillesztendő kód — snippet a webhelyhez. Az adat a Mokapenbe érkezik, nem marad a CMS-ben.
• Látogatáskövetés (követéssel rendelkező csomagok) — ugyanaz a snippet, mint a kapcsolatfelvételi űrlapon, hozzájárulással.

Az adatvédelem, a reCAPTCHA és a sikeroldal itt is érvényes. Az alapértelmezett köszönőszöveg az időpontos: erősítse meg („kedden 10-kor a naptárban van”, ne „visszahívjuk”). A látogatónak szóló visszaigazoló e-mail az időpont bizonyítéka; a belső értesítés az űrlapra tett postafiókokra megy.

Mi történik a foglalás után

Ha semmi más nincs beállítva, sorrendben:

• A Mokapen megírja az űrlapnaplót (mezők, idősáv, csatorna, vendégek).
• Létrehozza vagy frissíti a kapcsolatot (ugyanaz az e-mail szabály, mint a kapcsolatfelvételi űrlapon: E-mail 1/2/3, nem duplikál, ha már van és nincs archiválva).
• Létrehozza a kapcsolt időpontot, házigazdával, időtartammal, idővel, csatornával, vendégekkel. Eredet form_ + oldalazonosító.
• Ha a meghívók be vannak kapcsolva, a naptárak kimennek. A Meet/Teams magától nyílik, ha az integráció megvan. Az emlékeztető a beállított eltolás szerint fut le.
• A látogató látja a sikeroldalt (vagy az átirányítást), és ha megírta, a visszaigazoló e-mailt. A csapat az időpontot mint bármelyik másikat kezelheti: lásd az Időpontok útmutatót.

Aztán, ha beállította, az űrlap-automatizálások (címke, „készítse elő a demót” feladat, inbound lehetőség). Késleltetésekhez és feltételekhez használja az Automatizálások modult űrlap érkezett triggerrel és ennek az oldalnak a slugjával.

Ajánlott folyamat

• Először a házigazda idősávjai az Időpontokban, aztán az űrlap. Üres naptár az oldalon = szinte mindig nincs beállítva az elérhetőség, nem űrlaphiba.
• Egy személy: hagyja az egyetlen házigazdát. Demócsapat: round robin. Kétfős kickoff: kollektív. Ne használjon kollektívet „mert jól néz ki”, ha egy elég.
• Csatorna: Meet csak ha a házigazdának van Google-ja; helyszín csak ha tartja. Aztán előzetes értesítés és buffer (pl. 2 óra + 10 perc) az ONLINE előtt.
• Tesztelje Offline: foglaljon a saját címére, ellenőrizze a kapcsolati kártyát, az időpontot, a meghívót, a Meetet, az értesítést, a visszaigazolást. Aztán egy hétköznapot kicsit későbbre, hogy lássa az idősávokat.
• ONLINE csak egy csatornán (e-mail-aláírás). 48 óra után nézze a meg nem jelenéseket és a lyukakat. Aztán webhely / hirdetések.
• Ne változtassa a slugot egy már kampányban lévő oldalon. Duplikáljon, és hozza létre az ikert (másik csapat, másik időtartam).

Használati esetek

Minden eset valós helyzet, nem pipák listája. Az oldal ugyanaz; ami változik, a házigazdák, a hozzárendelés és a csatorna.

• Két értékesítő, ugyanaz a demó — Sara és Marco ugyanazt a terméket mutatja. Ha a látogatót hagyja választani, mindenki Sarával foglal, Marco tétlen marad. Adja hozzá mindkettőt házigazdának, és használja a round robint: az oldal időket mutat, nem neveket („ezek közül valakivel fog találkozni”), és a Mokapen azt rendeli, akinek kevesebb a jövőbeli meetingje. Időtartam 30 perc, Meet csak akkor, ha mindkettőnek csatlakoztatott Google-ja van (különben a link soha nem indul annak, akinek nincs integrációja). Kétórás előzetes értesítés, hogy ne ugorjon felkészületlenül hívásról hívásra. Tízperces buffer az idősávok között. 21 napos horizont, ne három hónapnyi tömött naptár. Ha Sara beszél németül, Marco nem, a round robin rossz eszköz: akkor kell a „A látogató választja a személyt”.
• Hívás a tulajdonossal — A prospect Önt akarja, nem „valakit a csapatból”. Egy házigazda: a látogató nem lát személylistát, csak dátumot és időt választ. Meet, ha van Google-ja, vagy helyszín, ha irodában fogad — ne mindkettő „hátha”. Rövid horizont (14–21 nap), ha már tele van: különben márciusi hívásokat kap, amelyeket aztán átrak. Legalább egy óra előzetes értesítés. Ez az oldal nem a terhelés megosztására való: ez az Ön nyilvános naptára.
• Interjú HR-rel és a hiring managerrel — Mindkét embernek a szobában (vagy a híváson) kell lennie. Kollektív hozzárendelés: az idősáv csak akkor jelenik meg, ha mindketten szabadok, és mindketten rákerülnek az időpontra. Teams, ha van csatlakoztatott Microsoftjuk. Kizárt dátumok a rendkívüli zárónapokra (a szervezeti zárások már szerepelnek a blokkban: ne vigye be újra). 24 órás előzetes értesítés, hogy a HR elolvashassa az önéletrajzot. Ez nem round robin: a jelölt mindkét személyt várja, nem „az egyiket a kettő közül”.
• Helyszíni pult, videó nélkül — Az ügyfél az irodába jön. Ne jelölje a Meetet vagy a Teams-et: olyan linket ígérne, amely nem létezik. Csak a helyszínt jelölje (ha nincs, a blokk megmondja: hozza létre először). Egy házigazda — aki a recepción fogad, vagy a szolgálatos tanácsadó. Ablakok 9–12 és 14–17, ebédszünet, 14 napos horizont. A sikerszöveg azt mondja, hova kell jönni, ne azt, hogy „elküldjük a Meetet”.
• Onboarding a szerződés után — A látogató már ügyfél, nem lead. Klónozza a demóoldalt: belső cím „Onboarding”, egy CSM házigazdának, 45 perc, Meet, értesítés a CSM-nek, ne az értékesítésnek. Űrlap-automatizálás: „készítse elő a fiókot” feladat a kapcsolaton. Kevesebb mező (e-mail, név). Két külön URL: egy az aláírásban a demókhoz, egy az üdvözlő e-mailben. Ne keverje őket, különben az értékesítés onboardingot talál a naptárában.

Gyakorlati példák

1. Tegye a linket az aláírásába (egy házigazda, fél óra)

Nyissa meg: Űrlapok → Új → Időpont foglalása. Belső név „Luca demó”, értesítés a saját címére. A Tartalomban nyissa meg a Foglalásokat: hagyja magát egyetlen házigazdának, 30 perces időtartam, H–P ahogy előre ki van töltve. Ha a Google csatlakoztatva van, jelölje a Meetet; ha nem, egy helyszínt vagy nincs videó, és írja a címbe („felhívjuk”). 60 perces előzetes értesítés. Beállítások: maradjon Offline, nyissa meg az Előnézetet, foglaljon egy idősávot a Gmailjére. Ellenőrizze, hogy az időpont a naptárban van, a meghívó megérkezett, a kapcsolat a címjegyzékben van. Csak ezután ONLINE, és illessze be az URL-t az aláírásába. Ne hozzon létre lehetőséget minden hívásra: sok felderítő. A lehetőséget utána nyitja, vagy automatizálással csak akkor, ha az űrlapon ki van töltve a cég.

2. Három AE osztozik a demókon

Ugyanaz a sablon, de adja hozzá a három account executive-ot a blokkba (kell, hogy legyenek idősávjaik az Időpontokban). Megjelenik a házigazda-hozzárendelés: válassza a round robint, ne a „A látogató választja a személyt” lehetőséget. Ugyanaz az időtartam és ugyanazok a bufferek mindenkinek, különben a Mokapennek nincs egységes szabálya. Ha Meetet kínál, nyissa meg a szerkesztőt, és ellenőrizze, hogy egyetlen házigazdánál sincs kikapcsolva a jelölőnégyzet: aki Google nélkül marad, eltöri a hívást, amikor a round robin ráesik. Az oldalon a látogató nem lát neveket — rendben, ha a pitch ugyanaz. Ha egy AE az egyetlen, aki a DACH-ot viszi, hagyja el a round robint, és térjen vissza a „A látogató választja a személyt” lehetőségre, látható „Anna — német” címkével.

3. Értékesítés + delivery kickoff

Az ügyfél aláírt, és találkoznia kell azzal, aki eladott, és azzal, aki a munkát végzi. Két házigazda, kollektív hozzárendelés, 60 perc, Teams. Az oldalon az idősáv csak azokban az órákban létezik, amikor mindketten szabadok: ez szándékos, nem hiba. Ne használjon round robint „hogy legalább valaki ott legyen”: az ügyfél megérkezik, a delivery hiányzik. Fejezze be a sikeroldalt így: „[nevek] lesznek a híváson”, és tesztelje Offline két valódi naptárral, ne üres előnézettel.

Gyakori kérdések

K: Nem látok időket az oldalon.

V: Van a házigazdának idősávja az Időpontokban? A tartományban van (a blokk napja/órái), túl van az előzetes értesítésen, a horizonton belül, az ebéden, a zárásokon és a kizárt dátumokon kívül? A külső naptár mindent kitölt? Próbáljon egy keddet két hét múlva, ne „ma húsz perc múlva”.

K: Különbség a Szolgáltatás vagy termék foglalásától?

V: Időpont = egy személy ideje. Szolgáltatás/termék foglalása = katalógustétel időtartammal és helyekkel. Részletek a Foglalások útmutatóban és a szolgáltatásűrlap útmutatójában.

K: A Meet nem jön létre / a jelölőnégyzet ki van kapcsolva.

V: A házigazda Google-integrációja (kollektívnál minden házigazda; round robinnál aki hozzárendelhető). A Mokapen jelzi a szerkesztőben. Integráció nélkül hagyja a helyszínt vagy a „felhívjuk”-at, és ne ígérjen linket.

K: Keverhetek szolgáltatásokat és időpontokat ugyanazon az űrlapon?

V: Egy űrlapnak egy foglalástípusa van. Két oldal, vagy megváltoztatja a típust a blokkban tudva, hogy a CRM-ben létrehozott entitás is változik (időpont vs foglalás).

K: A vendégek kapcsolatokká válnak?

V: A fő kapcsolat az, aki kitöltötte az e-mailt/nevet. A többi e-mail résztvevő az időponton. Nem helyettesítik a kártyát.

K: Az űrlap nem fogad foglalásokat.

V: ONLINE-nak kell lennie. Ellenőrizze a reCAPTCHA-t, a kötelező mezőket, a csomag űrlapplafonját, a helyes slugot a snippetben, és hogy az előnézet nem az egyetlen oldal, amit használ (az Offline szem nem foglal valójában).

K: Hol látom, ki foglalt?

V: Időpontnaptár, kapcsolati kártya (űrlaperedet), beküldési napló a kapcsolat idővonalán. Az értesítő e-mailek a riasztás, nem az archívum.