Mokapen-guiden

Aftalebooking

Siden Book en aftale er den måde, Mokapen afslutter pingpongen med tre datoer i e-mail: den besøgende vælger, hvem de skal møde (eller Mokapen tildeler dem), ser kun de ledige slots og bekræfter. Aftalen ligger allerede i kalenderen, med kontakten i adressebogen, Meet eller Teams, hvis værten har dem forbundet, kalenderinvitation. Du kopierer ingenting.

Det er ikke en katalogbooking (betalt rådgivning, udlejning, en plads i klassen): det er Book en ydelse eller et produkt. Her er objektet en persons tid på teamet. Det er heller ikke kontaktformularen: der indsamler du en besked, her tager du et rigtigt slot.

Bekvemmeligheden ligger her: én URL (eller et snippet på sitet), kunden booker selv, du finder allerede dato, vært, kanal og kontaktkort. Samme privatliv, samme felter, samme kalender som resten af Mokapen. Ingen separat Calendly, ingen “giv mig tre vinduer” i indbakken.

Hvad det er til, og hvorfor det hjælper

Den gennemsnitlige sælger bruger mere tid på at booke opkaldet end på at tage det. Denne side lukker det hul:

• Rigtige slots, ikke “ledig i denne uge” — du viser kun tidspunkter, hvor værten er ledig, med varsel, buffer, frokostpause, org’ens lukninger og denne sides udelukkede datoer. Hvis Google-/Outlook-kalenderen er synkroniseret, tæller eksterne optagede tider: ingen dobbeltbooking.
• Værter på din måde — én person kun (ejeren, specialisten). Eller to eller flere: den besøgende vælger, eller Mokapen roterer i round robin, eller det er et kollektivt møde (alle ledige, alle på opkaldet).
• Varighed, du beslutter — 15, 30, 45, 60 minutter eller en brugerdefineret værdi. Hvis du aktiverer mere end én, vælger den besøgende, hvor længe slottet skal vare. Standard ved oprettelse: 30 minutter, mandag–fredag 9–18.
• Kanal allerede besluttet — Google Meet, Microsoft Teams og/eller en lokation. Én kanal kun = implicit. Flere kanaler = den besøgende vælger. Meet-/Teams-linket genereres af sig selv, hvis værtens integration er forbundet: lov ikke et link, hvis værten ikke har Google eller Microsoft.
• Alt i CRM’et — kontakt + aftale, kalenderinvitationer (til som standard), gæster i CC, som den besøgende kan tilføje. Derfra flytter, annoterer og arkiverer du som enhver anden aftale: det er ikke et andet stykke software.

Kort sagt: du bruger denne side til at få nogen til at booke en persons tid. Du bruger kontaktformularen til at samle dem, der skriver til dig. Du bruger ydelser/produkter til at få nogen til at booke en katalogpost. Én formular, én opgave: bland ikke de tre i den samme formular.

Sådan får du adgang, og begrænsninger

• Brugermenu → Kontaktformular. Øverst filtre Alle / Kontaktformular / Aftalebooking / Book en ydelse eller et produkt. Fra aftalefilteret starter “Ny formular” allerede på den rigtige skabelon.
• Du skal have appen Formularer og appen Aftaler aktive (Indstillinger → Applikationer), rollerettigheder og tilgængelighedsslots på de brugere, du lægger på siden (den persons aftalekalender). Uden slots er den offentlige kalender tom: ret det, før du går ONLINE.
• Meet og Teams vises i blokken kun, hvis mindst én vært har en brugbar integration. Det er ikke en magisk switch: det er den samme Google-/Microsoft-forbindelse som brugeren har.
• Planens formularloft gælder også for disse sider: i listen, hvis du er ved grænsen, åbner Ny opgraderingen. Over grænsen forbliver de nyeste formularer låst; de ældre bliver. At duplikere tæller som én formular mere.
• Formularautomatiseringer (opgave, deal, billet, opdater kontakt) findes på planer, der inkluderer Automatiseringer fra formularer. Uden den plan udgiver du stadig: kontakt, aftale, invitationer og log er der alligevel.

Listeside

Samme liste som alle formularer: kort med intern titel, badge Aftalebooking, formularkode (slug: du bruger den i automatiseringer), status Online (grøn, ikon til at åbne den offentlige side) eller Offline (rød, øje til forhåndsvisning uden at acceptere bookinger).

Menu med tre prikker: Rediger (Indstillinger), Dupliker, Slet. Dupliker, når du har en side, der virker, og vil have en tvilling til et andet team eller en anden kampagne (derefter ændrer du vært, varighed, notifikations-e-mail). Slet fjerner den offentlige side: aftaler, der allerede er oprettet, bliver i kalenderen.

Hvis den filtrerede liste er tom, fortæller Mokapen det og tilbyder den nye knap (hvis planen stadig har pladser).

Oprette siden

1. Kontaktformular → Ny formular. I “Hvad vil du oprette?” vælger du Book en aftale. Du vælger skabelonen ved oprettelse: du kan ikke skifte den senere fra denne skærm — til en katalogydelse laver du en anden formular.
2. Navn — internt (du ser det i listen). Den besøgende ser indholdets titel og undertitel.
3. Notifikations-e-mail — hvem der skal vide, at en booking er kommet (salg, reception, flere adresser). Det er ikke arkivet: arkivet er kontakt + aftale + log. Lader du den stå tom, risikerer du ikke at opdage slottene.
4. Mokapen forbereder allerede: org-logo, titel, e-mail/fornavn/efternavn, bookingblok med dig som første vært (hvis du har en bruger og et foto), privatliv, takkeside til aftalen. Slotkalenderen er altid til: på denne skabelon kan du ikke fjerne den. Standard: 30 minutters varighed, man–fre 9–18, kalenderinvitationer til, 60 dages horisont.
5. Åbn Indhold og arbejd med blokken Bookinger (personer, regler, video/lokation, timer). Udfyld succes-siden og bekræftelsesmailen. I Indstillinger sæt ONLINE først, når vært, slots, kanal og tekst er på plads. Offline accepterer det offentlige link ikke bookinger; forhåndsvisningen gør.

Kontaktfelter, privatliv, reCAPTCHA, skjulte felter, snippet og tracking: samme logik som kontaktformularen. Nedenfor er det, der er specifikt for kalenderen.

Hvem møder den besøgende

I blokken Bookinger er typen Aftalebooking. Tilføj én eller flere personer: de er org-brugere med tilgængelighed i Aftaler. Du kan ændre den synlige etiket (navn på siden) fra det interne navn.

Med én person vælger den besøgende ikke værten: de møder den. Med mindst to vises Værttildeling:

• Den besøgende vælger personen (standard) — de ser listen og booker med den, de vil. Brug det, når hvem betyder noget: sælger A vs B, specialist vs generalist, sprog, lokation.
• Round robin — den besøgende vælger kun tiden; Mokapen tildeler den første ledige person (færrest kommende møder). På siden: “Du møder en af disse personer”. Valget på siden er enkeltvalg. Nyttigt for et demoteam, der skal dele belastningen, ikke til “jeg vil specifikt have Sara”.
• Kollektivt — alle på listen skal være ledige i det slot, og de deltager alle. Til kickoff, en demo med to personer, et interview med HR + chef. Valget er flerval (alle værter). Hvis én er optaget, vises slottet ikke.

Round robin og kollektivt kombineres ikke med “den besøgende vælger hvem”: enten beslutter de, eller Mokapen beslutter, eller alle er nødvendige. Hvis en vært ikke har slots (eller den eksterne kalender fylder hele vinduet), tilbyder den person ingen tider: ret det før du udgiver, ikke efter den første klage.

Tilgængelighed, varighed, varsel, buffer

I det samme Bookingkort sætter du hvornår de kan booke. Det er ikke værtens personlige kalender: det er denne sides maske, derefter krydser Mokapen brugerens slots med optagede tider fra den forbundne kalender.

• Varighed — 15 / 30 / 45 / 60 minutter, plus “Andet” (op til 480). Du kan sætte kryds ved mere end én: den besøgende vælger. Et enkelt kryds = fast varighed. Standard 30.
• Dage og vinduer — for hver ugedag til/fra og ét eller flere vinduer (f.eks. 9–12 og 14–18). Standard man–fre 9–18. Slå lørdag til kun, hvis du faktisk overholder den.
• Minimumsvarsel — minutter, under hvilke slottet ikke vises (0 = også “om et kvarter”; 120 = intet opkald inden to timer). Trin på 15 minutter. Brug det, hvis du har brug for tid til at forberede demoen.
• Buffer før / efter — tomme minutter omkring mødet, så to opkald ikke overlapper, eller så du kan skifte rum. Trin på 5 minutter.
• Book op til — horisont i dage (1–365, standard 60). Derefter er den offentlige kalender tom. Forkort den (14, 21), hvis du ikke vil have en kalender fuld af opkald tre måneder frem.
• Frokostpause — et vindue, der skal fjernes hver dag (f.eks. 13:00–14:00), oven i tidsvinduerne.
• Udelukkede datoer — ekstra dage kun for denne side (helligdag, intern træning). Organisationens lukninger er allerede listet i blokken: indtast dem ikke igen, org-lukningen gælder.
• Påmindelse — forskydning før start (samme muligheder som andre Mokapen-påmindelser). Den affyres på aftalen, det er ikke bekræftelsesmailen ved formularindsendelse.
• Aflys / ombook indtil — minutter før start, under hvilke gæsten ikke længere kan flytte eller aflyse fra administrationslinket. 0 = altid tilladt (hvis du tilbyder det link). Trin på 15 minutter.
• Kalenderinvitationer — kryds til som standard: invitationer går ud til vært og kontakt (og til gæster). Slå det fra kun, hvis du administrerer invitationer i hånden: lad det som regel stå.

På den offentlige side kan den besøgende tilføje andre deltageres e-mails (valgfrit, kommasepareret). De lander på aftalen som gæster; de erstatter ikke hovedkontakten (det forbliver formularens e-mail/navn). De behøver ikke at sætte deres egen e-mail igen: Mokapen bruger kontaktoplysningerne nedenfor.

Synkroniser den personlige kalender (Google/Outlook), hvis du vil have eksterne optagede tider til at tælle. Slots “ledige” i Mokapen + en fuld kalender = den besøgende ser huller, du ikke kan overholde.

Meet, Teams, lokation

I blokken, afsnittet mødekanal, sæt kryds ved det, du vil tilbyde:

• Google Meet — vises, hvis mindst én vært har Google forbundet på en brugbar måde. Du har brug for integrationen for den, der skal deltage i opkaldet: i kollektivt, for alle; i round robin, for den, der kan tildeles. Hvis den mangler, flagger Mokapen det i editoren (udgående synk, alle værter, eller “forbind integrationen”).
• Microsoft Teams — det samme med Outlook/Teams.
• Lokationer — adresser fra Indstillinger → Lokationer (gade, postnummer, by). Hvis du ikke har nogen, fortæller formularen det og sender dig til Lokationer. Sæt kun kryds ved de lokationer, du vil have på denne side, ikke alle af vane.

Én kanal kun: den besøgende vælger ikke, den er implicit. Flere kanaler: radio på siden. Nul videokanaler og nul lokationer: du tilbyder et slot uden at sige hvor — det er kun i orden, hvis du forklarer det i titlen eller beskrivelsen (“vi ringer til dig”). Dokumenter ikke Meet over for kunden, hvis værten ikke har Google: afkrydsningsfeltet i editoren er deaktiveret eller mangler.

Udgivelse: status, URL, indlejring

I Indstillinger, som kontaktformularen:

• ONLINE / OFFLINE — kladde = Offline, du arbejder i forhåndsvisning. Online = du accepterer bookinger. Slug’en bliver synlig: skift den ikke let, hvis du allerede har lagt den i en kampagne eller en automatisering.
• Side-URL — e-mailsignatur, sitet “Book et opkald”, ads, QR, LinkedIn. Vis-knappen er kun aktiv, hvis ONLINE.
• Kode at indsætte — snippet til sitet. Dataene kommer til Mokapen, de bliver ikke i CMS’et.
• Besøgstracking (planer med tracking) — samme snippet som kontaktformularen, med samtykke.

Privatliv, reCAPTCHA og succes-siden gælder også her. Standardtakketeksten er den til aftaler: bekræft den (“du er i kalenderen tirsdag kl. 10”, ikke “vi ringer tilbage”). Bekræftelsesmailen til den besøgende er beviset på slottet; den interne notifikation går til de indbakker, du har sat på formularen.

Hvad der sker efter bookingen

Uden andet konfigureret, i rækkefølge:

• Mokapen skriver formularloggen (felter, slot, kanal, gæster).
• Opretter eller opdaterer kontakten (samme e-mailregel som kontaktformularen: E-mail 1/2/3, duplikerer ikke, hvis der allerede findes en, der ikke er arkiveret).
• Opretter den tilknyttede aftale, med vært, varighed, tid, kanal, gæster. Oprindelse form_ + side-id.
• Hvis invitationer er til, går kalendere ud. Meet/Teams åbner af sig selv, hvis integrationen er der. Påmindelsen affyres efter den forskydning, du har sat.
• Den besøgende ser succes-siden (eller omdirigeringen) og, hvis du har skrevet en, bekræftelsesmailen. Teamet kan arbejde med aftalen som enhver anden: se guiden Aftaler.

Derefter, hvis du har konfigureret dem, formularautomatiseringerne (etiket, opgave “forbered demoen”, inbound-deal). Til forsinkelser og betingelser brug modulet Automatiseringer med triggeren formular modtaget og denne sides slug.

Anbefalet proces

• Værtens slots i Aftaler først, derefter formularen. Tom kalender på siden = næsten altid tilgængelighed ikke sat, ikke en formularfejl.
• Én person: lad den enkelte vært. Et demoteam: round robin. Kickoff med to personer: kollektivt. Brug ikke kollektivt “fordi det ser sejt ud”, hvis én er nok.
• Kanal: Meet kun, hvis værten har Google; lokation kun, hvis du overholder den. Derefter varsel og buffer (f.eks. 2 timer + 10 minutter) før ONLINE.
• Test Offline: book på din egen adresse, tjek kontaktkort, aftale, invitation, Meet, notifikation, bekræftelse. Derefter en hverdag længere ude for at se slottene.
• ONLINE på én kanal kun (e-mailsignatur). Efter 48 timer kig på no-shows og huller. Derefter site / ads.
• Skift ikke slug’en på en side, der allerede ligger i en kampagne. Dupliker og opret tvillingen (et andet team, en anden varighed).

Anvendelsestilfælde

Hvert tilfælde er en virkelig situation, ikke en liste af flueben. Siden er den samme; det, der ændrer sig, er værter, tildeling og kanal.

• To sælgere, den samme demo — Sara og Marco pitcher det samme produkt. Hvis du lader den besøgende vælge, booker alle Sara, og Marco sidder ledig. Tilføj begge som værter og brug round robin: siden viser tider, ikke navne (“du møder en af disse personer”), og Mokapen tildeler den, der har færrest kommende møder. Varighed 30 minutter, Meet kun hvis begge har Google forbundet (ellers starter linket aldrig for den uden integration). To timers varsel, så du ikke hopper fra opkald til opkald uforberedt. Ti minutters buffer mellem slots. En horisont på 21 dage, ikke tre måneder med fuld kalender. Hvis Sara taler tysk og Marco ikke, er round robin det forkerte værktøj: så skal du bruge “Den besøgende vælger personen”.
• Et opkald med ejeren — Prospecten vil have dig, ikke “nogen på teamet”. Én vært: den besøgende ser ikke en personliste, de vælger kun dato og tid. Meet hvis du har Google, eller en lokation hvis du tager imod på kontoret — ikke begge “for en sikkerheds skyld”. Kort horisont (14–21 dage) hvis du allerede er fuld: ellers ender du med opkald i marts, som du så flytter. Mindst én times varsel. Denne side er ikke til at dele belastningen: det er din offentlige kalender.
• Interview med HR og den ansættende chef — Begge personer skal være i rummet (eller på opkaldet). Tildeling kollektivt: slottet vises kun, hvis begge er ledige, og begge lander på aftalen. Teams hvis de har Microsoft forbundet. Udelukkede datoer til ekstraordinære lukkedage (org-lukninger er allerede listet i blokken: du indtaster dem ikke igen). 24 timers varsel, så HR kan læse CV’et. Det her er ikke round robin: kandidaten forventer begge personer, ikke “en af de to”.
• Disk på stedet, ingen video — Kunden kommer på kontoret. Sæt ikke flueben ved Meet eller Teams: du ville love et link, der ikke findes. Sæt kun flueben ved lokationen (hvis du ingen har, siger blokken det: opret den først). Én vært — den, der tager imod i receptionen, eller konsulenten på vagt. Vinduer 9–12 og 14–17, frokostpause, 14 dages horisont. Succes-teksten skal sige, hvor man skal møde op, ikke “vi sender Meet”.
• Onboarding efter kontrakten — Den besøgende er allerede kunde, ikke et lead. Klon demosiden: intern titel “Onboarding”, én CSM som vært, 45 minutter, Meet, notificér CSM’en, ikke salg. Formularautomatisering: en opgave “forbered kontoen” på kontakten. Få felter (e-mail, navn). To forskellige URL’er: én i signaturen til demos, én i velkomstmailen. Bland dem ikke, ellers finder salg onboarding i deres kalender.

Praktiske eksempler

1. Læg linket i signaturen (én vært, en halv time)

Åbn Kontaktformular → Ny → Book en aftale. Internt navn “Luca demo”, notificér din adresse. I Indhold åbn Bookinger: lad dig selv være den eneste vært, 30 minutters varighed, man–fre som forudfyldt. Hvis Google er forbundet, sæt flueben ved Meet; hvis ikke, en lokation eller ingen video og sig det i titlen (“vi ringer til dig”). 60 minutters varsel. Indstillinger: bliv Offline, åbn Forhåndsvisning, book et slot på din Gmail. Tjek at aftalen er i kalenderen, at invitationen er kommet, at kontakten er i adressebogen. Først da ONLINE og indsæt URL’en i signaturen. Opret ikke en deal på hvert opkald: mange er udforskende. Dealen åbner du bagefter, eller med en automatisering kun hvis formularen har virksomhed udfyldt.

2. Tre AE der deler demos

Samme skabelon, men tilføj de tre account executives i blokken (de skal have slots i Aftaler). Værttildeling vises: vælg round robin, ikke “Den besøgende vælger personen”. Samme varighed og buffere for alle, ellers har Mokapen ingen enkelt regel. Hvis du tilbyder Meet, åbn editoren og tjek at ingen vært har afkrydsningsfeltet slået fra: én uden Google ødelægger opkaldet, når round robin lander på dem. På siden ser den besøgende ikke navne — fint, hvis pitchen er den samme. Hvis én AE er den eneste, der dækker DACH, drop round robin og gå tilbage til “Den besøgende vælger personen”, med synlig etiket “Anna — tysk”.

3. Kickoff salg + leverance

Kunden har underskrevet og skal møde den, der solgte, og den, der skal udføre arbejdet. To værter, kollektiv tildeling, 60 minutter, Teams. Slottet på siden findes kun i timer, hvor begge er ledige: det er meningen, ikke en fejl. Brug ikke round robin “så der i det mindste er nogen”: kunden møder op, og leverance mangler. Gør succes-siden færdig med “I vil være på et opkald med [navne]” og test Offline med to rigtige kalendere, ikke en tom forhåndsvisning.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Jeg ser ingen tider på siden.

A: Har værten slots i Aftaler? Er du inden for rækkevidde (blokkens dag/timer), forbi varslet, inden for horisonten, uden for frokost, lukninger og udelukkede datoer? Fylder den eksterne kalender alt? Prøv en tirsdag om to uger, ikke “i dag om tyve minutter”.

Q: Forskel fra Book en ydelse eller et produkt?

A: Aftale = en persons tid. Ydelses-/produktbooking = en katalogpost med varighed og pladser. Detaljer i guiden Bookinger og guiden til ydelsesformularen.

Q: Meet oprettes ikke / afkrydsningsfeltet er slået fra.

A: Værtens Google-integration (alle værter i kollektivt; den, der kan tildeles, i round robin). Mokapen flagger det i editoren. Uden integrationen, lad lokation eller “vi ringer til dig” og lov ikke et link.

Q: Kan jeg blande ydelser og aftaler i den samme formular?

A: En formular har én bookingtype. To sider, eller du skifter typen i blokken med viden om, at den entitet, der oprettes i CRM’et, også ændres (aftale vs booking).

Q: Bliver gæster kontakter?

A: Hovedkontakten er den, der udfyldte e-mail/navn. De andre e-mails er deltagere på aftalen. De erstatter ikke kortet.

Q: Formularen accepterer ikke bookinger.

A: Den skal være ONLINE. Tjek reCAPTCHA, obligatoriske felter, planens formularloft, den rigtige slug i snippet’et, og at forhåndsvisningen ikke er den eneste side, du bruger (Offline-øjet booker ikke rigtigt).

Q: Hvor ser jeg, hvem der har booket?

A: Aftalekalenderen, kontaktkortet (formularoprindelse), indsendelsesloggen på kontaktens tidslinje. Notifikations-e-mails er alarmen, ikke arkivet.