Mokapen-guiden

Guide til Shifts

Området Shifts er Mokapens HR-modul til planlægning af hvem der arbejder hvor og hvornår: lokationer, personer, tidsintervaller og dage. Det er ikke mødekalenderen (det er Appointments) og ikke registrering af arbejdede timer (det er Presences): Shifts siger «denne medarbejder er tildelt denne lokation, i disse tidsintervaller, på disse datoer».

Åbn det fra menuen Human Resources → Shifts. Standardvisning er gitteret Calendar; du kan skifte til List. Modulet kræver Shifts-appen aktiv, korrekte tilladelser og en passende Premium-plan (Shifts er en del af HR-pakken). Tjek tilgængelighed på din plan og under organisationens Applications.

To niveauer: organisationsvagter og tildelinger

For at bruge Shifts godt hjælper det at forstå forskellen mellem de to objekter med det samme:

• Organisationsvagter (presets) — skabeloner for tidsintervaller efter ugedag (f.eks. «Morgen man–fre 09:00–13:00», «Weekend 10:00–18:00»). En ejer (eller nogen med adgang til indstillinger) opretter og administrerer dem under Organisationsindstillinger → Human Resources → Shifts. Uden mindst ét preset kan gitteret vise tom tilstand: «configure organizational shifts first».
• Vagttildelinger (user shift) — den konkrete post: person + lokation + dato (eller interval) + tidsintervaller (+ valgfrit preset) + noter. Det er kortene i kalender og liste, som du kan oprette, trække, klone, planlægge, arkivere eller slette.

Preset gør det hurtigere: ved oprettelse udfyldes tidsintervaller. Du kan stadig definere egne intervaller på hver tildeling. Der er ingen kobling til Salgskatalogets Services: Shifts arbejder med organisationens lokationer og brugere.

Brugertilladelser: hvem ser og hvem redigerer

Shifts har ikke et «godkendelses»-flow (bekræft/afvis). Tre tilladelsesniveauer betyder noget:

1. App og plan

Uden Shifts-appen aktiv (og passende Premium-plan) kan du ikke åbne modulet eller Shifts-rapporter. Ejeren aktiverer appen under Indstillinger → Applications.

2. Vagt-redaktører

Under Indstillinger → Human Resources → Shifts konfigurerer ejeren, hvem der kan oprette og redigere tildelinger for hele organisationen (enkeltbrugere eller «all»). Alle på listen er shift editor: de ser oprettelses-UI, kan tildele vagter til enhver person, bruge plan/clone/archive/delete i bulk, trække kort og lave bulk-redigering i listen.

Bemærk: er en bruger allerede Presences editor, behandles de også som Shifts editor — så den der administrerer timer kan afstemme planlægning uden dobbelt konfiguration.

3. Ikke-redaktør (begrænset synlighed)

Ikke-redaktører ser typisk kun egne vagter og dem for deres underlagte — dvs. medlemmer af teams de leder. De ser (og redigerer) ikke hele organisationens plan. Oprettelse af nye tildelinger for andre er for redaktører.

4. Ejer og presets

Oprettelse/redigering/sletning af organisationsvagter (presets) og gemning af redaktørlisten ligger typisk hos ejeren (organisationsindstillinger). En medlem-redaktør kan administrere daglige tildelinger, men ugentlige skabeloner defineres af den der administrerer org’en.

Kort sagt:

• Ejer — aktiverer app, lokationer, presets, hvem der er redaktør.
• Redaktør — planlægger vagter for alle (eller for dem valgt ved multi-oprettelse).
• Ikke-redaktør — ser (og følger) egne vagter og dem for underlagte; administrerer ikke den globale plan.

Shifts-siden — værktøjslinje og visninger

Øverst skifter du mellem Calendar og List. På kalenderen finder du også:

• Rows mode (standard) — fuld måned: hver række er en dag; kolonner afhænger af gruppering (lokationer eller brugere). Navigation måned for måned.
• Columns mode — vandret vindue ca. i går → +7 dage, med underkolonner knyttet til dagens preset-tidsintervaller. Nyttigt til den «korte» driftsuge; det er ikke en dedikeret ISO-kalender kaldt «Week».
• Group by — Location → User (standard) eller User → Location. Ændrer hvordan kort læses: i det ene tilfælde ser du personer inden for lokationen; i det andet lokationer inden for personen.
• Advanced filters — med base Premium-plan (hvor relevant) indsnævr efter personer, lokationer, perioder; ellers kan opgraderingsprompt vises.
• New shift / actions — oprettelse af tildeling (hvis redaktør); herfra eller handlingsmenuen også Plan, arkiv osv. efter tilladelser.

I List ser du tildelinger i en tabel (person, datoer, lokation, tidsintervaller, noter…). Med redaktør-tilladelser kan du vælge flere rækker og bruge bulk-handlinger (rediger, dupliker, arkivér, slet, plan efter tilgængelige punkter).

Gitterkort og tildelingskort

I gitteret er hver tildeling et farvet kort (brugerfarve i organisationen). Afhængigt af gruppering vises avatar/navn + tidsintervaller eller lokation + interval. Klik åbner tildelingskortet.

Typiske kortfelter

• Person, Location (påkrævet), Date, Time (ét eller flere intervaller), Preset shift (valgfrit), Notes.
• Archived-badge hvis tildelingen er uden for aktive visninger.
• Er Presences-appen aktiv: sammenligning vagt vs. tilstedeværelse (planlagt vs. registrerede timer, mulig overtid), liste over tilknyttede ind/ud-stemplinger og genveje til at registrere eller redigere tilstedeværelse samme dag/lokation.

Indstillingsmenu

• Clone — duplikerer tildelingen (nyttigt til at gentage samme mønster på andre datoer).
• Archive / Restore — fjerner eller bringer tilbage til aktiv kalender/liste uden at miste historik.
• Delete — fjerner tildelingen (og frakobler tilstedeværelser der pegede på vagten). Foretræk arkivering hvis du skal bevare spor.

På kalenderen kan du som redaktør også trække kort mellem celler (ændre dato/lokation/bruger/interval efter gitteret). Mokapen markerer overlap af tidsintervaller samme bruger/dag og advarsler på organisationens lukkedage.

Oprette en vagttildeling

1. Verificér at lokationer findes (generelle org-indstillinger) og mindst ét organisationspreset (anbefalet).
2. HR → Shifts → New shift (ser du knappen, er du typisk redaktør).
3. Vælg person (eller flere personer, hvis redaktør), location, valgfrit preset.
4. Type Single (én dato) eller Multiple (datointerval).
5. Sæt time slots (forudfyldt fra preset eller custom) og noter.
6. Gem: kort vises i gitter og liste.

Planlægning af vagter (kopiér periode → måned)

Funktionen Plan kopierer tildelinger fra en kildeperiode til en målmåned og forsøger at beholde ugedag og «position» i måneden (nyttigt til at gentage tilbagevendende mønstre uden manuel genoprettelse). Du kan indsnævre efter brugere og lokationer efter modal-indstillinger. Er der ingen vagter at kopiere, rapporterer Mokapen det. Brug Plan efter at have konsolideret en «skabelon»-måned.

Rediger, klon, arkivér, slet

• Edit — åbn kortet og opdater felter; i listen bulk-redigering hvis tilgængelig. Eller træk i gitteret.
• Clone / Duplicate — fra kort eller multivalg; ret derefter datoer på den nye post.
• Archive — afsluttede eller ikke længere relevante vagter forlader driftsvisninger men kan gendannes.
• Delete — til fejl og tests; vær opmærksom på koblingen til presences.

Shifts-indstillinger

Sti: Organisationsindstillinger → Human Resources → kortet Shifts (eller HR-hub).

• Users who can create and edit shifts — redaktørliste (brugere eller hele org). Det er det vigtigste drifts-tilladelsesgreb.
• Organizational shifts (presets) — titel + ugedage med ét eller flere HH:MM–HH:MM-intervaller. Opret mønstre I bruger hver uge (morgen/eftermiddag, weekend, aften…).
• Locations — administreres i generelle org-indstillinger (locations); uden lokationer kan du ikke tildele meningsfulde vagter.
• Closures / holidays — i generelle indstillinger: på lukkedage kan du få advarsler eller blokering ved oprettelse.

Shifts og Presences sammen

Med begge apps aktive er typisk flow: planlæg med Shifts → registrér faktiske timer med Presences (også fra vagtkortet). Tildelingskortet kan vise hvor meget tilstedeværelsen afviger fra planen. En tilstedeværelse kan automatisk knyttes til en vagt for samme bruger/lokation/dag. Detaljer i guiden Presences.

Shifts-rapporter

Fra menuen Reports → Shifts analyserer du planlagte timer (afledt af tidsintervaller for ikke-arkiverede tildelinger): timer efter lokation, timer efter bruger, brugertimer × ugedag, plus analytisk liste. Avancerede filtre kræver ofte base Premium-plan. Brug rapporter til lokationsbelastning og ugedækning; for arbejdede timer brug Presences-rapporter (og krydsdata hvor tilgængeligt).

Anvendelsestilfælde

• Detail / flere lokationer: morgen/eftermiddag-presets; Location→User-gitter; redaktør = butikschef; Plan hver måned.
• Studio / klinik: kolonner efter preset-intervaller; tildel fagfolk til lokationer; sammenlign med Presences.
• Team med leder: ikke-redaktører ser kun sig selv og underlagte; HQ-redaktør ser alt.
• Lukkedage: org-helligdage → undgå spøgelsesvagter på lukkede dage.

Anbefalede processer

• Opret først lokationer og presets, tildel derefter personer — ikke omvendt.
• Begræns redaktører til dem der faktisk planlægger (HR, butikschef); undgå «all» hvis org’en er stor.
• Brug Plan efter en stabil skabelon-måned.
• Arkivér gamle måneder i stedet for at slette dem, hvis du skal bruge historiske rapporter.
• Afstem Shifts og Presences: samme lokation og samme tidsintervaller reducerer afvigelser og «overraskende» overtid.

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Jeg ser ikke knappen New shift. Hvorfor?

Sv: Du er typisk ikke blandt vagtredaktørerne (heller ikke presences editor). Bed ejeren om at tilføje dig under Indstillinger → Human Resources → Shifts.

Sp: Gitteret er tomt / beder om organizational shifts.

Sv: Konfiguration af organisationspreset mangler. En ejer skal oprette dem i Shifts-indstillinger.

Sp: Jeg ser kun mine vagter, ikke kollegers.

Sv: Forventet adfærd hvis du ikke er redaktør: du ser dig selv og dine underlagte. Den fulde plan kræver at være redaktør.

Sp: Er der godkendelse af vagter?

Sv: Nej. Der er ikke bekræft/afvis-flow som ved bookings. Driftsstatus er planlægning → (valgfri tilstedeværelse) → arkiv.

Sp: Forskel mellem Shifts og Appointments?

Sv: Shifts = HR-planlægning (lokation + tidsintervaller + person). Appointments = møder/opkald med CRM-deltagere. Se guiden Appointments.

Sp: Afhænger Shifts af Services?

Sv: Nej. De afhænger af org-lokationer, brugere og tids-presets.