Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po Zmianach

Obszar Zmiany to moduł HR Mokapen do planowania, kto pracuje gdzie i kiedy: siedziby, osoby, przedziały czasowe i dni. To nie kalendarz spotkań (to są Spotkania) ani rejestr przepracowanych godzin (to są Obecności): Zmiany mówią «ten pracownik jest przypisany do tej siedziby, w tych przedziałach, w tych datach».

Wejdź z menu Zasoby ludzkie → Zmiany. Domyślny widok to Kalendarz w siatce; możesz przejść do Listy. Moduł wymaga aktywnej aplikacji Zmiany, właściwych uprawnień i odpowiedniego planu Premium (Zmiany są częścią pakietu HR). Sprawdź dostępność na swoim planie i w Aplikacjach organizacji.

Dwa poziomy: zmiany organizacyjne i przypisania

Aby dobrze korzystać ze Zmian, warto od razu zrozumieć różnicę między dwoma obiektami:

• Zmiany organizacyjne (preset) — modele przedziału czasowego na dzień tygodnia (np. «Rano pon–pt 09:00–13:00», «Weekend 10:00–18:00»). Tworzy je i zarządza nimi owner (lub kto ma dostęp do ustawień) w Ustawienia organizacji → Zasoby ludzkie → Zmiany. Bez co najmniej jednego presetu siatka może pokazać pusty stan: «najpierw skonfiguruj zmiany firmowe».
• Przypisania zmian (zmiana użytkownika) — konkretny rekord: osoba + siedziba + data (lub zakres) + przedziały czasowe (+ opcjonalny preset) + notatki. To właśnie te karty widzisz w kalendarzu i na liście, które możesz tworzyć, przeciągać, klonować, planować, archiwizować lub usuwać.

Preset przyspiesza: wybierając go przy tworzeniu, przedziały są wstępnie wypełniane. Możesz jednak definiować sloty niestandardowe w każdym przypisaniu. Nie ma powiązania z Usługami katalogu sprzedaży: Zmiany działają na siedzibach i użytkownikach organizacji.

Uprawnienia użytkowników: kto widzi i kto modyfikuje

Zmiany nie mają przepływu «zatwierdzania» (potwierdzenie/odrzucenie). Liczą się trzy poziomy uprawnień:

1. Aplikacja i plan

Bez aktywnej aplikacji Zmiany (i odpowiedniego planu Premium) nie wejdziesz do modułu ani do raportów Zmian. Owner włącza aplikację w Ustawienia → Aplikacje.

2. Edytor zmian

W Ustawienia → Zasoby ludzkie → Zmiany owner konfiguruje, kto może tworzyć i modyfikować przypisania dla całej organizacji (pojedynczy użytkownicy lub «wszyscy»). Kto jest na tej liście, jest edytorem: widzi UI tworzenia, może przypisywać zmiany dowolnej osobie, używać planuj/klonuj/archiwizuj/usuń masowo, przeciągać karty, robić edycję masową na liście.

Uwaga: jeśli użytkownik jest już edytorem Obecności, Mokapen traktuje go też jako edytora Zmian — dzięki temu kto zarządza godzinami może zsynchronizować planowanie bez podwójnej konfiguracji.

3. Użytkownik niebędący edytorem (ograniczona widoczność)

Kto nie jest edytorem, zwykle widzi tylko własne zmiany i zmiany swoich reportees — czyli członków zespołów, którymi zarządza. Nie widzi (ani nie modyfikuje) pełnego harmonogramu całej organizacji. Tworzenie nowych przypisań dla innych pozostaje po stronie edytorów.

4. Owner i preset

Tworzenie/modyfikacja/usuwanie zmian organizacyjnych (preset) i zapisanie listy edytorów pozostają zwykle po stronie ownera (ustawienia organizacji). Member edytor może zarządzać przypisaniami dzień po dniu, ale tygodniowe modele definiuje kto administruje org.

Podsumowanie:

• Owner — włącza aplikację, siedziby, preset, kto jest edytorem.
• Edytor — planuje zmiany dla wszystkich (lub dla wybranych przy tworzeniu wielokrotnym).
• Nie edytor — przegląda (i śledzi) własne zmiany oraz zmiany podległych; nie zarządza globalnym harmonogramem.

Strona Zmiany — pasek i widoki

U góry przechodzisz między Kalendarzem a Listą. W kalendarzu masz dodatkowo:

• Tryb Wiersze (domyślny) — cały miesiąc: każdy wiersz to dzień; kolumny zależą od grupowania (siedziby lub użytkownicy). Nawigacja miesiąc po miesiącu.
• Tryb Kolumny — poziome okno około wczoraj → +7 dni, z podkolumnami powiązanymi z przedziałami presetów danego dnia. Przydatne dla «krótkiego» tygodnia operacyjnego, to nie dedykowany kalendarz ISO o nazwie «Tydzień».
• Grupuj według — Siedziba → Użytkownik (domyślnie) lub Użytkownik → Siedziba. Zmienia sposób czytania kart: w jednym przypadku widzisz osoby w siedzibie; w drugim siedziby przy osobie.
• Filtry zaawansowane — z planem Premium podstawowym (gdzie przewidziano) zawężasz według osób, siedzib, okresów; w przeciwnym razie może pojawić się upgrade.
• Nowa zmiana / akcje — tworzenie przypisania (jeśli jesteś edytorem); stąd lub z menu akcji także Planuj, archiwum itd. według uprawnień.

W Liście widzisz przypisania w tabeli (osoba, daty, siedziba, przedziały, notatki…). Z uprawnieniami edytora możesz zaznaczyć wiele wierszy i użyć akcji masowych (modyfikuj, duplikuj, archiwizuj, usuń, planuj według dostępnych opcji).

Karty w siatce i karta przypisania

W siatce każde przypisanie to kolorowa karta (kolor użytkownika w organizacji). W zależności od grupowania pokazuje avatar/nazwę + przedziały lub siedzibę + przedział. Klik otwiera kartę przypisania.

Typowe pola karty

• Osoba, Siedziba (obowiązkowa), Data, Godziny (jeden lub więcej przedziałów), Zmiana preset (opcjonalnie), Notatki.
• Odznaka Zarchiwizowano, jeśli przypisanie jest poza aktywnymi widokami.
• Jeśli aplikacja Obecności jest aktywna: porównanie zmiany vs obecność (godziny zaplanowane vs zarejestrowane, ewentualne nadgodziny), lista powiązanych otwarć/zamknięć i skróty do rejestracji lub modyfikacji obecności tego samego dnia/siedziby.

Menu Opcje

• Klonuj — duplikuje przypisanie (przydatne do powtarzania tego samego schematu w innych datach).
• Archiwizuj / Przywróć — usuwa z aktywnego kalendarza/listy lub przywraca bez utraty historii.
• Usuń — usuwa przypisanie (i odłącza ewentualne obecności wskazujące na tę zmianę). Lepiej archiwizować, jeśli potrzebujesz śladu.

W kalendarzu, jeśli jesteś edytorem, możesz też przeciągać karty między komórkami (zmiana daty/siedziby/użytkownika/przedziału według siatki). Mokapen sygnalizuje nakładanie się przedziałów u tego samego użytkownika/dnia oraz ostrzeżenia o dniach zamknięcia organizacji.

Tworzenie przypisania zmiany

1. Sprawdź, czy istnieją siedziby (ogólne ustawienia org) i co najmniej jeden organizacyjny preset (zalecane).
2. HR → Zmiany → Nowa zmiana (jeśli widzisz przycisk, zwykle jesteś edytorem).
3. Wybierz osobę (lub wiele osób, jeśli jesteś edytorem), siedzibę, ewentualny preset.
4. Typ Pojedynczy (jedna data) lub Wielokrotny (zakres dat).
5. Ustaw przedziały czasowe (wstępnie wypełnione z presetu lub niestandardowe) i notatki.
6. Zapisz: karty pojawiają się w siatce i na liście.

Planowanie zmian (kopiowanie okres → miesiąc)

Funkcja Planuj kopiuje przypisania z okresu źródłowego do miesiąca docelowego, starając się zachować dzień tygodnia i «pozycję» w miesiącu (przydatne do powtarzania wzorców cyklicznych bez ręcznego odtwarzania wszystkiego). Możesz zawęzić według użytkowników i siedzib zgodnie z opcjami modalu. Jeśli nie ma zmian do skopiowania, Mokapen to sygnalizuje. Użyj Planuj po skonsolidowaniu miesiąca «wzorcowego».

Modyfikowanie, klonowanie, archiwizowanie, usuwanie

• Modyfikuj — otwórz kartę i zaktualizuj pola; na liście edycja masowa, jeśli dostępna. Albo przeciągnij w siatce.
• Klonuj / Duplikuj — z karty lub wielokrotnego zaznaczenia; potem popraw daty w nowym rekordzie.
• Archiwizuj — zakończone lub nieaktualne zmiany wychodzą z widoków operacyjnych, ale pozostają do odzyskania.
• Usuń — dla błędów i testów; uważaj na powiązanie z obecnościami.

Ustawienia Zmian

Ścieżka: Ustawienia organizacji → Zasoby ludzkie → karta Zmiany (lub hub HR).

• Użytkownicy, którzy mogą tworzyć i modyfikować zmiany — lista edytorów (użytkownicy lub cała org). To główna dźwignia uprawnień operacyjnych.
• Zmiany organizacyjne (preset) — tytuł + dni tygodnia z jednym lub więcej przedziałami HH:MM–HH:MM. Twórz wzorce używane co tydzień (rano/popołudnie, weekend, zmiany wieczorne…).
• Siedziby — zarządzane w ogólnych ustawieniach organizacji (siedziby/lokalizacje); bez siedzib nie przypiszesz sensownych zmian.
• Zamknięcia / święta — w ustawieniach ogólnych: w dni zamknięcia możesz otrzymać ostrzeżenia lub blokady przy tworzeniu.

Zmiany i Obecności razem

Przy obu aktywnych aplikacjach typowy przepływ to: planujesz w Zmianach → rejestrujesz rzeczywiste godziny w Obecnościach (także z karty zmiany). Karta przypisania może pokazać, o ile obecność odbiega od zaplanowanego. Obecność może automatycznie powiązać się ze zmianą tego samego użytkownika/siedziby/dnia. Szczegóły w przewodniku Obecności.

Raporty Zmian

Z menu Raporty → Zmiany analizujesz zaplanowane godziny (pochodzące z przedziałów niezarchiwizowanych przypisań): godziny według siedziby, godziny według użytkownika, godziny użytkownik × dzień tygodnia, plus lista analityczna. Filtry zaawansowane często wymagają planu Premium podstawowego. Używaj raportów do obciążenia siedzib i pokrycia tygodni; dla godzin przepracowanych używaj raportów Obecności (i danych skrzyżowanych, gdzie dostępne).

Przypadki zastosowania

• Retail / wiele siedzib: preset rano/popołudnie; siatka Siedziba→Użytkownik; edytor = store manager; Planuj co miesiąc.
• Studio / klinika: kolumny według przedziałów preset; przypisujesz specjalistów do siedzib; porównania z Obecnościami.
• Zespół z managerem: nie-edytorzy widzą tylko siebie i reportees; HQ edytor widzi wszystko.
• Zamknięcia: święta w org → unikasz fikcyjnych zmian w dni zamknięte.

Zalecane procesy

• Najpierw utwórz siedziby i preset, potem przypisz osoby — nie odwrotnie.
• Ogranicz edytorów do osób, które naprawdę planują (HR, store manager); unikaj «wszyscy», jeśli org jest duża.
• Używaj Planuj po ustabilizowaniu miesiąca wzorcowego.
• Archiwizuj stare miesiące zamiast je usuwać, jeśli potrzebujesz raportów historycznych.
• Wyrównaj Zmiany i Obecności: ta sama siedziba i te same przedziały zmniejszają rozbieżności i «niespodziewane» nadgodziny.

Często zadawane pytania

P: Nie widzę przycisku Nowa zmiana. Dlaczego?

O: Zwykle nie jesteś wśród edytorów zmian (ani edytorem obecności). Poproś ownera o dodanie w Ustawienia → Zasoby ludzkie → Zmiany.

P: Siatka jest pusta / prosi o zmiany firmowe.

O: Brakuje konfiguracji organizacyjnych presetów. Owner musi je utworzyć w ustawieniach Zmian.

P: Widzę tylko swoje zmiany, nie kolegów.

O: Oczekiwane zachowanie, jeśli nie jesteś edytorem: widzisz siebie i swoich reportees. Pełny harmonogram wymaga bycia edytorem.

P: Czy jest zatwierdzanie zmiany?

O: Nie. Nie ma przepływu potwierdzenie/odrzucenie jak przy rezerwacjach. Stan operacyjny to planowanie → (opc. obecność) → archiwum.

P: Różnica między Zmianami a Spotkaniami?

O: Zmiany = planowanie HR (siedziba + przedziały + osoba). Spotkania = spotkania/rozmowy z uczestnikami CRM. Zob. przewodnik Spotkania.

P: Czy Zmiany zależą od Usług?

O: Nie. Zależą od siedzib, użytkowników i presetów czasowych organizacji.