Przewodnik po Mokapen

Szablony (Templates)

Szablony to wielokrotnie używane teksty i układy, które przygotowujesz raz, a potem stosujesz wszędzie w Mokapen: dokumenty, e-maile, SMS, WhatsApp Business, oferty i zamówienia. Zamiast za każdym razem pisać tę samą wiadomość lub ten sam nagłówek PDF, wybierasz szablon, a Mokapen wstawia dane kontaktu, firmy lub dokumentu przez zmienne.

Znajdziesz je w Ustawieniach organizacji → Szablony. Każdy typ ma inny edytor i przepływ użycia: poniżej szczegół dla każdego typu, potem wspólne reguły (zmienne, domyślny, zarządzanie).

Do czego służą

• Szybkość — jedno kliknięcie zamiast ponownego kopiowania tekstów i formatowania.
• Spójność — ten sam ton i ta sama grafika dla całego zespołu.
• Automatyczna personalizacja — zmienne wypełniają się danymi rekordu, nad którym pracujesz.
• Różne kanały, jedno miejsce — PDF, e-mail, SMS i WhatsApp z tej samej sekcji Szablony.

Jak otworzyć i utworzyć

1. Ustawienia organizacji → Szablony.
2. Naciśnij Nowy szablon → okno Wybierz według typu.
3. Wybierz typ, uzupełnij tytuł i treść, wstaw zmienne, opcjonalnie włącz Domyślny, potem zapisz.
4. Na liście możesz edytować, Duplikować lub Usunąć. Prywatność (gdzie przewidziana) ogranicza, kto może widzieć/używać szablonu.

Szablon Dokument

To dokument HTML w formacie strony (A4) z bogatym edytorem (nagłówki, listy, tabele, obrazy, linki) i konfigurowalnymi marginesami. Możesz powiązać zmienne z encją z książki adresowej / sprzedaży (np. kontakt, szansa), aby przy generowaniu z powiązanego rekordu pola wypełniały się same.

Co konfigurujesz

• Tytuł szablonu i flaga Domyślny
• Marginesy strony
• Treść dokumentu ze zmiennymi (przycisk Zmienna)
• Prywatność / członkowie

Gdzie używasz — w aplikacji Dokumenty przy tworzeniu wybierz Z szablonu zamiast zaczynać od zera. Mokapen ładuje treść i, jeśli dokument jest powiązany z encją, zastępuje zmienne danymi tego rekordu.

Przykłady — list motywacyjny, karta klienta, protokół ze spotkania, procedura operacyjna o stałej strukturze.

Szablon E-mail

To treść wiadomości e-mail (HTML) do kompozycji z Mokapen. Typowe zmienne pochodzą z kontaktu (imię, e-mail, powiązana firma, …) oraz dane organizacji i bieżącego użytkownika.

Co konfigurujesz

• Tytuł, Domyślny, prywatność
• Treść HTML ze zmiennymi
• Opcjonalne marginesy/układ edytora e-mail

Gdzie używasz — w kompozycji e-mail (Wiadomości / wysyłka z karty): otwórz selektor Wybierz szablon, a treść się wypełni. Przed wysyłką możesz jeszcze edytować temat i tekst (wymagana skonfigurowana integracja e-mail/SMTP).

Uwaga o automatyzacjach — akcja automatyzacji Wyślij e-mail używa tekstu/HTML zdefiniowanego w samej akcji. Szablony E-mail w sekcji Szablony służą głównie do ręcznej wysyłki; możesz skopiować treść szablonu do akcji.

Przykłady — follow-up sprzedażowy, prośba o spotkanie, standardowa odpowiedź na zgłoszenie, e-mail powitalny do nowego leada.

Szablon SMS

To krótki tekst (bez układu PDF) do wysyłki SMS. Typowe zmienne pochodzą z kontaktu. Nie zawiera aliasu nadawcy: ten konfiguruje się w integracji SMS (zatwierdzony alias + kredyt portfela).

Co konfigurujesz

• Tytuł i treść wiadomości
• Zmienne przyciskiem Zmienna lub wpisując {
• Domyślny (opcjonalnie)

Limity długości — w alfabecie GSM jeden SMS to ok. 160 znaków; z Unicode/emoji ok. 70 na segment. Po przekroczeniu wiadomość jest dzielona na kilka SMS (i kosztuje więcej). Zmienne po podstawieniu mogą wydłużyć tekst: zawsze sprawdzaj szacunek znaków w kompozycji.

Gdzie używasz

• Wysyłka ręczna — karta kontaktu (lub firmy) → Wyślij SMS → wybierz szablon: tekst jest wstawiany, a zmienne zastępowane danymi tego kontaktu.
• Automatyzacje — akcja Wyślij SMS → możesz wybrać szablon: tekst jest wklejany do wiadomości. W automatyzacji nie ma tej samej automatycznej zamiany „per kontakt” co z karty: użyj zmiennych automatyzacji lub dostosuj tekst.

Przewodnik kanału: SMS.

Przykłady — przypomnienie o spotkaniu, „zamówienie gotowe do odbioru”, OTP/kod wewnętrzny (jeśli pozwalają polityki), powiadomienie o opóźnieniu.

Szablon WhatsApp Business

Szablony WhatsApp są najbardziej szczególne: to nie tylko „tekst zapisany w Mokapen”. To szablony wiadomości (HSM) zatwierdzone przez Meta. Bez zatwierdzonego szablonu nie możesz rozpocząć (ani wznowić) rozmowy poza oknem 24 godzin obsługi klienta.

Dwa sposoby, by mieć je w Mokapen

• Utworzyć w Szablonach — Nowy szablon → WhatsApp Business: uzupełniasz nazwę, język, kategorię i komponenty; Mokapen tworzy je też w Meta i zapisuje lokalną kopię.
• Synchronizować — w Integracjach → WhatsApp Business możesz Synchronizuj szablony / pokazać już obecne w Meta i zaimportować APPROVED do Szablonów.

Nazwa i język — nazwa Meta dopuszcza tylko małe litery, cyfry i podkreślenie (np. order_shipped_it), bez spacji. Język musi odpowiadać tekstowi; na każdy język potrzebny jest osobny szablon.

Kategorie (wybierz spójną z treścią, inaczej Meta może odrzucić):

• Utility — aktualizacje oczekiwane przez użytkownika: status zamówienia, przypomnienie o spotkaniu, alerty konta.
• Marketing — promocje, oferty, newsletter: wymagany wyraźny opt-in WhatsApp.
• Uwierzytelnianie — OTP / kody weryfikacji w formacie Meta (nie mieszać z marketingiem).

Struktura wiadomości

• Nagłówek (opcjonalnie) — tekst (maks. 60 znaków) lub media (obraz, wideo, dokument) lub lokalizacja.
• Treść (wymagana) — maks. 1024 znaki; umieść placeholdery Meta {{1}}, {{2}}… kolejno bez luk.
• Stopka (opcjonalnie) — maks. 60 znaków.
• Przyciski (maks. 3) — szybka odpowiedź, URL (HTTPS) lub telefon; etykieta maks. 20 znaków. Szablony uwierzytelniania używają przycisków OTP zdefiniowanych przez Meta.

Zmienne: Meta ↔ Mokapen — w Meta placeholdery to {{1}}, {{2}}. W Mokapen na szablonie WABA mapujesz każdy numer na zmienną CRM (np. {{1}} → imię kontaktu). Bez mapowania przy wysyłce szablon może być niedostępny, dopóki nie ustawisz zmiennych.

Zatwierdzenie — Meta sprawdza szablon (często w minuty, czasem do ~24 godzin). Typowe statusy: w przeglądzie, zatwierdzony, odrzucony (z powodem). Do wysyłki służą tylko zatwierdzone. Wprowadzające w błąd treści, spam, zła kategoria lub źle sformułowane zmienne to częste przyczyny odrzucenia.

Gdzie używasz — karta kontaktu → Wyślij WhatsApp → wybierz zatwierdzony szablon (i wartości placeholderów). Wymagana podłączona integracja WhatsApp Business oraz kredyt/portfel, gdzie przewidziano. Nie ma (dziś) akcji automatyzacji „Wyślij WhatsApp”.

Pełny przewodnik kanału: WhatsApp Business.

Przykłady — „zamówienie wysłane”, „spotkanie potwierdzone”, kod OTP, kampania promocyjna z opt-in.

Szablon Oferta

Szablon Oferta to nie zwykły tekst: to układ handlowego dokumentu PDF (i podgląd) używany na kartach oferty. Określa wygląd nagłówka, danych klienta, tabeli pozycji, warunków i podpisu — aby cały zespół wystawiał oferty w tej samej grafice firmowej.

Układy systemowe vs szablon własny

• Mokapen oferuje już gotowe układy wybierane na karcie, np. Pozycje-tekst, Tekst-pozycje, Pozycje-tekst-podpis, Tekst-pozycje-podpis (zmieniają kolejność sekcji i obecność podpisu).
• Tworząc szablon typu Oferta w Szablonach, budujesz układ własny (potem pojawia się jako opcja w polu Grafika oferty).

Co konfigurujesz w edytorze Oferty

• Nagłówek i stopka — logo, dane firmy, numeracja, stałe notatki u góry/dołu strony (ze zmiennymi).
• Bloki lewy / prawy — dwie kolumny tekstu HTML (np. po lewej numer oferty i daty; po prawej kontakty lub dane klienta) z przyciskiem Zmienna na każdej.
• Tabela pozycji — motyw (naprzemienne wiersze, obramowania, brak), kolumny do wyświetlenia (kod, opis, cena jednostkowa, ilość, VAT, rabat, suma częściowa, …), etykieta każdej kolumny, wyrównanie i szerokość %.
• Warunki handlowe — blok HTML na płatności, ważność oferty, uwagi prawne itd. (też zmienne).
• Podpis — włącz/wyłącz i dostosuj etykietę (np. „Do akceptacji”).
• Kolejność sekcji / układ / marginesy / wysokości — rozmieszczenie części dokumentu i przestrzeń strony.

Zmienne oferty zwykle udostępniają pola samej oferty, organizacji, użytkownika i danych powiązanych (klient itd.) oraz to, co potrzebne w podglądzie wierszy pozycji.

Gdzie używasz

• Karta Oferta → pole Grafika (Design): wybierz układ systemowy lub własny szablon.
• Podgląd i PDF / wysyłka dokumentu używają tego układu z rzeczywistymi danymi karty (pozycje, sumy, klient).
• W automatyzacjach tworzących oferty możesz wskazać szablon grafiki, żeby automatycznie generowane PDF-y już miały branding.

Przewodnik modułu: Oferty.

Przykłady — standardowa oferta B2B z tabelą cen i warunkami 30 dni; „lekka” oferta bez podpisu; oferta z podpisem do akceptacji online.

Szablon Zamówienie

Szablon Zamówienie działa jak Oferta: to układ PDF/dokumentu zamówienia, nie treść wiadomości. Edytor ma te same logiki (nagłówek/stopka, bloki lewy/prawy, tabela pozycji z kolumnami i motywem, warunki handlowe, podpis, marginesy i kolejność sekcji).

Układy systemowe — także dla zamówień znajdziesz warianty typu Pozycje-tekst, Tekst-pozycje, Pozycje-tekst-podpis, Tekst-pozycje-podpis oraz własne szablony utworzone w Szablony → Zamówienie.

Różnica praktyczna względem oferty — te same narzędzia kompozycji, ale powiązane z encją Zamówienie (kod zamówienia, daty, potwierdzone pozycje, warunki po akceptacji). Często szablon zamówienia powtarza styl oferty firmowej ze zaktualizowanymi tekstami (np. „potwierdzenie zamówienia” zamiast „oferta”).

Gdzie używasz

• Karta Zamówienie → Grafika: wybierz układ systemowy lub własny szablon.
• Podgląd / PDF / wysyłka dokumentu zamówienia.
• Automatyzacje tworzące zamówienia (np. z zaakceptowanej oferty) mogą zastosować domyślny lub wybrany szablon zamówienia.

Przewodnik modułu: Zamówienia.

Przykłady — potwierdzenie zamówienia z tabelą pozycji i IBAN; dokument realizacji z podpisem odpowiedzialnego; uproszczony układ dla zamówień wewnętrznych.

Zmienne (wspólne reguły)

• Dokument, E-mail, SMS, Oferta, Zamówienie — format Mokapen {$encja.pole} (np. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Wstawiasz je przez Zmienna lub wpisując { (SMS).
• WhatsApp — w Meta używasz {{1}}, {{2}}…; w Mokapen mapujesz każdy numer na zmienną CRM przed wysyłką.
• Bez zmiennych szablon to stały tekst/układ; ze zmiennymi ten sam szablon dostosowuje się do każdego rekordu.

Szybkie podsumowanie: typ → gdzie wybierasz

• Dokument → Dokumenty → Z szablonu
• E-mail → kompozycja e-mail → Wybierz szablon
• SMS → Wyślij SMS (karta) lub akcja automatyzacji Wyślij SMS
• WhatsApp Business → Wyślij WhatsApp (karta); utwórz/sync także z Integracji WABA
• Oferta → karta Oferta → Grafika (+ PDF / automatyzacje)
• Zamówienie → karta Zamówienie → Grafika (+ PDF / automatyzacje)

Szablon domyślny

Flaga Domyślny oznacza domyślny szablon dla tego typu (np. standardowy PDF oferty zespołu). Aktywny pozostaje tylko jeden na typ: włączenie innego wyłącza poprzedni domyślny.

Praktyczne wskazówki

• Jasne tytuły (SMS – Przypomnienie o spotkaniu, PDF – Oferta standard 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: unikaj zbędnego Unicode; sprawdzaj segmenty po podstawieniu zmiennych.
• WhatsApp: Utility do aktualizacji, Marketing tylko z opt-in; zawsze mapuj placeholdery przed użyciem produkcyjnym.
• Oferty/Zamówienia: wyrównaj logo, kolumny pozycji i warunki prawne we wspólnych szablonach, nie linia po linii na kartach.
• Usunięcie szablonu WABA może usunąć go także w Meta; PDF-y już wygenerowane z szablonu Oferty/Zamówienia pozostają.

Przypadki użycia

• Zestaw sprzedażowy — jeden szablon Oferty + jeden Zamówienia w tej samej grafice; zespół zmienia tylko dane na karcie.
• Przypomnienie SMS — szablon z godziną/zmiennymi; wysyłka z karty lub baza do automatyzacji.
• Wznowienie WhatsApp — zatwierdzony szablon Utility, by napisać do klienta poza 24 godzinami.
• E-mail follow-up — szablon E-mail wybrany w kompozycji po rozmowie.
• Dokument z szansy — szablon Dokument ze zmiennymi deal/kontakt, utworzony Z szablonu już wypełniony.
• Z oferty do zamówienia — automatyzacja tworząca zamówienie z domyślnym szablonem Zamówienia.

Często zadawane pytania

P: Gdzie tworzę szablony?

O: Ustawienia organizacji → Szablony. Stamtąd zarządzasz wszystkimi typami.

P: Dlaczego Oferta i Zamówienie są bardziej złożone niż E-mail lub SMS?

O: Bo to nie tylko tekst: definiują układ PDF (bloki, tabela pozycji, warunki, podpis, marginesy). Używa się ich z pola Grafika karty, nie z wysyłki wiadomości.

P: Jaka jest różnica między szablonem SMS a WhatsApp?

O: SMS to lokalny tekst Mokapen ze zmiennymi {$…}. WhatsApp używa szablonów zatwierdzonych przez Meta ({{1}}, {{2}}…), z kategoriami, limitami i przeglądem; trzeba je zmapować i zatwierdzić przed wysyłką.

P: Dlaczego przy wysyłce WhatsApp szablon jest wyłączony?

O: Zwykle brakuje mapowania placeholderów lub zatwierdzenia Meta. Uzupełnij zmienne na szablonie lub zsynchronizuj z Integracji.

P: W automatyzacjach SMS czy zmienne kontaktu podstawiają się same?

O: Nie tak jak przy wysyłce z karty. W automatyzacji szablon jest wklejany; użyj zmiennych automatyzacji lub dostosuj tekst.

P: Czy mogę użyć szablonu E-mail w automatyzacjach?

O: Akcja Wyślij e-mail działa na tekście akcji. Szablony E-mail służą głównie do ręcznej kompozycji (możesz skopiować treść do akcji).

P: Do czego służy flaga Domyślny?

O: Oznacza domyślny dla tego typu. Aktywny pozostaje tylko jeden na typ.

P: Jeśli usunę szablon Oferty, czy znikną stare PDF-y?

O: Nie. Już wygenerowane dokumenty pozostają; usuwasz tylko szablon dla przyszłych wyborów Grafiki.

P: Gdzie pogłębić wiedzę o kanałach i modułach?

O: Przewodniki Oferty, Zamówienia, SMS, WhatsApp Business.