Ο οδηγός Mokapen

Πρότυπα

Τα Πρότυπα είναι επαναχρησιμοποιήσιμα κείμενα και διατάξεις που προετοιμάζετε μία φορά και μετά εφαρμόζετε οπουδήποτε στο Mokapen: έγγραφα, email, SMS, WhatsApp Business, προσφορές και παραγγελίες. Αντί να ξαναγράφουμε το ίδιο μήνυμα ή την ίδια κεφαλίδα PDF κάθε φορά, επιλέγετε ένα πρότυπο και το Mokapen συμπληρώνει δεδομένα επαφής, εταιρείας ή εγγράφου μέσω μεταβλητών.

Τα βρίσκετε στις ρυθμίσεις οργανισμού → Πρότυπα. Κάθε τύπος έχει τον δικό του επεξεργαστή και ροή χρήσης: παρακάτω υπάρχει λεπτομερής ανάλυση ανά τύπο, μετά οι κοινές κανόνες (μεταβλητές, προεπιλογή, διαχείριση).

Σε τι χρησιμεύουν

• Ταχύτητα — ένα κλικ αντί να αντιγράφετε ξανά κείμενα και μορφοποίηση.
• Συνέπεια — ο ίδιος τόνος και γραφικά για όλη την ομάδα.
• Αυτόματη εξατομίκευση — οι μεταβλητές συμπληρώνονται με δεδομένα από την εγγραφή στην οποία εργάζεστε.
• Διαφορετικά κανάλια, ένα σημείο — PDF, email, SMS και WhatsApp από την ίδια ενότητα Προτύπων.

Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση και να δημιουργήσετε

1. Ρυθμίσεις οργανισμού → Πρότυπα.
2. Πατήστε Νέο πρότυπο → παράθυρο Επιλογή κατά τύπο.
3. Επιλέξτε τον τύπο, συμπληρώστε τίτλο και περιεχόμενο, εισαγάγετε μεταβλητές, προαιρετικά ενεργοποιήστε Προεπιλογή, μετά αποθηκεύστε.
4. Στη λίστα μπορείτε να επεξεργαστείτε, να Αντιγράψετε ή να Διαγράψετε. Το Απόρρητο (όπου είναι διαθέσιμο) περιορίζει ποιος μπορεί να δει/χρησιμοποιήσει το πρότυπο.

Πρότυπο εγγράφου

Είναι ένα έγγραφο HTML σε μορφή σελίδας (A4), με πλούσιο επεξεργαστή (τίτλοι, λίστες, πίνακες, εικόνες, σύνδεσμοι) και ρυθμιζόμενα περιθώρια. Μπορείτε να δεσμεύσετε μεταβλητές σε οντότητα καταλόγου / πωλήσεων (π.χ. επαφή, ευκαιρία) ώστε όταν δημιουργείτε το έγγραφο από συνδεδεμένη εγγραφή, τα πεδία να συμπληρώνονται αυτόματα.

Τι ρυθμίζετε

• Τίτλος προτύπου και σημαία Προεπιλογής
• Περιθώρια σελίδας
• Σώμα εγγράφου με μεταβλητές (κουμπί Μεταβλητή)
• Απόρρητο / μέλη

Πού το χρησιμοποιείτε — στην εφαρμογή Έγγραφα, κατά τη δημιουργία επιλέξτε Από πρότυπο αντί να ξεκινήσετε από το μηδέν. Το Mokapen φορτώνει το περιεχόμενο και, αν το έγγραφο συνδέεται με οντότητα, αντικαθιστά τις μεταβλητές με τα δεδομένα αυτής της εγγραφής.

Παραδείγματα — συνοδευτική επιστολή, φύλλο πελάτη, πρακτικά συνάντησης, λειτουργική διαδικασία με σταθερή δομή.

Πρότυπο email

Είναι το σώμα ενός μηνύματος email (HTML) για σύνθεση από το Mokapen. Τυπικές μεταβλητές προέρχονται από την επαφή (όνομα, email, συνδεδεμένη εταιρεία, …), συν δεδομένα οργανισμού και τρέχοντος χρήστη.

Τι ρυθμίζετε

• Τίτλος, Προεπιλογή, απόρρητο
• Σώμα HTML με μεταβλητές
• Προαιρετικά περιθώρια/διάταξη επεξεργαστή email

Πού το χρησιμοποιείτε — στη σύνθεση email (Μηνύματα / αποστολή από κάρτα): ανοίξτε τον επιλογέα Επιλογή προτύπου και το σώμα συμπληρώνεται. Μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε θέμα και κείμενο πριν την αποστολή (πρέπει να είναι ρυθμισμένη η ενσωμάτωση email/SMTP).

Σημείωση για αυτοματισμούς — η ενέργεια αυτοματισμού Αποστολή email χρησιμοποιεί το κείμενο/HTML που ορίζεται στην ίδια την ενέργεια. Τα πρότυπα email στην ενότητα Πρότυπα προορίζονται κυρίως για χειροκίνητη αποστολή· μπορείτε ωστόσο να αντιγράψετε το περιεχόμενο ενός προτύπου στην ενέργεια.

Παραδείγματα — παρακολούθηση πωλήσεων, αίτημα ραντεβού, τυπική απάντηση εισιτηρίου, email καλωσορίσματος σε νέο δυνητικό πελάτη.

Πρότυπο SMS

Είναι σύντομο κείμενο (χωρίς διάταξη PDF) για αποστολή SMS. Τυπικές μεταβλητές προέρχονται από την επαφή. Δεν περιλαμβάνει το ψευδώνυμο αποστολέα: αυτό ρυθμίζεται στην ενσωμάτωση SMS (εγκεκριμένο ψευδώνυμο + υπόλοιπο πορτοφολιού).

Τι ρυθμίζετε

• Τίτλος και κείμενο μηνύματος
• Μεταβλητές με το κουμπί Μεταβλητή ή πληκτρολογώντας {
• Προεπιλογή (προαιρετικά)

Όρια μήκους — στο αλφάβητο GSM ένα SMS είναι περίπου 160 χαρακτήρες· με Unicode/emoji περίπου 70 ανά τμήμα. Αν ξεπεράσετε, το μήνυμα χωρίζεται σε πολλά SMS (και κοστίζει περισσότερο). Οι μεταβλητές, μόλις αντικατασταθούν, μπορούν να επιμηκύνουν το κείμενο: ελέγχετε πάντα την εκτίμηση χαρακτήρων στη σύνθεση.

Πού το χρησιμοποιείτε

• Χειροκίνητη αποστολή — κάρτα επαφής (ή εταιρείας) → Αποστολή SMS → επιλέξτε το πρότυπο: το κείμενο εισάγεται και οι μεταβλητές αντικαθίστανται με τα δεδομένα αυτής της επαφής.
• Αυτοματισμοί — ενέργεια Αποστολή SMS → μπορείτε να επιλέξετε πρότυπο: το κείμενο επικολλάται στο μήνυμα. Στον αυτοματισμό δεν έχετε την ίδια αυτόματη αντικατάσταση «ανά επαφή» όπως από την κάρτα: χρησιμοποιήστε μεταβλητές αυτοματισμού ή προσαρμόστε το κείμενο.

Οδηγός καναλιού: SMS.

Παραδείγματα — υπενθύμιση ραντεβού, «παραγγελία έτοιμη για παραλαβή», OTP/εσωτερικός κωδικός (αν επιτρέπεται από πολιτική), ειδοποίηση καθυστέρησης.

Πρότυπο WhatsApp Business

Τα πρότυπα WhatsApp είναι τα πιο ειδικά: δεν είναι απλώς «κείμενο αποθηκευμένο στο Mokapen». Είναι πρότυπα μηνυμάτων (HSM) εγκεκριμένα από τη Meta. Χωρίς εγκεκριμένο πρότυπο δεν μπορείτε να ξεκινήσετε (ή να ξανανοίξετε) συνομιλία εκτός του παραθύρου εξυπηρέτησης πελατών 24 ωρών.

Δύο τρόποι να τα αποκτήσετε στο Mokapen

• Δημιουργία από Πρότυπα — Νέο πρότυπο → WhatsApp Business: συμπληρώστε όνομα, γλώσσα, κατηγορία και στοιχεία· το Mokapen τα δημιουργεί επίσης στη Meta και αποθηκεύει το τοπικό αντίγραφο.
• Συγχρονισμός — από Ενσωματώσεις → WhatsApp Business μπορείτε να Συγχρονίσετε πρότυπα / να εμφανίσετε μοντέλα ήδη στη Meta και να εισαγάγετε τα APPROVED στα Πρότυπα.

Όνομα και γλώσσα — το όνομα Meta επιτρέπει μόνο πεζά, αριθμούς και κάτω παύλα (π.χ. order_shipped_it), χωρίς κενά. Η γλώσσα πρέπει να ταιριάζει με το κείμενο· κάθε γλώσσα χρειάζεται ξεχωριστό πρότυπο.

Κατηγορίες (επιλέξτε μία συνεπή με το περιεχόμενο, αλλιώς η Meta μπορεί να το απορρίψει):

• Utility — ενημερώσεις που περιμένει ο χρήστης: κατάσταση παραγγελίας, υπενθύμιση ραντεβού, ειδοποιήσεις λογαριασμού.
• Marketing — προσφορές, προσφορές, ενημερωτικά δελτία: απαιτείται ρητή συναίνεση (opt-in) WhatsApp.
• Authentication — OTP / κωδικοί επαλήθευσης στη μορφή που απαιτεί η Meta (μην αναμειγνύετε με marketing).

Δομή μηνύματος

• Κεφαλίδα (προαιρετικά) — κείμενο (μέγ. 60 χαρακτήρες) ή μέσα (εικόνα, βίντεο, έγγραφο) ή τοποθεσία.
• Σώμα (υποχρεωτικό) — μέγ. 1.024 χαρακτήρες· τοποθετήστε τα placeholders Meta {{1}}, {{2}}… σε σειρά χωρίς κενά.
• Υποσέλιδο (προαιρετικά) — μέγ. 60 χαρακτήρες.
• Κουμπιά (μέγ. 3) — γρήγορη απάντηση, URL (HTTPS) ή τηλέφωνο· ετικέτα μέγ. 20 χαρακτήρες. Τα πρότυπα Authentication χρησιμοποιούν τα κουμπιά OTP της Meta.

Μεταβλητές: Meta ↔ Mokapen — στη Meta τα placeholders είναι {{1}}, {{2}}. Στο Mokapen, στο πρότυπο WABA, αντιστοιχίζετε κάθε αριθμό σε μεταβλητή CRM (π.χ. {{1}} → όνομα επαφής). Αν λείπει η αντιστοίχιση, κατά την αποστολή το πρότυπο μπορεί να μην είναι επιλέξιμο μέχρι να ορίσετε τις μεταβλητές.

Έγκριση — η Meta ελέγχει το πρότυπο (συχνά σε λεπτά, μερικές φορές έως ~24 ώρες). Τυπικές καταστάσεις: σε έλεγχο, εγκεκριμένο, απορριφθέν (με λόγο). Μόνο τα εγκεκριμένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αποστολή. Παραπλανητικό περιεχόμενο, spam, λάθος κατηγορία ή κακοσχηματισμένες μεταβλητές είναι συχνές αιτίες απόρριψης.

Πού το χρησιμοποιείτε — κάρτα επαφής → Αποστολή WhatsApp → επιλέξτε το εγκεκριμένο πρότυπο (και τις τιμές placeholders). Απαιτεί συνδεδεμένη ενσωμάτωση WhatsApp Business και υπόλοιπο/πορτοφόλι όπου ισχύει. Δεν υπάρχει (σήμερα) ενέργεια αυτοματισμού «Αποστολή WhatsApp».

Πλήρης οδηγός καναλιού: WhatsApp Business.

Παραδείγματα — «παραγγελία απεστάλη», «ραντεβού επιβεβαιώθηκε», κωδικός OTP, διαφημιστική καμπάνια με opt-in.

Πρότυπο προσφοράς

Ένα πρότυπο Προσφοράς δεν είναι απλό κείμενο: είναι η εμπορική διάταξη εγγράφου PDF (και προεπισκόπηση) που χρησιμοποιείται στις κάρτες προσφορών. Ορίζει πώς φαίνονται κεφαλίδα, δεδομένα πελάτη, πίνακας ειδών, όροι και υπογραφή — ώστε όλη η ομάδα να εκδίδει προσφορές με την ίδια εταιρική εμφάνιση.

Διατάξεις συστήματος έναντι προσαρμοσμένου προτύπου

• Το Mokapen προσφέρει ήδη έτοιμες διατάξεις επιλέξιμες στην κάρτα, για παράδειγμα Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature (αλλάζουν τη σειρά ενοτήτων και αν υπάρχει υπογραφή).
• Δημιουργώντας πρότυπο τύπου Quote στα Πρότυπα, χτίζετε μια προσαρμοσμένη διάταξη (τότε εμφανίζεται ως επιλογή στο πεδίο Σχεδιασμός της προσφοράς).

Τι ρυθμίζετε στον επεξεργαστή Προσφοράς

• Κεφαλίδα και υποσέλιδο — λογότυπο, εταιρικές αναφορές, αρίθμηση, σταθερές σημειώσεις στην κορυφή/κάτω της σελίδας (με μεταβλητές).
• Αριστερά / δεξιά μπλοκ — δύο στήλες κειμένου HTML (π.χ. αριστερά: αριθμός προσφοράς και ημερομηνίες· δεξιά: επαφές ή δεδομένα πελάτη) με κουμπί Μεταβλητή σε καθεμία.
• Πίνακας ειδών — θέμα (εναλλασσόμενες γραμμές, περιγράμματα, κανένα), στήλες προς εμφάνιση (κωδικός, περιγραφή, τιμή μονάδας, ποσότητα, ΦΠΑ, έκπτωση, υποσύνολο, …), ετικέτα κάθε στήλης, στοίχιση και πλάτος %.
• Εμπορικοί όροι — μπλοκ HTML για πληρωμές, ισχύ προσφοράς, νομικές σημειώσεις κ.λπ. (και εδώ μεταβλητές).
• Υπογραφή — ενεργοποίηση/απενεργοποίηση και προσαρμογή ετικέτας (π.χ. «Για Αποδοχή»).
• Σειρά ενοτήτων / διάταξη / περιθώρια / ύψη — πώς διατάσσονται τα μέρη του εγγράφου και ο χώρος σελίδας.

Οι μεταβλητές προσφοράς εκθέτουν συνήθως πεδία της ίδιας της προσφοράς, οργανισμού, χρήστη και συνδεδεμένων δεδομένων (πελάτης κ.λπ.), συν ό,τι χρειάζεται στην προεπισκόπηση για τις γραμμές ειδών.

Πού το χρησιμοποιείτε

• Κάρτα Προσφοράς → πεδίο Σχεδιασμός: επιλέξτε διάταξη συστήματος ή το προσαρμοσμένο πρότυπό σας.
• Η προεπισκόπηση και η αποστολή PDF / εγγράφου χρησιμοποιούν αυτή τη διάταξη με τα πραγματικά δεδομένα της κάρτας (είδη, σύνολα, πελάτης).
• Σε αυτοματισμούς που δημιουργούν προσφορές μπορείτε να ορίσετε πρότυπο σχεδιασμού, ώστε τα PDF που παράγονται αυτόματα να χρησιμοποιούν ήδη την επωνυμία σας.

Οδηγός ενότητας: Προσφορές.

Παραδείγματα — τυπική προσφορά B2B με πίνακα τιμών και όρους 30 ημερών· «ελαφριά» προσφορά χωρίς υπογραφή· προσφορά με υπογραφή για διαδικτυακή αποδοχή.

Πρότυπο παραγγελίας

Ένα πρότυπο Παραγγελίας λειτουργεί όπως αυτό της Προσφοράς: είναι η διάταξη PDF/εγγράφου παραγγελίας, όχι σώμα μηνύματος. Ο επεξεργαστής χρησιμοποιεί την ίδια λογική (κεφαλίδα/υποσέλιδο, αριστερά/δεξιά μπλοκ, πίνακας ειδών με στήλες και θέμα, εμπορικοί όροι, υπογραφή, περιθώρια και σειρά ενοτήτων).

Διατάξεις συστήματος — για παραγγελίες βρίσκετε επίσης παραλλαγές όπως Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature, συν τα προσαρμοσμένα πρότυπά σας που δημιουργήθηκαν σε Πρότυπα → Order.

Πρακτική διαφορά έναντι προσφοράς — ίδια εργαλεία σύνθεσης, αλλά δεμένα στην οντότητα Παραγγελία (κωδικός παραγγελίας, ημερομηνίες, επιβεβαιωμένα είδη, όροι μετά την αποδοχή). Συχνά το πρότυπο παραγγελίας επαναχρησιμοποιεί το στυλ προσφοράς της εταιρείας, με ενημερωμένη διατύπωση (π.χ. «επιβεβαίωση παραγγελίας» αντί για «προσφορά»).

Πού το χρησιμοποιείτε

• Κάρτα Παραγγελίας → Σχεδιασμός: επιλέξτε διάταξη συστήματος ή προσαρμοσμένο πρότυπο.
• Προεπισκόπηση / PDF / αποστολή εγγράφου παραγγελίας.
• Αυτοματισμοί που δημιουργούν παραγγελίες (π.χ. από αποδεκτή προσφορά) μπορούν να εφαρμόσουν το προεπιλεγμένο ή επιλεγμένο πρότυπο παραγγελίας.

Οδηγός ενότητας: Παραγγελίες.

Παραδείγματα — επιβεβαίωση παραγγελίας με πίνακα ειδών και IBAN· έγγραφο εκπλήρωσης με υπογραφή υπευθύνου· απλοποιημένη διάταξη για εσωτερικές παραγγελίες.

Μεταβλητές (κοινοί κανόνες)

• Έγγραφο, Email, SMS, Προσφορά, Παραγγελία — μορφή Mokapen {$entity.field} (π.χ. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Εισαγάγετέ τις με Μεταβλητή ή πληκτρολογώντας { (SMS).
• WhatsApp — στη Meta χρησιμοποιείτε {{1}}, {{2}}…· στο Mokapen αντιστοιχίζετε κάθε αριθμό σε μεταβλητή CRM πριν την αποστολή.
• Χωρίς μεταβλητές το πρότυπο είναι σταθερό κείμενο/διάταξη· με μεταβλητές το ίδιο πρότυπο προσαρμόζεται σε κάθε εγγραφή.

Γρήγορη σύνοψη: τύπος → πού το επιλέγετε

• Έγγραφο → Έγγραφα → Από πρότυπο
• Email → σύνθεση email → Επιλογή προτύπου
• SMS → Αποστολή SMS (κάρτα) ή ενέργεια αυτοματισμού Αποστολή SMS
• WhatsApp Business → Αποστολή WhatsApp (κάρτα)· δημιουργία/συγχρονισμός επίσης από Ενσωματώσεις WABA
• Προσφορά → Κάρτα προσφοράς → Σχεδιασμός (+ PDF / αυτοματισμοί)
• Παραγγελία → Κάρτα παραγγελίας → Σχεδιασμός (+ PDF / αυτοματισμοί)

Προεπιλεγμένο πρότυπο

Η σημαία Προεπιλογή σημειώνει το προεπιλεγμένο πρότυπο για αυτόν τον τύπο (π.χ. το τυπικό PDF προσφοράς της ομάδας). Μόνο ένα παραμένει ενεργό ανά τύπο: η ενεργοποίηση άλλου απενεργοποιεί την προηγούμενη προεπιλογή.

Πρακτικές συμβουλές

• Καθαροί τίτλοι (SMS – Υπενθύμιση ραντεβού, PDF – Τυπική προσφορά 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: αποφύγετε περιττό Unicode· ελέγξτε τα τμήματα μετά την αντικατάσταση μεταβλητών.
• WhatsApp: Utility για ενημερώσεις, Marketing μόνο με opt-in· αντιστοιχίζετε πάντα τα placeholders πριν τη χρήση σε παραγωγή.
• Προσφορές/Παραγγελίες: ευθυγραμμίστε λογότυπο, στήλες ειδών και νομικούς όρους σε κοινά πρότυπα, όχι γραμμή προς γραμμή σε κάθε κάρτα.
• Η διαγραφή προτύπου WABA μπορεί να το αφαιρέσει και στη Meta· τα PDF που έχουν ήδη παραχθεί από πρότυπο Προσφοράς/Παραγγελίας παραμένουν.

Περιπτώσεις χρήσης

• Κιτ πωλήσεων — ένα πρότυπο Προσφοράς + ένα πρότυπο Παραγγελίας με τα ίδια γραφικά· η ομάδα αλλάζει μόνο δεδομένα στην κάρτα.
• Υπενθύμιση SMS — πρότυπο με ώρα/μεταβλητές· αποστολή από την κάρτα ή ως βάση για αυτοματισμό.
• Επανάνοιγμα WhatsApp — εγκεκριμένο πρότυπο Utility για μήνυμα στον πελάτη πέρα από τις 24 ώρες.
• Email παρακολούθησης — πρότυπο Email επιλεγμένο στη σύνθεση μετά από κλήση.
• Έγγραφο από ευκαιρία — πρότυπο Εγγράφου με μεταβλητές ευκαιρίας/επαφής, δημιουργημένο Από πρότυπο ήδη συμπληρωμένο.
• Από προσφορά σε παραγγελία — αυτοματισμός που δημιουργεί την παραγγελία εφαρμόζοντας το προεπιλεγμένο πρότυπο Παραγγελίας.

Συχνές ερωτήσεις

Ε: Πού δημιουργώ πρότυπα;

Α: Ρυθμίσεις οργανισμού → Πρότυπα. Από εκεί διαχειρίζεστε όλους τους τύπους.

Ε: Γιατί οι Προσφορές και οι Παραγγελίες είναι πιο σύνθετες από Email ή SMS;

Α: Επειδή δεν είναι απλώς κείμενο: ορίζουν τη διάταξη PDF (μπλοκ, πίνακας ειδών, όροι, υπογραφή, περιθώρια). Τα χρησιμοποιείτε από το πεδίο Σχεδιασμός της κάρτας, όχι από αποστολή μηνύματος.

Ε: Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε πρότυπο SMS και πρότυπο WhatsApp;

Α: Το SMS είναι τοπικό κείμενο Mokapen με μεταβλητές {$…}. Το WhatsApp χρησιμοποιεί πρότυπα εγκεκριμένα από τη Meta ({{1}}, {{2}}…), με κατηγορίες, όρια και έλεγχο· πρέπει να αντιστοιχιστούν και να εγκριθούν πριν την αποστολή.

Ε: Γιατί το πρότυπο WhatsApp είναι απενεργοποιημένο κατά την αποστολή;

Α: Συνήθως λείπει η αντιστοίχιση placeholders ή η έγκριση Meta. Ολοκληρώστε τις μεταβλητές στο πρότυπο ή συγχρονίστε από Ενσωματώσεις.

Ε: Στους αυτοματισμούς SMS, οι μεταβλητές επαφής αντικαθίστανται αυτόματα;

Α: Όχι όπως κατά την αποστολή από την κάρτα. Στον αυτοματισμό το πρότυπο επικολλάται· χρησιμοποιήστε μεταβλητές αυτοματισμού ή προσαρμόστε το κείμενο.

Ε: Μπορώ να χρησιμοποιήσω πρότυπο Email σε αυτοματισμούς;

Α: Η ενέργεια Αποστολή email λειτουργεί στο κείμενο της ίδιας της ενέργειας. Τα πρότυπα email προορίζονται κυρίως για χειροκίνητη σύνθεση (μπορείτε να αντιγράψετε το περιεχόμενό τους στην ενέργεια).

Ε: Σε τι χρησιμεύει η σημαία Προεπιλογή;

Α: Σημειώνει την προεπιλογή για αυτόν τον τύπο. Μόνο μία παραμένει ενεργή ανά τύπο.

Ε: Αν διαγράψω πρότυπο Προσφοράς, εξαφανίζονται τα παλιά PDF;

Α: Όχι. Τα ήδη παραχθέντα έγγραφα παραμένουν· αφαιρείτε μόνο το πρότυπο για μελλοντικές επιλογές Σχεδιασμού.

Ε: Πού μπορώ να μάθω περισσότερα για κανάλια και ενότητες;

Α: Οδηγοί Προσφορές, Παραγγελίες, SMS, WhatsApp Business.