Ο οδηγός Mokapen

Συνημμένα

Τα Συνημμένα συσχετίζουν αρχεία με μια οντότητα Mokapen: συμβόλαια, συνοπτικά, στιγμιότυπα οθόνης, τιμολόγια, παρουσιάσεις. Παραμένουν στο πλαίσιο εγγραφής (εργασία, έργο, επαφή, εισιτήριο, συμφωνία…), ώστε όποιος ανοίγει το αρχείο να βρίσκει αμέσως σχετικά έγγραφα, χωρίς να κάνει αναζήτηση email ή προσωπικών δίσκων που έχουν αποσυνδεθεί από το CRM.

Ρόλος στο CRM

Τα συνημμένα συμπληρώνουν δομημένα δεδομένα και συνδέσεις:

• Προσφορά / προσφορά: υπογεγραμμένο PDF, προδιαγραφές, απεσταλμένη προσφορά.
• Ticket: στιγμιότυπο οθόνης σφάλματος, αρχείο καταγραφής, απάντηση προμηθευτή.
• Έργο / εργασία: μακέτα, προδιαγραφές, παραδοτέο εγκεκριμένο από τον πελάτη.
• Επικοινωνία / εταιρεία: μητρώο εταιρείας, NDA, έγγραφα επιβίβασης.

Το αριθμημένο σήμα στον συνδετήρα δείχνει πόσα αρχεία είναι συνδεδεμένα — ένα γρήγορο σήμα στη λίστα και το Kanban.

Μεταφόρτωση αρχείου

1. Ανοίξτε την εγγραφή οντότητας.
Εικονίδιο ⟦43 ⟧ επάνω γραμμή → ⟦44 ⟧ συνδετήρα ⟦ 45 ⟧ (Συνημμένα).
2. Επιλέξτε την πηγή:
   • Ο υπολογιστής σας — μεταφορτώστε στο χώρο αποθήκευσης Mokapen του οργανισμού.
   • Google Drive ή OneDrive (με ενεργή ενσωμάτωση) — συνδέστε αρχεία cloud χωρίς διπλότυπο τοπικό χώρο αποθήκευσης Mokapen.
   .
3. Επιλέξτε το αρχείο και περιμένετε να ολοκληρωθεί.

Σε ορισμένες εγγραφές μπορείτε επίσης να σύρετε και αποθέσετε αρχεία στην περιοχή εγγραφής για να ξεκινήσετε τη μεταφόρτωση.

Προβολή και διαχείριση

Στο μενού Συνημμένα: λίστα με όνομα, μέγεθος και ημερομηνία. Άνοιγμα, λήψη ή κατάργηση από την οντότητα. Η κατάργηση ενός συνημμένου από την εγγραφή δεν διαγράφει απαραίτητα το αρχείο στο Drive/OneDrive εάν είναι συνδεδεμένο μέσω ενσωμάτωσης στο cloud — αποσυνδέει μόνο την αναφορά CRM.

Στην καρτέλα Data (πλήρης σελίδα) η ενότητα συνημμένων αρχείων συνοψίζει τα ίδια έγγραφα ενσωματωμένα με σχόλια και περιγραφή.

Διαθέσιμος χώρος

Δωρεάν οργανισμοί σχεδίων: περιορισμένος διαδικτυακός χώρος (100 MB) για απευθείας μεταφόρτωση συνημμένων. Premium σχέδια (Small, Medium, Large): επεκτάσιμος χώρος. Ελέγξτε το σχέδιο και τη χρήση στο Πληροφορίες οργανισμού. Για μεγάλους όγκους, προτιμήστε την ενσωμάτωση Drive/OneDrive και συνδέστε αρχεία αντί να ανεβάσετε τα πάντα στο Mokapen.

κλωνοποίηση

Όταν κλωνοποιείτε εργασίες, έργα, επαφές, εισιτήρια, προσφορές κ.λπ., μπορείτε να συμπεριλάβετε συνημμένα στο αντίγραφο (πλαίσιο ελέγχου στο Clone modal). Συνολικό μέγεθος ρολογιού: το modal μπορεί να εμφανίζει συνολικά MB αρχείων προς αντιγραφή. Αποεπιλέξτε εάν το αντίγραφο πρέπει να είναι ελαφρύ (μόνο δομή, χωρίς έγγραφα).

Προτεινόμενες διαδικασίες

• Μία πηγή αλήθειας: υπογεγραμμένο συμβόλαιο για τη συμφωνία, όχι μόνο μέσω email — συνημμένο + επαφή/σύνδεση εταιρείας.
• Εισιτήρια με αποδεικτικά στοιχεία: απαιτείται επισύναψη στιγμιότυπου οθόνης/καταγραφής πριν από το κλείσιμο των τεχνικών εισιτηρίων (λίστα ελέγχου + αρχείο).
• Μεταβίβαση έργου: κοινόχρηστος φάκελος Drive + σε αρχεία PDF συνδέσμου/αναφοράς Mokapen στο έργο.
• GDPR / διατήρηση: αφαιρέστε τα παρωχημένα συνημμένα από τα αρχεία επαφών όταν δεν χρειάζονται πλέον. εξετάστε το εταιρικό cloud για μακροπρόθεσμο αρχείο.
• Κλωνοποιημένα πρότυπα: πρότυπο εργασιών με συνημμένο εσωτερικών οδηγιών, κλωνοποιημένο για κάθε νέα ενσωμάτωση.

Συνημμένα, Συνδέσεις και σχόλια αποτελούν τη λειτουργική «μνήμη» της εγγραφής CRM.