Ο οδηγός Mokapen

Χρήστες και Ομάδες

Η ενότητα Χρήστες και Ομάδες είναι το κεντρικό σημείο για τη διαχείριση ποιος εργάζεται στον οργανισμό σας και πώς δομείται η ομάδα. Από εδώ προσκαλείτε συναδέλφους και συνεργάτες, αναθέτετε Δικαιώματα (οργανωτικός ρόλος), δημιουργείτε ομάδες ανά τμήμα ή έργο, παρακολουθείτε την κατάσταση πρόσβασης και παραμένετε εντός των ορίων του προγράμματός σας.

Οι χρήστες και οι ομάδες είναι πάντα δεμένοι σε έναν μόνο οργανισμό: δεν κοινοποιούνται σε διαφορετικούς οργανισμούς. Ένας συνάδελφος στον Οργανισμό Α μπορεί να μην υπάρχει στον Οργανισμό Β, και μια ομάδα «Πωλήσεις» σε έναν οργανισμό είναι ανεξάρτητη από μία με το ίδιο όνομα σε άλλον. Για πλαίσιο πολλαπλών οργανισμών, δείτε τον οδηγό Οργανισμών και πρόσβασης· για λεπτομέρειες για το τι μπορεί να κάνει κάθε ρόλος, δείτε τον οδηγό Ρόλων και Δικαιωμάτων.

Επισκόπηση

Η σελίδα χωρίζεται σε δύο συνδεδεμένες καρτέλες:

• Χρήστες — λίστα όλων των εγγραφών πρόσβασης του οργανισμού: όνομα, email, Δικαιώματα (οργανωτικός ρόλος), συμμετοχή σε ομάδες και κατάσταση. Από εδώ προσκαλείτε νέα άτομα και ανοίγετε τη σελίδα λεπτομερειών κάθε χρήστη.
• Ομάδες — εσωτερικές ομάδες (Πωλήσεις, Υποστήριξη, Διοίκηση, Έργο Χ…) με υπεύθυνο, μέλη και περιγραφή. Οι ομάδες βοηθούν στην οργάνωση της εργασίας, στο φιλτράρισμα λιστών, στην ανάθεση ευθύνης και στην κοινή ορατότητα σε εγγραφές και αυτοματισμούς.

Στην κορυφή κάθε καρτέλας, ένας μετρητής δείχνει τρέχον / μέγιστο επιτρεπόμενο από το πρόγραμμά σας (π.χ. «12/20» χρήστες, «5/10» ομάδες). Αν ξεπεράσετε το όριο, το Mokapen εμφανίζει προειδοποιήσεις και μπλοκάρει νέες ενεργοποιήσεις μέχρι να μειώσετε τον αριθμό ή να αναβαθμίσετε το πρόγραμμα.

Δύο έννοιες που δεν πρέπει να συγχέετε:

• Δικαιώματα (οργανωτικός ρόλος) — Guest, Limited user, User, Member, Owner: ορίζουν τι μπορεί να δει και να ρυθμίσει το άτομο σε όλον τον οργανισμό. Αυτό είναι το πεδίο «Δικαιώματα» στη λίστα και στη σελίδα λεπτομερειών χρήστη.
• Ρόλος — περιγραφική ετικέτα θέσης εργασίας (π.χ. «Διευθυντής Πωλήσεων», «Προγραμματιστής»). Δεν αλλάζει τα δικαιώματα συστήματος: βοηθά στην αναγνώριση ατόμων σε οργανογράμματα, φίλτρα και προφίλ.

Πού το βρίσκετε και ποιος έχει πρόσβαση

Ανοίξτε το μενού Οργανισμός (εικονίδιο κτιρίου στην επάνω γραμμή) και, στην πλαϊνή γραμμή κάτω από το όνομα του οργανισμού, επιλέξτε Χρήστες και Ομάδες.

Ποιος βλέπει το στοιχείο μενού — όλοι οι χρήστες με ρόλο τουλάχιστον Limited user ή ανώτερο. Οι Guests δεν έχουν πρόσβαση στις ρυθμίσεις οργανισμού και δεν βλέπουν αυτή την ενότητα.

Ποιος μπορεί να κάνει τι — συνοπτικά:

• Limited user — βλέπει τη λίστα χρηστών και μόνο τις ομάδες στις οποίες ανήκει· δεν μπορεί να προσκαλέσει, να δημιουργήσει ομάδες ή να επεξεργαστεί άλλους χρήστες.
• User — προσκαλεί νέους χρήστες, διαχειρίζεται ομάδες, επεξεργάζεται σελίδες λεπτομερειών χρηστών (εντός των ορίων του δικού του ρόλου). Μπορεί να αποχωρήσει από τον οργανισμό από το μενού επιλογών στη δική του γραμμή.
• Member — όπως User, με ευρύτερη πρόσβαση στις ρυθμίσεις οργανισμού (δημιουργία ομάδων, διαχείριση μελών ομάδας, επεξεργασία Δικαιωμάτων για χρήστες με ρόλο ίσο ή κατώτερο από τον δικό του).
• Owner — μπορεί να ενεργοποιήσει/απενεργοποιήσει χρήστες, να αφαιρέσει την πρόσβαση άλλων και να δει αριθμητικά αναγνωριστικά στη σελίδα λεπτομερειών. Η Ασφάλεια του οργανισμού (ξεχωριστό στοιχείο μενού) παραμένει αποκλειστική για Owners.

Δεν μπορείτε να αναθέσετε σε άλλο χρήστη Δικαίωμα ανώτερο από το δικό σας, ούτε να επεξεργαστείτε χρήστες με ρόλο πάνω από τον δικό σας (εκτός όπου επιτρέπεται για το δικό σας προφίλ). Οι ρόλοι User και Limited user απαιτούν πρόγραμμα Medium ή ανώτερο: χωρίς αυτό το επίπεδο, οι επιλογές εμφανίζονται απενεργοποιημένες με εικονίδιο σήματος προγράμματος.

Καρτέλα Χρήστες — λίστα και φίλτρα

Η καρτέλα Χρήστες δείχνει πίνακα με στήλες:

• Χρήστες — avatar, όνομα και επώνυμο (αν το προφίλ είναι πλήρες) ή email αν η πρόσκληση είναι ακόμα σε εκκρεμότητα· κάτω από το email εμφανίζεται πορτοκαλί ετικέτα «Πρόσκληση σε εκκρεμότητα» όταν ο χρήστης δεν έχει ακόμη αποδεχθεί.
• Δικαιώματα — μεταφρασμένος οργανωτικός ρόλος (Guest, Limited user, User, Member, Owner…).
• Ομάδες — λίστα ομάδων στις οποίες ανήκει το άτομο· κάντε κλικ σε ένα όνομα για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών της ομάδας. Το εικονίδιο χρηστών δίπλα υποδεικνύει ομάδα στην οποία ανήκετε και εσείς («Οι ομάδες μου»).
• Κατάσταση — Active, Inactive ή Pending (η πρόσκληση δεν ολοκληρώθηκε).

Φίλτρο κειμένου — η γραμμή αναζήτησης στην κορυφή φιλτράρει σε πραγματικό χρόνο κατά όνομα, email, Δικαιώματα ή ομάδα καθώς πληκτρολογείτε.

Φίλτρο κατάστασης (ορατό σε Member και ανώτερα) — αναπτυσσόμενο με μετρητές:

• Όλα — πλήρης λίστα.
• Active — χρήστες με λειτουργική πρόσβαση.
• Inactive — πρόσβαση σε αναστολή από διαχειριστή.
• Pending — προσκλήσεις που στάλθηκαν αλλά η εγγραφή δεν ολοκληρώθηκε.

Κάτω από τα φίλτρα, η γραμμή Χρήστες οργανισμού: N/M συνοψίζει πόσες θέσεις χρησιμοποιείτε σε σχέση με το μέγιστο του προγράμματός σας. Αν N > M, εμφανίζεται κόκκινη ειδοποίηση: οι επιπλέον χρήστες έχουν απενεργοποιηθεί και δεν μπορούν να συνδεθούν μέχρι να επανέλθετε εντός ορίου ή να αναβαθμίσετε από τη σελίδα Χρέωσης.

Αν υπάρχουν εκκρεμείς προσκλήσεις για εσάς (από άλλους οργανισμούς), ένα κίτρινο banner στην κορυφή της σελίδας δείχνει πόσες προσκλήσεις χρειάζονται την προσοχή σας.

Πρόσκληση νέων χρηστών

Το κουμπί Πρόσκληση χρήστη (επάνω δεξιά) είναι διαθέσιμο σε Member και ανώτερα, εφόσον δεν έχετε φτάσει το όριο χρηστών του προγράμματός σας. Αν το όριο είναι πλήρες, το κουμπί δείχνει εικονίδιο σήματος προγράμματος και ανοίγει το παράθυρο αναβάθμισης.

Η ροή πρόσκλησης έχει δύο βήματα:

1. Email — εισαγάγετε έγκυρη διεύθυνση email και πατήστε Enter ή το κουμπί Προσθήκη. Μπορείτε να εισαγάγετε πολλαπλά email το ένα μετά το άλλο: κάθε διεύθυνση γίνεται αφαιρέσιμη «κάρτα». Το σύστημα σας εμποδίζει να ξεπεράσετε τον μέγιστο αριθμό χρηστών που επιτρέπει το πρόγραμμά σας ενώ προσθέτετε διευθύνσεις.
2. Δικαιώματα — μεταβείτε στο δεύτερο βήμα με το βέλος, ελέγξτε τη λίστα ατόμων προς πρόσκληση, επιλέξτε τον οργανωτικό ρόλο και επιβεβαιώστε.

Ρόλοι που μπορείτε να αναθέσετε κατά την πρόσκληση (εξαρτώνται από τον ρόλο σας):

• Owner — πλήρης διαχειριστική πρόσβαση στον οργανισμό (ρυθμίσεις, χρέωση, ασφάλεια). Χρησιμοποιήστε με φειδώ: συνήθως αρκεί ένας ή λίγοι Owners.
• Member — πλήρης πρόσβαση στο CRM και στις ρυθμίσεις εφαρμογών, χωρίς διαχείριση χρέωσης και ασφάλειας οργανισμού.
• User — διαχείριση χρηστών και ομάδων, αποστολή προσκλήσεων, χωρίς γενικές ρυθμίσεις οργανισμού (απαιτεί πρόγραμμα Medium ή ανώτερο).
• Limited user — καθημερινή λειτουργική εργασία χωρίς διαχείριση χρηστών/ομάδων (απαιτεί πρόγραμμα Medium ή ανώτερο).
• Guest — ελάχιστη πρόσβαση, μόνο σε ρητά κοινόχρηστους πόρους. Κατά την πρόσκληση πρέπει να ορίσετε τα έργα στα οποία έχουν πρόσβαση: επιλέξτε Όλα τα έργα ή μεμονωμένα έργα από το μενού πολλαπλής επιλογής.

Για κάθε ρόλο, το Mokapen δείχνει πλαίσιο πληροφοριών που συνοψίζει τι σημαίνει η επιλογή (π.χ. «Οι Guests έχουν πρόσβαση μόνο στα επιλεγμένα έργα»).

Πριν την αποστολή, πρέπει να σημειώσετε το πλαίσιο έγκρισης: επιβεβαιώνετε ότι θέλετε να προσθέσετε αυτά τα άτομα στον οργανισμό με το επιλεγμένο Δικαίωμα. Όταν στέλνετε:

• αν το email ανήκει ήδη σε εγγεγραμμένο λογαριασμό Mokapen, ο χρήστης λαμβάνει ειδοποίηση εντός εφαρμογής και email πρόσκλησης με σύνδεσμο για αποδοχή ή απόρριψη·
• αν το email δεν είναι ακόμη εγγεγραμμένο, η πρόσκληση παραμένει σε εκκρεμότητα μέχρι το άτομο να ολοκληρώσει την εγγραφή με αυτή τη διεύθυνση·
• για Guests, το Mokapen προσθέτει τον χρήστη ως συνεργάτη στα καθορισμένα έργα.

Κατάσταση χρήστη

Κάθε εγγραφή πρόσβασης οργανισμού έχει μια κατάσταση ορατή στη λίστα και στη σελίδα λεπτομερειών χρήστη:

• Active (πράσινο εικονίδιο) — ο χρήστης μπορεί να συνδεθεί και να εργαστεί κανονικά στον οργανισμό.
• Inactive (γκρι εικονίδιο) — η πρόσβαση είναι σε αναστολή: ο χρήστης δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον οργανισμό μέχρι ένας Owner να τον επανενεργοποιήσει. Χρήσιμο για συνεργάτες προσωρινά απούσες ή που αποχωρούν χωρίς να διαγράψετε αμέσως το ιστορικό.
• Pending (εικονίδιο ρολογιού) — πρόσκληση σταλμένη αλλά το προφίλ δεν έχει ακόμη ενεργοποιηθεί. Στη λίστα βλέπετε μόνο το email· το όνομα εμφανίζεται μετά την εγγραφή.

Μόνο οι Owners μπορούν να εναλλάξουν έναν χρήστη ανάμεσα σε Active και Inactive, και μόνο αν ο οργανισμός δεν έχει ξεπεράσει το όριο χρηστών του προγράμματος (αλλιώς ο επιλογέας κατάστασης παραμένει κλειδωμένος μέχρι να επανέλθετε εντός ποσόστωσης ή να αναβαθμίσετε).

Σελίδα λεπτομερειών χρήστη

Κάντε κλικ σε μια γραμμή της λίστας (ή Πληροφορίες από το μενού ⋮) για να ανοίξετε την πλήρη οθόνη σελίδας λεπτομερειών χρήστη. Περιέχει:

• Κατάσταση — αναπτυσσόμενο στην κορυφή (Owner, αν επιτρέπεται).
• Αντιγραφή συνδέσμου — απευθείας URL στη σελίδα λεπτομερειών, χρήσιμο για εσωτερική κοινοποίηση.
• Email — προβολή ή επεξεργασία (μόνο για διαχειριστές Mokapen με πλήρη πρόσβαση λογαριασμού).
• Δικαιώματα — οργανωτικός ρόλος, επεξεργάσιμος αν ο ρόλος σας το επιτρέπει και ο στόχος δεν είναι πάνω σας στην ιεραρχία.
• Χρώμα — αν ο οργανισμός έχει ενεργή προσαρμογή χρώματος χρηστών, μπορείτε να αναθέσετε διακριτικό χρώμα (φόντο και εικονίδιο) που χρησιμοποιείται σε ετικέτες, ημερολόγια και πεδία «χρήστες και ομάδες».
• Ρόλος — τίτλος θέσης σε ελεύθερο κείμενο.
• Διευθυντής — ιεραρχικός προϊστάμενος στο οργανόγραμμα, επιλέξιμος από ενεργούς χρήστες του οργανισμού.
• Τμήμα — επιπλέον περιγραφικό πεδίο.
• Πληροφορίες — κείμενο σημειώσεων με πλούσιο επεξεργαστή (συμπεριλαμβάνονται αναφορές, αν είναι ενεργές).
• Ομάδες — λίστα ομάδων στις οποίες ανήκει το άτομο, με τον ρόλο του σε κάθε ομάδα (αν έχετε ορατότητα). Κάντε κλικ σε μια ομάδα για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών της.
• Φωτογραφία προφίλ — avatar δεξιά· οι αλλαγές προσωπικής φωτογραφίας γίνονται από το δικό του Προφίλ.

Τα επεξεργάσιμα πεδία δείχνουν εικονίδιο μολυβιού: κάντε κλικ για λειτουργία επεξεργασίας, μετά Αποθήκευση στο υποσέλιδο της σελίδας λεπτομερειών.

Χρήστης συστήματος — το Mokapen περιλαμβάνει ειδικό τεχνικό χρήστη (εικονίδιο ρομπότ) που χρησιμοποιείται από αυτοματισμούς και εσωτερικές διεργασίες. Η σελίδα λεπτομερειών του είναι μόνο για ανάγνωση και δεν πρέπει να επεξεργάζεται χειροκίνητα.

Αν βλέπετε το δικό σας προφίλ, το μενού ⋮ περιλαμβάνει σύνδεσμο Επεξεργασία που οδηγεί στις προσωπικές ρυθμίσεις προφίλ (όνομα, φωτογραφία, προτιμήσεις), χωριστά από τα οργανωτικά Δικαιώματα.

Αφαίρεση χρήστη ή αποχώρηση από τον οργανισμό

Από το μενού ⋮ σε κάθε γραμμή:

• Αφαίρεση (Owner, σε άλλους χρήστες) — ανακαλεί την πρόσβαση στον οργανισμό. Ο λογαριασμός Mokapen του ατόμου παραμένει, αλλά δεν μπορεί πλέον να εισέλθει σε αυτόν τον οργανισμό.
• Αποχώρηση (User και ανώτερα, στη δική σας γραμμή) — εθελοντική έξοδος από τον οργανισμό. Χρήσιμο αν δεν εργάζεστε πλέον με αυτόν τον πελάτη ή τμήμα.

Και στις δύο περιπτώσεις το Mokapen ζητά επιβεβαίωση σε ειδικό modal. Εξετάστε πρώτα να ορίσετε κατάσταση Inactive αν θέλετε να διατηρήσετε ιχνηλασιμότητα χωρίς άμεση λειτουργική πρόσβαση.

Καρτέλα Ομάδες — λίστα και ορατότητα

Μεταβείτε στην καρτέλα Ομάδες στην κορυφή (δίπλα στους Χρήστες). Η λίστα δείχνει:

• Ομάδα — όνομα ομάδας (κλικ για άνοιγμα σελίδας λεπτομερειών).
• Υπεύθυνος — επικεφαλής ομάδας, με avatar· κλικ για άνοιγμα σελίδας λεπτομερειών του υπεύθυνου.
• Μέλη — αριθμός ατόμων στην ομάδα.

Το εικονίδιο χρηστών αριστερά από το όνομα υποδεικνύει ομάδα στην οποία ανήκετε.

Ποιος βλέπει ποιες ομάδες:

• User (και ανώτερα) — βλέπει όλες τις ομάδες του οργανισμού.
• Limited user — βλέπει μόνο τις ομάδες στις οποίες ανήκει.

Επάνω δεξιά θα βρείτε:

• Οι ρόλοι μου — σύνδεσμος στο προφίλ όπου κάθε χρήστης ενημερώνει τον δικό του εργασιακό Ρόλο, διευθυντή και Δικαιώματα (εντός επιτρεπόμενων ορίων) χωρίς να περάσει από τη λίστα διαχειριστή.
• Νέα ομάδα — δημιουργία ομάδας (Member και ανώτερα), αν δεν έχετε φτάσει το όριο ομάδων του προγράμματός σας.

Όπως και με τους χρήστες, ο μετρητής Ομάδες οργανισμού: N/M και οι ειδοποιήσεις δείχνουν πότε ξεπερνάτε το όριο του προγράμματος.

Αν δεν υπάρχει ακόμη ομάδα, η σελίδα δείχνει κενή κατάσταση με κουμπί για δημιουργία της πρώτης.

Δημιουργία νέας ομάδας

Το modal Νέα ομάδα ανοίγει από Νέα ομάδα ή από την κενή σελίδα. Συμπληρώστε:

1. Τίτλος — όνομα ορατό σε όλη την εφαρμογή (π.χ. «Customer Success», «Ανάπτυξη», «Διοικητικό συμβούλιο»). Υποχρεωτικό.
2. Καρτέλα Μέλη:
   • Υπεύθυνος — χρήστης υπεύθυνος για την ομάδα (προαιρετικό αλλά συνιστώμενο). Μόνο χρήστες με ενεργή κατάσταση μπορούν να επιλεγούν.
   • Μέλη — αναζήτηση κατά όνομα ή email με αυτόματη συμπλήρωση· κάθε επιλεγμένος χρήστης προστίθεται στη λίστα και μπορεί να αφαιρεθεί πριν την αποθήκευση.
3. Καρτέλα Πληροφορίες — κείμενο Περιγραφή της ομάδας (αποστολή, πεδίο εφαρμογής, σημειώσεις για συναδέλφους).

Κατά την αποθήκευση, το Mokapen δημιουργεί την ομάδα, καταγράφει τον υπεύθυνο και τα μέλη, και στέλνει ειδοποιήσεις και email στα νέα μέλη. Εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης και η λίστα ανανεώνεται.

Ο υπεύθυνος είναι ο επικεφαλής της ομάδας· κάθε άλλος χρήστης που προστίθεται μπαίνει ως μέλος. Αυτοί οι εσωτερικοί ρόλοι ομάδας είναι χωριστοί από τα οργανωτικά Δικαιώματα (Guest, Limited user, User, Member, Owner).

Σελίδα λεπτομερειών ομάδας

Όταν ανοίγετε μια ομάδα, βρίσκετε δύο καρτέλες:

Μέλη

• Υπεύθυνος — επεξεργάσιμο από Member και ανώτερα· αναζήτηση χρηστών οργανισμού.
• Μέλη — τρέχουσα λίστα με δυνατότητα προσθήκης (πεδίο αναζήτησης) ή αφαίρεσης (εικονίδιο κάδου) μεμονωμένων χρηστών. Ο υπεύθυνος δεν εμφανίζεται μεταξύ των κανονικών μελών αλλά διαχειρίζεται στο ειδικό πεδίο.

Πληροφορίες

• Περιγραφή — περιγραφή ομάδας σε ελεύθερο κείμενο, επεξεργάσιμη εντός γραμμής.

Στην κορυφή: Αντιγραφή συνδέσμου στη σελίδα λεπτομερειών· οι Owners βλέπουν επίσης το αριθμητικό αναγνωριστικό της ομάδας (χρήσιμο για προχωρημένες εισαγωγές).

Διαγραφή ομάδας — από το μενού ⋮, αν είστε ο υπεύθυνος ομάδας ή Member με δικαίωμα διαχείρισης ομάδων. Η ενέργεια είναι μη αναστρέψιμη: ελέγξτε ότι κανένας αυτοματισμός, φίλτρο ή ανάθεση δεν εξαρτάται από αυτή την ομάδα.

Οι αλλαγές σε υπεύθυνο, μέλη και περιγραφή απαιτούν Αποθήκευση στο υποσέλιδο (ορατή μόνο σε χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν).

Ομάδες και χρήστες σε όλο το CRM

Οι χρήστες και οι ομάδες δεν είναι απλώς κατάλογοι: τους βρίσκεται όπου το Mokapen διαχειρίζεται ευθύνη και ορατότητα:

• Κάτοχος και Συνεργάτες — σε εργασίες, έργα, ευκαιρίες, εισιτήρια, προσφορές, παραγγελίες και αυτοματισμούς. Μπορείτε να αναθέσετε μεμονωμένους χρήστες ή ολόκληρες ομάδες.
• Προσαρμοσμένα πεδία «Χρήστες και ομάδες» — τύπος πεδίου που δέχεται έναν ή περισσότερους χρήστες και/ή ομάδες.
• Φίλτρα λιστών — πίνακες Kanban, λίστες και αναφορές συχνά επιτρέπουν φιλτράρισμα κατά κάτοχο, συνεργάτες ή ομάδα.
• Αυτοματισμοί — ο Κάτοχος και οι Συνεργάτες ενός αυτοματισμού μπορεί να είναι ομάδες· τα βήματα κληρονομούν τα δικαιώματα του επιλεγμένου Κατόχου (δείτε τον οδηγό Αυτοματισμών).
• Εισαγωγή/εξαγωγή — σε αρχεία CSV, οι χρήστες αναγνωρίζονται από email· οι ομάδες χρησιμοποιούν τον κωδικό με «t» πριν τον αριθμό (όπως περιγράφεται στις οδηγίες εισαγωγής).
• Συνδέσεις και αναφορές — σε σημειώσεις και χρονολόγια μπορείτε να αναφέρετε χρήστες· οι ομάδες βοηθούν στην ομαδοποίηση ορατότητας σε έργα και δραστηριότητες.

Μια καλά δομημένη ομάδα μειώνει την επαναλαμβανόμενη εργασία ανάθεσης: αντί να προσθέτετε πέντε άτομα σε κάθε εγγραφή, αναθέστε μία φορά την ομάδα «Υποστήριξη L2».

Οι ρόλοι μου (προφίλ)

Το κουμπί Οι ρόλοι μου στην καρτέλα Ομάδες (και το ίδιο στοιχείο κάτω από Προφίλ → Οι ρόλοι μου) ανοίγει σελίδα όπου κάθε χρήστης ενημερώνει τα δικά του στοιχεία οργανισμού:

• εργασιακό Ρόλο·
• προϊστάμενο αναφοράς·
• τυχόν Δικαιώματα που μπορεί να αλλάξει μόνος του (εντός ορίων που ορίζει ο διαχειριστής του).

Αυτή είναι η συνιστώμενη διαδρομή για συναδέλφους που χρειάζονται μόνο να διορθώσουν τον τίτλο ή τον διευθυντή τους χωρίς να ανοίξουν εισιτήριο με την πληροφορική ή τον Owner. Οι διαχειριστές συνεχίζουν να χρησιμοποιούν τις σελίδες λεπτομερειών Χρηστών και Ομάδων για επεξεργασία άλλων προφίλ.

Όρια προγράμματος

Κάθε οργανισμός έχει χωριστές ποσόστωσεις δεμένες στο ενεργό πρόγραμμα (Free, Small, Medium, Large…):

• Μέγιστος αριθμός χρηστών — περιλαμβάνει ενεργούς και σε εκκρεμότητα χρήστες· οι ανενεργοί χρήστες μπορεί ακόμα να μετράνε σε θέση ανάλογα με το αν ο οργανισμός έχει ξεπεράσει το όριο του προγράμματος.
• Μέγιστος αριθμός ομάδων — κάθε ομάδα που δημιουργείται χρησιμοποιεί μία θέση στο πρόγραμμα.
• Πρόγραμμα Medium ή ανώτερο — απαιτείται για ανάθεση ρόλων User και Limited user κατά την πρόσκληση ή επεξεργασία.

Όταν φτάνετε σε όριο:

• το κουμπί Πρόσκληση χρήστη / Νέα ομάδα προσφέρει αναβάθμιση·
• αν το πρόγραμμα υποβαθμίστηκε και οι ενεργοί χρήστες ξεπερνούν το νέο μέγιστο, το Mokapen απενεργοποιεί την επιπλέον πρόσβαση και εμφανίζει ειδοποιήσεις με σύνδεσμο στη σελίδα τιμών·
• ο Owner πρέπει να αποφασίσει ποιους θα κρατήσει ενεργούς ή να αγοράσει επιπλέον θέσεις.

Τα όρια είναι ανά οργανισμό, όχι ανά προσωπικό λογαριασμό: δύο διαφορετικοί οργανισμοί έχουν δύο ανεξάρτητους μετρητές.

Πρακτικές περιπτώσεις χρήσης

• Ένταξη υπαλλήλου — Πρόσκληση με ρόλο Limited user → προσθήκη στην ομάδα «Λειτουργίες» → ο διευθυντής ορίζει το πεδίο Διευθυντής στη σελίδα λεπτομερειών χρήστη → ο χρήστης συμπληρώνει «Οι ρόλοι μου» με τον τίτλο θέσης του.
• Εξωτερικός σύμβουλος σε έργο — Πρόσκληση ως Guest επιλέγοντας μόνο το έργο «Ιστότοπος Πελάτη Χ». Δεν βλέπει τον πλήρη κατάλογο ή τις ρυθμίσεις· εργάζεται σε εργασίες και ορόσημα του έργου.
• Επικεφαλής τμήματος — ρόλος Member + υπεύθυνος της ομάδας «Πωλήσεις Ελλάδας». Αναθέστε την ομάδα ως Συνεργάτη στις ευκαιρίες του τμήματος και σε αυτοματισμούς παρακολούθησης.
• Συνεργάτης που αποχωρεί — Πρώτα ορίστε Inactive για μπλοκάρισμα πρόσβασης· μετά την περίοδο παράδοσης, Αφαίρεση από τον οργανισμό. Επαναναθέστε ανοιχτές εργασίες και ευθύνες πριν την αφαίρεση.
• Αναδιάρθρωση ομάδας — Δημιουργήστε «Customer Success» και «Customer Success — Enterprise» ως χωριστές ομάδες· μετακινήστε μέλη από τη σελίδα λεπτομερειών ομάδας χωρίς να αλλάξετε τα οργανωτικά τους Δικαιώματα.
• Έλεγχος εκκρεμών προσκλήσεων — φίλτρο «Pending» στους Χρήστες για να δείτε ποιος δεν έχει ακόμη αποδεχθεί· ξαναστείλτε τον σύνδεσμο προφορικά ή εξετάστε αφαίρεση παρωχημένης πρόσκλησης.

Σχετικοί οδηγοί

• Ρόλοι και Δικαιώματα — πλήρης πίνακας από Guest έως Owner και τι μπορεί να κάνει κάθε επίπεδο.
• Οργανισμοί και πρόσβαση — πολλαπλοί οργανισμοί, εναλλαγή οργανισμού, απομόνωση δεδομένων.
• Έργα — πρόσβαση Guest και συνεργάτες έργου.
• Αυτοματισμοί — Κάτοχος και Συνεργάτες (χρήστες/ομάδες) σε ροές εργασίας.
• Ασφάλεια — δημόσια/ιδιωτική λειτουργία, Team Master και προεπιλεγμένη ορατότητα δεδομένων.

Συχνές ερωτήσεις

Ε: Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε Δικαιώματα και Ρόλο στη σελίδα λεπτομερειών χρήστη;

Α: Δικαιώματα = οργανωτικός ρόλος (Guest, Limited user, User, Member, Owner) που ελέγχει πρόσβαση και δυνατότητες. Ρόλος = ελεύθερη επαγγελματική ετικέτα (π.χ. «Account Manager») χωρίς επίδραση στα δικαιώματα συστήματος.

Ε: Μπορεί ένας Limited user να δει όλους τους συναδέλφους;

Α: Ναι στη λίστα χρηστών, αλλά στην καρτέλα Ομάδες βλέπει μόνο τις ομάδες στις οποίες ανήκει. Δεν μπορεί να προσκαλέσει ή να δημιουργήσει ομάδες.

Ε: Μπορώ να προσκαλέσω πολλά άτομα με διαφορετικούς ρόλους σε μία πρόσκληση;

Α: Όχι: στο δεύτερο βήμα της πρόσκλησης, ένας μόνο ρόλος εφαρμόζεται σε όλα τα email που εισήχθησαν σε εκείνη τη συνεδρία. Για διαφορετικούς ρόλους, επαναλάβετε την πρόσκληση σε χωριστά βήματα.

Ε: Τι συμβαίνει αν διαγράψω μια ομάδα;

Α: Η ομάδα εξαφανίζεται από τον οργανισμό· ιστορικές αναθέσεις σε εγγραφές μπορεί να παραμείνουν ως αναφορές μέχρι να τις ενημερώσετε. Ελέγξτε αυτοματισμούς και φίλτρα που χρησιμοποιούν αυτή την ομάδα.

Ε: Είναι υποχρεωτικός ο υπεύθυνος ομάδας;

Α: Όχι, αλλά συνιστάται για σαφήνεια ευθύνης και αναφοράς. Μπορείτε να αναθέσετε έναν κατά τη δημιουργία ή αργότερα από τη σελίδα λεπτομερειών ομάδας.

Ε: Μπορεί ένας Guest να γίνει πλήρης User;

Α: Ναι: ένας Member ή Owner ανοίγει τη σελίδα λεπτομερειών χρήστη και αλλάζει τα Δικαιώματα από Guest σε User (ή άλλον ρόλο). Ελέγξτε επίσης την πρόσβαση σε έργα και τη συμμετοχή σε ομάδες.

Ε: Πού διαχειρίζομαι ρυθμίσεις κωδικού και 2FA του οργανισμού;

Α: Στην ενότητα Ασφάλεια του μενού οργανισμού (Owner), όχι στους Χρήστες και Ομάδες. Κάθε χρήστης διαχειρίζεται τον δικό του κωδικό από Προφίλ → Ασφάλεια.