Ο οδηγός Mokapen

Χρήστες και ομάδες

Η ενότητα Χρήστες και Ομάδες είναι το κεντρικό μέρος για να διαχειριστείτε ποιοι εργάζονται στον οργανισμό σας και πώς είναι δομημένη η ομάδα. Από εδώ προσκαλείτε συναδέλφους και συνεργάτες, εκχωρείτε Άδειες (οργανωτικός ρόλος), δημιουργείτε ομάδες ανά τμήμα ή έργο, παρακολουθείτε την κατάσταση πρόσβασης και παραμένετε εντός των ορίων του σχεδίου σας.

Οι χρήστες και οι ομάδες είναι πάντα συνδεδεμένοι με έναν μόνο οργανισμό: δεν μοιράζονται σε διαφορετικούς οργανισμούς. Ένας συνάδελφος στον Οργανισμό Α μπορεί να μην υπάρχει στον Οργανισμό Β και μια ομάδα "Πωλήσεων" σε έναν οργανισμό είναι ανεξάρτητη από έναν με το ίδιο όνομα σε έναν άλλο. Για το περιβάλλον πολλών οργανισμών, ανατρέξτε στον Οργανισμοί και τον οδηγό πρόσβασης. για λεπτομέρειες σχετικά με το τι μπορεί να κάνει κάθε ρόλος, ανατρέξτε στον Roles and Permissions guide.

Επισκόπηση

Η σελίδα χωρίζεται σε δύο συνδεδεμένες καρτέλες:

• Users — μια λίστα με όλα τα αρχεία πρόσβασης οργανισμού: όνομα, email, δικαιώματα (ρόλος οργανισμού), συμμετοχή στην ομάδα και κατάσταση. Από εδώ προσκαλείτε νέα άτομα και ανοίγετε τη σελίδα λεπτομερειών κάθε χρήστη.
• Ομάδες — εσωτερικές ομάδες (Πωλήσεις, Υποστήριξη, Διαχείριση, Έργο X…) με διευθυντή, μέλη και περιγραφή. Οι ομάδες βοηθούν στην οργάνωση της εργασίας, στο φιλτράρισμα λιστών, στην ανάθεση ευθύνης και στην κοινή χρήση της ορατότητας σε αρχεία και αυτοματισμούς.

Στο επάνω μέρος κάθε καρτέλας, ένας μετρητής εμφανίζει τρέχον / μέγιστο επιτρεπόμενο από το σχέδιό σας (π.χ. χρήστες "12/20", ομάδες "5/10"). Εάν υπερβείτε το όριο, το Mokapen εμφανίζει προειδοποιήσεις και αποκλείει νέες ενεργοποιήσεις μέχρι να μειώσετε το πλήθος ή να αναβαθμίσετε το σχέδιό σας.

Δύο έννοιες που δεν πρέπει να συγχέονται:

• Άδειες (οργανωτικός ρόλος) — Επισκέπτης, Περιορισμένος χρήστης, Χρήστης, Μέλος, Κάτοχος: ορίστε τι μπορεί να δει και να διαμορφώσει το άτομο σε ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτό είναι το πεδίο "Δικαιώματα" στη λίστα και στη σελίδα λεπτομερειών χρήστη.
• Role — μια περιγραφική ετικέτα τίτλου εργασίας (π.χ. "Διευθυντής πωλήσεων", "Προγραμματιστής"). Δεν αλλάζει τα δικαιώματα συστήματος: βοηθά στον εντοπισμό ατόμων σε οργανογράμματα, φίλτρα και εγγραφές προφίλ.

Πού να το βρείτε και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση

Ανοίξτε το μενού Organization (εικονίδιο κτιρίου στην επάνω γραμμή) και, στην πλαϊνή γραμμή κάτω από το όνομα του οργανισμού, επιλέξτε Users and Teams.

Ποιος βλέπει το στοιχείο μενού — όλοι οι χρήστες με τουλάχιστον Περιορισμένο ρόλο χρήστη ή μεγαλύτερο. Οι επισκέπτες δεν έχουν πρόσβαση στις ρυθμίσεις του οργανισμού και δεν βλέπουν αυτήν την ενότητα.

Ποιος μπορεί να κάνει τι — συνοπτικά:

• Limited user — βλέπει τη λίστα χρηστών και μόνο τις ομάδες στις οποίες ανήκουν. δεν μπορεί να προσκαλέσει, να δημιουργήσει ομάδες ή να επεξεργαστεί άλλους χρήστες.
• User — προσκαλεί νέους χρήστες, διαχειρίζεται ομάδες, επεξεργάζεται σελίδες λεπτομερειών χρήστη (εντός των ορίων του δικού τους ρόλου). Μπορεί να φύγει από τον οργανισμό από το μενού επιλογών στη δική του σειρά.
.
• Member — σαν χρήστης, με ευρύτερη πρόσβαση στις ρυθμίσεις του οργανισμού (δημιουργία ομάδων, διαχείριση μελών ομάδας, επεξεργασία Δικαιωμάτων για χρήστες με ρόλο ίσο ή χαμηλότερο από τον δικό τους).
• Owner — μπορεί να ενεργοποιήσει/απενεργοποιήσει χρήστες, να αφαιρέσει την πρόσβαση άλλων και να προβάλει αριθμητικά αναγνωριστικά στη σελίδα λεπτομερειών. Ο οργανισμός Security (ένα ξεχωριστό στοιχείο μενού) παραμένει δεσμευμένος για τους Ιδιοκτήτες.

Δεν μπορείτε να εκχωρήσετε σε άλλο χρήστη Άδεια υψηλότερο από το δικό σας, ούτε να επεξεργαστείτε χρήστες με ρόλο πάνω από τον δικό σας (εκτός εάν επιτρέπεται για το δικό σας προφίλ).Οι ρόλοι User και Limited user απαιτούν το σχέδιο Medium ή υψηλότερο: χωρίς αυτό το επίπεδο, οι επιλογές εμφανίζονται απενεργοποιημένες με ένα εικονίδιο σήματος σχεδίου.⟦11.

Καρτέλα Χρήστες — λίστα και φίλτρα

Η καρτέλα Users εμφανίζει έναν πίνακα με στήλες:

• Users — avatar, όνομα και επώνυμο (αν το προφίλ είναι πλήρες) ή email εάν η πρόσκληση είναι ακόμη σε εκκρεμότητα. κάτω από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίζεται μια πορτοκαλί ετικέτα "Πρόσκληση σε εκκρεμότητα" όταν ο χρήστης δεν το έχει αποδεχτεί ακόμη.
• Άδειες — μεταφρασμένος οργανωτικός ρόλος (Επισκέπτης, Περιορισμένος χρήστης, Χρήστης, Μέλος, Κάτοχος…).
• Ομάδες — λίστα των ομάδων στις οποίες ανήκει το άτομο. κάντε κλικ σε ένα όνομα για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών της ομάδας. Το εικονίδιο χρηστών δίπλα του υποδεικνύει μια ομάδα στην οποία ανήκετε επίσης ("Οι ομάδες μου").
• Κατάσταση — Ενεργός, Ανενεργός ή Εκκρεμής (η πρόσκληση δεν έχει ολοκληρωθεί).

Φίλτρο κειμένου — η γραμμή αναζήτησης στην κορυφή φιλτράρει σε πραγματικό χρόνο κατά όνομα, email, δικαιώματα ή ομάδα καθώς πληκτρολογείτε.

Φίλτρο κατάστασης (ορατό στα μέλη και άνω) — αναπτυσσόμενο μενού με μετρητές:

• Όλα — πλήρης λίστα.
• Ενεργός — χρήστες με λειτουργική πρόσβαση.
• Ανενεργό — η πρόσβαση έχει ανασταλεί από έναν διαχειριστή.
• Σε εκκρεμότητα — οι προσκλήσεις στάλθηκαν αλλά η εγγραφή δεν ολοκληρώθηκε.

Κάτω από τα φίλτρα, η σειρά Οργανισμός χρήστης: N/M συνοψίζει πόσες θέσεις χρησιμοποιείτε σε σύγκριση με το μέγιστο του σχεδίου σας. Εάν N > M, εμφανίζεται μια κόκκινη ειδοποίηση: οι υπερβολικοί χρήστες έχουν απενεργοποιηθεί και δεν μπορούν να συνδεθούν μέχρι να επιστρέψετε εντός του ορίου ή αναβάθμιση από τη σελίδα Χρέωση.

Αν υπάρχουν εκκρεμείς προσκλήσεις για εσάς (από άλλους οργανισμούς), ένα κίτρινο banner στο επάνω μέρος της σελίδας δείχνει πόσες προσκλήσεις χρειάζονται την προσοχή σας.

Πρόσκληση νέων χρηστών

Το κουμπί Πρόσκληση χρήστη (πάνω δεξιά) είναι διαθέσιμο σε Μέλος και άνω, εφόσον δεν έχετε συμπληρώσει το όριο χρήστη του προγράμματός σας. Εάν το όριο είναι πλήρες, το κουμπί εμφανίζει ένα εικονίδιο σήματος σχεδίου και ανοίγει το παράθυρο αναβάθμισης.

Η ροή της πρόσκλησης έχει δύο βήματα:

1. Email — εισαγάγετε μια έγκυρη διεύθυνση email και πατήστε Enter ή το κουμπί Add. Μπορείτε να εισάγετε πολλά email το ένα μετά το άλλο: κάθε διεύθυνση γίνεται αφαιρούμενη "κάρτα". Το σύστημα σας εμποδίζει να υπερβείτε τον μέγιστο αριθμό χρηστών που επιτρέπεται από το σχέδιό σας κατά την προσθήκη διευθύνσεων.
2. Άδειες — μεταβείτε στο δεύτερο βήμα με το βέλος, ελέγξτε τη λίστα των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε, επιλέξτε τον οργανωτικό ρόλο και επιβεβαιώστε.
.

Ρόλοι που μπορείτε να εκχωρήσετε κατά την πρόσκληση (εξαρτάται από τον ρόλο σας):

• Owner — πλήρης διαχειριστική πρόσβαση στον οργανισμό (ρυθμίσεις, χρέωση, ασφάλεια). Χρησιμοποιήστε με φειδώ: συνήθως αρκούν ένας ή λίγοι Ιδιοκτήτες.
• Member — πλήρης πρόσβαση στις ρυθμίσεις CRM και εφαρμογής, χωρίς χρέωση οργανισμού και διαχείριση ασφάλειας.
• User — διαχείριση χρηστών και ομάδων, αποστολή προσκλήσεων, χωρίς γενικές ρυθμίσεις οργάνωσης (απαιτείται Μεσαίο σχέδιο ή υψηλότερο).
• Περιορισμένος χρήστης — καθημερινή επιχειρησιακή εργασία χωρίς διαχείριση χρήστη/ομάδας (απαιτείται Μεσαίο σχέδιο ή υψηλότερο).
• Επισκέπτης — ελάχιστη πρόσβαση, μόνο σε ρητά κοινόχρηστους πόρους. Κατά την πρόσκληση, πρέπει να καθορίσετε τα έργα στα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση: επιλέξτε Όλα τα έργα ή επιλέξτε μεμονωμένα έργα από το μενού πολλαπλών επιλογών.
.

Για κάθε ρόλο, το Mokapen εμφανίζει ένα πλαίσιο πληροφοριών που συνοψίζει τι σημαίνει η επιλογή (π.χ. "Οι επισκέπτες έχουν πρόσβαση μόνο στα επιλεγμένα έργα").

Πριν από την αποστολή, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο έγκριση: επιβεβαιώνετε ότι θέλετε να προσθέσετε αυτά τα άτομα στον οργανισμό με την επιλεγμένη Άδεια.Όταν στέλνετε:

• εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανήκει ήδη σε έναν εγγεγραμμένο λογαριασμό Mokapen, ο χρήστης λαμβάνει μια ειδοποίηση εντός εφαρμογής και ένα email πρόσκλησης με έναν σύνδεσμο για αποδοχή ή απόρριψη·
.
• εάν το email δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη, η πρόσκληση παραμένει σε εκκρεμότητα έως ότου το άτομο ολοκληρώσει την εγγραφή με αυτήν τη διεύθυνση.
• για επισκέπτες, η Mokapen προσθέτει τον χρήστη ως συνεργάτη στα καθορισμένα έργα.

Κατάσταση χρήστη

Κάθε εγγραφή πρόσβασης οργανισμού έχει μια κατάσταση ορατή στη λίστα και στη σελίδα λεπτομερειών χρήστη:

• Active (πράσινο εικονίδιο) — ο χρήστης μπορεί να συνδεθεί και να εργαστεί κανονικά στον οργανισμό.
• Ανενεργό (γκρι εικονίδιο) — η πρόσβαση έχει ανασταλεί: ο χρήστης δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον οργανισμό μέχρι να τον ενεργοποιήσει ξανά ο Κάτοχος. Χρήσιμο για συνεργάτες που βρίσκονται προσωρινά μακριά ή αποχωρούν χωρίς να διαγραφούν αμέσως το ιστορικό.
• Σε εκκρεμότητα (εικονίδιο ρολογιού) — η πρόσκληση στάλθηκε αλλά το προφίλ δεν έχει ακόμη ενεργοποιηθεί. Στη λίστα βλέπετε μόνο το email. το όνομα εμφανίζεται μετά την εγγραφή.

Μόνο Οι κάτοχοι μπορούν να αλλάξουν έναν χρήστη μεταξύ Ενεργού και Ανενεργού και μόνο εάν ο οργανισμός δεν έχει υπερβεί το όριο χρήστη του προγράμματος (διαφορετικά ο επιλογέας κατάστασης παραμένει κλειδωμένος μέχρι να επιστρέψετε εντός του ορίου ή να κάνετε αναβάθμιση).

Σελίδα λεπτομερειών χρήστη

Κάντε κλικ σε μια σειρά στη λίστα (ή Info από το μενού ⋮) για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών χρήστη σε πλήρη οθόνη. Περιέχει:

• Status — αναπτυσσόμενο μενού στην κορυφή (Κάτοχος, εάν επιτρέπεται).
• Αντιγραφή συνδέσμου — άμεση διεύθυνση URL στη σελίδα λεπτομερειών, χρήσιμη για εσωτερική κοινή χρήση.
• Email — προβολή ή επεξεργασία (μόνο για διαχειριστές Mokapen με πλήρη πρόσβαση στον λογαριασμό).
• Άδειες — ρόλος οργανισμού, επεξεργάσιμος εάν ο ρόλος σας το επιτρέπει και ο στόχος δεν βρίσκεται πάνω από εσάς στην ιεραρχία.
.
• Color — εάν ο οργανισμός έχει ενεργοποιημένη την προσαρμογή χρώματος χρήστη, μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα χαρακτηριστικό χρώμα (φόντο και εικονίδιο) που χρησιμοποιείται σε ετικέτες, ημερολόγια και πεδία "χρήστες και ομάδες".
.
• Role — τίτλος εργασίας ελεύθερου κειμένου.
• Manager — ιεραρχικός διαχειριστής στο οργανόγραμμα, με δυνατότητα επιλογής από ενεργούς χρήστες στον οργανισμό.
• Τμήμα — επιπλέον περιγραφικό πεδίο.
• Info — σημειώσεις κειμένου με πλούσιο πρόγραμμα επεξεργασίας (περιλαμβάνονται οι αναφορές, εάν είναι ενεργοποιημένες).
• Ομάδες — λίστα των ομάδων στις οποίες ανήκει το άτομο, με τον ρόλο τους σε κάθε ομάδα (αν έχετε ορατότητα). Κάντε κλικ σε μια ομάδα για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών της.
• Φωτογραφία προφίλ — avatar στα δεξιά. Οι αλλαγές προσωπικών φωτογραφιών γίνονται από το Προφίλ.
του χρήστη. ⟦343 ⟧

Τα επεξεργάσιμα πεδία εμφανίζουν ένα εικονίδιο μολυβιού: κάντε κλικ για να εισέλθετε στη λειτουργία επεξεργασίας και, στη συνέχεια, Αποθήκευση στο υποσέλιδο της σελίδας λεπτομερειών.

.

Χρήστης συστήματος — Το Mokapen περιλαμβάνει έναν ειδικό τεχνικό χρήστη (εικονίδιο ρομπότ) που χρησιμοποιείται από αυτοματισμούς και εσωτερικές διαδικασίες. Η σελίδα λεπτομερειών του είναι μόνο για ανάγνωση και δεν πρέπει να υποβληθεί σε χειροκίνητη επεξεργασία.

Εάν προβάλλετε το δικό σας προφίλ, το μενού ⋮ περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο Επεξεργασία που πηγαίνει στις ρυθμίσεις προσωπικού προφίλ (όνομα, φωτογραφία, προτιμήσεις), ξεχωριστά από τα δικαιώματα του οργανισμού.⟦35.