La Guida di Mokapen

Utenti e Team

La sezione Utenti e Team è il punto centrale per gestire chi lavora nella tua organizzazione e come è organizzato il gruppo. Da qui inviti colleghi e collaboratori, assegni i permessi (ruolo organizzativo), crei i team per reparto o progetto, controlli gli stati degli accessi e rispetti i limiti del piano Premium.

Utenti e team sono sempre legati a una singola organizzazione: non si condividono tra organizzazioni diverse. Un collega nell'organizzazione A può non esistere nell'organizzazione B, e un team «Vendite» in un'organizzazione è indipendente da quello con lo stesso nome in un'altra. Per il contesto multi-organizzazione vedi la guida Organizzazioni e accessi; per il dettaglio di cosa può fare ogni ruolo, la guida Ruoli e permessi.

Panoramica

La pagina è divisa in due schede collegate:

• Utenti — elenco di tutti gli accessi all'organizzazione: nome, email, permesso (ruolo org), team di appartenenza, stato. Da qui inviti nuove persone e apri la scheda di ciascun utente.
• Team — gruppi interni (Vendite, Supporto, Management, Progetto X…) con manager, membri e descrizione. I team servono a organizzare il lavoro, filtrare elenchi, assegnare responsabilità e condividere visibilità su schede e automazioni.

In alto su ogni scheda compare un contatore del tipo attuali / massimo consentito dal piano (es. «12/20» utenti, «5/10» team). Se superi il limite, Mokapen mostra avvisi e blocca nuove attivazioni finché non riduci il numero o fai upgrade del piano.

Due concetti da non confondere:

• Permessi (ruolo organizzativo) — Ospite, Utente limitato, Utente, Membro, Proprietario: definiscono cosa la persona può vedere e configurare in tutta l'organizzazione. È il campo «Permessi» in elenco e in scheda utente.
• Ruolo — etichetta descrittiva del ruolo lavorativo (es. «Responsabile commerciale», «Sviluppatore»). Non cambia i permessi di sistema: serve per identificare le persone in organigramma, filtri e schede profilo.

Dove si trova e chi può accedere

Apri il menu Organizzazione (icona edificio nella barra superiore) e, nel menu laterale sotto il nome dell'organizzazione, scegli Utenti e Team.

Chi vede la voce di menu — tutti gli utenti con almeno ruolo Utente limitato o superiore. Gli Ospiti non accedono alle impostazioni organizzazione e non vedono questa sezione.

Chi può fare cosa — in sintesi:

• Utente limitato — vede l'elenco utenti e solo i team di cui fa parte; non invita, non crea team, non modifica altri utenti.
• Utente — invita nuovi utenti, gestisce team, modifica schede utente (nei limiti del proprio ruolo). Può lasciare l'organizzazione dal menu opzioni della propria riga.
• Membro — come Utente, con accesso più ampio alle impostazioni dell'organizzazione (creazione team, gestione membri team, modifica permessi di utenti con ruolo inferiore o uguale al proprio).
• Proprietario — può attivare/disattivare utenti, rimuovere accessi altrui, vedere gli identificativi numerici in scheda. La Sicurezza dell'organizzazione (voce separata nel menu) resta riservata ai Proprietari.

Non puoi assegnare a un altro utente un permesso superiore al tuo né modificare utenti con ruolo più alto del tuo (salvo casi previsti per il proprio profilo). I ruoli Utente e Utente limitato richiedono il piano Medium o superiore: senza quel livello le opzioni compaiono disabilitate con icona medaglia.

Scheda Utenti — elenco e filtri

La scheda Utenti mostra una tabella con colonne:

• Utenti — avatar, nome e cognome (se il profilo è completato) oppure email se l'invito è ancora in sospeso; sotto l'email compare l'etichetta arancione «Invito in attesa» quando l'utente non ha ancora accettato.
• Permessi — ruolo organizzativo tradotto (Ospite, Utente limitato, Utente, Membro, Proprietario…).
• Team — elenco dei team a cui appartiene; clic sul nome apre la scheda team. L'icona utenti accanto indica un team di cui fai parte anche tu («I miei team»).
• Stato — Attivo, Inattivo o In attesa (invito non completato).

Filtro testo — la barra di ricerca in alto filtra in tempo reale per nome, email, permesso o team digitato.

Filtro stato (visibile a Membro e superiori) — menu a tendina con contatori:

• Tutti — intero elenco.
• Attivi — utenti con accesso operativo.
• Inattivi — accesso sospeso dall'amministratore.
• In attesa — inviti inviati ma registrazione non completata.

Sotto i filtri, la riga Utenti organizzazione: N/M riassume quanti posti stai usando rispetto al massimo del piano. Se N > M, compare un alert rosso: gli utenti in eccesso sono stati disabilitati e non possono entrare finché non rientri nel limite o fai upgrade dalla pagina Fatturazione.

Se ci sono inviti in sospeso verso di te (da altre organizzazioni), un banner giallo in cima alla pagina te lo segnala con il numero di inviti da gestire.

Invitare nuovi utenti

Il pulsante Invita utente (in alto a destra) è disponibile a Membro e superiori, finché non hai raggiunto il limite utenti del piano. Se il limite è pieno, il pulsante mostra l'icona Premium e apre la finestra di upgrade.

L'invito è guidato in due passaggi:

1. Email — digita un indirizzo email valido e premi Invio o il pulsante Aggiungi. Puoi inserire più email una dopo l'altra: ogni indirizzo diventa una «card» rimovibile. Il sistema impedisce di superare il numero massimo di utenti consentiti dal piano mentre aggiungi indirizzi.
2. Permessi — passa al secondo step con la freccia, verifica l'elenco delle persone da invitare, scegli il ruolo organizzativo e conferma.

Ruoli assegnabili in invito (dipendono dal tuo ruolo):

• Proprietario — accesso amministrativo completo all'organizzazione (impostazioni, fatturazione, sicurezza). Usalo con parsimonia: di solito bastano uno o pochi Proprietari.
• Membro — accesso pieno al CRM e alle impostazioni delle app, senza gestione fatturazione e sicurezza dell'organizzazione.
• Utente — gestione utenti e team, inviti, senza impostazioni generali dell'organizzazione (richiede piano Medium o superiore).
• Utente limitato — lavoro operativo quotidiano senza gestione utenti/team (richiede piano Medium o superiore).
• Ospite — accesso minimo, solo alle risorse esplicitamente condivise. All'invito devi indicare i progetti a cui darà accesso: puoi scegliere Tutti i progetti o selezionare progetti singoli dal menu multi-selezione.

Per ogni ruolo, Mokapen mostra un riquadro informativo che riassume le conseguenze della scelta (es. «Gli ospiti hanno accesso solo ai progetti selezionati»).

Prima di inviare devi spuntare la casella di approvazione: confermi di voler aggiungere quelle persone all'organizzazione con il permesso scelto. All'invio:

• se l'email appartiene già a un account Mokapen registrato, l'utente riceve notifica in app e email di invito con link per accettare o rifiutare;
• se l'email non è ancora registrata, l'invito resta in attesa finché la persona non completa la registrazione con quell'indirizzo;
• per gli Ospiti, Mokapen aggiunge l'utente come collaboratore dei progetti indicati.

Stati dell'utente

Ogni accesso all'organizzazione ha uno stato visibile in elenco e nella scheda utente:

• Attivo (icona verde) — l'utente può accedere e lavorare normalmente nell'organizzazione.
• Inattivo (icona grigia) — l'accesso è sospeso: l'utente non può usare quell'organizzazione finché un Proprietario non lo riattiva. Utile per collaboratori temporaneamente assenti o in uscita senza cancellare subito lo storico.
• In attesa (icona orologio) — invito inviato ma profilo non ancora attivato. In elenco vedi solo l'email; il nome comparirà dopo la registrazione.

Solo i Proprietari possono passare un utente da Attivo a Inattivo e viceversa, e solo se l'organizzazione non ha superato il limite utenti del piano (altrimenti il selettore stato resta bloccato finché non rientri nel contingente o fai upgrade).

Scheda utente

Clic su una riga dell'elenco (o Info dal menu ⋮) apre la scheda utente a tutto schermo. Contiene:

• Stato — dropdown in alto (Proprietario, se permesso).
• Copia link — URL diretto alla scheda, utile per condivisione interna.
• Email — visualizzazione o modifica (solo per gli Amministratori con accesso completo all'account).
• Permessi — ruolo org modificabile se il tuo ruolo lo consente e il bersaglio non è superiore a te nella gerarchia.
• Colore — se l'organizzazione ha la personalizzazione colori utente attiva, puoi assegnare un colore distintivo (sfondo e icona) usato in tag, calendari e campi «utenti e team».
• Ruolo — testo libero del ruolo lavorativo.
• Manager — responsabile gerarchico nell'organigramma, selezionabile tra gli utenti attivi dell'organizzazione.
• Settore — campo descrittivo aggiuntivo.
• Info — note testuali con editor ricco (menzioni incluse, se abilitate).
• Team — elenco dei team di appartenenza con il ruolo nel team (se hai visibilità). Clic su un team apre la relativa scheda.
• Foto profilo — avatar a destra; la modifica della foto personale avviene dal Profilo dell'utente stesso.

I campi modificabili mostrano l'icona matita: clic per passare alla modalità modifica, poi Salva nel footer della scheda.

Utente di sistema — Mokapen include un utente tecnico speciale (icona robot) usato da automazioni e processi interni. La sua scheda è di sola lettura e non va modificata manualmente.

Se stai visualizzando il tuo profilo, dal menu ⋮ trovi il link Modifica che porta alle impostazioni del profilo personale (nome, foto, preferenze), distinte dai permessi organizzazione.

Rimuovere un utente o lasciare l'organizzazione

Dal menu ⋮ su ogni riga:

• Rimuovi (Proprietario, su altri utenti) — revoca l'accesso all'organizzazione. L'account Mokapen della persona resta, ma non entra più in questa organizzazione.
• Lascia (Utente e superiori, sulla propria riga) — esci volontariamente dall'organizzazione. Utile se non lavori più con quel cliente o reparto.

In entrambi i casi Mokapen chiede conferma in un modale dedicato. Valuta prima di disattivare (Inattivo) se vuoi conservare tracciabilità senza accesso operativo immediato.

Scheda Team — elenco e visibilità

Passa alla scheda Team dal tab in alto (accanto a Utenti). L'elenco mostra:

• Team — nome del gruppo (clic apre la scheda).
• Manager — responsabile del team, con avatar; clic apre la scheda utente del manager.
• Membri — numero di persone nel team.

L'icona utenti a sinistra del nome indica un team di cui tu sei membro.

Chi vede quali team:

• Utente (e superiori) — vede tutti i team dell'organizzazione.
• Utente limitato — vede solo i team di cui fa parte.

In alto a destra trovi:

• I miei ruoli — collegamento al profilo dove ogni utente aggiorna il proprio ruolo lavorativo, manager e permessi (nei limiti consentiti) senza passare dall'elenco amministratore.
• Nuovo team — crea un gruppo (Membro e superiori), se non hai raggiunto il limite team del piano.

Come per gli utenti, il contatore Team organizzazione: N/M e gli alert segnalano superamento del limite Premium.

Se non esiste ancora nessun team, la pagina mostra un messaggio vuoto con pulsante per crearne il primo.

Creare un nuovo team

Il modale Nuovo team si apre da Nuovo team o dalla pagina vuota. Compila:

1. Titolo — nome visibile in tutta l'app (es. «Customer Success», «Sviluppo», «Board»). Obbligatorio.
2. Scheda Membri:
   • Manager — utente responsabile del team (opzionale ma consigliato). Solo utenti con stato attivo sono selezionabili.
   • Membri — cerca per nome o email con l'autocompletamento; ogni utente selezionato viene aggiunto alla lista con possibilità di rimuoverlo prima del salvataggio.
3. Scheda Info — Descrizione testuale del team (missione, ambito, note per i colleghi).

Al salvataggio Mokapen crea il team, registra manager e membri e invia notifiche ed email ai nuovi membri. Compare un messaggio di conferma e l'elenco si aggiorna.

Il manager è il responsabile del team; ogni altro utente aggiunto entra come membro. Questi ruoli interni al team sono distinti dai permessi organizzativi (Ospite, Utente limitato, Utente, Membro, Proprietario).

Scheda team

Aprendo un team trovi due tab:

Membri

• Manager — modificabile da Membro e superiori; ricerca utenti dell'organizzazione.
• Membri — elenco attuale con possibilità di aggiungere (campo ricerca) o rimuovere (icona cestino) singoli utenti. Il manager non compare tra i membri «normali» ma è gestito nel campo dedicato.

Info

• Descrizione — testo libero del team, modificabile inline.

In alto: Copia link alla scheda; i Proprietari vedono anche l'identificativo numerico del team (utile per importazioni avanzate).

Elimina team — dal menu ⋮, se sei il manager del team o un Membro con permesso di gestione team. L'operazione è irreversibile: verifica che non ci siano automazioni, filtri o assegnazioni che dipendono da quel team.

Le modifiche a manager, membri e descrizione richiedono Salva nel footer (visibile solo a chi può modificare).

Team e utenti nel resto del CRM

Utenti e team non sono solo anagrafiche: li ritrovi ovunque Mokapen gestisce responsabilità e visibilità:

• Proprietario e Collaboratori — su task, progetti, opportunità, ticket, preventivi, ordini, automazioni. Puoi assegnare singoli utenti o interi team.
• Campi personalizzati «Utenti e team» — tipo di campo che accetta uno o più utenti e/o team.
• Filtri elenco — Kanban, liste e report spesso permettono di filtrare per responsabile, collaboratori o team.
• Automazioni — il Proprietario di un flusso e i Collaboratori possono essere team; i passi ereditano i permessi del Proprietario scelto (vedi guida Automazioni).
• Import/export — nei file CSV, per gli utenti si usa l'email; per i team il codice con la «t» davanti al numero (come indicato nelle istruzioni di importazione).
• Connessioni e menzioni — nelle note e timeline puoi menzionare utenti; i team aiutano a raggruppare visibilità su progetti e attività.

Un team ben strutturato riduce il lavoro di assegnazione ripetuta: invece di aggiungere cinque persone a ogni scheda, assegni il team «Supporto L2» una volta sola.

I miei ruoli (profilo)

Il pulsante I miei ruoli nella scheda Team (e la voce omonima in Profilo → I miei ruoli) porta a una pagina dove ogni utente aggiorna i propri dati organizzativi:

• ruolo lavorativo;
• manager di riferimento;
• eventuali permessi modificabili autonomamente (nei limiti del ruolo assegnato dall'amministratore).

È il percorso consigliato per i colleghi che devono solo correggere il titolo o il responsabile senza aprire ticket all'IT o al Proprietario. Gli amministratori continuano a usare le schede in Utenti e Team per modifiche su altri profili.

Limiti del piano Premium

Ogni organizzazione ha contingenti distinti, legati al piano attivo (Gratuito, Small, Medium, Large…):

• Numero massimo utenti — include attivi e in attesa; gli inattivi possono comunque occupare un posto a seconda di come l'organizzazione ha superato o meno il limite del piano.
• Numero massimo team — ogni team creato consuma uno slot del piano.
• Piano Medium o superiore — necessario per assegnare i ruoli Utente e Utente limitato in invito e modifica.

Quando raggiungi il limite:

• il pulsante Invita utente / Nuovo team propone l'upgrade;
• se il piano è stato ridotto e gli utenti attivi superano il nuovo massimo, Mokapen disabilita gli accessi in eccesso e mostra alert con link alla pagina prezzi;
• il Proprietario deve decidere chi tenere attivo o acquistare posti aggiuntivi.

I limiti sono per organizzazione, non per account personale: due org diverse hanno due contatori indipendenti.

Casi d'uso pratici

• Onboarding dipendente — Invita con ruolo Utente limitato → aggiungi al team «Operations» → il manager imposta il campo Manager nella scheda utente → l'utente completa «I miei ruoli» con il titolo di lavoro.
• Consulente esterno su un progetto — Invita come Ospite selezionando solo il progetto «Sito Cliente X». Non vede rubrica completa né impostazioni; lavora su task e milestone del progetto.
• Responsabile di reparto — Ruolo Membro + manager del team «Vendite Italia». Assegna il team come Collaboratore sulle opportunità del reparto e nelle automazioni di follow-up.
• Uscita collaboratore — Prima imposta Inattivo per bloccare l'accesso; dopo il periodo di handover, Rimuovi dall'organizzazione. Riassegna task e responsabilità aperti prima della rimozione.
• Ristrutturazione team — Crea «Customer Success» e «Customer Success — Enterprise» come team separati; sposta i membri dalla scheda team senza cambiare i loro permessi nell'organizzazione.
• Controllo inviti pendenti — Filtro «In attesa» in Utenti per vedere chi non ha ancora accettato; reinvia verbalmente il link o valuta rimozione dell'invito obsoleto.

Guide correlate

• Ruoli e permessi — tabella completa da Ospite ad Amministratore e cosa può fare ciascun livello.
• Organizzazioni e accessi — più organizzazioni, cambio organizzazione, isolamento dati.
• Progetti — accesso Ospiti e collaboratori di progetto.
• Automazioni — Proprietario e Collaboratori (utenti/team) dei flussi.
• Sicurezza — modalità pubblica/privata, Team Master e visibilità predefinita dei dati.

Domande frequenti

D: Qual è la differenza tra Permessi e Ruolo nella scheda utente?

A: Permessi = ruolo organizzativo (Ospite, Utente limitato, Utente, Membro, Proprietario) che governa accesso e funzioni. Ruolo = etichetta professionale libera (es. «Account Manager») senza effetto sui permessi di sistema.

D: Un Utente limitato vede tutti i colleghi?

A: Sì nell'elenco utenti, ma vede solo i team di cui fa parte nella scheda Team. Non può invitare né creare team.

D: Posso invitare più persone con ruoli diversi in un solo invito?

A: No: nel secondo step dell'invito un unico ruolo si applica a tutte le email inserite in quella sessione. Per ruoli diversi, ripeti l'invito in più passaggi.

D: Cosa succede se elimino un team?

A: Il team sparisce dall'organizzazione; le assegnazioni storiche sulle schede possono restare come riferimento finché non le aggiorni. Controlla automazioni e filtri che usano quel team.

D: Il manager del team è obbligatorio?

A: No, ma è consigliato per chiarezza su responsabilità e report. Puoi assegnarlo in creazione o in un secondo momento dalla scheda team.

D: Un Ospite può diventare Utente completo?

A: Sì: un Membro o Proprietario apre la scheda utente e cambia i Permessi da Ospite a Utente (o altro). Valuta anche l'accesso ai progetti e ai team.

D: Dove gestisco password e 2FA dell'organizzazione?

A: Nella sezione Sicurezza del menu organizzazione (Proprietario), non in Utenti e Team. Ogni utente gestisce la propria password da Profilo → Sicurezza.