La Guida di Mokapen

OneDrive

Collega OneDrive a Mokapen per allegare file dalle schede del CRM (contatti, deal, ticket, progetti…) e, se vuoi, salvare sul cloud i file caricati dal computer invece che solo sul server Mokapen.

Panoramica generale: Integrazioni.

Requisiti

• Account Microsoft con spazio OneDrive disponibile.
• Permesso per Mokapen di accedere ai file che l'app crea o apre su OneDrive (non a tutto il contenuto del disco).

Collegare OneDrive

1. Menu utente → Integrazioni → OneDrive.
2. Premi Sincronizza OneDrive.
3. Accedi a Microsoft e Consenti l'accesso ai file gestiti da Mokapen.
4. Configura preferenze e condivisione (solo l'utente che ha collegato vede quelle sezioni).
5. Premi Sincronizza in fondo pagina.

Se non accetti, non potrai allegare file da OneDrive né salvare upload sul cloud.

Cosa chiede Mokapen a Microsoft

Mokapen chiede accesso ai file che crea o apre tramite l'integrazione — non la lettura di tutto il tuo OneDrive personale. Serve per cartella dedicata, upload e apertura allegati dalle schede CRM.

Preferenze

• Salva sul cloud i file dal computer (interruttore attivo): i file caricati dal PC vanno anche sul tuo OneDrive, non solo su Mokapen.
• Cartella dedicata: Mokapen crea o riusa una cartella Nome app – Nome organizzazione e vi mette i file collegati, così li trovi raggruppati su OneDrive.

Condivisione con il team

• Attiva per altri utenti — colleghi o tutta l'org possono usare il tuo collegamento OneDrive per allegare file senza rifare login. Utile per OneDrive aziendale gestito da un referente.
• Condividi tutti i file OneDrive con i membri — se attivo, i file Mokapen su OneDrive sono accessibili via link condiviso con i membri org; se disattivo, permessi più restrittivi.

Dopo ogni modifica premi Sincronizza.

Uso quotidiano — allegare file dalla scheda

Apri una scheda (contatto, deal, ticket, progetto…), clicca la graffetta (Allegati) e scegli la sorgente. Con OneDrive collegato compaiono due modalità distinte:

1. Dal tuo computer (verso OneDrive)

Voce di menu: Il tuo computer (su OneDrive).

1. Selezioni il file sul PC (o trascini nell'area upload, dove disponibile).
2. Mokapen lo carica sull'account OneDrive collegato all'integrazione — non solo nello spazio Mokapen.
3. Se in Integrazioni hai attiva la cartella dedicata, Mokapen crea (o riusa) la cartella Nome app – Nome organizzazione e vi mette il file.
4. Il file viene allegato alla scheda con un link che apre il documento su OneDrive.

Vantaggi: il documento resta nel OneDrive dell'org (o dell'account condiviso con il team); non consumi lo spazio allegati Mokapen; backup e condivisione Microsoft restano disponibili anche fuori dal CRM. Ideale per contratti, PDF e file nuovi che nascono sul computer.

2. OneDrive (online) — selettore file

Voce di menu: OneDrive (online).

1. Si apre il selettore Microsoft (finestra OneDrive).
2. Scegli uno o più file già presenti sul OneDrive, oppure una cartella.
3. Mokapen non ricarica il file dal PC: collega alla scheda il riferimento al file (o ai file) su OneDrive, con link per aprirlo.

Vantaggi: nessun upload duplicato; usi documenti già organizzati in cartelle OneDrive; utile per template, presentazioni o cartelle condivise che il team mantiene su OneDrive. Il file resta dove l'hai messo tu su OneDrive — Mokapen aggiunge solo il collegamento CRM.

Quale scegliere?

• File nuovo dal PC → «Il tuo computer (su OneDrive)».
• File già su OneDrive → «OneDrive (online)».

Se l'integrazione OneDrive è condivisa con i colleghi, entrambe le opzioni usano il collegamento attivo per l'org (il tuo o quello condiviso), così gli allegati puntano allo stesso archivio aziendale.

Eliminare un allegato dalla scheda Mokapen non cancella il file su OneDrive. Se un file sparisce da OneDrive, il link in Mokapen può smettere di funzionare — in quel caso disconnetti e riconnetti l'integrazione o sostituisci l'allegato.

Dettagli generali sugli allegati: guida Allegati.

Problemi comuni

• Errore upload — file troppo grande, formato non supportato, spazio OneDrive esaurito o permesso revocato. Riconnetti integrazione.
• Collega non vede impostazioni — solo chi ha creato il collegamento modifica preferenze e condivisione; gli altri usano account condiviso se abilitato.

Disconnettere

Premi Disconnetti e conferma digitando la parola richiesta. Nella finestra puoi scegliere cosa fare dei link agli allegati OneDrive già presenti in Mokapen.

Opzioni in Mokapen:

• Disconnessione standard (interruttore «Rimuovi tutti i link…» spento) — revochi solo il collegamento account. Gli allegati con link OneDrive restano sulle schede in Mokapen, ma senza integrazione attiva i link possono smettere di funzionare finché non ricolleghi o sostituisci gli allegati.
• Rimuovi da Mokapen tutti i link ai file su OneDrive (interruttore acceso) — Mokapen elimina dalla org i riferimenti agli allegati OneDrive (record collegati a quella sync). I file non vengono cancellati su OneDrive: restano nel cloud, spariscono solo i collegamenti dal CRM.

In ogni caso i documenti sul OneDrive esterno non vengono distrutti automaticamente da Mokapen. Per liberare spazio o chiudere un archivio, agisci direttamente su OneDrive.

Dettagli allegati: guida Allegati.