Ghidul Mokapen

OneDrive

Conectați OneDrive la Mokapen pentru a atașa fișiere din fișele CRM (contacte, oportunități, tichete, proiecte…) și, dacă doriți, pentru a salva în cloud fișierele încărcate de pe computer, în loc să rămână doar pe serverul Mokapen.

Prezentare generală: Integrări.

Cerințe

• Cont Microsoft cu spațiu disponibil pe OneDrive.
• Permisiune ca Mokapen să acceseze fișierele pe care aplicația le creează sau le deschide pe OneDrive (nu tot conținutul discului).

Conectarea OneDrive

1. Meniul utilizator → Integrări → OneDrive.
2. Apăsați Sincronizează OneDrive.
3. Autentificați-vă în Microsoft și Permiteți accesul la fișierele gestionate de Mokapen.
4. Configurați preferințele și partajarea (doar utilizatorul care a conectat vede aceste secțiuni).
5. Apăsați Sincronizează în partea de jos a paginii.

Dacă nu acceptați, nu veți putea atașa fișiere din OneDrive nici salva încărcările în cloud.

Ce solicită Mokapen de la Microsoft

Mokapen solicită acces la fișierele pe care le creează sau le deschide prin integrare — nu citirea întregului OneDrive personal. Este necesar pentru folderul dedicat, încărcări și deschiderea atașamentelor din fișele CRM.

Preferințe

• Salvează în cloud fișierele de pe computer (comutator activ): fișierele încărcate de pe PC merg și pe OneDrive, nu doar în Mokapen.
• Folder dedicat: Mokapen creează sau reutilizează un folder Nume aplicație – Nume organizație și plasează acolo fișierele legate, astfel încât să le găsiți grupate pe OneDrive.

Partajare cu echipa

• Activează pentru alți utilizatori — colegii sau întreaga org pot folosi conexiunea dvs. OneDrive pentru a atașa fișiere fără a se autentifica din nou. Util pentru OneDrive-ul companiei gestionat de un responsabil.
• Partajează toate fișierele OneDrive cu membrii — dacă este activ, fișierele Mokapen de pe OneDrive sunt accesibile prin link partajat cu membrii org; dacă este dezactivat, permisiunile sunt mai restrictive.

După fiecare modificare apăsați Sincronizează.

Utilizare zilnică — atașarea fișierelor din fișă

Deschideți o fișă (contact, oportunitate, tichet, proiect…), faceți clic pe agrafa (Atașamente) și alegeți sursa. Cu OneDrive conectat apar două moduri distincte:

1. De pe computer (către OneDrive)

Element de meniu: Computerul dvs. pe OneDrive.

1. Selectați fișierul de pe PC (sau trageți-l în zona de încărcare, unde este disponibilă).
2. Mokapen îl încarcă în contul OneDrive legat de integrare — nu doar în spațiul Mokapen.
3. Dacă aveți activat folderul dedicat în Integrări, Mokapen creează (sau reutilizează) folderul Nume aplicație – Nume organizație și plasează acolo fișierul.
4. Fișierul este atașat la fișă cu un link care deschide documentul în OneDrive.

Avantaje: documentul rămâne pe OneDrive-ul org (sau pe contul partajat cu echipa); nu consumați spațiul de atașamente Mokapen; backup-ul și partajarea Microsoft rămân disponibile și în afara CRM. Ideal pentru contracte, PDF și fișiere noi create pe computer.

2. OneDrive online — selector de fișiere

Element de meniu: OneDrive online.

1. Se deschide selectorul Microsoft (fereastra OneDrive).
2. Alegeți unul sau mai multe fișiere deja prezente pe OneDrive sau un folder.
3. Mokapen nu reîncarcă fișierul de pe PC: leagă fișa de fișierul (sau fișierele) de pe OneDrive, cu link pentru deschidere.

Avantaje: fără încărcare duplicată; folosiți documente deja organizate în foldere OneDrive; util pentru șabloane, prezentări sau foldere partajate pe care echipa le menține pe OneDrive. Fișierul rămâne unde l-ați pus pe OneDrive — Mokapen adaugă doar legătura CRM.

Ce alegeți?

• Fișier nou de pe PC → «Computerul dvs. pe OneDrive».
• Fișier deja pe OneDrive → «OneDrive online».

Dacă integrarea OneDrive este partajată cu colegii, ambele opțiuni folosesc conexiunea activă a org (a dvs. sau cea partajată), astfel încât atașamentele indică același arhivă de companie.

Eliminarea unui atașament din fișa Mokapen nu șterge fișierul din OneDrive. Dacă un fișier dispare de pe OneDrive, linkul din Mokapen poate înceta să funcționeze — în acest caz deconectați și reconectați integrarea sau înlocuiți atașamentul.

Detalii generale despre atașamente: ghid Atașamente.

Probleme frecvente

• Eroare la încărcare — fișier prea mare, format neacceptat, spațiu OneDrive epuizat sau permisiune revocată. Reconectați integrarea.
• Colegul nu vede setările — doar cel care a creat conexiunea modifică preferințele și partajarea; ceilalți folosesc contul partajat dacă este activat.

Deconectare

Apăsați Deconectează și confirmați tastând cuvântul solicitat. În fereastră puteți alege ce se face cu linkurile către atașamentele OneDrive deja prezente în Mokapen.

Opțiuni în Mokapen:

• Deconectare standard (comutator «Elimină toate linkurile…» oprit) — revocați doar conexiunea contului. Atașamentele cu link OneDrive rămân pe fișe în Mokapen, dar fără integrare activă linkurile pot înceta să funcționeze până reconectați sau înlocuiți atașamentele.
• Elimină din Mokapen toate linkurile către fișierele OneDrive (comutator pornit) — Mokapen elimină din org referințele la atașamentele OneDrive (înregistrări legate de acea sincronizare). Fișierele nu sunt șterse din OneDrive: rămân în cloud; dispar doar legăturile CRM.

În orice caz, documentele de pe OneDrive extern nu sunt distruse automat de Mokapen. Pentru a elibera spațiu sau a închide un arhiv, acționați direct în OneDrive.

Detalii atașamente: ghid Atașamente.