Ghidul Mokapen

Google Drive

Conectați Google Drive la Mokapen pentru a atașa fișiere din fișele CRM (contacte, oportunități, tichete, proiecte…) și, dacă doriți, pentru a salva în cloud fișierele încărcate de pe computer, în loc să rămână doar pe serverul Mokapen.

Prezentare generală: Integrări.

Cerințe

• Cont Google cu spațiu disponibil pe Drive.
• Permisiune ca Mokapen să acceseze fișierele pe care aplicația le creează sau le deschide pe Drive (nu tot conținutul discului).

Conectarea Google Drive

1. Meniul utilizator → Integrări → Google Drive.
2. Apăsați Sincronizează Google Drive.
3. Autentificați-vă în Google și Permiteți accesul la fișierele gestionate de Mokapen.
4. Configurați preferințele și partajarea (doar utilizatorul care a conectat vede aceste secțiuni).
5. Apăsați Sincronizează în partea de jos a paginii.

Dacă nu acceptați, nu veți putea atașa fișiere din Drive nici salva încărcările în cloud.

Ce solicită Mokapen de la Google

Mokapen solicită acces la fișierele pe care le creează sau le deschide prin integrare — nu citirea întregului Drive personal. Este necesar pentru folderul dedicat, încărcări și deschiderea atașamentelor din fișele CRM.

Preferințe

• Salvează în cloud fișierele de pe computer (comutator activ): fișierele încărcate de pe PC merg și pe Google Drive, nu doar în Mokapen.
• Folder dedicat: Mokapen creează sau reutilizează un folder Nume aplicație – Nume organizație și plasează acolo fișierele legate, astfel încât să le găsiți grupate pe Google.

Partajare cu echipa

• Activează pentru alți utilizatori — colegii sau întreaga org pot folosi conexiunea dvs. Drive pentru a atașa fișiere fără a se autentifica din nou. Util pentru Drive-ul companiei gestionat de un responsabil.
• Partajează toate fișierele Drive cu membrii — dacă este activ, fișierele Mokapen de pe Drive sunt accesibile prin link partajat cu membrii org; dacă este dezactivat, permisiunile sunt mai restrictive.

După fiecare modificare apăsați Sincronizează.

Utilizare zilnică — atașarea fișierelor din fișă

Deschideți o fișă (contact, oportunitate, tichet, proiect…), faceți clic pe agrafa (Atașamente) și alegeți sursa. Cu Google Drive conectat apar două moduri distincte:

1. De pe computer (către Google Drive)

Element de meniu: Computerul dvs. pe Google Drive.

1. Selectați fișierul de pe PC (sau trageți-l în zona de încărcare, unde este disponibilă).
2. Mokapen îl încarcă în contul Google Drive legat de integrare — nu doar în spațiul Mokapen.
3. Dacă aveți activat folderul dedicat în Integrări, Mokapen creează (sau reutilizează) folderul Nume aplicație – Nume organizație și plasează acolo fișierul.
4. Fișierul este atașat la fișă cu un link care deschide documentul în Google Drive.

Avantaje: documentul rămâne pe Drive-ul org (sau pe contul partajat cu echipa); nu consumați spațiul de atașamente Mokapen; backup-ul și partajarea Google rămân disponibile și în afara CRM. Ideal pentru contracte, PDF și fișiere noi create pe computer.

2. Google Drive online — selector de fișiere

Element de meniu: Google Drive online.

1. Se deschide selectorul Google (fereastra Drive).
2. Alegeți unul sau mai multe fișiere deja prezente pe Drive sau un folder.
3. Mokapen nu reîncarcă fișierul de pe PC: leagă fișa de fișierul (sau fișierele) de pe Drive, cu link pentru deschidere.

Avantaje: fără încărcare duplicată; folosiți documente deja organizate în foldere Drive; util pentru șabloane, prezentări sau foldere partajate pe care echipa le menține pe Google. Fișierul rămâne unde l-ați pus pe Drive — Mokapen adaugă doar legătura CRM.

Ce alegeți?

• Fișier nou de pe PC → «Computerul dvs. pe Google Drive».
• Fișier deja pe Drive → «Google Drive online».

Dacă integrarea Drive este partajată cu colegii, ambele opțiuni folosesc conexiunea activă a org (a dvs. sau cea partajată), astfel încât atașamentele indică același arhivă de companie.

Eliminarea unui atașament din fișa Mokapen nu șterge fișierul din Google Drive. Dacă un fișier dispare de pe Drive, linkul din Mokapen poate înceta să funcționeze — în acest caz deconectați și reconectați integrarea sau înlocuiți atașamentul.

Detalii generale despre atașamente: ghid Atașamente.

Probleme frecvente

• Eroare la încărcare — fișier prea mare, format neacceptat, spațiu Drive epuizat sau permisiune revocată. Reconectați integrarea.
• Colegul nu vede setările — doar cel care a creat conexiunea modifică preferințele și partajarea; ceilalți folosesc contul partajat dacă este activat.

Deconectare

Apăsați Deconectează și confirmați tastând cuvântul solicitat. În fereastră puteți alege ce se face cu linkurile către atașamentele Drive deja prezente în Mokapen.

Opțiuni în Mokapen:

• Deconectare standard (comutator «Elimină toate linkurile…» oprit) — revocați doar conexiunea contului. Atașamentele cu link Drive rămân pe fișe în Mokapen, dar fără integrare activă linkurile pot înceta să funcționeze până reconectați sau înlocuiți atașamentele.
• Elimină din Mokapen toate linkurile către fișierele Google Drive (comutator pornit) — Mokapen elimină din org referințele la atașamentele Drive (înregistrări legate de acea sincronizare). Fișierele nu sunt șterse din Google Drive: rămân în cloud; dispar doar legăturile CRM.

În orice caz, documentele de pe Drive extern nu sunt distruse automat de Mokapen. Pentru a elibera spațiu sau a închide un arhiv, acționați direct în Google Drive.

Detalii atașamente: ghid Atașamente.