Sprievodca Mokapenom

Google Drive

Prepojte Google Drive s Mokapenem pre pripojení souborů zo záznamů CRM (kontakty, obchody, tickety, projekty…) a prípadně pre ukládání do cloudu souborů nahraných z počítače namiesto uložení iba na server Mokapen.

Obecný prehľad: Integrácie.

Požiadavky

• Google účet s dostupným úložištěm Drive.
• Oprávnenia pre Mokapen přistupovat k souborům, ktoré aplikácie vytvorí alebo otevře na Drive (ne k celému obsahu disku).

Pripojenie Google Drive

1. Používateľské menu → Integrácie → Google Drive.
2. Kliknite na Synchronizovať Google Drive.
3. Přihlaste se k Google a Povolte prístup k souborům spravovaným Mokapenem.
4. Nastavte preference a sdílení (tyto sekce vidí iba používaťeľ, ktorý pripojil).
5. Kliknite na Synchronizovať ve spodní části stránky.

Ak nepřijmete, nebudete moci připojovat súbory z Drive ani ukládat nahrávky do cloudu.

Co Mokapen žádá od Google

Mokapen žádá prístup k souborům, ktoré vytvorí alebo otevře prostřednictvím integrácie — ne čtení celého osobního Drive. Je to potřeba pre vyhrazenou složku, nahrávání a otevírání příloh zo záznamů CRM.

Preference

• Ukládat súbory z počítače do cloudu (přepínač zapnutý): súbory nahrané z PC idú tiež na Google Drive, nelen do Mokapenu.
• Vyhrazená složka: Mokapen vytvorí alebo znovu použije složku pojmenovanou Názov aplikácie – Názov organizácie a umístí tam prepojené súbory, abyste je na Google našli seskupené.

Sdílení s tímem

• Povolit pre ostatní používaťeľa — kolegové alebo celá org mohou používať vaše Drive pripojení k pripojení souborů bez nového prihlásenie. Užitočné pre firemní Drive spravovaný jednou kontaktní osobou.
• Sdílet všetky Drive súbory s členy — keď je zapnuto, súbory Mokapen na Drive sú prístupné sdíleným odkazem pre členy org; keď vypnuto, oprávnenia sú restriktivnější.

Po každé změně kliknite na Synchronizovať.

Každodenní použití — pripojení souborů zo záznamu

Otvorte záznam (kontakt, obchod, ticket, projekt…), kliknite na sponku (Prílohy) a zvoľte zdroj. S připojeným Google Drive se zobrazí dva odlišné režimy:

1. Z počítače (na Google Drive)

Položka menu: Váš počítač na Google Drive.

1. Vyberte soubor na PC (alebo ho přetáhněte do oblasti nahrávání, kde je k dispozícii).
2. Mokapen ho nahraje na Google Drive účet prepojený s integrácií — nelen do úložiště Mokapen.
3. Ak jste v Integracích zapnuli vyhrazenou složku, Mokapen vytvorí (alebo znovu použije) složku Názov aplikácie – Názov organizácie a soubor tam umístí.
4. Soubor je připolen ku záznamu s odkazem, ktorý otevře dokument na Google Drive.

Výhody: dokument zostane v org Drive (alebo účtu sdíleném s tímem); nevyužíváte úložiště příloh Mokapen; záloha a sdílení Google zostávajú dostupné mimo CRM. Ideální pre smlouvy, PDF a nové súbory vytvořené na počítači.

2. Google Drive online — výběr souboru

Položka menu: Google Drive online.

1. Otevře se Google picker (okno Drive).
2. Vyberte jeden alebo viac souborů už na Drive, alebo složku.
3. Mokapen soubor z PC znovu nenahrává: prepojí záznam se souborem (súbory) na Drive s odkazem k otvorenia.

Výhody: žiadne duplicitní nahrávání; používate dokumenty už uspořádané ve složkách Drive; užitečné pre šablóny, prezentace alebo sdílené složky, ktoré tím udržuje na Google. Soubor zostane tam, kam jste ho na Drive dali — Mokapen iba přidá CRM odkaz.

Co zvolit?

• Nový soubor z PC → «Váš počítač na Google Drive».
• Soubor už na Drive → «Google Drive online».

Ak je integrácie Drive sdílená s kolegy, obě možnosti používají aktívna pripojení pre org (vaše alebo sdílené), takže prílohy ukazují na stejný firemní archiv.

Odstranění prílohy zo záznamu Mokapen nesmaže soubor na Google Drive. Ak soubor z Drive zmizí, odkaz v Mokapenu môže přestat fungovat — v tom prípadě odpojte a znova pripojte integráciu alebo přílohu nahraďte.

Vševšeobecné podrobnosti o přílohách: Příručka Prílohy.

Časté problémy

• Chyba nahrávání — soubor příliš velký, nepodporovaný formát, plné úložiště Drive alebo zrušené oprávnenia. Znovu připojte integráciu.
• Kolega nevidí nastavenia — preference a sdílení môže měnit iba používaťeľ, ktorý pripojení vytvořil; ostatní používají sdílený účet, ak je povolen.

Odpojenie

Kliknite na Odpojiť a potvrďte zadáním požadovaného slova. V okne môžete zvolit, co udělat s existujícími odkazy na prílohy Drive v Mokapenu.

Možnosti v Mokapenu:

• Standardní odpojenie (přepínač «Odstranit všetky odkazy…» vypnutý) — iba zrušíte pripojení účtu. Prílohy s Drive odkazy zůstanou u záznamů v Mokapenu, ale bez aktívna integrácie odkazy mohou přestat fungovat, dokud znovu nepřipojíte alebo prílohy nenahradíte.
• Odstranit všetky odkazy na súbory Google Drive z Mokapenu (přepínač zapnutý) — Mokapen odstraní z org reference na Drive prílohy (záznamy prepojené s touto synchronizáciou). Súbory se na Google Drive nesmažou: zůstanou v cloudu; zmizí iba CRM odkazy.

V každém prípadě Mokapen automaticky nezničí dokumenty na externím Drive. Chcete-li uvolnit namiesto alebo uzavřít archiv, jednejte priamo na Google Drive.

Podrobnosti o přílohách: Příručka Prílohy.