Sprievodca Mokapenom

Sprievodca viditeľnosťou údajov

Keď otvoríte Mokapen, nevidíte «všetko, čo vo firme je». Vidíte údaje, ku ktorým máte prístup, a na každodenných stránkach často len prácu, ktorá sa vás týka. Je to zámer: Laura v predaji má pred sebou svoju pipeline, Marco v podpore svoje tikety, a nikto omylom neotvorí vyhradený záznam.

Tento sprievodca vysvetľuje, čo sa objaví v zozname, na kanbane, v kalendári, vo vyhľadávaní a v reportoch — a prečo sa čísla občas nezhodujú z jednej stránky na druhú. Zámok, role aj Network používajú to isté slovo «verejný»: tu ich odlíšime na príkladoch.

Rola v CRM

Dve rôzne otázky, dve rôzne odpovede:

• Čo môžete robiť — vytvárať, upravovať, pozývať, otvárať nastavenia. O tom rozhoduje rola (Hosť, Používateľ, Člen, Vlastník…). Podrobnosti v Príručke používateľských rolí.
• Ktoré záznamy k vám dorazia — ktoré obchody, tikety alebo kontakty nájdete v zozname. O tom rozhoduje viditeľnosť: organizácia, v ktorej ste, zapnuté aplikácie, zámok záznamu a (na prevádzkových stránkach) filter na vaše meno alebo tím.

Môžete byť Členom s plnými právomocami a predsa nevidieť súkromný obchod kolegu, ak nie ste medzi spolupracovníkmi. Naopak Používateľ vidí verejné záznamy svojej aplikácie, aj keď nemôže meniť Zabezpečenie organizácie.

Čo vždy vidíte

Zlaté pravidlo: nikdy k vám nedorazí záznam, ktorý nemôžete otvoriť. Platí v zozname, na kanbane, v kalendári, vo vyhľadávaní, na home aj v reportoch. Ak je záznam súkromný a nie ste vlastník, spolupracovník ani autor, nenájdete ho ani hľadaním.

Najprv Mokapen zúži svet na túto organizáciu (tú vo voliči hore). Potom na zapnuté aplikácie: ak sú Tikety vypnuté, stránka Tiketov nie je. Potom na zámok každého záznamu. Až potom, na prevádzkových stránkach, nastúpi filter «moja práca».

Príklad — Tá istá firma, dvaja ľudia. Laura (predaj) a Marco (podpora). Laurine verejné obchody sa v Marcovom dni neobjavia, ak nemá aplikáciu Predaj, alebo je obchod súkromný a on nie je spolupracovník. Marcove verejné tikety, ten istý príbeh pre Lauru. Reporty ctia ten istý zámok: ani jeden z nich «neobjaví» údaje zatvorené tomu druhému.

Tri významy «verejné»

V Mokapene sa slovo vracia na troch rôznych miestach. Neodporujú si: hovoria o troch veciach.

• Verejná organizácia na Network — výklad von (stránka firmy viditeľná potenciálnym zákazníkom alebo partnerom). Neotvára vaše obchody ani kontakty svetu. Viac v sprievodcovi Organizácie a prístup.
• Verejný záznam (otvorený zámok) — vo vnútri organizácie kolegovia, ktorí môžu používať tú aplikáciu, otvoria záznam, bez toho aby boli na zozname spolupracovníkov.
• Filter dennej práce — sivý pruh v zozname a na kanbane. Aj pri verejných záznamoch môžete vidieť len «moje» alebo tie tímu, aby ste sa neutopili v pipeline všetkých.

Príklad — «Studio Alfa» je verejné na Network, aby ho potenciálni zákazníci našli. Vnútri sú obchody strategického klienta súkromné (zatvorený zámok). Na kanbane Laura vidí svoje; v reportoch vlastník vidí všetky, ku ktorým má prístup. Žiadny návštevník Network tie obchody neotvorí.

Zámok Verejné a Súkromné

Na takmer každom zázname (úloha, projekt, kontakt, spoločnosť, obchod, tiket, ponuka, objednávka, stretnutie, rezervácia, vlastné aplikácie…) je ikona zámku:

• Verejný (otvorený zámok) — vidia ho členovia organizácie, ktorí majú tú aplikáciu.
• Súkromný (zatvorený zámok) — vidia ho vlastník, spolupracovníci (osoby alebo tímy) a ten, kto ho vytvoril. Nikto iný, nikde.

Byť Vlastníkom organizácie neznamená automaticky vidieť všetky súkromné záznamy: musíte byť na zozname (osobne, cez tím, alebo v Team Master, ak ho politika pridáva k novým záznamom). Stretnutia idú hlavne za tým, kto je zapojený: organizátor, účastníci, spolupracovníci.

Ako vznikajú nové záznamy — Verejný alebo Súkromný v predvolenom nastavení, automatickí spolupracovníci, Team Master — určuje stránka Zabezpečenie, len pre Vlastníkov. Toto nastavenie platí od toho okamihu: história sa sama neprepočíta. Celý detail v sprievodcovi Zabezpečenie.

Prevádzkové stránky a reporty

To je bod, ktorý pletie najviac, a je urobený zámerne pre dve rôzne práce.

Prevádzkové stránky — zoznam a kanban Úloh, Projektov, Obchodov, Tiketov, Stretnutí, Rezervácií (a súvisiaci kalendár). Tu Mokapen v predvolenom nastavení ukazuje vašu prácu: záznamy, ktorých ste vlastník, spolupracovník, alebo ktorých tím je na zozname. Tmavosivý pruh (vaše meno, kolega alebo tím) je práve ten filter. Aby ráno nezačínalo pipeline celej firmy priamo pred tvárou.

Reporty, vyhľadávanie a home — tu sa sivý filter nepoužije (v reportoch, kým nevyberiete tím). Vidíte všetky záznamy, ktoré môžete otvoriť: svoje a, ak sú verejné alebo ste spolupracovník, aj kolegov. Zámok ostáva: cudzí súkromný záznam do reportov nevstúpi.

Príklad — Laura. Na kanbane Obchodov má 8 kariet (svoje a tie, pri ktorých spolupracuje). Otvorí reporty predaja: napočíta 40, všetky verejné tímu plus svoje súkromné. Nie je to chyba: kanban je «čo dnes sledujem», report je «aké máme čísla».

Príklad — Marco. Na kanbane Tiketov vidí svoje a tie tímu Customer Care. V reporte SLA vidí každý tiket, ku ktorému má prístup. Ak je tiket súkromný iného oddelenia a on nie je spolupracovník, nie je ani na kanbane, ani v reporte.

Ponuky, objednávky, produkty, služby a dokumenty v predvolenom nastavení ne zužujú na «moju prácu»: v zozname už vidíte všetko, čo môžete otvoriť, ako v reporte. Kontakty a spoločnosti sa správajú rovnako, ak to neprispôsobíte.

Filter používateľov / tímov

Tmavosivé tlačidlo v zozname a na kanbane (avatar a meno, alebo tím) je Filter používateľov / tímov. Vyberiete seba, kolegu alebo skupinu: Mokapen ukáže záznamy viazané na tú voľbu — z tých, ktoré už môžete otvoriť. Nie je to spôsob, ako «vidieť súkromné záznamy druhých».

V predvolenom nastavení je tlačidlo zapnuté pri úlohách, projektoch, obchodoch, tiketoch, stretnutiach a rezerváciách. Pri objednávkach, ponukách, produktoch, službách a dokumentoch je vypnuté: zoznam už je «všetko, k čomu máte prístup».

Z Prispôsobenie → Filter používateľov / tímov (plán Medium) môžete pri každom type záznamu:

• tlačidlo zapnúť alebo vypnúť — vypnuté, zoznam a kanban sa správajú ako reporty;
• rozhodnúť, čo sa počíta ako «moja práca»: vy ako vlastník, ako spolupracovník, vaše tímy, autor, (pri stretnutiach) účastník, Team Master.

Vlastník môže nastaviť predvolené pre celú organizáciu; vy si predsa môžete uložiť vlastné. Typický príklad: kto je v Team Master (vlastník, IT, súkromie) môže otvoriť nové súkromné záznamy, ale na kanbane ich nemusí vidieť, kým nezapne «Team Master ako spolupracovník» alebo neprejde do reportov.

Polia na zázname

Otvoriť záznam neznamená vidieť každý riadok. Pole môže byť viditeľné alebo upraviteľné len pre určitých používateľov alebo tímy — napr. marža % len pre seniora predaja, poznámka HR len pre tím HR. Je to ďalšia vrstva, na už otvorenom zázname. Podrobnosti v sprievodcovi Pole, sekcia podmienenej viditeľnosti.

Prípady použitia

• Agentúra, verejné obchody — každý pracuje svoj kanban; riaditeľ číta reporty celej pipeline, ku ktorej má prístup. Nikto nemení Zabezpečenie: stačí denný filter.
• Advokátska kancelária, súkromné záznamy — každá kauza štartuje ako vyhradená (stránka Zabezpečenie). Team Master (partneri) otvára spisy; na kanbane partner zapne Team Master vo filtri, alebo použije reporty na prehľad.
• Podpora a predaj spolu — Marco nevidí Laurine súkromné obchody; Laura nevidí interné IT tikety. Reporty každého ostanú v obvode aplikácie a zámku.
• Výklad Network a interné údaje — organizácia verejná na Network, kontakty HR a citlivé obchody súkromné vnútri. Dve «verejné» sa nedotýkajú.
• Dve spoločnosti, jeden účet — prepnete organizáciu vo voliči: prepnete dátovú sadu. Žiadny zdieľaný adresár ani pipeline, aj keď ste tá istá osoba.
• Hosť pri projekte — vidí len to, čo s ním bolo zdieľané, nie celý zoznam. Úzka rola a úzka viditeľnosť, spolu.
• Vlastná aplikácia (napr. Vozidlá, Prípady) — ten istý zámok a ten istý filter na vašich záznamoch. Pozrite Sprievodcu vlastnými aplikáciami.

Súvisiace príručky

• Organizácie a prístup — uzavreté pracovné priestory, Network, zmena organizácie.
• Príručka používateľských rolí — čo môžete robiť, od Hosťa po Vlastníka.
• Zabezpečenie — predvolené Verejné/Súkromné pri nových záznamoch, Team Master.
• Používatelia a tímy — kto je v ktorej skupine, manažéri.
• Aplikácie — zapínanie a vypínanie Úloh, Predaja, Tiketov…
• Pole — viditeľnosť jedného riadku na zázname.

Často kladené otázky

O: V reportoch vidím obchod kolegu, na kanbane nie. Je to chyba?

A: Nie, tak to má byť. Kanban (so zapnutým filtrom) je vaša práca; reporty ukazujú všetky záznamy, ktoré môžete otvoriť. Rovnaké, ak ho nájdete vo vyhľadávaní alebo na home a nie v pipeline.

O: Ako uvidím obchody celého tímu na kanbane?

A: Zo sivého tlačidla vyberte tím (alebo kolegu). V Prispôsobení môžete tlačidlo pri Obchodoch vypnúť: zoznam sa správa ako reporty. Súkromné záznamy, ku ktorým nemáte prístup, ostanú vonku.

O: Som Vlastník a nevidím súkromný záznam. Prečo?

A: Rola sama o sebe zámky neodomkne. Musíte byť vlastník, spolupracovník, autor, alebo v Team Master (a na kanbane musí filter to kritérium zahŕňať). Požiadajte o pridanie, alebo otvorte reporty, ak prístup už máte, ale denný filter ho schováva.

O: Organizácia je verejná: sú údaje vidieť vonku?

A: Nie. Verejná na Network je výklad firmy, nie interné záznamy. Vonku ostanú len pozvaní.

O: Prepol som Zabezpečenie na Súkromné: stali sa včerajšie údaje súkromné?

A: Nie. Len záznamy uložené po zmene. Vysvetľuje to sprievodca Zabezpečenie.

O: Vidí hosť adresár?

A: Zvyčajne nie: vidí to, čo s ním bolo zdieľané (napr. projekt alebo úlohu). Rola Hosť je najužšia; podrobnosti sú v príručke rolí.

O: Prečo na kanbane nevidím súkromné záznamy Team Master?

A: Môžete ich otvoriť, ak ste v Team Master, ale denný filter ich v predvolenom nastavení nezahŕňa. Zapnite «Team Master ako spolupracovník» v Prispôsobení, alebo použite reporty.