Ръководството на Мокапен

Ръководство за видимост на данните

Когато отворите Mokapen, не виждате «всичко, което има в компанията». Виждате данните, до които имате достъп, а на ежедневните страници често само работата, която ви засяга. Така е нарочно: Лаура в продажбите има своя pipeline пред себе си, Марко в поддръжката — своите билети, и никой не отваря по грешка запазен запис.

Това ръководство обяснява какво се появява в списък, kanban, календар, търсене и справки — и защо понякога числата не съвпадат от една страница на друга. Катинарът, ролите и Network използват една и съща дума «публично»: тук ги разграничаваме с примери.

Роля в CRM

Два различни въпроса, два различни отговора:

• Какво можете да правите — да създавате, редактирате, каните, да отваряте настройки. Това решава ролята (Гост, Потребител, Член, Собственик…). Подробности в ръководството Роли и разрешения.
• Кои записи виждате — кои възможности, билети или контакти намирате в списъка. Това решава видимостта: организацията, в която сте, включените приложения, катинарът на записа и (на оперативните страници) филтърът по вашето име или екип.

Можете да сте Член с всички права и пак да не виждате частната възможност на колега, ако не сте сред сътрудниците. Обратно, Потребител вижда публичните записи в своето приложение, дори да не може да променя Сигурността на организацията.

Какво виждате винаги

Златно правило: никога не получавате запис, който не можете да отворите. Важи в списък, kanban, календар, търсене, начало и справки. Ако записът е частен и не сте отговорник, сътрудник или автор, няма да го намерите дори с търсене.

Първо Mokapen стеснява света до тази организация (избраната в селектора горе). После до включените приложения: ако Билети е изключено, няма страница Билети. После до катинара на всеки запис. Едва след това, на оперативните страници, влиза филтърът «моята работа».

Пример — Същата компания, двама души. Лаура (продажби) и Марко (поддръжка). Публичните възможности на Лаура няма да се появят в деня на Марко, ако той няма приложението Продажби или ако възможността е частна и той не е сътрудник. Публичните билети на Марко — същото за Лаура. Справките спазват същия катинар: никой от двамата не «открива» данни, затворени за другия.

Три значения на «публично»

В Mokapen думата се появява на три различни места. Не се противоречат: говорят за три неща.

• Публична организация в Network — външната витрина (страница на компанията, видима за потенциални клиенти или партньори). Не отваря вашите възможности или контакти към света. Повече в ръководството Организации и достъп.
• Публичен запис (отворен катинар) — вътре в организацията колегите, които могат да използват това приложение, отварят записа без да са в списъка на сътрудниците.
• Филтър за ежедневната работа — сивата лента в списък и kanban. Дори при публични записи можете да виждате само «моите» или тези на екип, за да не се удавите в pipeline на всички.

Пример — «Studio Alfa» е публична в Network, за да я намират потенциалните клиенти. Вътре възможностите за стратегически клиент са частни (затворен катинар). В kanban Лаура вижда своите; в справките собственикът вижда всички, до които има достъп. Никой посетител на Network не отваря тези възможности.

Катинар Публична и Частна

На почти всеки запис (задача, проект, контакт, компания, възможност, билет, оферта, поръчка, среща, резервация, персонализирани приложения…) има икона катинар:

• Публична (отворен катинар) — виждат я членовете на организацията, които имат това приложение.
• Частна (затворен катинар) — виждат я отговорникът, сътрудниците (хора или екипи) и който я е създал. Другите не — никъде.

Да сте Собственик на организацията не показва автоматично всички частни записи: трябва да сте в списъка (лично, чрез екип или в Team Master, ако политиката го добавя към новите записи). Срещите следват главно кой е въвлечен: организатор, участници, сътрудници.

Как се раждат новите записи — Публична или Частна по подразбиране, автоматични сътрудници, Team Master — решава страницата Сигурност, само за Собственици. Тази настройка важи само от този момент нататък: историята не се преизчислява сама. Всички подробности са в ръководството Сигурност.

Оперативни страници и справки

Това е точката, която обърква най-много, и е направена нарочно за две различни работи.

Оперативни страници — списък и kanban за Задачи, Проекти, Възможности, Билети, Срещи, Резервации (и свързания календар). Тук по подразбиране Mokapen показва вашата работа: записи, за които сте отговорник, сътрудник или чийто екип е в списъка. Тъмносивият бутон (вашето име, колега или екип) е точно този филтър. Служи сутринта да не започнете с pipeline на цялата компания пред очите.

Справки, търсене и начало — тук сивият филтър не се прилага (в справките, докато не изберете екип). Виждате всички записи, които можете да отворите: вашите и, ако са публични или сте сътрудник, и тези на колегите. Катинарът остава: частен запис на друг не влиза в справките.

Пример — Лаура. В kanban Възможности има 8 карти (нейните и тези, в които е сътрудник). Отваря справките за продажби: брои 40, всички публични на екипа, плюс нейните частни. Не е грешка: kanban е «какво следвам днес», справката е «какви числа имаме».

Пример — Марко. В kanban Билети вижда своите и тези на екипа Customer Care. В справката SLA вижда всички билети, до които има достъп. Ако билет е частен за друг отдел и той не е сътрудник, го няма нито в kanban, нито в справката.

Оферти, поръчки, продукти, услуги и документи по подразбиране не се стесняват до «моята работа»: в списъка вече виждате всичко, което можете да отворите, както в справка. Контактите и компаниите се държат по същия начин, освен ако не ги персонализирате.

Филтър потребители / екипи

Тъмносивият бутон в списък и kanban (аватар и име или екип) е Филтър потребители / екипи. Избирате себе си, колега или група: Mokapen показва записите, свързани с този избор — сред тези, които вече можете да отворите. Не е начин да «виждате частните на другите».

По подразбиране бутонът е включен за задачи, проекти, възможности, билети, срещи и резервации. За поръчки, оферти, продукти, услуги и документи е изключен: списъкът вече е «всичко, до което имате достъп».

От Персонализиране → Филтър потребители / екипи (план Medium) можете за всеки тип запис:

• да включите или изключите бутона — изключен, списъкът и kanban се държат като справките;
• да решите какво брои като «моята работа»: вие като отговорник, като сътрудник, вашите екипи, авторът, (при срещите) участникът, Team Master.

Собственикът може да зададе подразбиране за цялата организация; вие пак можете да запазите лично. Типичен пример: хората в Team Master (собственик, IT, поверителност) могат да отварят новите частни записи, но в kanban може да не ги виждат, докато не включат «Team Master като сътрудник» или не минат през справките.

Полета на записа

Да отворите запис не означава да виждате всеки ред. Поле може да е видимо или редактируемо само за определени потребители или екипи — напр. марж % само за старши продажби, бележка HR само за екипа HR. Това е допълнително ниво върху вече отворен запис. Подробности в ръководството Полета, раздел условна видимост.

Примери за приложение

• Агенция, публични възможности — всеки работи своя kanban; директорът чете справките за целия pipeline, до който има достъп. Никой не пипа Сигурността: дневният филтър стига.
• Адвокатска кантора, частни записи — всяка преписка започва ограничена (страница Сигурност). Team Master (партньорите) отварят досиетата; в kanban партньорът включва Team Master във филтъра или използва справките за общия преглед.
• Поддръжка и продажби заедно — Марко не вижда частните възможности на Лаура; Лаура не вижда вътрешните IT билети. Справките на всеки остават в периметъра на приложението и катинара.
• Витрина Network и вътрешни данни — организация публична в Network, HR контакти и чувствителни сделки частни вътре. Двете «публични» не се докосват.
• Две дружества, един акаунт — сменяте организацията от селектора: сменяте набора данни. Няма общ указател или pipeline, дори да сте същият човек.
• Гост по проект — вижда само споделеното с него, не пълния списък. Тясна роля и тясна видимост заедно.
• Персонализирано приложение (напр. Превозни средства, Преписки) — същият катинар и същият филтър върху вашите записи. Вижте ръководството Персонализирани приложения.

Свързани ръководства

• Организации и достъп — затворени работни пространства, Network, смяна на организация.
• Роли и разрешения — какво можете да правите, от Гост до Собственик.
• Сигурност — подразбиране Публична/Частна за новите записи, Team Master.
• Потребители и екипи — кой в коя група е, мениджъри.
• Приложения — включване и изключване на Задачи, Продажби, Билети…
• Полета — видимост на един ред върху записа.

Често задавани въпроси

В: В справките виждам възможността на колега, в kanban не. Грешка ли е?

О: Не, това е очакваното поведение. Kanban (с включен филтър) е вашата работа; справките показват всички записи, които можете да отворите. Същото, ако я намерите в търсенето или на началото, а не в pipeline.

В: Как да видя възможностите на целия екип в kanban?

О: От сивия бутон изберете екипа (или колега). В Персонализиране можете да изключите бутона за Възможности: списъкът става като справките. Частните записи, до които нямате достъп, остават вън.

В: Собственик съм и не виждам частен запис. Защо?

О: Ролята сама не отключва катинарите. Трябва да сте отговорник, сътрудник, автор или в Team Master (и в kanban филтърът да включва този критерий). Помолете да ви добавят или отворете справките, ако вече имате достъп, но дневният филтър го крие.

В: Организацията е публична: данните видими ли са отвън?

О: Не. Публична в Network е витрината на компанията, не вътрешните записи. Отвън остават само поканените.

В: Превключих Сигурност на Частна: вчерашните данни станаха ли частни?

О: Не. Само записите, запазени след промяната. Обяснява го ръководството Сигурност.

В: Гостът вижда ли указателя?

О: Обикновено не: вижда споделеното с него (напр. проект или задача). Гост е най-тясната роля; подробностите са в ръководството Роли.

В: Защо в kanban не виждам частните на Team Master?

О: Можете да ги отворите, ако сте в Team Master, но дневният филтър по подразбиране не ги включва. Включете «Team Master като сътрудник» в Персонализиране или използвайте справките.