Ръководството на Мокапен

Приложения

Страницата Приложения ви позволява да изберете кои модули на Mokapen са активни за вашата организация: календар, дейности, контакти, продажби, маркетинг, поддръжка, документи, HR, производство и управление на времето. Това е панелът, с който адаптирате Mokapen към реалния процес на екипа си, като скривате области, които не ползвате, без да изтривате нищо.

Ключово правило — деактивирането на приложение не изтрива данните, вече създадени (задачи, контакти, сделки, тикети…). Скрива ги от менюто и блокира достъпа за всички членове, докато не активирате отново модула. Полезно за опростяване на интерфейса, поетапен rollout или временно изключване на отдел.

За това кой има достъп до организацията вижте ръководството Потребители и екипи; за общи настройки (сайтове, затваряния, профил) — ръководството Общи.

Преглед

Всяко приложение съответства на един или повече елементи в главното меню и в настройките на организацията (Дейности, Контакти, Продажби, Тикети, HR…). Превключвателят на страницата контролира видимостта за цялата организация: не е лична предпочитание на отделен потребител (това е в Профил → Предпочитания).

Приложенията са групирани в тематични карти (Календар, Дейности, Контакти, Възможности, Маркетинг, Поддръжка, Документи, HR, Производство, Управление на времето). Всеки ред има име, кратко описание и превключвател вкл./изкл.

Горе виждате и Активирай всички приложения: главен превключвател, който избира или деселектира всички видими превключватели наведнъж (полезен след upgrade на плана или за възстановяване на пълната конфигурация).

Къде се намира и кой има достъп

Отворете менюто Организация (икона сграда) → в страничното меню изберете Приложения (икона слоеве).

Само Собствениците на организацията могат да отворят тази страница и да запазят промени. Членове, Потребители и по-ниски роли не виждат конфигурацията на приложенията на ниво организация.

Изискван план — за преглед и промяна на превключвателите е нужен поне план Small. С план Free страницата вместо това показва покана за upgrade (план Small) с преглед на функцията.

След запазване Mokapen записва актуализацията в Дневника на активността («Предпочитанията на организацията са актуализирани»).

Как работят превключвателите

Mokapen разграничава две поведения:

• Приложения, активни по подразбиране (повечето: Дейности, Контакти, Продажби, Тикети, Календар, Срещи…) — са включени, докато не ги изключите. Деактивирането ги маха от менюто на всички.
• Опционални приложения (Присъствие, Смени, Производство, Управление на времето) — са изключени по подразбиране. Трябва да ги активирате изрично, ако планът го позволява.

Какво се случва при деактивиране

• Елементите от менюто и бързите връзки, свързани с това приложение, изчезват за всички потребители.
• Проверките за достъп до отделни приложения връщат отказ: дори Член с широка роля не може да отвори тази област.
• Данните остават в базата: повторното активиране прави задачи, контакти и записи отново видими.
• Автоматизации, интеграции и отчети, които зависят от това приложение, може да спрат да работят или да изглеждат непълни, докато модулът е изключен.

Запазване — един бутон Запази долу потвърждава всички промени. Няма автоматично запазване: ако смените няколко превключвателя, запомнете да запазите преди да напуснете.

Активирай всички приложения

Синята карта горе (Активирай всички приложения) контролира всички превключватели на страницата:

• Вкл. — избира всеки наличен превключвател (в рамките на лимитите на плана: HR и Производство се появяват само с план Medium).
• Изкл. — деселектира всичко, което може да се деактивира с едно кликване.

Ако смените един превключвател, главният се актуализира сам: остава включен само когато всички видими приложения са избрани. Удобно след onboarding на нова организация или при преминаване от Small към Medium, когато искате веднага да активирате допълнителни модули.

Списък на приложенията по група

По-долу всеки модул е обяснен в контекст. Описанията на страницата обобщават същата идея в един ред.

Календар

Календар — обединен изглед на задачи, срещи, възможности, оферти и други събития във времето. Деактивирането скрива глобалния календар; отделни приложения (напр. Срещи) могат да останат активни, но без централизирания календарен изглед.

Дейности

• Дейности — основен модул за задачи и проекти (workarea, срокове, назначения). Това е оперативното сърце на много екипи.
• Срещи — срещи в календара с клиенти, партньори и колеги; свързани с контакти и продажби.
• Резервации — регистрация на резервации на услуги/продукти, включително от публични форми; свързани с каталога и почивните дни на организацията.

Можете да запазите само Задачи/Проекти и да изключите Срещи, ако не водите структурирани срещи, или обратното при търговски екипи, фокусирани върху календара.

Контакти

Контакти — хора и компании в организацията: клиенти, доставчици, лийдове, партньори. Деактивирането скрива цялата област Контакти; Продажби и Тикети губят голяма част от смисъла си без записи, затова преценете внимателно преди да ги изключите.

Възможности (Продажби)

• Продажби — pipeline на възможности (сделки), етапи, стойност и вероятност за затваряне.
• Оферти — създаване на PDF оферти, изпращане до клиента, връзка към сделки и каталог.
• Поръчки — потвърдени продажбени поръчки, от оферта или от нулата.
• Продукти — продуктов каталог за оферти, поръчки и резервации.
• Услуги — каталог на услуги със същата логика като продуктите.

Всеки подмодул е независим: можете да ползвате само Възможности без Поръчки, или Оферти + Продукти без Услуги. Някои функции на Premium плана може все още да изискват upgrade, дори ако приложението е активно (икона badge върху отделни елементи от менюто).

Маркетинг

• Кампании — маркетингови кампании, бюлетини, реклами и следене на KPI.
• Форми — публични форми за лийдове и заявки отвън; база за автоматизации при прием на контакти.

Поддръжка

• Тикети — вътрешен и външен helpdesk (също от имейл или портал).
• Клиентски портал — self-service зона за вашите клиенти (тикети, поръчки, конфигурируемо съдържание).

Изключването на портала не изтрива вече създадените потребители на портала, но прави областта недостъпна, докато не го активирате отново.

Документи

• Документи — wiki, процедури, вътрешни документи с динамични променливи.
• Бележки — съвместни бележки, свързани с други данни (срещи, назначения).

HR, Производство и Управление на времето

Тези раздели се появяват само с план Medium или по-висок.

• Присъствие — влизане/излизане и управление на присъствието на персонала (изисква изрична активация).
• Смени — планиране на смени; разчита на Сайтове, конфигурирани в Общи.
• Производство — следене на производството, производители и дневници на процесите.
• Управление на времето (Timesheet) — часове върху проекти, сделки, тикети и срещи с конфигурируемо групиране. С план под Medium се появява само иконата badge без превключвател.

Premium план и приложения

Две нива имат значение за тази страница:

• Small и нагоре — достъп до страницата Приложения и основните превключватели (Календар, Дейности, Контакти, Продажби, Маркетинг, Поддръжка, Документи…).
• Medium и нагоре — появяват се и HR (Присъствие, Смени), Производство и превключвателят Управление на времето.

Дори с активно приложение някои вътрешни функции може да изискват по-високо Premium ниво (напр. Поръчки или Оферти на план Small с лимити): в този случай Mokapen показва иконата badge в елементите на менюто, независимо от превключвателя Приложения.

Premium планът е на организация: две организации в един акаунт могат да имат различни комбинации от приложения.

Примери за употреба

Екип само за операции — Дейности + Контакти активни; Продажби, Маркетинг и Портал изключени. Менюто остава леко за които управляват само вътрешни проекти.

Rollout на продажби — Първо Дейности и Контакти; след обучение активирайте Възможности, Оферти и Продукти без да пипате HR.

Агенция за поддръжка — Тикети + Портал + Контакти; Производство и Смени деактивирани, защото не се ползват.

Преминаване към Medium — След upgrade активирайте Присъствие, Смени и Timesheet; конфигурирайте сайтовете в Общи преди да планирате смени.

Често задавани въпроси

В: Деактивирането на приложение изтрива ли данните?

О: Не. Данните остават запазени. Приложението изчезва от менюто и никой не може да го достъпи, докато не го активирате отново.

В: Защо потребител не вижда приложение, въпреки че е активно?

О: Проверете три нива: (1) превключвател в Приложения, (2) ролята в организацията на потребителя, (3) евентуален лимит на Premium плана (badge). И трите трябва да позволяват достъп.

В: Мога ли да деактивирам само Оферти, но да запазя Възможности?

О: Да. В картата Възможности всеки модул има собствен превключвател (Продажби, Оферти, Поръчки, Продукти, Услуги).

В: Кой може да променя тази страница?

О: Само Собственикът на организацията. Членовете не променят кои приложения са активни за всички.

В: Имам план Free: защо виждам само upgrade?

О: Управлението на приложенията е включено от план Small. С Free виждате прегледа и бутона за преминаване към Small.

В: Не намирам Присъствие или Смени в превключвателите

О: Видими са само с план Medium или по-висок. Освен това Присъствие и Смени трябва да се активират изрично: по подразбиране са изключени дори на Medium.

В: Изключвам Дейности, но Срещи остават?

О: Да, ако превключвателят Срещи остане включен. Те са отделни модули в същата карта. За да скриете целия оперативен блок, изключете Дейности, Срещи и Резервации.

В: Промените незабавни ли са?

О: След Запази, при следващото зареждане на страницата менюто се актуализира за всички свързани потребители. Който вече има отворен таб на деактивирано приложение, може да получи грешка или отказ на достъп при презареждане.