Mokapenin opas

Sovellukset

Sovellukset-sivulla valitset, mitkä Mokapen-moduulit ovat aktiivisia organisaatiossasi: kalenteri, aktiviteetit, yhteystiedot, myynti, markkinointi, tuki, asiakirjat, HR, tuotanto ja työajan hallinta. Se on paneeli, jolla räätälöit Mokapenin tiimisi todelliseen prosessiin piilottamalla alueet, joita et käytä, poistamatta mitään.

Keskeinen sääntö — sovelluksen poistaminen käytöstä ei poista dataa, joka on jo luotu (tehtävät, yhteystiedot, diilit, tiketit…). Se piilottaa ne valikosta ja estää pääsyn kaikilta jäseniltä, kunnes otat moduulin uudelleen käyttöön. Hyödyllinen käyttöliittymän yksinkertaistamiseen, asteittaiseen käyttöönottoon tai osaston tilapäiseen sulkemiseen.

Organisaatioon pääsyyn katso Käyttäjät ja tiimit -opas; yleisiin asetuksiin (sijainnit, sulkupäivät, profiili) Yleiset-opas.

Yleiskuva

Jokainen sovellus vastaa yhtä tai useampaa kohdetta päävalikossa ja organisaatioasetuksissa (Aktiviteetit, Yhteystiedot, Myynti, Tiketit, HR…). Sivun kytkin hallitsee näkyvyyttä koko organisaatiolle: se ei ole yksittäisen käyttäjän henkilökohtainen asetus (se on Profiili → Asetukset).

Sovellukset on ryhmitelty teemakortteihin (Kalenteri, Aktiviteetit, Yhteystiedot, Mahdollisuudet, Markkinointi, Tuki, Asiakirjat, HR, Tuotanto, Työajan hallinta). Jokaisella rivillä on nimi, lyhyt kuvaus ja päälle/pois-kytkin.

Ylhäällä näet myös Ota kaikki sovellukset käyttöön: pääkytkin, joka valitsee tai poistaa valinnan kaikista näkyvistä kytkimistä kerralla (hyödyllinen suunnitelman päivityksen jälkeen tai täyden konfiguraation palauttamiseen).

Missä se on ja kuka pääsee

Avaa Organisaatio-valikko (rakennuskuvake) → sivuvalikosta valitse Sovellukset (kerroskuvake).

Vain organisaation Omistajat voivat avata tämän sivun ja tallentaa muutokset. Jäsenet, Käyttäjät ja alemmat roolit eivät näe organisaatiotason sovellusasetuksia.

Vaadittu suunnitelma — kytkimien katseluun ja muuttamiseen tarvitset vähintään Small-suunnitelman. Ilmainen-suunnitelmalla sivu näyttää sen sijaan päivityskutsun (Small-suunnitelma) ominaisuuden esikatselulla.

Tallennuksen jälkeen Mokapen kirjaa päivityksen Toimintalokiin («Organisaation asetukset päivitetty»).

Miten kytkimet toimivat

Mokapen erottaa kaksi käyttäytymistä:

• Oletuksena aktiiviset sovellukset (useimmat: Aktiviteetit, Yhteystiedot, Myynti, Tiketit, Kalenteri, Tapaamiset…) — ne ovat päällä, kunnes sammutat ne. Poistaminen käytöstä poistaa ne kaikkien valikosta.
• Valinnaiset sovellukset (Läsnäolo, Vuorot, Tuotanto, Työajan hallinta) — ne ovat oletuksena pois. Sinun on otettava ne käyttöön erikseen, jos suunnitelma sen sallii.

Mitä tapahtuu, kun poistat käytöstä

• Valikkokohdat ja pikalinkit, jotka liittyvät sovellukseen, katoavat kaikilta käyttäjiltä.
• Yksittäisten sovellusten pääsy tarkistukset palauttavat kielteisen: edes laajan roolin Jäsen ei voi avata kyseistä aluetta.
• Data säilyy tietokannassa: sovelluksen uudelleenkäyttöönotto tekee tehtävät, yhteystiedot ja tietueet jälleen näkyviksi.
• Automaatiot, integraatiot ja raportit, jotka riippuvat sovelluksesta, voivat lakata toimimasta tai näyttää puutteellisilta moduulin ollessa pois päältä.

Tallennus — yksi Tallenna-painike alareunassa vahvistaa kaikki muutokset. Automaattista tallennusta ei ole: jos muutat useita kytkimiä, muista tallentaa ennen poistumista.

Ota kaikki sovellukset käyttöön

Ylhäällä oleva sininen kortti (Ota kaikki sovellukset käyttöön) hallitsee kaikkia sivun kytkimiä:

• Päällä — valitsee jokaisen saatavilla olevan kytkimen (suunnitelmarajoissa: HR ja Tuotanto näkyvät vain Medium-suunnitelmalla).
• Pois — poistaa valinnan kaikesta, minkä voi poistaa yhdellä napsautuksella.

Jos muutat yhtä kytkintä, pääkytkin päivittyy itse: se pysyy päällä vain, kun kaikki näkyvät sovellukset on valittu. Kätevä uuden organisaation käyttöönoton jälkeen tai kun siirryt Smallista Mediumiin ja haluat aktivoida lisämoduulit heti.

Sovelluslista ryhmittäin

Alla jokainen moduuli kontekstissa. Sivun kuvaukset tiivistävät saman ajatuksen yhdellä rivillä.

Kalenteri

Kalenteri — yhtenäinen näkymä tehtäviin, tapaamisiin, mahdollisuuksiin, tarjouksiin ja muihin aikaan sidottuihin tapahtumiin. Poistaminen käytöstä piilottaa globaalin kalenterin; yksittäiset sovellukset (esim. Tapaamiset) voivat pysyä aktiivisina ilman keskitettyä kalenterinäkymää.

Aktiviteetit

• Aktiviteetit — ydinmoduuli tehtäville ja projekteille (työalue, määräajat, osoitukset). Se on monien tiimien operatiivinen sydän.
• Tapaamiset — kalenteritapaamiset asiakkaiden, kumppaneiden ja kollegoiden kanssa; linkitetty yhteystietoihin ja myyntiin.
• Varaukset — palvelu-/tuotevarausten kirjaus, myös julkisista lomakkeista; sidottu katalogiin ja organisaation sulkupäiviin.

Voit pitää vain Tehtävät/Projektit päällä ja sammuttaa Tapaamiset, jos et järjestä strukturoituja tapaamisia, tai päinvastoin myyntitiimeillä, jotka keskittyvät kalenteriin.

Yhteystiedot

Yhteystiedot — henkilöt ja yritykset organisaatiossa: asiakkaat, toimittajat, liidit, kumppanit. Poistaminen käytöstä piilottaa koko Yhteystiedot-alueen; Myynti ja Tiketit menettävät suurimman osan merkityksestään ilman tietueita, joten harkitse tarkkaan ennen sammuttamista.

Mahdollisuudet (Myynti)

• Myynti — mahdollisuusputki (diilit), vaiheet, arvo ja sulkeutumistodennäköisyys.
• Tarjoukset — PDF-tarjousten luonti, lähetys asiakkaalle, linkki diileihin ja katalogiin.
• Tilaukset — vahvistetut myyntitilaukset tarjouksesta tai alusta.
• Tuotteet — tuotekatalogi tarjouksille, tilauksille ja varauksille.
• Palvelut — palvelukatalogi samalla logiikalla kuin tuotteet.

Jokainen alimoduli on itsenäinen: voit käyttää vain Mahdollisuuksia ilman Tilauksia tai Tarjouksia + Tuotteet ilman Palveluja. Jotkin Premium-ominaisuudet voivat silti vaatia päivitystä, vaikka sovellus olisi aktiivinen (merkkikuvake yksittäisissä valikkokohdissa).

Markkinointi

• Kampanjat — markkinointikampanjat, uutiskirjeet, mainokset ja KPI-seuranta.
• Lomakkeet — julkiset lomakkeet liideille ja ulkopuolisille pyynnöille; perusta yhteystietojen vastaanottoautomaatioille.

Tuki

• Tiketit — sisäinen ja ulkoinen helpdesk (myös sähköpostista tai portaalista).
• Asiakasportaali — itsepalvelualue asiakkaillesi (tiketit, tilaukset, konfiguroitava sisältö).

Portaalin sammuttaminen ei poista jo luotuja portaali käyttäjiä, mutta tekee alueesta saavuttamattoman, kunnes otat sen uudelleen käyttöön.

Asiakirjat

• Asiakirjat — wiki, proseduurit, sisäiset asiakirjat dynaamisilla muuttujilla.
• Muistiinpanot — yhteistyömuistiinpanot linkitettynä muihin tietoihin (kokoukset, tapaamiset).

HR, Tuotanto ja Työajan hallinta

Nämä osiot näkyvät vain Medium-suunnitelmalla tai korkeammalla.

• Läsnäolo — leimaus sisään/ulos ja henkilöstön läsnäolon hallinta (vaatii erillisen aktivoinnin).
• Vuorot — vuorosuunnittelu; perustuu Sijainteihin, jotka on määritetty Yleiset-osiossa.
• Tuotanto — tuotannon seuranta, tuottajat ja prosessilokit.
• Työajan hallinta (Työaikalista) — tunnit projekteihin, diileihin, tiketteihin ja tapaamisiin konfiguroitavalla ryhmittelyllä. Alle Medium-suunnitelman vain merkkikuvake ilman kytkintä.

Premium-suunnitelma ja sovellukset

Tällä sivulla merkitsee kaksi tasoa:

• Small ja korkeammat — pääsy Sovellukset-sivulle ja pääkytkimiin (Kalenteri, Aktiviteetit, Yhteystiedot, Myynti, Markkinointi, Tuki, Asiakirjat…).
• Medium ja korkeammat — HR (Läsnäolo, Vuorot), Tuotanto ja Työajan hallinta -kytkin näkyvät myös.

Vaikka sovellus olisi aktiivinen, jotkin sisäiset ominaisuudet voivat vaatia korkeamman Premium-tason (esim. Tilaukset tai Tarjoukset Small-suunnitelmalla rajoituksin): silloin Mokapen näyttää merkkikuvakkeen valikkokohdissa riippumatta Sovellukset-kytkimestä.

Premium-suunnitelma on organisaatiokohtainen: kaksi orgia samalla tilillä voi olla eri sovellusyhdistelmiä.

Käyttötapaukset

Vain operatiivinen tiimi — Aktiviteetit + Yhteystiedot aktiivisina; Myynti, Markkinointi ja Portaali pois. Valikko pysyy kevyenä niille, jotka hallitsevat vain sisäisiä projekteja.

Myynnin käyttöönotto — Ensin Aktiviteetit ja Yhteystiedot; koulutuksen jälkeen ota käyttöön Mahdollisuudet, Tarjoukset ja Tuotteet koskematta HR:ään.

Tukitoimisto — Tiketit + Portaali + Yhteystiedot; Tuotanto ja Vuorot pois käytöstä, koska käyttämättömät.

Siirtyminen Mediumiin — Päivityksen jälkeen ota käyttöön Läsnäolo, Vuorot ja Työaikalista; konfiguroi sijainnit Yleiset-osiossa ennen vuorojen suunnittelua.

Usein kysytyt kysymykset

K: Poistaako sovelluksen käytöstä poistaminen datan?

V: Ei. Data säilyy. Sovellus katoaa valikosta eikä kukaan pääse siihen, kunnes otat sen uudelleen käyttöön.

K: Miksi käyttäjä ei näe sovellusta, vaikka se on aktiivinen?

V: Tarkista kolme tasoa: (1) kytkin Sovellukset-osiossa, (2) käyttäjän organisaatiorooli, (3) mahdollinen Premium-suunnitelman raja (merkkikuvake). Kaikkien kolmen on sallittava pääsy.

K: Voinko poistaa käytöstä vain Tarjoukset mutta pitää Mahdollisuudet?

V: Kyllä. Mahdollisuudet-kortissa jokaisella moduulilla on oma kytkimensä (Myynti, Tarjoukset, Tilaukset, Tuotteet, Palvelut).

K: Kuka voi muuttaa tätä sivua?

V: Vain organisaation Omistaja. Jäsenet eivät muuta, mitkä sovellukset ovat aktiivisia kaikille.

K: Minulla on Ilmainen-suunnitelma: miksi näen vain päivityksen?

V: Sovellusten hallinta sisältyy Small-suunnitelmasta. Ilmaisella näet esikatselun ja painikkeen siirtyä Smalliin.

K: En löydä Läsnäoloa tai Vuoroja kytkimistä

V: Ne näkyvät vain Medium-suunnitelmalla tai korkeammalla. Lisäksi Läsnäolo ja Vuorot on otettava käyttöön erikseen: oletuksena ne ovat pois päältä myös Mediumilla.

K: Poistan Aktiviteetit käytöstä, mutta Tapaamiset jäävät?

V: Kyllä, jos Tapaamiset-kytkin on päällä. Ne ovat erillisiä moduuleja samassa kortissa. Piilottaaksesi koko operatiivisen lohkon sammuta Aktiviteetit, Tapaamiset ja Varaukset.

K: Ovatko muutokset välittömiä?

V: Tallennuksen jälkeen seuraavalla sivulatauksella valikko päivittyy kaikille yhdistetyille käyttäjille. Kenellä on jo auki välilehti pois kytketystä sovelluksesta, voi tulla virhe tai pääsy evätty päivityksessä.